Periódicamente necesitarás informar sobre el avance de tu proyecto. No se trata de un reporte de estado, sino de una visión general del proyecto y su evolución durante un periodo de tiempo determinado. Ya sea una semana o un mes, necesitarás una plantilla que te ayude a capturar la información relevante.
Usa nuestra plantilla de reporte de avance gratuita para facilitar esa tarea. Con nuestra plantilla de reporte de avance para Word, solo tienes que abrir el documento, completar los campos en blanco y compartirlo con tus partes interesadas. Comienza descargando la plantilla.
Para descargar esta plantilla gratuita de avance de proyecto, haz clic en la imagen.
¿Qué es un reporte de avance de proyecto?
Un reporte de avance documenta el proyecto y muestra cuánto ha progresado en comparación con lo que indicaba el plan del proyecto. Funciona como una instantánea del estado del proyecto dentro de un periodo específico.
El reporte de avance ofrece una visión general de todas las actividades y tareas realizadas durante el periodo reportado. Destaca los hitos y otros indicadores clave de desempeño, como riesgos, problemas, cambios, etc.
Reporte de avance vs reporte de estado
Es importante saber que un reporte de avance es distinto a un reporte de estado, ya que este último solo muestra en qué punto se encuentra el proyecto en un momento específico. El reporte de avance, en cambio, cubre un periodo más amplio. Por ejemplo, un informe semanal de actividades es un reporte de avance, ya que se define por ese rango de fechas.
¿Por qué usar una plantilla de reporte de avance?
Nuestra plantilla de reporte de avance ahorra tiempo y reduce el esfuerzo necesario para informar. Toda la información que necesitas recopilar ya está estructurada en el documento. Solo tienes que añadir los datos específicos de tu proyecto.
El reporte de avance también es una herramienta para comunicar a tus clientes y partes interesadas que el proyecto está avanzando según lo previsto. En cierto modo, es una herramienta persuasiva para calmar cualquier inquietud o duda sobre el progreso. Idealmente, el reporte de avance mostrará que el proyecto se desarrolla conforme al plan y que se entregará según lo esperado. Por supuesto, si ese no es el caso, el reporte explicará los motivos de los retrasos y qué se está haciendo para resolverlos.
Nuestra plantilla de reporte de avance también abre espacio para hablar de los problemas que enfrenta el gestor del proyecto y permite comunicar esa información a tiempo. Además, obliga al gestor a crear un cronograma que sea lo suficientemente flexible como para adaptarse a los imprevistos o simplemente garantizar la entrega puntual del proyecto.
Para mayor flexibilidad, necesitas un reporte de avance que obtenga métricas directamente del proyecto. ProjectManager es un software de gestión de proyectos que ofrece datos en tiempo real para tomar decisiones más informadas. Crea reportes de estado con un solo clic y personalízalos para mostrar solo lo que necesitas. Pero ofrecemos más que reportes de estado: usa nuestros paneles e informes automatizados para analizar portafolios, planes de proyecto, tareas, hojas de tiempo, disponibilidad del equipo, carga de trabajo y desviaciones. Imagina cuánto tiempo ahorrarás al automatizar tus reportes de proyecto. ¡Pruébalo gratis hoy!
¿Quién usa una plantilla de reporte de avance?
La plantilla de reporte de avance de proyecto es una línea clave de comunicación entre el gestor del proyecto y las partes interesadas. Generalmente la compila el gestor de proyecto, o en algunos casos, un asistente.
Sin embargo, la información suele recopilarse a través de entrevistas con los miembros del equipo y se registra mediante software o de forma manual. En cualquiera de los casos, la plantilla de reporte de avance es utilizada prácticamente por todo el equipo del proyecto.
Esto aplica tanto para su creación como para su revisión. Una vez completado, las partes interesadas pueden consultar el avance del proyecto en un periodo determinado. También permite que el equipo evalúe su progreso y considere cómo mejorar en el próximo ciclo de reporte.
¿Cuándo usar una plantilla de reporte de avance?
Las plantillas de reporte de avance son herramientas increíblemente versátiles que pueden utilizarse en distintos sectores para dar seguimiento y comunicar el estado de un proyecto. Aquí algunos ejemplos:
Ejemplo de reporte de avance en construcción
En un proyecto de construcción, una plantilla de reporte de avance puede utilizarse semanal o quincenalmente para comunicar actualizaciones sobre el avance de la obra. Puede incluir información sobre fases específicas como cimentación, estructura o instalaciones eléctricas, así como entregas de materiales y posibles retrasos.
Usa la plantilla para hacer seguimiento al porcentaje de avance de tareas, registrar problemas en obra o preocupaciones de seguridad, o reportar si el proyecto está cumpliendo con el cronograma y presupuesto. También puede documentar hitos clave como colados de concreto, cierre de fachadas o inspecciones.
Ejemplo de reporte de avance en TI
Los profesionales de TI también pueden beneficiarse del uso de una plantilla de reporte de avance. El gestor de proyecto puede usarla para reportar tareas completadas o próximos hitos y así mantener el proyecto dentro del cronograma. Es ideal para documentar cambios técnicos, obstáculos, correcciones de errores e informes de pruebas.
Un gestor de proyecto de TI puede usarla para brindar actualizaciones periódicas sobre sprints de desarrollo de software o el avance en migración de datos para un proyecto de ciberseguridad. También sirve para monitorear el uso de recursos o detectar sobrecargas o subutilización.
Ejemplo de reporte de avance en marketing
En marketing, la plantilla de reporte de avance permite analizar el rendimiento de una campaña con base en datos. Por ejemplo, un gestor de proyecto puede usarla para entregar reportes semanales o mensuales al equipo o a un cliente externo. Puede incluir métricas de interacción en redes sociales o tráfico web, así como el estado de contenido y anuncios.
Esta plantilla en Word permite capturar métricas como alcance, impresiones o conversiones. También puede adaptarse para medir el rendimiento en canales específicos como publicidad pagada, SEO, correo electrónico, etc. Es una herramienta útil para analizar la efectividad de las campañas y el gasto del presupuesto.
Ejemplo de reporte de avance en manufactura
Los fabricantes pueden usar esta plantilla para reportar sobre producción y eficiencia. Permite registrar tiempos de inactividad, mantenimientos necesarios y cualquier problema que deba atenderse. También se puede monitorear el inventario y el uso de materiales.
Los gestores de proyecto en manufactura pueden usarla para reportar inspecciones de control de calidad o informar sobre avances en los procesos de producción o mejora continua.
Ejemplo de reporte de avance en servicios profesionales
Los equipos de servicios profesionales pueden usar esta plantilla para ofrecer a sus clientes actualizaciones claras y periódicas sobre el estado del proyecto, lo que fortalece la confianza. El reporte puede incluir el progreso, los hitos acordados y los entregables.
También puede desglosar las tareas completadas frente a las que siguen en curso, ofreciendo una visión más detallada del trabajo. Cuanto mejor se utilice la plantilla para mantener una comunicación efectiva, mayor será la satisfacción del cliente.
¿Cómo usar nuestra plantilla de reporte de avance?
La plantilla de reporte de avance documenta el proyecto durante un periodo de tiempo determinado, lo que implica recopilar muchos datos. Usar nuestra plantilla gratuita es una forma de organizar toda esa información sin omitir datos importantes ni añadir elementos irrelevantes.
Información general del proyecto
La parte superior de la plantilla recoge la información clave: nombre del proyecto, responsables y partes interesadas. Luego hay un campo para el periodo reportado, quién compiló el informe, cuándo se entregó y la fecha de vencimiento del entregable final, lo cual da contexto al documento.
Resumen
Aunque toda la plantilla sirve para resumir lo ocurrido, hay una sección específica que ofrece una visión general. Aquí se muestra el estado actual del proyecto, su alcance, cronograma, costos y riesgos.
Incluye un menú desplegable para seleccionar el estado actual y otro para indicar el estado anterior, lo que permite comparar. Luego hay un espacio para escribir un breve resumen explicativo.
Tareas
En esta sección puedes listar todas las tareas realizadas durante el periodo reportado. Las columnas permiten indicar el nombre de la tarea, su estado, el objetivo, la fecha de vencimiento según el plan, y la fecha real de finalización.
Si una tarea no está terminada, hay una columna para indicar el porcentaje completado. Por último, la columna final permite señalar el estado del entregable: si está finalizado, en curso o no ha comenzado.
Problemas
Todo proyecto conlleva riesgos, aunque no siempre surgen durante el periodo de reporte. Sin embargo, pueden aparecer, por eso esta sección permite identificar los problemas y quién los reportó. Anota las acciones necesarias o si el problema es menor y no impacta al proyecto, se puede dejar registrado sin intervenir.
Presupuesto
Aquí se registra la información clave de los gastos. Hay una columna para cada partida del presupuesto, el monto asignado, lo gastado durante el periodo reportado y el total acumulado del proyecto hasta la fecha.
Logros
Si hay logros que no encajan en las secciones anteriores, se pueden listar aquí. Esto puede incluir actividades, reuniones u otros hitos alcanzados que valga la pena reportar.
Logros esperados
La plantilla de reporte de avance termina con una vista al próximo periodo de reporte. Permite establecer expectativas para las partes interesadas.
Otras plantillas de reportes que pueden ayudarte
La plantilla de reporte de avance gratuita es solo una de las muchas plantillas de gestión de proyectos que puedes descargar en nuestro sitio. Tenemos varias plantillas relacionadas con reportes, aquí destacamos algunas.
Plantilla de reporte de estado
Como se mencionó, un reporte de estado no es lo mismo que un reporte de avance. Nuestra plantilla gratuita de reporte de estado captura el estado actual del proyecto en un momento específico, no durante un periodo. Es útil cuando las partes interesadas necesitan información inmediata.
Plantilla de lecciones aprendidas
No es un reporte como tal, pero es excelente para registrar lo aprendido a partir del reporte de avance y evitar errores en el futuro. Nuestra plantilla gratuita de lecciones aprendidas puede usarse al final del proyecto o después de cada reporte de avance para realizar ajustes durante la ejecución.
¿Cómo mejora ProjectManager los reportes de avance?
Las plantillas son útiles, pero tienen sus límites. No son dinámicas ni están conectadas a tus herramientas de gestión. Además, pueden perderse fácilmente si no usas plantillas digitales.
ProjectManager es un software galardonado que organiza tareas, equipos y proyectos con herramientas de reportes que superan a cualquier plantilla. Sus funciones robustas hacen todo lo que hace una plantilla de reporte de avance, pero de forma más rápida y sencilla.
Cuando necesites crear un reporte de avance, usa nuestra función de reportes con un solo clic. Puedes generar reportes de estado, de presupuesto, de horas trabajadas y mucho más. Son reportes actualizados, fáciles de compartir y se pueden filtrar para mostrar solo lo que necesita cada parte interesada.
Además, como nuestro software está en la nube, todos los equipos están conectados sin importar dónde se encuentren. A medida que actualizan sus tareas, la información se recopila automáticamente, lo que garantiza que el monitoreo y los reportes sean precisos y en tiempo real.
ProjectManager es una solución de gestión de proyectos en la nube que te ayuda a planificar, monitorear y reportar tu proyecto. Los diagramas de Gantt en línea dan a los gestores control del cronograma, y los tableros kanban permiten una gestión visual del flujo de trabajo. Los equipos cuentan con una plataforma colaborativa para trabajar mejor desde cualquier lugar. Descubre cómo podemos ayudarte a llevar un mejor control del proyecto activando tu prueba gratuita de 30 días hoy mismo.