¿Qué es el seguimiento de proyectos?

El seguimiento de proyectos es un método de gestión de proyectos que se utiliza para monitorear el progreso de las tareas en un proyecto. Al dar seguimiento a tu proyecto, puedes comparar el progreso real con el planificado e identificar problemas que puedan impedir que el proyecto se mantenga dentro del cronograma y el presupuesto.

El seguimiento de proyectos ayuda a los gerentes de proyecto y a los stakeholders a saber qué trabajo se ha realizado, qué recursos se han utilizado para ejecutar esas tareas y les permite crear un análisis de valor ganado al medir la variación del proyecto y seguir los hitos.

La clave del seguimiento de proyectos es el uso de herramientas y técnicas de gestión de proyectos. Por ejemplo, un diagrama de Gantt permite a los gerentes hacer un seguimiento del progreso al ofrecer una visión general de las tareas, la carga de trabajo y los hitos en cualquier momento del ciclo de vida del proyecto.

Otros tipos de informes como los informes de estado pueden recopilar detalles adicionales que brindan más información sobre los entregables, riesgos y rendimiento. Estos datos luego pueden distribuirse al equipo del proyecto y a los stakeholders para mantenerlos actualizados.

¿Qué es un rastreador de proyectos?

Un rastreador de proyectos es una herramienta que permite a los gerentes medir el progreso de su equipo mientras ejecutan tareas y utilizan recursos. Es una herramienta esencial para mantener los proyectos dentro del cronograma y del presupuesto.

Las plantillas de rastreador de proyectos pueden utilizarse como una única fuente de datos sobre el progreso del proyecto y otras áreas de control del proyecto. El equipo puede ingresar detalles sobre el avance en la plantilla, que luego puede compartirse para mostrar al gerente y a los stakeholders el estado actual del proyecto.

Sin embargo, la opción más robusta es utilizar un software de gestión de proyectos para el seguimiento de proyectos. Las herramientas en línea se actualizan en tiempo real y los datos se comparten a lo largo de la plataforma. Luego pueden generar informes con datos en vivo para ayudarte a tomar mejores decisiones. ProjectManager hace que el seguimiento de proyectos de principio a fin sea sencillo. Regístrate para una prueba gratuita hoy mismo.

¿Cómo hacer seguimiento de proyectos?

Hacer seguimiento de proyectos puede parecer una tarea abrumadora, pero si defines el proceso de revisión del proyecto y planificas con anticipación, puedes prepararte para el éxito. A continuación, algunas cosas que puedes hacer desde ya para mantenerte en camino:

• Crea entregables e hitos
• Establece objetivos realistas, claros y medibles
• Usa un software de seguimiento de proyectos para controlar tiempo, costos y tareas
• Reúnete regularmente con el equipo y los stakeholders
• Define plazos claros
• Fomenta la transparencia

Estas recomendaciones son estructurales y deberían implementarse en todos los proyectos. Pueden combinarse con un software de seguimiento de proyectos o una plantilla de seguimiento de proyectos para brindar a los gerentes la información que necesitan para mantener a sus equipos dentro del cronograma y presupuesto planificados.

Además, en el seguimiento de proyectos es importante recordar la triple restricción (tiempo, costo y alcance). La clave para gestionar estas variables interrelacionadas es una correcta estimación y control. Primero se estiman los costos para crear un presupuesto, el tiempo que tomarán las tareas para crear un cronograma y el alcance para definir el plan del proyecto. Luego, durante la ejecución, debes controlarlas utilizando un rastreador de proyectos que permita hacer seguimiento del tiempo, los costos y las tareas.

¿Qué es un software de seguimiento de proyectos?

El software de seguimiento de proyectos es la mejor forma de controlar proyectos porque monitorea todas las tareas asociadas y te ayuda a mantenerte en el cronograma. La mayoría de los softwares de seguimiento no se limitan a las tareas: también pueden controlar tu presupuesto y la gestión de recursos.

Un rastreador de proyectos es útil incluso antes de la fase de ejecución. Durante la planificación, ayuda a gestionar los recursos que necesitarás para completar las tareas. Una vez en la etapa de monitoreo y control del proyecto, el software cobra mayor importancia, ya que te permite verificar si el progreso real coincide con el planificado en ese momento.

Usar un panel de control de gestión de proyectos es esencial para administrar cualquier proyecto. Proporciona una herramienta para controlar la triple restricción de tiempo, costo y alcance. Los gerentes saben cuándo se completan las tareas y si no están consumiendo más de los costos y recursos asignados.

Un software de seguimiento de proyectos es superior a las plantillas de seguimiento creadas en hojas de cálculo como Excel o Google Sheets por muchas razones, pero la principal es que el software permite a los gerentes acceder a datos en tiempo real.

Seguimiento de proyectos y reportes en ProjectManager

ProjectManager es una herramienta de gestión de proyectos galardonada que te ayuda a monitorear y hacer seguimiento de proyectos. Su conjunto de funciones integradas asiste tanto a gerentes como a equipos, por lo que es mucho más que un simple rastreador. ProjectManager ayuda a los equipos a colaborar y trabajar de forma más productiva, mientras proporciona a los gerentes la transparencia que necesitan para asegurarse de que todo esté dentro del cronograma y presupuesto. Seguimiento de tiempo, tareas, gestión de recursos, gestión de equipos y muchas otras funciones clave están presentes en un robusto software de gestión de proyectos en línea.

Trabaja en conjunto con múltiples vistas de proyecto

Usar herramientas de gestión de proyectos que faciliten la colaboración al monitorear y hacer seguimiento de proyectos hace que evaluar el progreso sea más sencillo. ProjectManager cuenta con diagramas de Gantt visuales y basados en cronograma, tableros kanban con función de arrastrar y soltar y listas de tareas interactivas para que los equipos colaboren en las tareas de la manera que les resulte más cómoda. Estas tres vistas permiten que los equipos colaboren y ejecuten eficazmente.

Diagramas de Gantt

Con el diagrama de Gantt, los miembros del equipo pueden obtener una visión general del progreso del proyecto. Los gerentes pueden ver el avance de su equipo observando la barra de duración que conecta la fecha de inicio y finalización de cada tarea. Cuanto más sombreada esté, más cerca estará de completarse. Los Gantt también cuentan con hitos para dividir el proyecto en etapas más pequeñas, lo que ayuda a seguir el avance general. Estas funciones interactivas hacen que los diagramas de Gantt de ProjectManager sean una mejor elección que las plantillas tradicionales para el seguimiento de tareas y tiempos.

Listas de tareas

Perfectas para el seguimiento de tareas y la colaboración, la vista de lista de tareas también permite a cualquier miembro del proyecto filtrar tareas para ver únicamente aquellas de las que es responsable. Las listas muestran quién está asignado a la tarea, la prioridad, fecha de vencimiento, progreso y más. También puedes ver datos adicionales como horas registradas, y las tareas pueden ordenarse y filtrarse fácilmente.

Tablero kanban

La tercera vista es el tablero kanban completamente personalizable. Los tableros kanban permiten a los equipos organizar su backlog de productos y los gerentes obtienen visibilidad del proceso para reasignar recursos si es necesario y evitar cuellos de botella. Esta herramienta de seguimiento de tareas es muy popular por su simplicidad.

Cualquier cambio realizado en una de las tres vistas estándar de ProjectManager se refleja automáticamente en las otras dos, haciendo que el proceso de gestión de proyectos sea lo más fluido posible para todo el equipo.

Visualiza el progreso en un panel en tiempo real

Un panel actúa como un informe de estado instantáneo, ya que monitorea y calcula constantemente diversos indicadores clave del proyecto, que luego muestra en gráficos y diagramas fáciles de entender. Esta vista de alto nivel brinda a los gerentes una visión clara del avance general del proyecto.

Consulta nuestro panel y obtén datos en vivo sobre la salud de tu proyecto, incluyendo: progreso de tareas individuales, progreso general, tiempo esperado versus real, costo planificado versus real y carga de trabajo de los miembros del equipo.

Obtén reportes de gestión de tareas

Las funciones de reportes van más allá al recopilar información valiosa sobre el rendimiento y el progreso de un proyecto, ayudando a los gerentes a tomar decisiones basadas en datos.

Crea un reporte de tareas en nuestra herramienta de seguimiento y analiza en detalle cómo está trabajando cada miembro del equipo, y monitorea su progreso. Ve todas las tareas incluidas en el proyecto seleccionado.

También puedes usar estos datos para evaluar el proyecto una vez completado e identificar áreas de mejora.

Haz seguimiento de los grandes pasos con hitos

Los proyectos son grandes, y los hitos son una forma de dividirlos en partes más manejables. Los hitos pueden usarse para marcar fechas límite, eventos importantes o el final de una fase y el inicio de la siguiente.

Coloca hitos en nuestro diagrama de Gantt con un solo clic. Se representan con un símbolo en forma de diamante. Así puedes hacer seguimiento de fechas clave y del paso de una etapa a otra, y ver cómo progresa el proyecto en comparación con los hitos definidos durante la fase de planificación.

¿Cómo el seguimiento de proyectos establece la base para los informes de proyecto?

Durante la fase de ejecución se crean muchos tipos de reportes para realizar el seguimiento de proyectos. Los informes de estado no solo son una herramienta clave de comunicación durante la ejecución, sino también documentos históricos valiosos que ayudan a planificar futuros proyectos. Gracias a ellos, estimar el alcance de futuros proyectos deja de ser un tiro al aire y se convierte en una suposición fundamentada.

Los informes de estado tienen algunos objetivos clave, entre ellos:

• Hacer que la comunicación en toda la organización sea fluida
• Simplificar el proceso de comunicación
• Mantener a los stakeholders informados a medida que avanza el proyecto
• Entregar la información correcta, a las personas correctas, en el momento correcto
• Mejorar el apoyo organizacional para todos los involucrados

El monitoreo, seguimiento y reporte de un proyecto son procesos altamente colaborativos. Sin seguimiento, los reportes no serán precisos. Por eso, los equipos deben colaborar al elaborar los informes para garantizar que las comunicaciones sean claras. Esta colaboración se facilita con las herramientas adecuadas. El software de seguimiento de proyectos ayuda en áreas y procesos críticos como la gestión de tareas, el control del tiempo y la gestión de recursos.

Los seis elementos del seguimiento de proyectos

A medida que avanza la ejecución, es importante reportar el progreso para que el cronograma no se desvíe. Un informe completo de proyecto incluye seis elementos:

Información del proyecto

Comienza por lo básico: ¿Cuál es el nombre del proyecto? ¿Quién lo gestiona? ¿Qué recursos están disponibles? Un seguimiento efectivo de tiempo, costos y tareas requiere información detallada. Nunca des por hecho que los stakeholders conocen los detalles. Proporciona la información que necesitarán, aunque parezca excesivo. Esto facilita las cosas y establece un precedente para proyectos futuros.

Información de estado

Las fechas del informe son la información más importante del estado del proyecto y deben estar siempre destacadas. También deben diferenciarse claramente para captar la atención entre otros documentos.

ProjectManager es un robusto sistema de información de gestión de proyectos (PMIS) que te ayuda a organizar todos tus documentos, hojas de tiempo, reportes y más.

Revisión de hitos

Los hitos son puntos clave del proyecto y sirven como referencia para el trabajo restante y su cronograma. Realizar una revisión de hitos permite a los stakeholders ver el progreso real frente al estimado en la propuesta del proyecto.

Resumen del proyecto

Incluye la fecha estimada de finalización, así como los recursos y costos utilizados. Es importante mencionar los problemas que causan retrasos y explicar cómo afectan el presupuesto y el cronograma, además de las acciones para corregirlos.

Problemas y riesgos

Este apartado es directo: usa un registro de riesgos para documentarlos, anotar cómo se están resolviendo y cómo estas resoluciones impactan positivamente en la ejecución del proyecto. La gestión de riesgos debe implementarse durante todo el ciclo de vida del proyecto.

Métricas del proyecto

Respalda tus afirmaciones con números y datos. Los detalles de la planificación del proyecto deberían haber definido estas métricas. Muestra cómo los datos ilustran el éxito hasta la fecha o la necesidad de mejoras inmediatas. Determinar métricas para medir el progreso es esencial para el seguimiento de tareas, tiempo, costos y equipos.

Buenas prácticas para el seguimiento de proyectos

Con estos elementos en mente, aquí algunas buenas prácticas para los reportes de proyectos:

• La comunicación es la base: Los informes de estado son clave en el plan de comunicación. No tienen que cubrirlo todo; su objetivo es entregar la información adecuada a las personas correctas, en el momento oportuno. Los informes semanales son los más comunes para hacer seguimiento de proyectos.
• Sé consistente: La consistencia es fundamental. Encuentra un formato y un método de distribución que funcionen para tus stakeholders y mantenlos.
• Define objetivos y mídete contra ellos: Establecer métricas es importante para el seguimiento y monitoreo. Estas métricas deben ser la base para medir el progreso frente a los objetivos durante el ciclo de vida.
• Mantén la simplicidad: Para que los informes sean efectivos, evita incluir detalles irrelevantes.
• Verifica siempre lo que reportas: No asumas que la información es correcta sin comprobarla.
• Establece estándares: La estandarización facilita la elaboración de informes. Crear plantillas para definir estructura y presentación es un buen primer paso.

Durante cualquier proyecto, es importante evaluar los reportes para evitar la desviación del alcance. A medida que el equipo trabaja y surgen silos de actividad, es vital mantener a todos alineados para que el alcance no se descontrole.

Seguimiento de la desviación del alcance del proyecto

Definir el alcance del proyecto y darle seguimiento debe ser una prioridad para todo gerente de proyectos. Aquí tienes cinco maneras de evitar la desviación del alcance:

1. Documenta todos los requisitos del proyecto: Esto ya lo hemos explicado en detalle más arriba.
2. Establece procesos de control de cambios: Si el alcance empieza a desviarse, es fundamental tener procesos de control de cambios para volver a encauzar las cosas.
3. Crea un cronograma claro: Un cronograma completo describe los objetivos del proyecto y las tareas necesarias para lograrlos. Este cronograma se compara contra los requisitos del plan para asegurarse de que todo avance. Si no es así, sirve como guía para hacer ajustes o cambios.
4. Verifica el alcance con los stakeholders: Durante el ciclo de vida del proyecto, conviene revisar el alcance con todos los stakeholders. Revisar el cronograma juntos y asegurarse de que todas las tareas esperadas estén alineadas con el tiempo previsto también es una buena práctica.
5. Involucra al equipo del proyecto: Asegúrate de que el equipo esté satisfecho con cómo avanza todo. Cuando el proceso de control de cambios empiece a implementarse, informa al equipo sobre cómo los afectará. Reuniones semanales uno a uno o en grupo para revisar tareas y el progreso general son una excelente manera de mantenerlos comprometidos.

El seguimiento de proyectos y la elaboración de reportes pueden ser complicados, pero mucho más eficientes con las herramientas adecuadas. ProjectManager ofrece herramientas que facilitan la colaboración y la creación de informes, ahorrando tiempo y haciéndolo más intuitivo. Descubre nuestras capacidades de reporte en acción con una prueba gratuita de 30 días.