Usa esta plantilla gratuita de tablero kanban en Excel para visualizar el flujo de trabajo de tu equipo y permitirles gestionar tareas y colaborar en el trabajo. Los tableros kanban son la herramienta preferida por los equipos ágiles, pero pueden ser útiles para cualquier persona que utilice cualquier metodología de gestión de proyectos y quiera aportar transparencia a su proceso de trabajo.
¿Qué es una plantilla de tablero kanban?
Un tablero kanban es una herramienta ágil que visualiza el flujo de trabajo y es popular entre desarrolladores DevOps, fabricantes, trabajadores de la construcción y cualquier persona que ejecute un proyecto. Ofrece transparencia al proceso del equipo al mostrar en qué etapa se encuentra cada tarea.
Esto se logra dividiendo el proyecto en etapas. En su forma más básica, esas etapas son por hacer, en proceso y hecho. Estas suelen mostrarse como columnas en un tablero, ya sea físico o digital. Las tareas se representan como tarjetas, que se mueven de una columna a otra a medida que avanzan.
Estas tarjetas kanban contienen información clave. Incluyen el nombre de la tarea, una descripción, la persona asignada y las fechas de entrega. Suelen tener campos para etiquetas, prioridad e incluso seguimiento de porcentaje completado. Algunas tarjetas permiten añadir comentarios y adjuntar archivos para facilitar el trabajo.
Para descargar esta plantilla gratuita de tablero kanban, haz clic en la imagen.
¿Qué incluye esta plantilla de tablero kanban en Excel?
Si descargas la plantilla gratuita de tablero kanban en Excel, obtendrás una versión de las columnas y tarjetas kanban dentro de una hoja de Excel. Aunque no es la forma más ideal de usar esta herramienta, es mejor que no tener ninguna opción. Por supuesto, si abres el tablero kanban en ProjectManager, contarás con una herramienta mucho más dinámica que supera ampliamente a una plantilla estática.
Pero hablaremos de ProjectManager en un momento. Primero, veamos más de cerca el tablero kanban en Excel. La plantilla es completamente personalizable. Puedes dividir tu ciclo de producción como prefieras. Nosotros lo hemos dividido en cinco fases: lista de tareas, tareaas por hacer, tareas en progreso, tareas en revisión y tareas completadas.
Columnas kanban
Excel no es la herramienta ideal para crear y usar tableros kanban, pero nuestra plantilla hace lo mejor posible dentro de las limitaciones de Excel. Las columnas kanban indican una etapa en la ejecución de una tarea. Hay una columna de lista de tareas, donde todas las tareas se ubican inicialmente. Luego, a medida que dichas tareas se empiezan a ejecutar, se ubican en las columnas “tareas por hacer”, “tareas en progreso”, “tareas en revisión” y “tareas completadas”. Se organizan de izquierda a derecha y reflejan el ciclo de producción.
Tarjetas kanban
Debajo del encabezado de cada columna se encuentran las tarjetas kanban. Cada tarjeta está codificada por color para representar el nivel de prioridad. Dentro de la tarjeta verás el nombre de la tarea, una breve descripción, la persona asignada y la fecha de entrega. Estas tarjetas se pueden personalizar con la información que necesites.
Las tarjetas se pueden copiar y pegar de una columna a otra. Esto significa que puedes copiar una tarjeta de la lista de tareas y moverla a “en proceso” cuando entre en producción. Luego, seguir avanzándola hasta “hecho” y cambiar el color según la prioridad.
¿Por qué usar esta plantilla de tablero kanban en Excel?
Usar una plantilla de tablero kanban en Excel es una excelente herramienta para entender el flujo de trabajo y visualizar el proceso de principio a fin. Esta plantilla también añade eficiencia más allá de la productividad básica al permitir que los equipos colaboren en un espacio compartido.
Por ejemplo, usar nuestra plantilla gratuita reduce la necesidad de reuniones de seguimiento. El estado del sprint es evidente al mirar las tarjetas kanban y los datos que contienen. Esto permite conversaciones más productivas centradas en el trabajo visible.
Por supuesto, los equipos ágiles siguen teniendo scrums diarios, y la lista de tareas debe revisarse para determinar qué tarjetas avanzan al siguiente sprint. El tablero kanban visualiza todo esto para que cada miembro del equipo sepa en qué debe enfocarse y qué debe terminar antes de pasar a otra tarea.
Esto aplica a todo tipo de equipos, pero es especialmente útil para equipos distribuidos que trabajan desde distintas ubicaciones en tareas compartidas. Un tablero kanban compartido permite que todos trabajen de forma independiente, pero sincronizada.
¿Cómo usar una plantilla de tablero kanban?
Una vez que descargues la plantilla gratuita de tablero kanban en Excel, puedes completar tus tareas en las tarjetas kanban y ubicarlas bajo el encabezado de columna correspondiente. A medida que las tarjetas avancen en el ciclo de producción, solo tienes que copiarlas y pegarlas en la siguiente columna.
Las plantillas son documentos estáticos que pueden requerir mucho trabajo manual y resultar frustrantes. Por eso también ofrecemos un tablero kanban gratuito en ProjectManager, un software en línea que lleva el concepto kanban a su máximo potencial como herramienta de gestión de proyectos eficiente, flexible y colaborativa.
Con ProjectManager, puedes incorporar a tu equipo y configurar su disponibilidad para asignar tareas fácilmente. También puedes crear flujos de trabajo personalizados y automatizados con aprobaciones de tareas, asegurando que solo quienes tienen autoridad puedan avanzar tareas. Además, incluye configuraciones de seguridad para proteger tu trabajo confidencial. Veremos más detalles a continuación.
¿Cuándo usar esta plantilla de tablero kanban?
Como se mencionó, los tableros kanban son muy populares entre equipos que trabajan con metodologías lean o ágiles, pero también se usan mucho en manufactura, donde se busca limitar el trabajo en curso (WIP). Permite visualizar lo que está por hacer, en proceso y terminado. Por eso, es útil para equipos que manejan muchas tareas con distintas prioridades y tamaños.
También puedes usar una plantilla de tablero kanban en Excel para eliminar cuellos de botella que retrasan el cronograma o generan costos adicionales. Los tableros kanban mejoran la comunicación y el intercambio de información entre equipos y departamentos. Además, ofrecen visibilidad para que los gestores detecten bloqueos potenciales y reasignen recursos para evitarlos.
¿Quién debe usar esta plantilla de tablero kanban en Excel?
Como mencionamos antes, la plantilla de tablero kanban en Excel es popular entre equipos que aplican metodologías lean o ágiles. Pero es poco común que usen una plantilla estática cuando pueden tener mayor flexibilidad con un software de tablero kanban como ProjectManager.
Sin embargo, los tableros kanban no son exclusivos de los equipos ágiles o lean. Se utilizan en una amplia variedad de industrias y son especialmente útiles para equipos que siguen procesos repetibles y desean mejorar su flujo de trabajo mediante mayor transparencia.
Algunas marcas reconocidas que utilizan tableros kanban son Nike, Jaguar, Pixar Animation y Spotify. También se emplean en el sector médico: hospitales los usan para resolver problemas de suministros y fabricantes de dispositivos médicos los aplican en logística. Incluso minoristas de moda como Zara los usan para manufactura y control de inventario.
Más plantillas gratuitas de gestión de proyectos en Excel
Los tableros kanban son solo una de las muchas herramientas de gestión de proyectos. ProjectManager ofrece plantillas gratuitas en Excel y Word que te permiten trabajar como prefieras. También hay plantillas descargables para cada fase de tu proyecto. Estas son algunas de las más populares:
Plantilla de diagrama de Gantt
El diagrama de Gantt es una de las herramientas más populares de gestión de proyectos, especialmente en metodologías en cascada como en construcción. Esta plantilla gratuita en Excel organiza tus tareas y las muestra en una línea de tiempo visual para ver toda la duración del proyecto en un solo lugar.
Plantilla de plan de proyecto
No puedes usar ninguna herramienta de gestión si antes no defines el plan de proyecto. Nuestra plantilla gratuita en Word te permite definir fácilmente el alcance, los hitos, las fases, las tareas y los recursos necesarios. Luego puedes programar y presupuestar el proyecto.
Plantilla de presupuesto de proyecto
El presupuesto forma parte del plan general del proyecto, pero requiere más detalle. Nuestra plantilla gratuita de presupuesto en Excel te ayuda a estimar mejor los costos y evitar tener que pedir fondos adicionales. Puedes registrar mano de obra, materiales y más, todo en una plantilla completa y gratuita.
Cómo gestionar flujos de trabajo kanban en ProjectManager
Como dijimos antes, las plantillas son útiles solo hasta cierto punto. Si ya abriste el tablero kanban en ProjectManager, sabes la diferencia. Es abismal. Nuestro software te permite trabajar desde cualquier lugar y en cualquier momento con datos en tiempo real. Ofrecemos herramientas de gestión de recursos, riesgos y tareas, además de múltiples vistas de proyecto como tableros kanban, diagramas de Gantt, listas de tareas, vistas de hoja y calendario. También puedes automatizar flujos de trabajo y añadir aprobaciones de tareas para agilizar procesos.
Crea flujos de trabajo personalizados y automatizados
Gestiona tus tableros kanban con reglas que definen el camino de cada tarea. También puedes especificar qué usuarios tienen autoridad para mover las tareas configurando aprobaciones, asegurando así la calidad de los entregables. Es fácil automatizar acciones mediante disparadores que cambian el estado, la prioridad y más, liberando tiempo al equipo para enfocarse en lo importante.
Haz seguimiento del progreso y el rendimiento
Cuando todos trabajan con una plantilla estática, hay que ingresar datos manualmente y nunca estás seguro de tener la versión más actualizada. Nuestro tablero kanban y las demás vistas de proyecto ofrecen datos en tiempo real que se comparten en todo el software, incluyendo un panel en vivo que te da una visión general del tiempo, costo y más. Todo se presenta en gráficos fáciles de leer sin configuraciones complejas como en herramientas más básicas.
Ahora que ya conoces todo sobre los tableros kanban, ¿por qué no pruebas uno en ProjectManager? Nuestro software galardonado de gestión de proyectos te ayuda a planificar, gestionar y dar seguimiento a tu trabajo en tiempo real. Únete a empresas como Nestlé, Siemens y Avis. Empieza gratis hoy con ProjectManager.