Hacer seguimiento de un proyecto ya es bastante complicado, ahora multiplícalo por dos, tres o más. Eso es lo que los gestores de portafolios, gestores de programas y las oficinas de gestión de proyectos (PMO) tienen que supervisar a diario. Descarga nuestra plantilla gratuita de seguimiento de proyectos para Excel y tendrás una herramienta que te ayudará a planificar y monitorear todos tus proyectos para asignar mejor los recursos a quienes más los necesitan.
¿Qué es una plantilla de seguimiento de proyectos?
Una plantilla de seguimiento de proyectos es un documento que te permite monitorear el progreso de más de un proyecto simultáneamente. Toda la información relevante de los proyectos se registra en un solo documento que te ofrece una visión general de cómo está funcionando cada uno.
Usa nuestra plantilla gratuita de seguimiento de proyectos para Excel para obtener una vista de alto nivel de todos los proyectos que estás gestionando. Desde tareas hasta dependencias, cronogramas y costos, todo está registrado y te permite tomar decisiones más acertadas sobre cómo compartir recursos y detectar problemas rápidamente.
Lo mejor de las plantillas de proyectos es que son personalizables. Puedes agregar o quitar elementos para crear la plantilla de seguimiento de proyectos que mejor se adapte a tus necesidades. Nuestra plantilla gratuita descargable está configurada para tres proyectos, pero puedes copiar la hoja de cálculo y pegar tantas como necesites para gestionar todos tus proyectos, de tres a trescientos.
Para descargar esta plantilla de seguimiento de proyectos gratuita para Excel, haz clic en la imagen.
¿Quién debería usar una plantilla de seguimiento de proyectos?
La plantilla de seguimiento de proyectos puede ser utilizada por cualquier persona encargada de gestionar más de un proyecto. Profesionalmente, estas personas son llamadas gestores de programas o gestores de portafolios, pero muchas organizaciones grandes también cuentan con una oficina de gestión de proyectos que supervisa todos los proyectos de la empresa. Ellos también se beneficiarían de esta plantilla gratuita.
La diferencia entre un gestor de programas y un gestor de portafolios es que el primero gestiona un grupo de proyectos que están relacionados o son similares, mientras que el segundo gestiona un grupo de proyectos que pueden no estar relacionados pero están bajo la gestión de una misma organización. Una oficina de gestión de proyectos puede ser interna o externa y define y mantiene los estándares de gestión de proyectos en toda una organización.
No importa si eres responsable de un programa, un portafolio o trabajas en una oficina de gestión de proyectos, usar una plantilla para seguir proyectos no va a ser tan potente como un software de gestión de proyectos. El software no tiene que actualizarse manualmente y es más dinámico en lo que puede hacer.
ProjectManager es un software de gestión de proyectos galardonado que cuenta con funciones de gestión de portafolios que lo convierten en una herramienta ideal para gestionar varios proyectos. Nuestra herramienta de roadmap te permite ver todos tus proyectos en una sola vista de diagrama de Gantt. El tiempo, los costos y los recursos se actualizan en tiempo real y puedes reasignar recursos con una pulsación para compartirlos con los proyectos que más lo necesiten. Filtra el roadmap seleccionando las columnas para seguir solo lo que quieras. Comienza gratis con ProjectManager hoy.
¿Cuándo deberías usar una plantilla de seguimiento de proyectos?
Querrás usar nuestra plantilla gratuita de seguimiento de proyectos a lo largo del ciclo de vida de todos los proyectos que estés gestionando. Mientras los proyectos estén activos, necesitan seguimiento. Las cosas cambian constantemente y la única manera de saber dónde asignar mejor los recursos es siguiendo todos tus proyectos.
Quienquiera que esté gestionando varios proyectos necesita la plantilla de seguimiento de proyectos para proporcionarle datos que le permitan planificar de forma más impactante. Puede ver las interdependencias entre los proyectos, lo que informa su proceso de toma de decisiones.
La plantilla de seguimiento de proyectos comunica información a los gestores de proyectos, programas y portafolios, pero también se puede usar para actualizar a los interesados de tu organización. Es un documento de una página que puede mostrarles los indicadores clave de rendimiento (KPI) de todos los proyectos y ofrece una revisión del progreso y desempeño actuales.
¿Cómo usar esta plantilla de seguimiento de proyectos?
Una vez que descargues nuestra plantilla gratuita de seguimiento de proyectos, encontrarás una hoja de cálculo de Excel con tres proyectos. Puedes añadir más copiando uno de los proyectos y pegándolo debajo. También puedes agregar más columnas si hay otros aspectos del proyecto que quieras incluir.
Cada proyecto comienza con un espacio para nombrarlo. Debajo de eso están los encabezados de las columnas. Nuestra plantilla incluye una columna que enumera todas las tareas del proyecto, donde puedes nombrarlas y describirlas. A continuación, hay una columna para listar las tareas dependientes. Recuerda que existen cuatro tipos de dependencias: inicio a inicio, fin a fin, inicio a fin y fin a inicio. Es una buena idea anotar de qué tipo se trata.
Hay una columna para mostrar a quién se le ha asignado la tarea dentro del equipo del proyecto. Luego hay una columna para agregar las fechas de inicio y fin planificadas. También hay una columna para registrar la fecha real de finalización, seguida de columnas para anotar el costo planificado y el costo real. Así puedes dar seguimiento a tu cronograma y presupuesto.
Por último, hay columnas para mostrar el porcentaje completado de la tarea, su estado y cualquier nota que quieras agregar para dar contexto o registrar datos que no se hayan capturado en las columnas anteriores. Como se mencionó antes, esta sección del proyecto se repite dos veces más debajo, aunque puedes agregar tantas como necesites para gestionar tu programa o portafolio.
Beneficios de usar una plantilla de seguimiento de proyectos
Las plantillas, aunque no son una solución perfecta, ofrecen tantas ventajas que es comprensible por qué son tan populares para gestionar proyectos. Usar una plantilla de seguimiento de proyectos para Excel no es la excepción. Una plantilla por sí sola es útil porque aporta consistencia y es una excelente herramienta para analizar proyectos cerrados y planificar mejor los nuevos.
Además de usar una plantilla, tener una visión general de todos los proyectos en tu programa, portafolio o PMO es el primer paso para gestionarlos. Puedes dar seguimiento al progreso de manera efectiva y eficiente.
Los proyectos deben cumplir plazos y, cuando gestionas más de uno, es fácil perder de vista el panorama general. Una plantilla de seguimiento de proyectos te ayuda a mantener la vista en los detalles importantes de cada proyecto para que todos se entreguen con éxito. Lo hace al priorizar el trabajo y ofrecerte una visión general para asignar recursos donde más se necesiten. Sin seguimiento, gestionas a ciegas; con seguimiento, puedes alcanzar tus objetivos a tiempo y dentro del presupuesto.
Desventajas de usar una plantilla de seguimiento de proyectos
Una desventaja de la plantilla de seguimiento de proyectos es que debe actualizarse manualmente. Siempre estarás viendo datos antiguos y eso no te ayudará a responder rápidamente a los problemas.
Eso también afecta la coordinación entre proyectos. Los gestores de programas o portafolios intentan sacar el máximo partido a los recursos en varios proyectos. Pero con una plantilla, dedican más tiempo a introducir datos que a centrarse en la gestión del equipo y los procesos entre proyectos.
Por lo tanto, una plantilla puede afectar negativamente tu gestión de calidad e incluso provocar agotamiento en el equipo si no puedes equilibrar los recursos entre proyectos. Las plantillas tienen ventajas y desventajas, pero si usas un software de gestión de proyectos, esos problemas desaparecen.
ProjectManager es una herramienta para el seguimiento de proyectos
Ya sea que estés gestionando uno o varios proyectos, necesitas un software de gestión de proyectos para controlar los costos, recursos y tiempos. ProjectManager es un software galardonado que deja atrás a las plantillas de seguimiento de proyectos. Ofrecemos funciones de gestión de portafolios que planifican, gestionan y siguen programas o portafolios en tiempo real. Ya hablamos de cómo los roadmaps te dan una vista general de todos tus proyectos en una sola página y cómo se relacionan entre sí, pero eso es solo la punta del iceberg.
Da seguimiento al progreso y desempeño con paneles de portafolio en tiempo real
Cualquiera que gestione más de un proyecto, como los organizadores de eventos o quienes trabajan en servicios profesionales, entiende la importancia de monitorear las métricas del proyecto para controlar el tiempo y los recursos. Nuestro panel de portafolio en tiempo real muestra métricas sobre el progreso, los costos, el tiempo y más en gráficos y diagramas fáciles de leer. Lo mejor de todo es que no requiere una configuración tediosa como las herramientas más básicas. Nuestro panel está listo cuando tú lo estés.
Mantén a los equipos productivos con funciones de gestión de recursos
Poder asignar los recursos adecuados al proyecto adecuado en el momento adecuado es fundamental para gestionar varios proyectos. Para ello, primero necesitas saber la disponibilidad de los miembros de tu equipo. Nuestras funciones de planificación de recursos te permiten planificar vacaciones, permisos y hasta días festivos globales para equipos distribuidos. Luego puedes cambiar a la vista del gráfico de carga de trabajo, que es una lista de todos los miembros del equipo que muestra si están sobreasignados o no. Está codificado por colores, por lo que es fácil verlo de un vistazo. Puedes hacer clic en cada persona para ver más detalles y reasignarla directamente desde la página de carga de trabajo. Mantener equilibrada la carga de trabajo de tu equipo significa equipos más felices y productivos.
Estas son solo algunas de las funciones que obtendrás con nuestro software. También hay una vista de proyectos del portafolio que lista todos los proyectos en los que estás trabajando. Haz clic en un proyecto y se abrirá. Además, cuentas con ocho informes personalizables, incluido el estado del portafolio, que te ayudan a analizar datos en tiempo real y se pueden compartir fácilmente con los interesados para mantenerlos actualizados.