¿Qué es la documentación del proyecto?

El término documentación del proyecto se refiere a los documentos de gestión de proyectos que se crean a lo largo del ciclo de vida del proyecto. Estos documentos, como el plan del proyecto, el cronograma del proyecto o el presupuesto del proyecto, definen actividades, procedimientos y directrices que el equipo debe seguir.

La documentación del proyecto tiene varios propósitos, como la planificación, la gestión de costos o la gestión de riesgos. Además, hay ciertos documentos que deben crearse en una fase específica del proyecto, ya que preparan el terreno para el siguiente paso. Por ejemplo, el plan de gestión del proyecto debe crearse antes de que pueda comenzar la fase de ejecución.

El software de gestión de proyectos puede ayudarte a organizar y compartir la información crítica para el éxito del proyecto. ProjectManager es un software de gestión de proyectos con funciones avanzadas de planificación, seguimiento y generación de informes, que incluye almacenamiento ilimitado y facilita la colaboración con tu equipo y partes interesadas. Todas sus vistas comparten una sola fuente de información para mantener la coherencia. Comienza gratis.

Documentación del proyecto por fase

Los proyectos varían en tamaño y complejidad, y algunos requieren documentación más detallada que otros. Aquí tienes una descripción general de los documentos que normalmente se crean durante el ciclo de vida del proyecto.

Inicio del proyecto

• Acta de constitución del proyecto
• Resumen del proyecto
• Caso de negocio
• Agenda de la reunión de inicio
• Registro de interesados
• Análisis de interesados
• Documento de viabilidad
• Declaración de alcance preliminar
• Registro de requisitos (gathering requirements)

Planificación del proyecto

• Plan de gestión del proyecto
• Estructura de desglose del trabajo (EDT)
• Presupuesto del proyecto
• Cronograma del proyecto
• Plan de gestión del alcance
• Plan de gestión de riesgos
• Plan de gestión de cambios
• Plan de gestión de recursos
• Plan de comunicación del proyecto
• Matriz RACI
• Plan de adquisiciones
• Plan de calidad
• Plan de gestión de interesados
• Plan de gestión del cronograma
• Plan de gestión de costos

Ejecución del proyecto

• Plan de ejecución del proyecto
• Solicitudes de cambio
• Órdenes de cambio
• Hojas de tiempo
• Informe de estado del proyecto
• Registro de problemas
• Registro de decisiones
• Actas de reuniones
• Formulario de solicitud de servicio o trabajo
• Registro de riesgos actualizado
• Registro de entregables
• Reportes de desempeño de recursos
• Comunicaciones del proyecto

Monitoreo y control

• Informe de estado del proyecto
• Registro de cambios
• Registro de riesgos actualizado
• Registro de problemas
• Registro de decisiones
• Reporte de variación
• Hojas de tiempo
• Matriz de trazabilidad de requisitos
• Checklist de calidad
• Auditorías de proyecto
• Informes de cumplimiento
• Tablero de control del proyecto

Cierre del proyecto

• Documento de lecciones aprendidas
• Lista de pendientes
• Informe final del proyecto
• Acta de cierre del proyecto
• Liberación formal de recursos
• Evaluación del desempeño del equipo
• Confirmación de cumplimiento del alcance
• Checklist de cierre
• Documentación entregada al cliente
• Aprobación del cliente o patrocinador
• Archivo de documentación final

Ahora que tienes una idea de qué documentación corresponde a cada fase del ciclo de vida del proyecto, veamos cuáles son los documentos más importantes en la gestión de proyectos.

Los 20 documentos clave que debes incluir en la documentación del proyecto

A continuación se presenta una breve descripción de los documentos más importantes de un proyecto, junto con una plantilla de gestión de proyectos correspondiente para cada uno. No olvides consultar nuestra biblioteca de plantillas gratuitas de gestión de proyectos, donde encontrarás decenas de recursos para construir tu documentación.

1. Plan del proyecto

El plan del proyecto es el documento más completo, ya que recopila todos los documentos generados durante la fase de planificación. Por ejemplo, debe incluir el presupuesto y el cronograma del proyecto.

2. Acta de constitución del proyecto

El acta de constitución del proyecto se redacta durante la fase de inicio y establece las bases para el plan del proyecto. Los gestores de proyectos la usan para proporcionar una visión general rápida a los interesados, patrocinadores y clientes.

3. Caso de negocio

Al igual que el acta de constitución, el caso de negocio es un documento creado durante la fase de inicio para convencer a las partes interesadas del valor del proyecto explicando los beneficios potenciales para la organización.

4. Cronograma del proyecto

El cronograma define el calendario para la ejecución de las tareas. Puede incluir responsables, recursos, holgura y ruta crítica. El diagrama de Gantt de ProjectManager es ideal para ello.

Permite vincular los cuatro tipos de dependencias, establecer líneas base y asignar recursos en tiempo real. Puedes desglosar el proyecto en subtareas y seguir los costos por fase. Comienza gratis y crea un mejor cronograma.

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5. EDT (Estructura de desglose del trabajo)

La estructura de desglose del trabajo (EDT) es un documento fundamental que divide el alcance en partes más manejables. Desde el objetivo principal hasta tareas específicas, permite organizar proyectos complejos y mantener el control.

6. Matriz RACI

RACI significa responsable (Responsible), autoridad (Accountable), consultado (Consulted) e informado (Informed). Una matriz RACI ayuda a definir los roles y responsabilidades para diferentes tareas y entregables dentro de un proyecto o proceso. Su objetivo es eliminar confusiones sobre quién hace qué y mejorar la comunicación. Es una herramienta útil para proyectos de cualquier tamaño, especialmente aquellos con múltiples partes interesadas y flujos de trabajo complejos.

7. Registro de riesgos

Este documento permite registrar todos los riesgos potenciales del proyecto e incluye una breve descripción de su impacto y probabilidad. Un registro de riesgos es esencial para la gestión de riesgos, ya que sirve de base para el plan de gestión de riesgos, que reúne todas las estrategias, procedimientos y documentos relacionados.

8. Declaración del alcance

La declaración del alcance define las actividades que se ejecutarán para completar un proyecto. Los gestores de proyectos la utilizan para comunicar a los interesados lo que se incluirá y lo que no, estableciendo expectativas claras desde el principio. Es parte del plan de gestión del alcance, que incluye directrices y procedimientos sobre cómo se gestiona el alcance del proyecto.

9. Presupuesto del proyecto

El presupuesto del proyecto es uno de los documentos más críticos. Para crearlo, es necesario estimar los costos del proyecto, que pueden incluir mano de obra, materiales, equipos y cualquier otro recurso necesario para su ejecución.

10. Plan de comunicación del proyecto

Un plan de comunicación establece todas las directrices para la comunicación entre los miembros del equipo y las partes interesadas del proyecto. Define los canales de comunicación que se utilizarán, la frecuencia de las comunicaciones, así como los roles y responsabilidades, entre otros aspectos que facilitan la comunicación durante todo el ciclo de vida del proyecto.

11. Informe de estado del proyecto

Los informes de estado del proyecto son herramientas imprescindibles porque permiten evaluar la salud del proyecto en cualquier momento y compartir información con las partes interesadas para mantenerlas informadas. Son breves e incluyen solo la información más relevante.

12. Plantilla de cierre del proyecto

Siempre es necesario generar documentación al final de la fase de cierre del proyecto. Los gestores de proyectos deben cerrar contratos, elaborar un documento de lecciones aprendidas y obtener la aprobación formal de las partes interesadas, entre otras tareas importantes. Todo esto debe documentarse para evitar que algo se pase por alto.

13. Propuesta de proyecto

Una propuesta de proyecto es un documento que ofrece una visión general de las áreas clave de un proyecto. Su objetivo principal es convencer a las partes interesadas del valor del proyecto durante la fase de inicio. Debe ser un documento persuasivo que destaque los beneficios, objetivos y requisitos principales.

14. Registro de incidentes

Un registro de incidentes permite gestionar los problemas o imprevistos que surgen durante un proyecto. Es una lista o una hoja de cálculo donde se documentan, supervisan y resuelven las incidencias que pueden afectar el cronograma, el presupuesto, el alcance o la calidad del proyecto. También ayuda a establecer responsabilidades y crear un historial útil para futuros proyectos.

15. Formulario de solicitud de cambio

Un formulario de solicitud de cambio es un documento estandarizado que propone, evalúa y aprueba formalmente modificaciones al plan original del proyecto. Ayuda a gestionar cambios en el alcance, presupuesto, cronograma u otros aspectos del proyecto de manera controlada. Este formulario permite mitigar el impacto negativo de cambios no controlados y mantiene el proyecto alineado con sus objetivos generales.

¿Qué vale la pena documentar en un proyecto?

No importa la estructura de tu organización, la capacidad de registrar y documentar todos los aspectos de un proyecto es vital para ser un director de proyectos exitoso. Informes, gráficas, diagramas, documentos, solicitudes de cambio y actualizaciones de estado deben mantenerse a lo largo del ciclo de vida del proyecto. La documentación sirve como hilo conductor para integrar todas las piezas del proyecto y llevarlo a una conclusión exitosa.

Sin embargo, tu tiempo es limitado, al igual que la paciencia de muchas organizaciones ante trámites burocráticos. ¿Cómo mantener la eficiencia y documentar eficazmente el proyecto? Considera lo siguiente para determinar qué vale la pena documentar:

• Todo lo relacionado con el cliente: imagina que un cliente cuestiona una decisión tomada hace meses. Afirma que eligió un camino, pero tu empresa tomó otro durante la implementación. Documentar claramente las reuniones con el cliente (con notas, fechas, horarios y asistentes) ayuda a resolver estos malentendidos.
• Obligaciones legales: en ciertos proyectos, los equipos legales deben revisar documentación durante la ejecución del proyecto. En proyectos públicos, podría haber procesos de supervisión que revisen el proyecto al finalizar. Conoce desde el inicio qué documentación necesita el equipo legal. Intentar ponerse al día después es arriesgado.
• La cantidad adecuada de procesos: no quieres perderte en documentación al punto de descuidar la ejecución, pero necesitas cierta definición en torno al plan y los objetivos del proyecto. Deja que la estructura organizacional guíe cuántos procesos documentar. Por ejemplo, intentar operar sin procesos en un proyecto que requiere respaldo legal solo traerá problemas. Ante la duda, documenta.
• Cambios en el proyecto: es esencial documentar informes de seguimiento, especialmente cuando cambian los objetivos. Idealmente, usa un software de gestión de proyectos en línea para programar cambios en tiempo real y registrar incidencias conforme ocurren. Los cambios significativos en el plan deben agregarse a la documentación bajo control de versiones.

Buenas prácticas para la documentación del proyecto

¿Cuáles son las mejores estrategias para mantener tu documentación efectiva, eficiente y actualizada? Para alinear tu documentación con las mejores prácticas, deberías:

• Bloquear tiempo en tu agenda: usa tu calendario. No es solo para programar reuniones. Bloquea espacios de 2 a 3 horas para crear documentos esenciales sin interrupciones. Con concentración, lograrás avances significativos. También bloquea 10 a 15 minutos semanales para revisar y actualizar documentación.
• El nivel adecuado de detalle: la documentación para ingenieros requiere más detalle que la que se presenta a ejecutivos. Ellos quieren solo puntos clave, conclusiones y próximos pasos. Depende de ti definir el nivel adecuado según la audiencia.
• Almacenamiento inteligente: la documentación debe ser fácil de encontrar. Si está escondida o mal organizada, no servirá. Asegúrate de contar con una infraestructura que permita el acceso en línea y una estructura de carpetas clara e intuitiva.
• Compartir con otros: a muchos les molesta elaborar documentación, pero la aprecian cuando está bien presentada. Te sorprenderá saber que la gente sí la lee. Usa un software de gestión de proyectos para guardar documentos en línea en un entorno colaborativo y seguro.
• Control de versiones y actualización: mantener la documentación al día es difícil. Crear la versión inicial es fácil, pero actualizarla requiere disciplina. Una buena infraestructura de almacenamiento con control de versiones automático facilita el proceso y garantiza que los usuarios tengan siempre la versión más reciente.

Cómo ProjectManager ayuda con la documentación del proyecto

ProjectManager es un software de trabajo y gestión de proyectos que conecta equipos híbridos y fomenta la colaboración. Todos los documentos del proyecto pueden almacenarse en la herramienta, y quienes los necesiten tendrán acceso. Puedes crear planes de proyecto y mucho más, haciendo de ProjectManager el único software que necesitas para lograr el éxito.

Crea planes de proyecto con diagramas de Gantt interactivos

Uno de los documentos más importantes de un proyecto es el plan de proyecto. Puedes crearlo y compartirlo con nuestro diagrama de Gantt, que organiza todas tus tareas, enlaza dependencias y traza hitos para ayudarte a mantenerte dentro del cronograma. Incluso filtra la ruta crítica. Nuestros diagramas de Gantt en línea ofrecen datos en tiempo real y son fáciles de compartir para que todos trabajen con la información más actualizada.

Supervisa tu proyecto con paneles en tiempo real

La documentación del proyecto solo prepara el terreno para la ejecución. Para cumplir con los planes, necesitas una forma de supervisar el progreso y el rendimiento en tiempo real. Nuestro panel en vivo recopila, calcula y muestra métricas en tiempo real sobre tiempo, carga de trabajo y más. A diferencia de otras herramientas, no requiere configuración. Ves lo que está ocurriendo mientras el proyecto se desarrolla.

Analiza los datos con reportes en un clic

Cuando una vista general no es suficiente, puedes generar informes con solo presionar una tecla. Obtén información sobre tus costos, progreso y más. Todos los informes se pueden filtrar para mostrar solo los datos que deseas ver. Puedes adjuntarlos a correos electrónicos para los interesados o imprimirlos para presentaciones.

ProjectManager es una herramienta flexible que te permite actualizar la documentación del proyecto conforme cambian las circunstancias. Todos reciben notificaciones por correo electrónico o alertas en la aplicación, por lo que nunca hay confusión sobre lo que se espera. Usa una herramienta que gestione tu plan de proyecto, recursos, costos y equipo mientras almacena toda la documentación necesaria para lograr el éxito.

Claro, la documentación puede ser la pesadilla de tu proyecto, pero es necesaria. Hay herramientas que pueden ayudarte a hacerla más fácil, mejor y rápida. El software en línea de ProjectManager es una excelente herramienta colaborativa para crear y almacenar tu documentación del proyecto, facilitando el acceso y el intercambio de documentos con tu equipo. Comienza gratis.