Los proyectos deben ser revisados para garantizar que se estén ejecutando según lo esperado. Si un proyecto no supera su evaluación, quizá no valga la pena seguir invirtiendo recursos en él. Por otro lado, una vez finalizado un proyecto, es fundamental revisarlo y determinar qué tan bien se desempeñó. Para cualquiera de estas tareas, descarga gratis nuestra plantilla de revisión de proyecto para Word.

Para descargar esta plantilla gratuita de revisión de proyecto, haz clic en la imagen.

¿Qué es una plantilla de revisión de proyecto?

Una revisión de proyecto es un proceso que se utiliza para evaluar el éxito de un proyecto en curso o recientemente finalizado. Si el proyecto está en curso, la revisión permite determinar si debe seguir recibiendo recursos. Si el proyecto ya se ha completado, la revisión recopila datos que ayudan a identificar qué funcionó y qué no, para mejorar la gestión de futuros proyectos.

La plantilla de revisión de proyecto permite a las empresas hacer esta evaluación y registrar métricas específicas para determinar si se están alcanzando los resultados deseados. Esto se logra calculando el avance del proyecto y analizando los datos para identificar áreas de mejora. Incluso si el proyecto cumple con sus objetivos, la plantilla ayuda a identificar las herramientas y técnicas que contribuyeron a su eficacia. Como se mencionó, esta información puede usarse en futuros proyectos.

¿Por qué usar esta plantilla de revisión de proyecto?

Ya explicamos que la plantilla de revisión de proyecto es una herramienta poderosa para determinar si el proyecto está cumpliendo con las expectativas y como guía para planificar próximos proyectos. Tener esta información organizada en una plantilla permite mantener una continuidad en el texto, lo que facilita su archivo y consulta. Pero esta plantilla también ofrece otras ventajas.

La plantilla ayuda a recopilar comentarios de los interesados, lo cual es clave para asegurar que el proyecto cumple con los requisitos. Esto es especialmente útil cuando gestionas varios proyectos al mismo tiempo, como en un programa o un portafolio, donde puede resultar difícil hacer seguimiento. La plantilla de revisión de proyecto permite tener una visión clara de cada proyecto y de los interesados involucrados.

En general, esta plantilla también es útil para hacer seguimiento al progreso. Como revisas tareas, es fácil ver cuáles se han completado y si se entregaron a tiempo. Si no es así, se pueden reasignar recursos para volver a encaminar el proyecto. Eso sí, usar esta plantilla implica trabajo: recolectar datos, ingresarlos manualmente y luego distribuir la plantilla para su revisión.

El software de gestión de proyectos ofrece una forma más eficiente de hacer revisiones. ProjectManager es un software galardonado de gestión de proyectos y portafolios que cuenta con tableros de control en tiempo real para visualizar todos los indicadores clave de desempeño (KPI). A diferencia de herramientas más simples, nuestro tablero no requiere una configuración complicada. Está listo para usarse con gráficos y diagramas fáciles de entender que muestran tiempo, costos y mucho más. Empieza gratis con ProjectManager.

¿Quién usa esta plantilla de revisión de proyecto para Word?

Si el proyecto cuenta con un equipo de revisión, este se reunirá con el equipo del proyecto para analizar, debatir y evaluar el proyecto y determinar si ha sido exitoso o no. El equipo de revisión analiza el proyecto desde diferentes perspectivas: si cumple con los objetivos del negocio, la satisfacción del cliente y si sigue los procesos y estrategias establecidos por la empresa.

Un equipo de revisión típico incluye a un líder de revisión de proyecto, quien facilita el proceso, evalúa riesgos en áreas con oportunidad de mejora y analiza la documentación del proyecto. El analista de aseguramiento de calidad apoya al líder en el análisis y comparación de la estrategia del proyecto frente a los estándares establecidos.

También hay un secretario o relator, encargado de tomar notas durante el proceso. En algunos casos, esta función la asume el analista de calidad. Las personas del proyecto que es importante entrevistar incluyen al gerente de proyecto, al coordinador de pruebas y a otros miembros clave del equipo del proyecto.

¿Cuándo deberías usar esta plantilla de revisión de proyecto?

Como se ha mencionado, la plantilla de revisión de proyecto se puede usar durante un proyecto en curso o al finalizarlo. Esto se debe a que una revisión proporciona información valiosa: en un proyecto activo, revela oportunidades de mejora; en un proyecto finalizado, ofrece lecciones para una mejor planificación futura.

Otra ocasión ideal para usar nuestra plantilla gratuita para Word es cuando gestionas varios proyectos, como en un programa o un portafolio. Te permite revisar todos los proyectos que estás gestionando y obtener datos útiles que ayudan a asignar recursos de manera más eficiente, asegurando que los proyectos avancen según lo previsto y en línea con la estrategia del negocio.

¿Qué incluye esta plantilla de revisión de proyecto para Word?

Al descargar nuestra plantilla gratuita para Word, obtendrás un documento totalmente personalizable. Puedes agregar tu logotipo, eliminar o añadir secciones según tu proceso de revisión. Hemos incluido los aspectos más comunes e importantes de una revisión de proyecto, los cuales se detallan a continuación.

Objetivos y metas del proyecto

Comienza con una visión general, similar a un resumen del proyecto, que debe incluir los objetivos y metas. Estos representan la guía principal del proyecto, y definirlos es clave para garantizar que el trabajo se mantenga alineado con ellos.

Resumen de riesgos e incidencias

Incluimos tablas para el seguimiento de riesgos e incidencias. Ambas tienen un ID para facilitar la búsqueda, una descripción del riesgo o incidencia, su impacto y la respuesta. También hay columnas para prioridad, nivel de riesgo, estado y más.

Personal del proyecto

Aquí debes listar a los miembros del equipo del proyecto en la tabla proporcionada. Basta con una lista simple que incluya nombres y cargos. También es importante incluir su tarifa, ya que esta información es esencial para calcular los costos de mano de obra dentro del presupuesto general del proyecto.

Recursos del proyecto

Otra tabla está dedicada a los recursos utilizados en el proyecto. Registra todos los recursos, el equipo que los utiliza, el esfuerzo total, la tarifa y el costo. Esto te ayudará a tener una visión clara de cómo se están utilizando los recursos.

Criterios de éxito del proyecto

Todo proyecto necesita parámetros para medir su éxito. En esta sección debes incluir las métricas utilizadas para evaluar los objetivos, alcance, presupuesto, cronograma, entre otros.

Línea base del alcance vs. trabajo real ejecutado

Otra tabla sirve para comparar la línea base del alcance del proyecto con el trabajo realmente completado. En una columna se listan las tareas planificadas y en la otra se indica si se han completado o no.

Línea base del presupuesto vs. costos reales

Esta tabla permite comparar las tareas planificadas con sus costos estimados frente a los costos reales al finalizar cada tarea. Así podrás saber si estás cumpliendo con el presupuesto del proyecto.

Línea base del cronograma vs. duración real

Esta tabla te ayuda a seguir el cronograma. Lista todas las tareas con su duración estimada y, en otra columna, la duración real. Compararlas te permitirá saber si vas en tiempo.

Entregables del proyecto (planificados vs. reales)

Los entregables son los resultados de las tareas. En esta tabla debes listar todos los entregables planificados junto con los reales. Luego, indica si se entregaron a tiempo, si estuvieron dentro del presupuesto y si cumplieron con los estándares de calidad del proyecto.

Hitos del proyecto

Un hito del proyecto es otra forma de hacer seguimiento al progreso. Se trata de un punto clave dentro del proyecto, como el paso de una fase a otra. Esta tabla incluye los hitos y, en la siguiente columna, la fecha en que fueron alcanzados.

Rentabilidad del proyecto

En esta tabla, enumera los costos del proyecto en una columna, los ingresos en otra y el margen de ganancia en la tercera. El margen es la diferencia entre los costos y los ingresos del proyecto.

Beneficios no financieros del proyecto

Los proyectos también pueden generar beneficios no financieros. Estos pueden incluir el impacto ambiental, social, la satisfacción del cliente y el cumplimiento de los valores y objetivos de la empresa. Registra estos beneficios en esta sección, ya que ayudan a determinar si el proyecto fue exitoso.

Lecciones aprendidas

Esta sección se completa una vez que el proyecto ha terminado. El gerente de proyecto y su equipo deben realizar una evaluación retrospectiva para identificar lo que se hizo bien y lo que no. Esto permitirá implementar mejores prácticas en futuros proyectos.

Beneficios de usar una plantilla de revisión de proyecto

Ya mencionamos muchos de estos beneficios, pero vale la pena repetirlos. La plantilla gratuita de revisión de proyecto es una excelente forma de revisar proyectos de manera constante y archivar la documentación para facilitar la planificación de futuros proyectos. Más allá de la plantilla, existen estos beneficios adicionales.

Te permite medir el éxito del proyecto desde diferentes perspectivas

Un proyecto no es exitoso únicamente por entregarse a tiempo y dentro del presupuesto. También hay que considerar la calidad, los beneficios no financieros y el cumplimiento de los objetivos estratégicos de la empresa. Una plantilla de revisión de proyecto evalúa todos estos aspectos para ofrecer una visión más completa del éxito o fracaso del proyecto.

Establece un estándar para el proceso de evaluación de proyectos en tu organización

Existen muchas formas de revisar un proyecto. Al estandarizar el proceso con una plantilla, te aseguras de no pasar por alto información importante. Nuestra plantilla permite tener una visión integral y medir todos los proyectos bajo los mismos criterios.

Contiene información útil para planificar futuros proyectos

Como ya se mencionó, al finalizar un proyecto es fundamental revisarlo. Pueden haberse cometido errores, pero si se identifican, pueden evitarse en el futuro. Usar nuestra plantilla gratuita de revisión de proyecto te permite mejorar continuamente la gestión de tus proyectos.

ProjectManager te ayuda a revisar y entregar proyectos con éxito

Nuestra plantilla gratuita de revisión de proyecto para Word es solo el inicio del proceso. Si bien te ofrece un documento que puedes archivar y revisar más adelante, no recopila datos automáticamente ni te proporciona herramientas para ejecutar el proyecto con éxito.

El software de gestión de proyectos puede ayudarte a aplicar lo aprendido con la plantilla y mejorar la ejecución. ProjectManager es un software galardonado que recopila datos en tiempo real y los muestra en múltiples vistas como diagramas de Gantt, tableros kanban, listas de tareas, hojas y calendarios. Así puedes obtener información de equipos multidisciplinarios y brindarles las herramientas necesarias para trabajar mejor.

Compara costos y plazos planificados vs. reales

Puedes ver todos los proyectos que estás gestionando en nuestra hoja de ruta, que se presenta como un diagrama de Gantt, pero con todos tus proyectos en una sola línea de tiempo visual. Esto te permite entender mejor cómo asignar recursos. Al establecer una línea base, puedes seguir el progreso y los costos reales en comparación con el plan, en tiempo real.

Recopila datos en tiempo real con informes personalizables

Cuando necesitas información más detallada, usa nuestras herramientas de informes. Es fácil generar informes de estado y portafolio con gran cantidad de datos. También puedes crear informes de hojas de tiempo, carga de trabajo, variación y más. Todos se pueden filtrar para mostrar solo los datos que deseas ver, y compartir en varios formatos para mantener informados a los interesados.

ProjectManager es un software de gestión de proyectos y portafolios en línea que conecta a los equipos en la oficina, en campo o desde cualquier lugar. Pueden compartir archivos, comentar a nivel de tarea y mantenerse actualizados con notificaciones por correo o dentro de la app. Nuestro software no solo monitorea tu trabajo, te ayuda a controlarlo con funciones de gestión de riesgos, tareas y recursos. Únete a equipos como Avis, Nestlé y Siemens que usan nuestro software para entregar proyectos exitosos. Comienza hoy gratis con ProjectManager.