Sigue los incidentes del proyecto a medida que surgen con estas plantillas gratuitas. Define la prioridad de cada incidente, asígnalo a las personas clave del equipo y márcalo como completado cuando termine. Los incidentes son problemas, y con esta plantilla de registro de incidentes para Excel, tienes los medios para resolver esos problemas.

Para descargar esta plantilla registro de incidentes gratuita para Excel, haz clic en la imagen.

¿Por qué necesitas un mejor registro de incidentes?

Cuando hablas de un incidente en la gestión de proyectos, en realidad te refieres a un problema, pero específicamente a un problema relacionado con tu proyecto. Este problema puede estar a punto de suceder o estar ocurriendo, pero debe resolverse lo antes posible o se pondrá en riesgo todo el proyecto.

Sin embargo, un incidente es diferente del riesgo en un proyecto. Un riesgo, básicamente, es algo que aún no ha ocurrido pero que puede interrumpir el proyecto. Un incidente es inminente o ya está ocurriendo. Es una distinción sutil, pero que requiere atención. Por eso, nuestra plantilla gratuita de registro de incidentes en Excel es un excelente punto de partida para controlar y corregir incidentes a medida que surgen en un proyecto.

Una vez que descargues y crees tu propia plantilla de registro de incidentes, podrás recopilar esos incidentes. Primero, por supuesto, tienes que identificarlos, y la plantilla es donde los registras. Solo después de haberlos identificado puedes empezar a crear un plan de acción. Usa a tu equipo de proyecto para generar ideas. La colaboración es una gran herramienta para abordar un problema, ya que te brinda muchas perspectivas diferentes y proviene de experiencias y habilidades que quizás no tengas.

La forma en que abordes el incidente es tan abierta como la cantidad de incidentes que puedan surgir en un proyecto, lo que es una razón más para que necesites un lugar donde recopilar estas ideas. La plantilla de registro de incidentes asegura que todo lo que hagas quede claramente documentado. También puedes probar un software de seguimiento de proyectos para llevar el control de riesgos, incidentes, costos y más en un solo lugar.

Querrás implementar estrategias de mitigación de riesgos rápidamente, y la plantilla de seguimiento de riesgos te permite hacerlo de manera sistemática y clara. La plantilla también es excelente para varios incidentes y mantenerlos organizados. Es probable que tengas más de un incidente en un proyecto, por lo que necesitas un documento para registrarlos todos.

Cuando gestionas incidentes, quieres conectar a los equipos y hacer seguimiento de su progreso. Un software de gestión de proyectos puede automatizar y dar transparencia a la gestión de incidentes. ProjectManager es una herramienta en la nube que permite a los equipos colaborar en tiempo real. Con nuestros tableros kanban, los gerentes pueden crear tarjetas para cada incidente y ver el progreso del equipo a medida que la tarjeta avanza de pendientes a en proceso y completadas. Las tarjetas se pueden etiquetar y filtrar por departamentos para organizar mejor el trabajo en tu organización. ¡Pruébalo gratis hoy mismo!

¿Cómo usar la plantilla de registro de incidentes de ProjectManager?

Una vez que tengas tu plantilla gratuita de Excel y la hayas descargado, querrás crear una que se adapte a los incidentes que estás gestionando en tu proyecto. El primer paso es completar los campos en blanco con la información pertinente.

Describe el incidente y su impacto potencial

Aquí es donde enumeras tus incidentes, así que primero querrás numerarlos para que no se confundan. Luego hay una columna en la que puedes anotar el impacto potencial del incidente. Describe el incidente y cómo puede afectar al plan de proyecto, sé preciso pero no extenso.

¿Cuál es la prioridad, fecha y responsable?

Dependiendo del incidente, la prioridad será baja, media, alta o crítica. Aquí es donde lo determinas. Luego tendrás que anotar la fecha en que se abre el incidente. Cuando lo cierres, hay un espacio para registrarlo. Después, asigna el incidente a alguien para que supervise su resolución. Si no lo haces, sin duda se perderá entre las demás tareas.

¿Cuál es el departamento, estado y notas?

Es importante indicar qué departamento se encarga del incidente. Luego necesitas un lugar para anotar el estado del incidente. ¿Está abierto o cerrado? Eso va en esta columna. Por último, tendrás una columna para agregar notas que no entren en ninguna de las otras categorías.

El registro de incidentes funciona mejor cuando es parte de toda la solución de gestión de proyectos. Al involucrar a los miembros del equipo no solo para que planteen el incidente sino también para que lideren la tarea de resolverlo, aumentas la probabilidad de que el incidente no se pierda. Cuando esta parte de tu solución de seguimiento de proyectos forma parte de una herramienta más grande de gestión de proyectos, entonces tú gestionas los incidentes, en lugar de que los incidentes gestionen tu proyecto.

¿Cómo usar el registro de incidentes en ProjectManager?

ProjectManager es un software en línea, basado en la nube, que ofrece a los gerentes de proyecto y a sus equipos las herramientas que necesitan para trabajar juntos y completar el proyecto más rápido, mejor y a menor costo. No solo cuenta con funciones para registrar incidentes, sino mucho más. Desde la planificación, el monitoreo y los informes del proyecto, ProjectManager te acompaña en cada fase del ciclo de vida del proyecto.

Puedes crear y visualizar los incidentes en el tablero kanban, lo que facilita su seguimiento y resolución. Las tareas individuales también pueden etiquetarse para proporcionar más contexto. Esto brinda a los gerentes y equipos mayor flexibilidad al controlar los incidentes a medida que surgen. Como puedes filtrar por etiquetas, también permite que los equipos definan los incidentes y filtren todas las tareas con la etiqueta incidentes para ver solo esas.

Los incidentes deben asignarse a alguien del equipo que se haga responsable de ellos, lo que significa que tendrá la tarea de resolverlos. Se puede establecer un nivel de prioridad para cada incidente, junto con una fecha límite. Luego, haz seguimiento de su progreso en el incidente con nuestro panel de control del proyecto, que recopila datos en tiempo real. El panel también te da la funcionalidad de filtrar datos para ver solo lo que necesitas.

Nuestro galardonado software ha sido calificado como el n.º 1 por GetApp de Gartner en su categoría de aplicaciones de gestión de proyectos, basado en las opiniones de usuarios reales del software. Por qué no compruebas por ti mismo lo que ProjectManager puede hacer por ti y tu equipo con esta prueba gratuita de 30 días.