Gérer un projet comportant de nombreuses pièces mobiles peut être un véritable défi, mais l’évaluation de projet est conçue pour rendre ce processus beaucoup plus simple. Chaque projet commence par une planification minutieuse—cela pose les bases de la phase d’exécution du projet, tandis que les estimations, les plans et les calendriers guident l’équipe projet dans l’accomplissement des tâches et livrables.

Mais même avec un processus d’évaluation de projet en place, gérer un projet avec succès n’est pas aussi simple qu’il n’y paraît. Les chefs de projet doivent suivre les coûts, les tâches et les délais tout au long du cycle de vie du projet afin de s’assurer que tout se déroule comme prévu. Pour ce faire, ils utilisent le processus d’évaluation de projet et s’appuient sur un logiciel de gestion de projet pour gérer le travail de leur équipe, tout en planifiant et en évaluant la performance du projet.

Qu’est-ce que l’Évaluation de Projet ?

L’évaluation de projet est le processus qui consiste à mesurer le succès d’un projet, d’un programme ou d’un portefeuille. Cela se fait en recueillant des données sur le projet et en utilisant une méthode d’évaluation permettant d’identifier les opportunités d’amélioration de la performance. L’évaluation de projet est également essentielle pour tenir les parties prenantes informées de l’état du projet et de tout ajustement nécessaire au budget ou au calendrier.

Chaque aspect du projet, tel que les coûts, le périmètre, les risques ou la rentabilité, est mesuré afin de déterminer s’il progresse comme prévu. En cas d’obstacles, ces données permettent d’identifier les pistes d’amélioration.

En résumé, vous posez au projet une série de questions visant à découvrir ce qui fonctionne, ce qui peut être amélioré et si le projet est utile. Des outils comme les tableaux de bord et les outils de suivi facilitent le processus d’évaluation en rendant les données clés facilement accessibles.

Le processus d’évaluation de projet existe depuis aussi longtemps que les projets eux-mêmes. Mais lorsqu’il s’agit de la science de la gestion de projet, l’évaluation peut être divisée en trois principaux types ou méthodes : l’évaluation avant le projet, l’évaluation en cours de projet et l’évaluation après le projet. Examinons ensemble le processus d’évaluation de projet, ce qu’il implique et comment améliorer votre méthode.

Critères d’Évaluation de Projet

Les détails spécifiques des critères d’évaluation de projet varient d’un projet à l’autre ou d’une organisation à l’autre, selon de nombreux facteurs tels que la tolérance au risque de l’organisation, sa maturité en gestion de projet, sa planification stratégique, entre autres.

De manière générale, un processus d’évaluation de projet passe en revue les contraintes du projet telles que le temps, le coût, le périmètre, les ressources, les risques et la qualité. En outre, les organisations peuvent y ajouter leurs propres objectifs commerciaux, objectifs stratégiques et autres indicateurs de performance projet.

Méthodes d’Évaluation de Projet

Il existe trois moments clés dans un projet où l’évaluation est la plus nécessaire. Pour approuver, sélectionner et prioriser les propositions de projet, pour suivre la santé du projet pendant son exécution, et enfin à la clôture du projet pour documenter les enseignements tirés. Même si vous pouvez évaluer votre projet à tout moment, ces étapes sont celles où le processus doit être officiellement planifié.

1. Évaluation Avant le Projet

L’évaluation avant le projet est le processus d’évaluation de plusieurs propositions de projet pendant le processus d’intégration des projets, au cours duquel le bureau de gestion de projet (PMO) d’une organisation et les principales parties prenantes définissent des critères de sélection et de priorisation pour déterminer lesquels présentent le meilleur rapport coût-bénéfice et sont les mieux alignés avec les objectifs stratégiques, opérationnels et commerciaux de l’organisation.

En un sens, vous évaluez également votre projet à l’avance lorsque vous rédigez votre charte de projet pour la présenter aux parties prenantes. Il est impossible de planifier, d’affecter les ressources et de contrôler efficacement un nouveau projet si vous ne l’avez pas d’abord évalué. L’évaluation préalable est le seul moyen sûr de déterminer la viabilité du projet avant son exécution.

2. Évaluation Formative de Projet

Ce type d’évaluation de projet est réalisé pendant la mise en œuvre du projet, plutôt qu’à sa conclusion. L’objectif principal est de fournir un retour d’information continu et des idées qui peuvent améliorer la conception, la mise en œuvre et l’efficacité du projet. L’évaluation formative est bénéfique, car elle permet d’identifier et d’atténuer les risques potentiels dès les premières étapes du projet. Elle garantit également une utilisation optimale des ressources du projet.

3. Évaluation des Processus

L’évaluation des processus de projet se concentre sur la manière dont un projet est mis en œuvre et exécuté, plutôt que de se focaliser uniquement sur ses résultats ou ses objectifs. Elle analyse les opérations, les activités et les procédures du projet afin d’identifier les points forts, les points faibles et les axes d’amélioration. Par conséquent, les équipes peuvent mieux détecter les ajustements nécessaires à la mise en œuvre et optimiser les processus pour accroître l’efficacité. L’évaluation des processus peut aussi améliorer la communication et la collaboration avec les parties prenantes.

4. Évaluation Participative

Ce processus d’évaluation de projet implique activement les parties prenantes, en particulier les bénéficiaires visés, à toutes les étapes de l’évaluation. Il met l’accent sur la collaboration, l’autonomisation et l’apprentissage, afin de passer d’une évaluation externe à une réflexion et une action internes. Les parties prenantes s’investissent davantage dans le projet lorsque leurs besoins et priorités sont pris en compte. Cela favorise également un climat de confiance entre toutes les parties concernées.

5. Évaluation Continue de Projet

Pour vous assurer que votre projet progresse comme prévu et respecte les jalons de calendrier et de budget que vous avez définis, il est essentiel de suivre et de rendre compte du travail en temps réel. Ce n’est qu’en utilisant des indicateurs de performance projet que vous pouvez mesurer le succès de votre projet et déterminer si vous atteignez vos objectifs. Il est fortement recommandé d’utiliser des tableaux de bord et des outils de suivi de projet pour effectuer une évaluation continue.

Il est également important de prendre en compte les facteurs environnementaux de l’entreprise qui influencent l’avancement du projet et de développer des stratégies pour atténuer leurs effets.

6. Évaluation Sommative de Projet

Le processus d’évaluation sommative d’un projet permet d’évaluer l’efficacité globale et l’impact d’un projet, d’un programme ou d’une intervention éducative une fois qu’il est terminé. Il s’agit d’une évaluation finale visant à déterminer si les objectifs et buts prévus du projet ont été atteints. Les résultats d’une évaluation sommative peuvent également orienter les décisions relatives à de futurs projets et garantir la reddition de comptes.

7. Évaluation Fondée sur les Objectifs

Cette approche systématique de l’évaluation de projet mesure le succès d’un projet en comparant ses résultats aux objectifs et buts préalablement définis. Cette méthode repose sur la clarté et la mesurabilité pour garantir que l’évaluation se concentre sur ce que le projet visait à accomplir. En mettant l’accent sur des résultats mesurables, elle permet d’évaluer plus facilement le succès du projet. Elle est idéale pour les projets ayant une portée définie et mesurable, où la responsabilité et l’évaluation des résultats sont essentielles.

8. Évaluation des Résultats

Comme son nom l’indique, l’évaluation des résultats se concentre sur l’analyse des changements ou effets réels qu’un projet a générés dans son environnement cible. Plutôt que de mesurer uniquement les extrants, comme le nombre de participants formés, elle s’intéresse à l’impact de ces extrants, comme les changements de connaissances ou de comportements. Elle cherche à comprendre le « et alors ? » du projet, c’est-à-dire la différence qu’il a réellement faite. Il s’agit d’une autre méthode d’évaluation qui peut améliorer les projets et programmes futurs.

9. Évaluation Post-Projet

Considérez cela comme une autopsie de projet. L’évaluation post-projet consiste à examiner la documentation du projet, à interroger l’équipe projet et les responsables clés, ainsi qu’à analyser toutes les données pertinentes afin de comprendre ce qui a fonctionné et ce qui a échoué. Ce n’est qu’en obtenant une image claire que vous pourrez résoudre les problèmes lors des projets futurs.

L’évaluation post-projet est particulièrement importante pour les organisations orientées projet qui gèrent plusieurs projets dans leur portefeuille, car les leçons tirées d’un projet peuvent être appliquées aux projets et programmes à venir.

Étapes de l’Évaluation de Projet

Peu importe le moment où vous choisissez de réaliser une évaluation de projet, le processus comporte toujours quatre phases : planification, mise en œuvre, clôture et diffusion des rapports.

1. Planification

L’objectif principal de cette étape est de créer un plan d’évaluation de projet, un document qui détaille tous les aspects du processus d’évaluation de projet de votre organisation. Lors de la planification d’une évaluation de projet, il est important d’identifier les parties prenantes et de comprendre leurs objectifs à court et à long terme. Vous devez vous assurer que vos buts et objectifs de projet sont clairs, et il est essentiel de définir les critères qui permettront de déterminer si ces buts et objectifs sont atteints.

Vous devrez donc rédiger une série de questions à poser aux parties prenantes. Ces questions doivent porter sur des sujets tels que le cadre du projet, les bonnes pratiques et les indicateurs de succès.

En impliquant les parties prenantes dans votre plan d’évaluation de projet, vous recevrez une orientation tout au long du projet tout en développant une relation avec elles. Elles recevront des rapports d’avancement tout au long du cycle de vie du projet, et en établissant cette relation initiale, vous gagnerez probablement leur confiance quant à votre capacité à gérer le projet selon leurs attentes.

2. Mise en Œuvre

Pendant que le projet est en cours, vous devez surveiller tous les aspects pour vous assurer que vous respectez le calendrier et le budget. L’un des éléments à suivre durant le projet est le pourcentage d’achèvement. C’est quelque chose que vous devriez faire lors de la création de rapports d’avancement et lors des réunions avec votre équipe. Pour rester sur la bonne voie, tenez l’équipe responsable de livrer les tâches à temps et conservez les dates de référence pour savoir quand les tâches sont dues.

N’oubliez pas de surveiller la qualité. Il ne sert à rien de livrer le projet dans les délais si le produit est de mauvaise qualité. Maintenez des contrôles qualité, et ne déléguez pas cette responsabilité. Assumez-la vous-même.

Maintenir une relation étroite avec le budget du projet est tout aussi important que de suivre le calendrier et la qualité. Gardez un œil sur les coûts. Ils varieront au cours du projet, alors ne paniquez pas. Toutefois, soyez transparent si vous constatez un besoin croissant de fonds supplémentaires. Informez votre comité de pilotage dès que possible, afin d’éviter toute surprise.

3. Clôture

Une fois votre projet terminé, il reste encore du travail à faire. Vous devrez analyser les données recueillies lors de l’évaluation et en tirer des leçons afin de corriger les problèmes identifiés pendant le processus et d’appliquer ces solutions aux futurs projets, programmes et portefeuilles. Identifiez les impacts à court et à long terme des enseignements tirés de l’évaluation.

4. Rapport et Diffusion

Une fois l’évaluation terminée, vous devez consigner les résultats. Pour ce faire, vous rédigerez un rapport d’évaluation de projet, un document généralement archivé par le bureau de gestion de projet de l’organisation, car il fournit des enseignements utiles pour l’avenir. Remettez votre rapport aux parties prenantes pour les tenir informées de l’avancement du projet.

Comment allez-vous diffuser le rapport ? Il se peut qu’un protocole soit déjà en place dans votre organisation. Peut-être que les parties prenantes préfèrent une réunion pour recevoir les résultats en personne. Ou bien elles préfèrent un fichier PDF contenant des graphiques et des tableaux faciles à lire. Assurez-vous de connaître votre public et adaptez votre rapport en conséquence.

Avantages de l’Évaluation de Projet

L’évaluation de projet est toujours recommandée, car elle peut offrir une large gamme d’avantages à votre organisation. Comme mentionné ci-dessus, de nombreux aspects peuvent être mesurés dans le cadre du processus d’évaluation. Il vous appartient, ainsi qu’aux parties prenantes, de déterminer les facteurs les plus critiques à prendre en compte. Voici quelques-uns des principaux avantages de la mise en œuvre d’un processus d’évaluation de projet.

• Meilleure gestion de projet : L’évaluation de projet vous aide à identifier facilement les axes d’amélioration en matière de gestion des coûts, des tâches, des ressources et du temps.
• Amélioration des performances de l’équipe : L’évaluation de projet vous permet de suivre les performances de votre équipe et renforce la responsabilisation.
• Meilleure planification de projet : Elle vous aide à comparer votre référence de projet avec la performance réelle du projet afin d’améliorer la planification et l’estimation.
• Aide à la gestion des parties prenantes : Avoir une bonne relation avec les parties prenantes est essentiel à la réussite du chef de projet. Créer un rapport d’évaluation de projet est très important pour les tenir informées.
• Gestion des bénéfices : Évaluation précise des bénéfices générés par le projet

Comment ProjectManager Améliore le Processus d’Évaluation de Projet

Pour faire passer votre évaluation de projet au niveau supérieur, utilisez ProjectManager, un outil de gestion du travail en ligne doté de tableaux de bord en direct qui fournissent des données en temps réel, vous permettant ainsi de suivre ce qui se passe maintenant plutôt que ce qui s’est passé hier.

Avec le tableau de bord en temps réel de ProjectManager, l’évaluation de projet se fait en direct pour vous tenir informé. Les données sont ensuite présentées sous forme de graphiques et de tableaux colorés. Filtrez les données pour afficher uniquement celles que vous souhaitez ou explorez-les en profondeur. Ces graphiques et tableaux peuvent également être partagés d’un simple clic. Vous pouvez suivre la charge de travail et les tâches, car votre équipe met à jour son avancement en temps réel, quel que soit l’endroit ou l’heure.

L’évaluation de projet avec le tableau de bord en temps réel de ProjectManager simplifie le processus tout au long de l’évolution du projet. Elle fournit également des données précieuses une fois le projet terminé. Avec les bons outils, le processus d’évaluation peut même devenir agréable. N’hésitez pas à utiliser nos outils de création de rapports automatisés pour générer rapidement des rapports de projet traditionnels, ce qui vous permettra d’améliorer à la fois la précision et l’efficacité de votre processus d’évaluation.

ProjectManager est un logiciel de gestion de projet basé sur le cloud qui propose une suite d’outils puissants pour chaque phase de votre projet, notamment des tableaux de bord en direct et des outils de création de rapports. Notre logiciel collecte les données du projet en temps réel, constamment alimentées par votre équipe au fur et à mesure de l’avancement des tâches. Découvrez comment la surveillance, l’évaluation et le reporting peuvent être simplifiés en essayant notre version gratuite pendant 30 jours !