Der Projektumfang umfasst die Gesamtheit aller Arbeiten, die im Rahmen eines Projekts ausgeführt werden müssen. Eine Projektumfangsbeschreibung hilft Projektmanagern, die Grenzen dessen zu definieren, was durchgeführt wird – und was nicht. Doch eine Umfangsbeschreibung bezieht sich nicht nur auf das Arbeitsmanagement.

Um eine Projektumfangsbeschreibung zu erstellen, müssen Sie die Projektziele, die Arbeitsstruktur (Work Breakdown Structure) und die Anforderungen verstehen. Sobald Sie Ihren Projektumfang definiert haben, können Sie ein Umfangsdokument erstellen.

Was ist eine Projektumfangsbeschreibung?

Eine Umfangsbeschreibung ist ein Dokument, das alle Elemente des Projektumfangs sowie Annahmen, Projektanforderungen und Abnahmekriterien definiert. Ihre Projektumfangsbeschreibung dient als zentrales Referenzdokument für Stakeholder und Teammitglieder und hilft, den Projekterfolg objektiv zu messen.

Die Projektumfangsbeschreibung ist Teil des Umfangsmanagementplans – eines umfassenderen Dokuments, das alle Strategien, Regeln und Verfahren enthält, um den Projektumfang zu steuern. Der Umfangsmanagementplan wiederum ist ein wichtiger Bestandteil Ihres Projektplans.

Was enthält eine Projektumfangsbeschreibung?

Dieses detaillierte Projektdokument definiert die Grenzen eines Projekts, einschließlich der einbezogenen und ausgeschlossenen Elemente. In der Regel beginnt die Projektumfangsbeschreibung mit einer Projektbeschreibung, die einen kurzen Überblick über den Zweck und die Ziele des Projekts gibt. Sie enthält außerdem eine Liste greifbarer und nicht greifbarer Projektergebnisse sowie klar definierte Projektziele.

Auch die Abnahmekriterien sollten enthalten sein, um zu bestimmen, ob die Projektergebnisse akzeptabel sind. Ebenso werden Projektausschlüsse aufgeführt, also was nicht Teil des Projekts ist. Dieses Dokument enthält zudem Projektbeschränkungen, die die Durchführung beeinflussen könnten, sowie Annahmen, die während der Planungsphase getroffen wurden.

Ebenfalls in der Projektumfangsbeschreibung enthalten sind eine detaillierte Beschreibung des Umfangs, Projektgrenzen, erste Projektrisiken und die Abnahmekriterien der Stakeholder.

Beispiel für eine Projektumfangsbeschreibung

Eine Projektumfangsbeschreibung (Projektumfangserklärung) definiert die Grenzen, Ziele und Ergebnisse eines Projekts. Sie dient als Referenzdokument, das sicherstellt, dass alle Beteiligten ein gemeinsames Verständnis über das Projekt haben. Ein klarer Projektumfang hilft, Missverständnisse zu vermeiden, Ressourcen effizient einzusetzen und den Projekterfolg zu sichern.

Im Folgenden finden Sie ein Beispiel für eine Projektumfangsbeschreibung eines Bauprojekts, das den Bau eines neuen Bürogebäudes umfasst. Dieses Beispiel zeigt, wie die wichtigsten Elemente wie Ziel, Lieferobjekte, Ausschlüsse und Annahmen dokumentiert werden sollten.

Eine derartige Beschreibung bildet die Grundlage für den Projektplan, die Zeitplanung und die Kostenschätzung. Sie dient außerdem als Orientierungspunkt, um Änderungen im Projektumfang zu kontrollieren und den Fortschritt zu messen.

Wie man eine Projektumfangsbeschreibung erstellt

Nachdem wir nun wissen, was eine Projektumfangsbeschreibung ist, lernen wir, wie man dieses wichtige Projektmanagement-Dokument erstellt. Ähnlich wie bei den fünf W-Fragen des Journalismus – wer, was, wann, wo, warum – müssen Sie beim Erstellen Ihrer Projektumfangsbeschreibung diese sieben Punkte berücksichtigen:

1. Projektziele und -objektive

Projektziele und -objektive definieren den Zweck eines Projekts. Projektziele sind die kleineren Schritte, die zu den übergeordneten Projektzielen führen. Beginnen Sie Ihr Projektumfangsdokument, indem Sie diese erläutern. Diese Ziele und Objektive sollten auch in einem Projektauftrag dokumentiert werden.

2. Projektanforderungen

Projektmanager und Stakeholder müssen sich über den Projektumfang und andere Projektanforderungen wie erwartete Qualität, Risiken, Nutzen und Kosten einigen.

3. Beschreibung des Projektumfangs

Das mag einfach klingen, ist aber der wichtigste Schritt. Hier definieren Sie Ihren Projektumfang, also alle Arbeiten, die erforderlich sind, um das Projekt abzuschließen. Hier sind einige einfache Schritte, die Ihnen bei der Definition des Projektumfangs helfen:

• Verwenden Sie eine Arbeitsstruktur, um alle Aufgaben, Ergebnisse und Meilensteine des Projekts zu visualisieren.
• Listen Sie auf, was im Umfang Ihres Projekts enthalten ist und was nicht. Alles, was nicht Teil des Projektumfangs ist, gilt als Projektausschluss.
• Identifizieren Sie Projektbeschränkungen – alle Einschränkungen wie Zeit oder Kosten.
• Erstellen Sie eine Umfangs-Basislinie, um Ihren tatsächlichen Fortschritt mit dem geplanten Projektumfang zu vergleichen.

Projektausschlüsse und -beschränkungen sind entscheidend, da sie die Grenzen des Projekts festlegen. Sie helfen dabei, die Erwartungen und das Feedback der Stakeholder zu steuern und geben den Teammitgliedern einen klaren Rahmen, innerhalb dessen sie kreativ arbeiten können.

4. Projektausschlüsse

Es ist unerlässlich, von Anfang an die Grenzen des Projekts zu definieren. Ebenso wichtig ist es jedoch, klar aufzulisten, was dieses Projekt nicht beinhaltet. Zum Beispiel:

• Anwendungsupdates, die für ein späteres Projekt geplant sind und bewusst nicht in diesem Projekt enthalten sind
• Eingeschränkter oder verschobener Kundenzugang zu bestimmten Support-Leitungen oder Produktfunktionen

5. Projektbeschränkungen

Projektbeschränkungen machen das Projektmanagement zu einem komplexen Puzzle. Die drei wichtigsten Beschränkungen bei der Verwaltung eines Projekts sind in der Regel Zeit, Budget und Umfang – auch bekannt als das magische Dreieck des Projektmanagements. Diese sind miteinander verknüpft, was bedeutet, dass eine Änderung am „Umfang“ automatisch Auswirkungen auf „Kosten“ oder „Zeit“ hat.

Darüber hinaus gibt es weitere Beschränkungen, die jederzeit auftreten können, wie Risiken, Ressourcen, Organisation, Methoden, Kunden und mehr. Listen Sie alle absehbaren Beschränkungen in Ihrem Projekt auf, damit Sie im Bedarfsfall vorbereitete Lösungen parat haben.

6. Projektannahmen

Ihre Projektannahmen drehen sich meist um dieselben Faktoren, die auch Beschränkungen darstellen – also Zeit, Budget und Umfang. In diesem Abschnitt Ihres Projektumfangsdokuments könnten beispielsweise Aussagen stehen wie: „Das Frontend-Entwicklungsteam wird während der gesamten Projektlaufzeit verfügbar sein“ oder „Das Kundensupport-Team erhält bis zu einem bestimmten Zeitpunkt eine Produktschulung.“

Diese Annahmen sind wichtig, da sie nicht nur aufzeigen, welche Ressourcen notwendig sind, um das Projekt zu starten, sondern auch schnell erkennen lassen, wo die größten Risikofaktoren liegen.

7. Projektergebnisse

Listen Sie die Projektergebnisse auf, die Ihr Team erstellen muss, um die Geschäftsziele zu erreichen. Dazu können das Endprodukt selbst, Benutzerhandbücher, Installationsanleitungen, Marketingmaterialien, Pressemitteilungen, Werbekampagnen und mehr gehören.

Die Gliederung Ihrer Projektumfangsbeschreibung dient als Orientierung, wenn Sie das vollständige Dokument erstellen. Auch wenn es unmöglich ist, den Projektverlauf auf dieser Ebene exakt vorherzusagen, ist dies der erste Schritt, um das gewünschte Ergebnis möglichst genau zu erreichen. Mit den sieben Schlüsselpunkten oben schaffen Sie eine solide Grundlage für ein erfolgreiches Projekt.

Gantt-Diagramme sind die Arbeitspferde des Umfangsmanagements. Allerdings sind viele Gantt-Diagramm-Tools in ihrer Funktionalität stark eingeschränkt. ProjectManager bietet dynamische Online-Gantt-Diagramme, die Aufgaben organisieren, priorisieren, Abhängigkeiten verknüpfen und Meilensteine hinzufügen. Im Gegensatz zu anderen Tools können Sie hier den kritischen Pfad filtern. Sobald Sie die Basislinie festlegen, können Sie den tatsächlichen Fortschritt mit dem geplanten vergleichen – eine der besten Methoden, um den Projektumfang zu überwachen.

Beispiele für Projektumfangsbeschreibungen

Sehen wir uns nun zwei einfache Beispiele für Projektumfangsbeschreibungen an, um besser zu verstehen, wie eine Umfangsbeschreibung in verschiedenen Branchen verwendet werden kann.

Beispiel einer Projektumfangsbeschreibung im Bauwesen

Die Definition des Projektumfangs ist einer der wichtigsten Schritte im Projektplanungsprozess. Im Bauwesen hilft die Definition des Umfangs Bauherren, Auftragnehmern und Subunternehmern nicht nur dabei, sich auf das Erscheinungsbild des Bauprojekts zu einigen, sondern auch eine genaue Kostenschätzung auf der Grundlage der erforderlichen Arbeiten, Materialien, Geräte und Arbeitskräfte zu erstellen.

1. Projektziele und -objektive: Errichtung eines Wohnbauprojekts – eines Apartmentkomplexes, der Einnahmen für das Bauunternehmen generieren soll.
2. Projektanforderungen: Architekten, Ingenieure und Bauprojektmanager arbeiten gemeinsam am Bauentwurf, um die Spezifikationen und Anforderungen des Projekts zu bestimmen. Dazu gehören Qualitätsstandards für Baumaterialien und Sicherheitsanforderungen. Um ein klares Verständnis dieser Anforderungen zu erhalten, müssen sie eine Reihe von Bauzeichnungen und Baudokumenten wie Baupläne, Leistungsverzeichnisse und CAD-Designs erstellen.
3. Beschreibung des Projektumfangs: Sobald ein Entwurf für das Gebäude vorliegt, kann der Projektumfang mithilfe einer Arbeitsstruktur (Work Breakdown Structure) definiert werden. Diese ermöglicht es dem Bauleitungsteam, die einzelnen Arbeitspakete zu identifizieren, wie z. B. Maurerarbeiten, Sanitärinstallationen, Elektroarbeiten und andere Bauaktivitäten.
4. Projektausschlüsse: Einer der wichtigsten Aspekte beim Schreiben einer Umfangsbeschreibung ist die Angabe der Aktivitäten, die nicht ausgeführt werden – die sogenannten Projektausschlüsse. Eine klare Definition hilft, spätere Missverständnisse zu vermeiden.
5. Projektbeschränkungen: Im Projektmanagement gibt es drei klassische Projektbeschränkungen: Zeit, Umfang und Kosten. Darüber hinaus können weitere Faktoren wie Ressourcen, Qualität und Risiken ein Bauprojekt beeinflussen. Für jedes Bauprojekt müssen während der Planungsphase Einschränkungen wie Umweltauflagen, lokale Vorschriften und Bauvorschriften berücksichtigt werden.
6. Projektannahmen: In jedem Projekt gibt es Annahmen, die Fachexperten vor Beginn der Bauphase treffen. Diese liegen häufig außerhalb des Einflussbereichs des Bauleitungsteams, etwa Wetterbedingungen, Lieferantenverfügbarkeit oder die Fähigkeit des Teams, die Arbeiten im geplanten Zeitrahmen abzuschließen. Diese Annahmen werden sich erst während der Ausführung bestätigen oder widerlegen.
7. Projektergebnisse: Wie bereits erwähnt, umfasst das Bauprojekt verschiedene Tätigkeiten wie HVAC-Installationen, Elektroarbeiten, Holzarbeiten und Maurerarbeiten. Jede dieser Baugruppen oder Subunternehmer ist dafür verantwortlich, während der Bauphase zahlreiche Projektergebnisse zu liefern.

Beispiel einer Projektumfangsbeschreibung in der Fertigung

Fertigungsprojekte beinhalten in der Regel die Produktion physischer Produkte. Dies erfordert eine Reihe von Schritten, um Rohmaterialien in fertige Güter umzuwandeln. Hier ist ein einfaches Beispiel für eine Umfangsbeschreibung im Bereich der Fertigung.

1. Projektziele und -objektive: Entwicklung eines Endprodukts auf Grundlage von Marktforschung und der strategischen Planung des Unternehmens.
2. Projektanforderungen: Für die Entwicklung und Fertigung des Produkts gibt es sowohl interne als auch externe Anforderungen. Zu den internen Anforderungen gehören die Erwartungen der Unternehmensstakeholder – niedrige Produktionskosten, hohe Gewinnmargen und eine möglichst schnelle Kapitalrendite. Externe Anforderungen betreffen den Wettbewerb auf dem Markt und die Erwartungen der Zielkunden in Bezug auf Qualität, Preis und Produktmerkmale.
3. Beschreibung des Projektumfangs: Der Projektumfang fasst die verschiedenen Aktivitäten zusammen, die Teil des Produktionszyklus sind. Dazu gehören der Produktentwicklungsprozess, die Beschaffung und der Transport von Rohstoffen, Teilen und Komponenten von Lieferanten zur Produktionslinie, der Montageprozess, Qualitätssicherungsverfahren sowie die Vertriebskanäle, die genutzt werden, um das Produkt auf den Markt zu bringen.
4. Projektausschlüsse: Es ist wichtig, den Stakeholdern genau zu erklären, welche Funktionen in Ihrem Produkt enthalten sind und welche Qualitätsstandards eingehalten werden. Produktdokumentationen wie Stücklisten sind ideal, um Ihre Projektausschlüsse klar zu definieren.
5. Projektbeschränkungen: In der Fertigung gibt es spezifische Projektbeschränkungen wie begrenzte Produktionskapazitäten, eingeschränkte Ressourcenverfügbarkeit, Kundennachfrage und Maschinenwartung.
6. Projektannahmen: Arbeiten Sie mit verschiedenen Abteilungen wie Marketing, Vertrieb, Produktion und Wartung zusammen, um möglichst viele Projektannahmen zu formulieren. Je mehr funktionsübergreifende Erkenntnisse Sie gewinnen, desto besser. Es ist wichtig, auf mehrere Szenarien vorbereitet zu sein. Eine gute Methode hierfür ist die Verwendung linearer Programmierungsmodelle, um unterschiedliche Produktions- und Nachfrageniveaus zu simulieren.
7. Projektergebnisse: Die Projektergebnisse umfassen alle Produktentwicklungsdokumente, die den Produktionsprozess leiten, den Produktprototyp und schließlich die finale Version des Produkts, die auf den Markt gebracht wird.

Projektumfangsbeschreibung vs. Leistungsbeschreibung (Scope of Work)

Es gibt einige Dokumente, mit denen die Projektumfangsbeschreibung häufig verwechselt wird – darunter die Leistungsbeschreibung. Beide klingen ähnlich, doch es gibt klare Unterschiede zwischen diesen beiden Projektdokumenten.

Die Leistungsbeschreibung ist eine Arbeitsvereinbarung – in der Regel zwischen Berater und Kunde – und beschreibt den Arbeitsplan, der ausgeführt werden soll. Dazu gehören unter anderem:

• Ergebnisse/Produkte/Resultate
• Projektzeitplan
• Projektmeilensteine
• Berichte zur Dokumentation des Projektfortschritts

Auch wenn das Schreiben einer Leistungsbeschreibung zeitaufwendig sein kann, beschreibt sie das Projekt selbst, jedoch nicht unbedingt den darauf folgenden Plan. Die Projektumfangsbeschreibung hingegen erfüllt genau diese Funktion, indem sie im Detail beschreibt und abbildet, was im Projektplan und im Projekt zu erwarten ist.

Projektumfangsbeschreibung vs. Umfangsmanagementplan

Sie mögen ähnlich klingen und das Projektergebnis kann ähnlich sein, doch die Projektumfangsbeschreibung unterscheidet sich vom Umfangsmanagementplan. Der Umfangsmanagementplan folgt auf die Projektumfangsbeschreibung und beschreibt den gesamten Prozess des Umfangsmanagements – vom Beginn bis zum Abschluss des Projektlebenszyklus.

Darüber hinaus hilft er, die während des Projekts auszuführende Arbeit zu definieren, diese zu steuern und zu überwachen. Er dokumentiert und verfolgt auch die einzelnen Phasen, um Scope Creep zu vermeiden, und unterstützt die Projektabnahme, einschließlich der Überprüfung der Ergebnisse und der Bewertung des Projekterfolgs.

Die Projektumfangsbeschreibung ist deutlich weniger umfangreich – sie dient vielmehr als übergeordneter Rahmen für den Umfangsmanagementplan und fungiert als Leitfaden, dem Stakeholder und Teammitglieder folgen können.

Wie hilft eine Projektumfangsbeschreibung dem Projektteam?

Dieses zentrale Dokument bietet dem Projektteam zahlreiche Vorteile. Es dient als Leitfaden, der Klarheit und Verständnis schafft, indem er definiert, was im Projekt enthalten ist und was nicht. Außerdem klärt es die Projektergebnisse und verknüpft das Projekt mit den übergeordneten Unternehmenszielen.

Eine Projektumfangsbeschreibung unterteilt das Projekt in handhabbare Aufgaben, was es erleichtert, den Ressourcenbedarf zu bestimmen. Alle Stakeholder – einschließlich Kunde, Sponsor und Team – teilen dasselbe Verständnis des Projektumfangs, was Missverständnisse minimiert. Letztlich trägt dieses Dokument wesentlich zu einem erfolgreichen Projektabschluss bei.

Tipps zum Schreiben einer Projektumfangsbeschreibung

Hier sind einige bewährte Vorgehensweisen, die Sie beim Verfassen Ihrer Projektumfangsbeschreibung berücksichtigen sollten:

• Vermeiden Sie Fachjargon. Sie sprechen mit verschiedenen Personen aus unterschiedlichen Abteilungen und Fachbereichen. Verwenden Sie daher eine klare und konsistente Sprache.
• Beziehen Sie alle relevanten Stakeholder ein – darunter Kunden, Sponsoren, Teammitglieder und Endbenutzer. Deren Beiträge und Feedback stellen sicher, dass alle Beteiligten die Projektgrenzen und -ziele verstehen und unterstützen.
• Halten Sie es kurz. Da dies ein Projektdokument ist, das die Zustimmung der Stakeholder einholen soll, wird es wahrscheinlich mehrere Überarbeitungen geben, bevor es endgültig ist. Es sollte außerdem als schnelle Referenz dienen – daher: klar und prägnant formulieren und ausführliche Beschreibungen dem vollständigen Projektplan überlassen.
• Vermeiden Sie pauschale Aussagen. Sie sollten Ihre Ressourcen nicht übermäßig binden, bevor das Projekt überhaupt begonnen hat.
• Formulieren Sie klar, was nicht im Umfang enthalten ist, um Erwartungen besser zu steuern und zu verhindern, dass sich das Projekt über seine ursprünglichen Grenzen hinaus ausweitet.
• Konzentrieren Sie sich auf Ergebnisse statt auf Aufgaben, da Endprodukte oder Dienstleistungen dem Projektteam helfen, den besten Ansatz zur Erledigung der Arbeit zu finden.
• Stellen Sie sicher, dass die Beschreibung grundlegende Fragen beantwortet, wie zum Beispiel:
  • Welche langfristigen geschäftlichen Vorteile entstehen?
  • Was bietet sie unseren Kunden, das derzeit nicht existiert?
  • Ist dies besser als das, was wir derzeit auf dem Markt anbieten?

ProjectManager & Projektumfangsmanagement

Große Projekte können sowohl zeitlich als auch organisatorisch anspruchsvoll sein. Lassen Sie sich davon nicht schon vor dem Projektstart überwältigen. Verwenden Sie zunächst unsere Gantt-Chart-Software, um eine Arbeitsstruktur (WBS) zu erstellen und sich einen Überblick über die Ergebnisse sowie die erforderlichen Aufgaben zu verschaffen, die vor der Einreichung der Projektumfangsbeschreibung abgeschlossen werden müssen.

Von dort aus können Sie ProjectManager nutzen und mit unseren Funktionen zur Aufgabenverwaltung alle erforderlichen Aufgaben nach Priorität und Projektphase organisieren. Sie können auch andere Teammitglieder um Input bitten – sie können direkt in den Aufgaben kommentieren, sodass die Kommunikation strukturiert und effizient bleibt.

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