Les grands projets commencent souvent avec de grands espoirs et de grandes attentes. Mais si la phase d’initiation du projet échoue, le projet peut dévier et aller droit au désastre. Il faut ancrer le projet dès le départ en lui donnant une structure. Les idées sont nombreuses, mais avoir un plan de projet et l’exécuter permet de concrétiser ces espoirs et ces idées.

Bien sûr, il existe d’autres phases de gestion de projet, mais l’initiation du projet est la première et souvent la plus importante. Une phase d’initiation solide est la clé pour terminer le projet à temps et dans les limites du budget.

Qu’est-ce que l’initiation de projet ?

L’initiation de projet est la première phase du cycle de vie d’un projet. C’est à ce stade que l’opportunité ou la raison du projet est identifiée et qu’un projet est conçu pour en tirer parti. C’est aussi à ce moment que les projets sont approuvés ou rejetés par les principales parties prenantes, ce qui implique de mener des études de faisabilité et une analyse coûts-avantages pour s’assurer que le projet a une valeur commerciale.

L’initiation de projet est une phase intense, avec beaucoup de planification et de recherches afin de transformer l’idée en réalité. ProjectManager est un logiciel de gestion de projet qui propose plusieurs vues telles que des diagrammes de Gantt, des tableaux kanban et des tableaux de bord pour suivre les risques, les tâches, le temps et les ressources.

Pourquoi la phase d’initiation de projet est-elle importante ?

La phase d’initiation de projet est importante pour plusieurs raisons. Principalement parce que c’est à ce stade que les sponsors du projet forment une équipe projet et créent la documentation nécessaire pour convaincre les parties prenantes de la valeur du projet proposé.

Les parties prenantes telles que le conseil d’administration et la direction de l’entreprise examinent ensuite la proposition de projet, effectuent une analyse coûts-avantages et évaluent sa compatibilité avec les autres projets et programmes du portefeuille de projets de l’organisation.

Une fois que ces parties prenantes décident d’aller de l’avant, le chef de projet ou le bureau de gestion de projet (PMO) peut passer à la planification, à l’exécution et au suivi du projet jusqu’à sa finalisation. Aucun projet ne peut débuter sans une véritable phase d’initiation.

Qui participe au processus d’initiation de projet ?

Divers acteurs interviennent dans la phase d’initiation de la gestion de projet. Voici quelques participants courants.

Commanditaire du projet

Le commanditaire du projet est généralement un cadre ou un dirigeant qui supervise le projet et en obtient l’approbation. Il fournit les ressources nécessaires, y compris le personnel, le budget et l’autorité pour lancer le projet. Dans le processus d’initiation, le commanditaire obtient l’engagement des autres parties prenantes et fait le lien entre la direction générale et l’équipe projet pour résoudre les problèmes et prendre des décisions.

Chef de projet

Le chef de projet est chargé de diriger le projet de l’initiation à la clôture. Lors de l’initiation, il définit les objectifs, le périmètre et les livrables du projet en collaboration avec les parties prenantes, collecte les exigences et coordonne les ressources. Il participe à l’élaboration de la charte de projet, du calendrier et du budget préliminaire tout en contribuant à l’identification des risques.

Parties prenantes

Les parties prenantes participent également au processus d’initiation. Ce sont des individus ou des groupes qui ont un intérêt dans la réussite du projet. Elles peuvent être internes ou externes, et incluent les responsables de services, les clients, les utilisateurs finaux ou d’autres unités de l’entreprise concernées. Pendant l’initiation, les parties prenantes donnent leur avis sur les objectifs, les contraintes et les exigences du projet pour aider à définir son périmètre et ses priorités.

Comité de pilotage

Le comité de pilotage est un groupe composé de parties prenantes clés ou de cadres supérieurs qui assurent une supervision de haut niveau et une orientation stratégique. Pendant la phase d’initiation, il examine et approuve le périmètre, les objectifs et le budget du projet. Le comité s’assure que le projet est aligné sur la stratégie de l’organisation et fournit des conseils sur la gestion des risques et l’allocation des ressources. Il est aussi chargé de résoudre les problèmes majeurs, d’autoriser les changements importants et de garantir l’adhésion des parties prenantes.

Documentation d’initiation de projet

Comme mentionné, la documentation d’initiation aide à faire passer le projet de l’idée à la réalité. Voici les documents les plus utilisés pour mettre en valeur les avantages du projet et établir les bases du plan de projet.

C’est à ce stade qu’une équipe est constituée et qu’un dossier d’opportunité est créé pour définir le projet en détail.

Dossier d’opportunité

Un dossier d’opportunité est utilisé pour expliquer la raison de lancer un projet. Il montre comment l’utilisation des ressources financières et autres soutient les besoins de l’entreprise. Ce document doit être adaptable en fonction de la taille et des risques de la proposition de projet, mais il conserve une structure semblable d’un projet à l’autre. Il ne traite pas des aspects techniques, mais bien des enjeux business du projet, et il doit être complet.

Idéalement, le dossier d’opportunité doit être facile à comprendre, logique et pertinent. Les éléments clés doivent pouvoir être suivis, mesurés et justifiés. Il doit également y avoir une notion de responsabilité et d’engagement concernant la livraison et les coûts.

La structure du dossier d’opportunité doit suivre la logique suivante :

• Préface
• Table des matières
• Résumé exécutif : ce qu’est le projet, ses résultats attendus et les raisons de le lancer
• Introduction présentant les facteurs déclencheurs, le périmètre des travaux et les données financières
• Analyse avec hypothèses, estimation des coûts et bénéfices, y compris les risques
• Estimation préliminaire des coûts, comme une estimation grossière (rough order of magnitude)
• Conclusion indiquant les prochaines étapes
• Annexes

Charte de projet

Une charte de projet définit l’objectif du projet ainsi que sa structure et son mode d’exécution. Elle détaille la vision, les objectifs, le périmètre et les livrables du projet. Les responsabilités de l’équipe projet et des parties prenantes y sont également précisées.

Cette étape permet de clarifier la vision et les objectifs du projet. Elle définit le périmètre du projet et énumère les livrables.

La charte de projet précise également les rôles et responsabilités de l’équipe projet, identifie les clients et les parties prenantes. C’est à ce moment que le projet est structuré, que le plan de projet est documenté et que les risques, problèmes et hypothèses sont listés.

Charte d’équipe

Une charte d’équipe est similaire à une charte de projet, à la différence qu’elle se concentre sur les rôles et responsabilités de l’équipe projet. Le principal objectif de ce document est d’aider les équipes à mieux comprendre comment elles peuvent collaborer pour atteindre leurs objectifs.

Document d’initialisation de projet (PID)

Un document d’initialisation de projet est utilisé dans le cadre de la gestion de projets selon la méthode PRINCE2. Ce document permet de définir les éléments du projet qui nécessitent une validation des parties prenantes, comme le dossier d’opportunité, le périmètre, les risques, les critères de réussite et d’autres aspects essentiels liés à l’initialisation du projet.

Cahier des charges fonctionnel (BRD)

Le cahier des charges fonctionnel peut aussi faire partie de la phase d’initialisation. Il définit les besoins et exigences métier que le projet doit satisfaire, et agit comme un accord formel entre les parties prenantes sur les livrables attendus. Cela comprend les exigences fonctionnelles et non fonctionnelles. En plus de préciser le périmètre et les objectifs du projet, le cahier des charges garantit l’alignement entre l’équipe projet, les parties prenantes et le client.

Note de cadrage

La note de cadrage est l’un des documents clés de l’initialisation de projet. Elle constitue une vue d’ensemble synthétique du projet, résumant son périmètre, ses objectifs, ses livrables, son calendrier et ses parties prenantes. Elle agit comme un outil de communication initiale permettant à l’équipe et aux parties prenantes de mieux comprendre les enjeux du projet. La note de cadrage est généralement produite au début de l’initialisation, avant d’entrer dans les détails de la planification.

Proposition de projet

Autre élément de la documentation d’initialisation, la proposition de projet est un document formel qui présente les objectifs, le périmètre, le calendrier, le budget estimé et les résultats attendus du projet. Elle est généralement utilisée pour obtenir une validation ou un financement de la part du client ou des décideurs. La proposition de projet aborde également la faisabilité, les risques et les bénéfices. Cela permet aux parties prenantes d’évaluer son alignement avec les objectifs de l’organisation.

Matrice de répartition des responsabilités

La matrice de répartition des responsabilités, notamment les matrices RACI, DACI, RASIC et autres, permet de clarifier les rôles et responsabilités au sein du projet. Elle attribue quatre catégories clés — responsable, redevable, consulté et informé — pour chaque tâche et livrable du projet. Bien qu’elle soit souvent utilisée durant la planification, elle peut être mise en place dès le début pour définir les rôles des parties prenantes et des membres de l’équipe, afin de leur faire comprendre leurs responsabilités.

Journal RAID

RAID signifie risques, hypothèses, problèmes et décisions. Le journal RAID est utilisé lors de l’initialisation du projet pour suivre ces éléments et aider l’équipe à anticiper les problèmes potentiels le plus tôt possible. Cela permet de développer des stratégies d’atténuation. Le journal RAID consigne les risques et hypothèses majeurs susceptibles d’avoir un impact sur le succès du projet, ainsi que les dépendances avec d’autres projets ou processus.

Étapes clés de la phase d’initialisation du projet

Comme indiqué ci-dessus, la phase d’initialisation peut être décomposée en quelques étapes simples. Voici cinq étapes pour bien démarrer la plupart des projets. N’hésitez pas à adapter ce processus selon les besoins de votre équipe.

1. Créer vos documents d’initialisation de projet

Comme mentionné, les documents d’initialisation sont l’un des principaux livrables de cette phase. Grâce à une charte de projet, un dossier d’opportunité, une charte d’équipe et d’autres documents de soutien, vous posez les bases du succès.

2. Réaliser une étude de faisabilité

Une fois le dossier d’opportunité validé, l’étape suivante consiste à réaliser une étude de faisabilité, qui examine les solutions potentielles à l’opportunité ou au problème métier que le projet doit résoudre. Elle permet de déterminer la meilleure manière d’aborder le projet.

L’étude de faisabilité analyse l’opportunité et décrit ce qui est nécessaire pour réaliser un projet réussi. Elle identifie également d’autres solutions possibles, le cas échéant. Les risques et problèmes potentiels sont définis à ce stade, ainsi que les solutions proposées en cas de survenue.

3. Réaliser une analyse coûts-avantages

Une analyse coûts-avantages permet d’évaluer les forces et faiblesses du projet. Elle compare les coûts et bénéfices prévisionnels afin de déterminer si le projet est viable d’un point de vue économique. Cette analyse permet d’évaluer la faisabilité financière et d’optimiser l’allocation des ressources pour une prise de décision éclairée et un alignement stratégique. Elle peut aussi aider à obtenir l’adhésion des parties prenantes.

4. Constituer une équipe projet

Un projet ne peut pas être lancé sans équipe : c’est une étape clé du développement de projet. Il s’agit donc de rédiger les profils de poste des personnes qui mettront en œuvre le plan, en précisant leurs objectifs et responsabilités.

Constituer une équipe projet demande de définir le plus clairement possible les rôles de chacun afin d’assurer un bon déroulement du travail. Commencez par lister toutes les responsabilités associées à un poste, ainsi que la hiérarchie à laquelle cette personne devra rendre compte.

Créer un organigramme détaillé peut être utile. En listant les compétences et expériences requises pour chaque poste, il devient plus simple de pourvoir les postes concernés. Il est également utile de préciser les qualifications nécessaires, le cas échéant. Bien entendu, les critères de performance, la rémunération et les conditions de travail doivent aussi être définis.

5. Identifier, analyser et prioriser les parties prenantes

Ensuite, identifiez, analysez et priorisez les parties prenantes du projet. Celles-ci doivent être consignées dans un registre des parties prenantes. Une analyse des parties prenantes permet ensuite, à l’aide d’une matrice, d’évaluer leur niveau d’implication, leur impact potentiel et leur degré d’intérêt. Ces informations permettent de repérer les parties prenantes les plus influentes et d’élaborer un plan de gestion adapté.

6. Faire approuver la phase d’initialisation du projet

Relisez vos documents d’initialisation pour vérifier qu’aucune étape n’a été omise avant de solliciter l’approbation des parties prenantes. Il est également important de repasser en revue les risques identifiés pour s’assurer que rien n’a été oublié. Vérifiez si vos hypothèses et contraintes ont évolué avant de passer à l’étape suivante.

C’est uniquement en démarrant un projet dans de bonnes conditions qu’il pourra se conclure avec succès. Une phase d’initialisation rigoureuse permet de définir clairement le périmètre et de constituer une équipe solide pour mener le projet à bien.

7. Préparer l’équipe avec une réunion de lancement

Une fois la charte de projet validée, il faut organiser une réunion de lancement avec l’équipe projet et le client. Cette réunion permet de fixer des objectifs communs et d’aligner les attentes concernant le périmètre, le calendrier et les livrables du projet, entre autres. Elle garantit une transition fluide vers les phases de planification et d’exécution.

8. Mettre en place un bureau de gestion de projet (PMO)

Un bureau de gestion de projet est un espace physique dans les locaux ou sur le chantier où le chef de projet et son équipe de support sont installés. Il abrite l’infrastructure de communication et l’équipement nécessaire au bon déroulement du projet.

La première étape consiste à déterminer l’emplacement du bureau de projet, puis à s’assurer que l’infrastructure est correctement installée avec les bons outils et équipements.

Il faut ensuite définir les rôles et responsabilités au sein du PMO et déterminer les normes et processus à appliquer. Une fois cela fait, le PMO peut commencer à fournir des services aux projets et programmes dont il a la charge.

Utiliser ProjectManager au-delà de la phase d’initialisation

Maintenant que vous avez terminé la phase d’initialisation du projet, il est temps d’élaborer votre plan de projet. Essayez ProjectManager, notre logiciel de gestion de projet primé. Vous aurez accès à une suite d’outils puissants pour planifier, suivre et rendre compte de vos projets.

Diagrammes de Gantt pour la planification

Utilisez nos diagrammes de Gantt en ligne pour faire passer votre projet de la phase d’initialisation à la phase de planification. Organisez vos tâches et liez celles qui sont interdépendantes. Définissez des dates limites et assignez les tâches aux membres de l’équipe afin que chacun connaisse ses responsabilités. Vous pouvez même ajouter des commentaires et des pièces jointes aux tâches pour que les membres de l’équipe aient tout ce dont ils ont besoin pour démarrer.

Outils de gestion des ressources pour garder le projet sur les rails

Si un membre de l’équipe est absent ou surchargé, les gestionnaires peuvent réaffecter les tâches et redistribuer la charge de travail en un clic grâce à nos outils de gestion des ressources. Ces fonctionnalités puissantes permettent de concrétiser tout le travail réalisé pendant la phase d’initialisation.

Contenu connexe en gestion de projet

Il y a beaucoup à apprendre pour maîtriser la discipline de la gestion de projet. C’est pourquoi nous avons créé des dizaines de blogs, modèles, livres numériques et autres ressources couvrant les concepts les plus importants de la gestion de projet. En voici quelques-uns.

• Qu’est-ce qu’un rapport de projet ? 12 rapports de projet essentiels
• Que sont les jalons du projet ?
• Qu’est-ce qu’une structure de répartition du travail ?
• Qu’est-ce que la gestion du changement ? Principes, processus et modèles

La phase d’initialisation d’un projet demande beaucoup de planification et de suivi. Un logiciel de gestion de projet en ligne comme ProjectManager propose des outils de planification et de suivi tels que les diagrammes de Gantt, les tableaux de bord en temps réel et les listes de tâches pour gérer un projet de l’initialisation à la clôture. Découvrez comment ProjectManager peut vous aider à mener à bien vos projets grâce à cet essai gratuit de 30 jours.