L’une des principales responsabilités de tout chef de projet est de suivre les ressources du projet afin qu’elles soient disponibles au moment où elles sont nécessaires. Pour ce faire, il doit mesurer l’utilisation des ressources. En calculant l’utilisation des ressources, les chefs de projet et les employeurs obtiennent une meilleure idée de la manière d’organiser les ressources telles que la main-d’œuvre ou les équipements pour réduire les coûts, accroître la productivité et répondre à la demande des clients.
Qu’est-ce que l’utilisation des ressources ?
L’utilisation des ressources est un indicateur de planification des ressources qui mesure le taux d’utilisation des ressources sur une période donnée, ce qui permet aux chefs de projet d’identifier les ressources de projet sous ou sur-allouées.
Il existe différentes méthodes pour mesurer l’utilisation des ressources, mais la plupart des chefs de projet utilisent un logiciel de gestion de projet tel que ProjectManager pour faciliter ce processus. ProjectManager propose des diagrammes de Gantt, des feuilles de temps, des graphiques de charge de travail, des tableaux de bord et d’autres outils de gestion des ressources. Commencez dès aujourd’hui gratuitement.
Le diagramme de Gantt de ProjectManager permet de créer un calendrier de ressources détaillé pour tout projet. Visualisez les tâches dans une chronologie, attribuez les ressources, estimez les coûts et suivez l’utilisation des ressources à l’aide des feuilles de temps, des graphiques de charge de travail, des tableaux de bord et d’autres outils de gestion des ressources. Commencez dès aujourd’hui gratuitement avec ProjectManager.
L’utilisation des ressources est souvent confondue avec l’allocation des ressources, mais ce sont deux concepts de planification des ressources différents. Voici en quoi ils diffèrent.
Utilisation des ressources vs allocation des ressources
Alors que l’utilisation des ressources mesure la façon dont les ressources sont utilisées, l’allocation des ressources fait référence au processus par lequel un chef de projet détermine les besoins en ressources du projet, choisit son équipe et attribue les ressources aux tâches tout au long du cycle de vie du projet. Cela inclut les réaffectations et les ajustements de la charge de travail de l’équipe selon les besoins.
Importance du suivi de l’utilisation des ressources en gestion de projet
Connaître l’utilisation des ressources est essentiel pour la planification des ressources, la maîtrise des coûts et la prise de décisions telles que l’ajustement du plan de projet, du budget ou du calendrier. L’utilisation des ressources offre également une meilleure visibilité sur un projet. Plus il y a de transparence et de suivi, moins il est probable de manquer des étapes importantes. Cela permet d’identifier les risques avant qu’ils ne deviennent des problèmes susceptibles de compromettre le projet.
Cela se traduit par un meilleur retour sur investissement (ROI). Comprendre la capacité des ressources garantit qu’elles ne sont pas surchargées ou surexploitées, ce qui conduit à une plus grande efficacité et soutient la rentabilité.
De plus, la mesure de l’utilisation des ressources est importante pour le processus de gestion des ressources dans son ensemble, car elle est nécessaire pour l’équilibrage, la planification, la gestion et l’optimisation des ressources. Cela nécessite une connaissance du taux d’utilisation des ressources.
Qu’est-ce que le taux d’utilisation ?
Le taux d’utilisation est un indicateur qui indique le pourcentage des ressources disponibles utilisées par une organisation à un moment donné. Cela s’applique aux ressources organisationnelles humaines et non humaines, telles que les machines et autres actifs matériels. Leur utilisation peut être mesurée en heures de travail, mais de nombreuses autres variables doivent être prises en compte, généralement incluses dans un rapport d’utilisation des ressources.
Qu’est-ce qu’un rapport d’utilisation des ressources ?
Un rapport d’utilisation des ressources présente le taux d’utilisation des ressources afin de déterminer quelles ressources sont actuellement disponibles et s’il y aura suffisamment de ressources pour exécuter les tâches futures du projet.
Il n’existe pas de format standard pour la création d’un rapport d’utilisation des ressources, mais voici quelques éléments qui peuvent y figurer.
- Coûts de main-d’œuvre : L’un des principaux objectifs d’un rapport d’utilisation des ressources est de documenter les coûts associés aux ressources du projet attribuées à l’exécution des activités.
- Calendrier des ressources : Les rapports d’utilisation doivent inclure des informations de planification des ressources indiquant quand et pendant combien de temps elles seront utilisées.
- Capacité des ressources : Les organisations doivent comparer leur utilisation actuelle des ressources à leurs prévisions de ressources et à leur capacité totale afin de déterminer si elles peuvent entreprendre d’autres projets sans perturber leurs opérations.
- Disponibilité des ressources : Un rapport d’utilisation doit documenter la disponibilité actuelle des ressources d’un projet ou d’une organisation, ainsi que les contraintes de ressources, qui évoluent constamment au fur et à mesure que les tâches sont achevées.
Quels outils peuvent être utilisés pour suivre l’utilisation des ressources ?
Voici un aperçu rapide de quelques-uns des outils les plus utilisés pour suivre l’utilisation des ressources de projet.
Diagrammes de Gantt
Un diagramme de Gantt est un outil de planification de projet permettant d’établir un calendrier des ressources. Il comporte deux parties : d’un côté, une grille répertorie les tâches du projet, les informations d’allocation des ressources, les coûts estimés, les échéances et les dépendances. L’autre côté est un graphique à barres empilées qui aide à visualiser les tâches dans un calendrier de ressources.
Graphiques de gestion de la charge de travail
Les graphiques de gestion de la charge de travail affichent les taux d’utilisation des employés et indiquent ceux qui sont sur ou sous-alloués, permettant ainsi aux gestionnaires de réaffecter les tâches pour équilibrer la charge de travail de leur équipe.
Feuilles de temps
Les feuilles de temps enregistrent les heures de travail des employés à des fins de traitement de la paie. Elles permettent aux employeurs et aux employés de s’accorder sur le travail effectué et sur le paiement correspondant, ce qui est essentiel pour le suivi des budgets de projet.
Tableaux de bord d’utilisation des ressources
Les tableaux de bord d’utilisation des ressources sont idéaux pour surveiller l’utilisation quotidienne des ressources d’un projet ou d’une organisation. Idéalement, les organisations devraient utiliser un logiciel disposant d’un tableau de bord en temps réel pour suivre l’avancement des tâches, l’utilisation des ressources, les échéanciers et les coûts.
Exemple d’utilisation des ressources
Pour mieux comprendre le fonctionnement du suivi de l’utilisation des ressources, examinons un scénario concret. Imaginons qu’un fabricant évalue des bons de commande récemment reçus de clients potentiels.
Avant d’accepter ces projets, le fabricant doit déterminer sa capacité totale en ressources et la comparer à son utilisation actuelle afin d’établir sa disponibilité en ressources. Si suffisamment de ressources sont disponibles, le fabricant peut décider d’exécuter ces commandes.
Cependant, ce n’est pas le seul facteur à prendre en compte dans cette décision. De nombreuses contraintes de ressources peuvent influencer la disponibilité des ressources, comme les problèmes de chaîne d’approvisionnement, les activités de maintenance planifiées, les pannes de machines ou le roulement du personnel.
Comment calculer le taux d’utilisation des ressources
Même s’il n’existe qu’une seule définition de l’utilisation des ressources, il existe différents taux d’utilisation permettant de répondre à divers objectifs de planification des ressources. Voici les principales formules d’utilisation des ressources.
Formule du taux d’utilisation
Taux d’utilisation = Total des heures facturables / Total des heures disponibles
La formule du taux d’utilisation est utilisée lorsque les chefs de projet doivent évaluer la rentabilité de l’utilisation de leurs ressources, en comparant les heures facturables au total des heures disponibles d’un employé.
Les heures facturables correspondent aux heures de travail imputées à un client une fois la tâche accomplie. En général, les chefs de projet visent un taux d’utilisation de 0,8 ou 80 %. Cela permet de garantir une utilisation élevée des ressources facturables tout en laissant une marge pour un bon équilibre entre vie professionnelle et personnelle.
À l’inverse, un taux d’utilisation non facturable élevé indique que l’équipe consacre trop de temps à des tâches non critiques.
Formule du taux d’utilisation de la capacité
Taux d’utilisation de la capacité = Total des taux d’utilisation des employés / Nombre total d’employés
Identifiez le taux d’utilisation de chaque membre de l’équipe, puis calculez le taux global d’utilisation des ressources pour l’ensemble de l’équipe. Pour cela, utilisez la formule du taux d’utilisation de la capacité, qui établit une moyenne des taux d’utilisation actuels de l’équipe.
Formule du taux d’utilisation optimal
Taux d’utilisation optimal = Coûts des ressources + Coûts généraux + Marge bénéficiaire / Taux d’utilisation de la capacité
La formule du taux d’utilisation optimal permet d’équilibrer les coûts des ressources, les coûts généraux et la marge bénéficiaire avec le taux d’utilisation de la capacité.
Formule du taux d’utilisation idéal
Taux d’utilisation idéal = Coûts des ressources + Coûts généraux + Marge bénéficiaire / Heures totales disponibles * Taux horaire facturable idéal
La formule du taux d’utilisation idéal équilibre les coûts des ressources, les coûts généraux et la marge bénéficiaire avec le nombre total d’heures disponibles et le taux horaire facturable idéal, c’est-à-dire le prix facturé aux clients.
Comment rationaliser l’utilisation des ressources pour être plus productif
Voici quelques conseils pour simplifier le processus d’utilisation des ressources afin que l’équipe de projet puisse accomplir davantage tout en évitant l’épuisement professionnel.
1. Définir les heures facturables et non facturables
La première étape pour mesurer avec précision l’utilisation des ressources consiste à définir les activités facturables et non facturables que l’équipe de projet exécutera. Une fois cette distinction faite, calculez l’utilisation globale, l’utilisation facturable et l’utilisation non facturable.
2. Déterminer les heures disponibles de chaque membre de l’équipe
Déterminez les heures disponibles pour chaque membre de l’équipe en fonction de leur contrat, qu’il soit à temps plein, à temps partiel ou basé sur un tarif unitaire. Cela facilite l’attribution du travail. Utilisez des feuilles de temps, des calendriers des ressources, des histogrammes de ressources et d’autres outils pour suivre l’utilisation des ressources.
3. Utiliser les feuilles de temps pour mesurer l’utilisation des ressources
Les feuilles de temps sont un outil essentiel pour mesurer l’utilisation des ressources, car elles enregistrent le temps de l’équipe, appliquent les formules d’utilisation et mesurent l’utilisation globale des ressources.
4. Utiliser la formule d’utilisation des ressources
Utilisez les formules d’utilisation des ressources mentionnées plus haut et, selon les besoins du projet (facturable, non facturable ou stratégique), mesurez l’utilisation des ressources.
5. Déterminer la productivité des employés
Sur la base de l’analyse de l’utilisation des ressources, identifiez quels employés sont suralloués, sous-alloués ou dont la performance est faible en comparant leurs résultats à ceux de leurs pairs et aux livrables produits.
Modèles de gestion des ressources
Nous proposons des dizaines de modèles gratuits de gestion de projet pour vous aider à gérer vos projets. Voici trois modèles particulièrement utiles pour mesurer l’utilisation des ressources et répondre à vos besoins en gestion des ressources.
Modèle de plan de gestion des ressources
Notre modèle gratuit de plan de gestion des ressources est un excellent outil pour documenter les heures de travail de l’équipe et les suivre sur une chronologie. Personnalisez-le selon vos besoins, puis utilisez-le en tant que fichier Excel téléchargeable ou importez-le dans ProjectManager afin que l’équipe puisse y accéder à tout moment et depuis n’importe où.
Modèle de matrice RACI
Une matrice RACI est un outil idéal pour obtenir une vue d’ensemble des responsabilités des membres de l’équipe, en définissant leurs rôles, leurs responsabilités et leur imputabilité dans le projet. Notre modèle gratuit de matrice RACI est un excellent point de départ pour amorcer le processus d’analyse de l’utilisation des ressources.
Modèle de tableau de bord
Les tableaux de bord sont un excellent moyen de surveiller la santé d’un projet sous un angle global. Grâce à notre modèle de tableau de bord de gestion de projet, vous pouvez suivre les coûts, la charge de travail et les tâches, ce qui en fait un outil performant pour contrôler l’utilisation des ressources.
Avantages de la gestion de l’utilisation des ressources
Comme mentionné précédemment, le suivi et la gestion de l’utilisation des ressources sont essentiels pour les entreprises et les projets. Voici quelques avantages clés d’un contrôle efficace de l’utilisation des ressources.
- Obtenez une vision claire de la disponibilité et de la capacité de vos ressources
- Identifiez les membres sur ou sous-alloués et répartissez les tâches plus équitablement
- Repérez les goulots d’étranglement et éliminez-les pour améliorer la productivité de votre équipe
- Prévenez l’épuisement en répartissant le travail de manière équilibrée entre les membres
- Augmentez la rentabilité en vous concentrant sur les tâches facturables
- Optimisez votre pourcentage d’utilisation des ressources pour un meilleur retour sur investissement (ROI)
- Allouez les ressources de manière stratégique afin d’accomplir les tâches plus rapidement et d’accroître la production
Comment ProjectManager calcule automatiquement l’utilisation des ressources
Utiliser différentes formules pour calculer l’utilisation des ressources prend du temps. Ne serait-il pas pratique d’avoir un outil capable d’effectuer ces calculs automatiquement ? ProjectManager est un logiciel de gestion de projet primé qui le fait pour vous.
Nous proposons une suite complète d’outils de gestion de projet qui partagent les données et fonctionnent au sein du même programme pour gérer le projet. L’une des fonctionnalités essentielles est notre logiciel de gestion des ressources, qui attribue les ressources, suit leurs coûts et offre une visibilité sur la disponibilité de l’équipe, tout en équilibrant la charge de travail, le tout depuis un seul outil.
Données en temps réel
Voici comment cela fonctionne. Comme notre logiciel est en ligne, les données de projet sont toujours à jour, vous aidant à prendre des décisions fondées sur des informations en temps réel. Consultez qui travaille sur quoi depuis notre page de gestion d’équipe, où vous trouverez la liste des membres de l’équipe avec les détails de leurs tâches, échéances et avancement.
Avant d’attribuer des tâches, les gestionnaires doivent planifier la disponibilité des membres de l’équipe. Cela peut être configuré sur la page de gestion d’équipe, qui permet de définir les jours ouvrés, les congés et les jours fériés de l’équipe. Cette configuration est possible pour une équipe sur site ou répartie dans le monde entier grâce à notre fonctionnalité de jours fériés internationaux.
Diagrammes de Gantt en ligne
Une fois la disponibilité de l’équipe définie, attribuez les ressources sur le diagramme de Gantt en ligne. Depuis cette vue projet, affectez des tâches aux membres de l’équipe en fonction du nombre d’heures dont ils disposent pour accomplir leur travail. Identifiez ceux qui sont sur ou sous-alloués et obtenez des estimations des coûts des ressources.
Fonctionnalités avancées de gestion des ressources
Le cœur de notre logiciel d’utilisation des ressources est la page de charge de travail. Utilisez un graphique de charge de travail codé par couleur pour vérifier si les membres de l’équipe ont trop ou trop peu de tâches assignées. Aucune formule d’utilisation des ressources n’est nécessaire. Le meilleur ? Il est facile d’équilibrer la charge de travail pour accroître la productivité et éviter l’épuisement, en réaffectant simplement les tâches directement depuis la page de charge de travail. Si vous gérez plusieurs projets et équipes, filtrez la page par projet, équipe ou date.
Ce n’est qu’un aperçu de tout ce que ProjectManager peut faire pour améliorer l’efficacité de votre projet. Nous proposons des feuilles de temps qui se mettent automatiquement à jour au fur et à mesure que les équipes travaillent sur leurs tâches, vous permettant ainsi de suivre leurs heures. Vous bénéficiez également d’un tableau de bord en temps réel pour une vue d’ensemble de l’avancement et de rapports en un clic pour analyser les données plus en profondeur. Planifiez, surveillez et générez des rapports avec un seul outil. Découvrez comment il peut vous aider à gagner en productivité en profitant de cet essai gratuit de 30 jours.