Savoir comment lancer un projet est l’une des compétences les plus essentielles pour tout chef de projet. Un grand projet (comme un petit) commence par les éléments de base, puis se développe pour devenir quelque chose de plus vaste et de plus complexe. Vous devez vous mettre au travail, mais la façon dont vous vous y mettez est tout aussi importante.
10 étapes simples pour lancer un projet
Les projets peuvent sembler compliqués, et ils le sont parfois. Mais même le projet le plus complexe peut être décomposé en étapes simples pour le rendre plus facile à gérer. Une fois cela fait, vous aurez besoin d’un logiciel de gestion de projet pour lancer, exécuter et livrer le projet.
ProjectManager est un logiciel de gestion de projet primé qui permet aux équipes de planifier, de gérer et de suivre leurs projets en temps réel. Utilisez nos diagrammes de Gantt performants pour planifier vos projets, lier les dépendances entre tâches et définir une référence de base afin de comparer l’effort prévu et l’effort réel en temps réel. Commencez dès aujourd’hui à utiliser ProjectManager gratuitement.
1. Déterminez la raison d’être du projet
Avant de lancer un projet, vous devez comprendre pourquoi ce projet existe. Quel est son objectif ou sa raison d’être ? Cette vision doit être claire et partagée par toute l’équipe de projet.
2. Définissez les buts et les objectifs du projet
Maintenant que vous avez une idée générale de la raison d’être du projet, vous devez aller un peu plus loin et définir ses buts et ses objectifs. Autrement dit, que veut accomplir l’organisation avec ce projet ? Les buts et les objectifs doivent être SMART, c’est-à-dire spécifiques, mesurables, atteignables, réalistes et temporellement définis.
3. Déterminez la portée du projet
La portée du projet fait partie de la phase de planification : elle détermine et documente l’ensemble des livrables, des tâches et des coûts du projet. Établissez un aperçu détaillé de tous les aspects du projet, comme les ressources, les échéanciers, etc.
4. Estimez la durée du projet
La durée du projet correspond au temps total nécessaire pour le mener à bien. Pour la calculer, vous pouvez utiliser une structure de répartition du travail afin d’identifier tous vos livrables, puis toutes les tâches qui en découlent. Ces tâches reçoivent ensuite des dates de début et de fin. Une fois tout cela fait, vous connaîtrez la durée du projet.
5. Estimez les coûts du projet
Les coûts du projet désignent l’investissement financier nécessaire pour livrer le projet. Chaque tâche comporte des coûts associés, comme les salaires des membres de l’équipe, la location d’équipements, les matières premières, etc. Chacun de ces coûts doit être estimé avec précision, puis additionné aux autres pour déterminer le budget du projet.
6. Réalisez une étude de faisabilité
Une étude de faisabilité vous indique si le projet vaut la peine d’être lancé. Il s’agit d’un examen pratique du plan de projet et de la méthode proposés, afin de ne pas vous engager dans un projet qui n’offrira aucun retour sur investissement.
7. Créez la documentation de lancement du projet
L’étude de faisabilité n’est que l’un des nombreux documents créés au lancement d’un projet. En voici quelques autres.
- Dossier de justification : Ce document justifie le projet en évaluant ses avantages, ses coûts et ses risques.
- Charte de projet : Un document court qui présente les principaux objectifs et avantages du projet.
- Charte d’équipe : Elle définit les buts, les ressources et les objectifs de l’équipe de projet.
- Énoncé de la portée : Il répertorie tous les éléments de la portée du projet, y compris les hypothèses, les exigences et les critères d’acceptation.
8. Définissez le budget du projet et obtenez le financement
Une fois les coûts du projet estimés, comme expliqué plus haut, vous allez établir le budget du projet, c’est-à-dire la somme nécessaire pour livrer le projet, qui inclut souvent la marge de l’équipe de gestion de projet, comme dans un projet de construction. Ce budget devra être soumis au client ou aux parties prenantes et approuvé par eux afin d’obtenir le financement nécessaire à l’exécution du projet.
9. Constituez l’équipe de projet
Lorsque le projet et son budget sont approuvés, l’étape suivante consiste à constituer une équipe de projet possédant les compétences et l’expérience nécessaires pour exécuter le projet comme prévu. Un chef de projet dirigera cette équipe et définira les rôles et responsabilités de chacun.
10. Organisez une réunion de lancement du projet
La réunion de lancement marque le démarrage officiel d’un projet. Elle informe toutes les parties prenantes que le projet a commencé, présente l’équipe de projet et communique les exigences du projet, son contexte et bien plus encore.
Modèle de plan de projet
Nous avons créé un modèle de plan de projet gratuit pour Word afin de vous aider à rassembler les informations dont vous avez besoin avant de lancer votre projet, comme l’échéancier, le budget et la portée, entre autres.
Vous pouvez même y ajouter d’autres documents. Consultez notre bibliothèque pour découvrir d’autres modèles de gestion de projet gratuits.
3 conseils essentiels pour lancer un projet
Dans les projets plus importants ou plus formels, il existe le « lancement » du projet, une phase entière qui regroupe tout ce qui doit être fait avant le début effectif du travail. Consultez notre liste de contrôle pour le lancement de projet pour obtenir la liste détaillée. En résumé, le lancement consiste à rassembler toutes les informations nécessaires pour trouver la bonne équipe et les bons outils, et à définir les objectifs et la portée du projet en produisant de nombreux documents.
Il y a par exemple le cahier des charges, qui décrit ce que vous comptez accomplir. Il faut aussi établir des budgets, rédiger des contrats fournisseurs, créer des organigrammes d’équipe et réaliser des évaluations des risques, pour ne citer que quelques exemples.
Tout cela est important. Mais parfois, à force de courir dans tous les sens pour obtenir les approbations et créer la documentation du prochain projet, on en oublie l’essentiel. Que vous planifiiez un grand ou un petit projet, gardez à l’esprit les fondamentaux qui permettent à un projet de démarrer du bon pied.
Voici trois éléments essentiels pour lancer un projet.
Mettez tout le monde sur la même longueur d’onde
Il est crucial d’impliquer très tôt toutes les personnes concernées par le projet pour le définir et donner leur avis sur ses risques, ses résultats et ses livrables, afin de favoriser sa réussite. Cela concerne non seulement votre équipe, mais aussi les parties prenantes du projet, les responsables métier, les utilisateurs finaux, l’équipe d’architecture informatique… tout le monde.
Devin Deen, Scrum Master et expert en gestion de projet, estime que la méthode la plus efficace pour mettre tout le monde sur la même longueur d’onde au début d’un projet consiste simplement à créer une présentation PowerPoint avec votre équipe. Le mot clé ici est « ensemble ». Chacun doit y contribuer et la retravailler, et oui, cela inclut aussi les parties prenantes métier. La présentation doit couvrir les grandes lignes du projet, comme les objectifs, la portée, les règles et responsabilités, l’approche, l’échéancier et les risques. En sollicitant leur soutien, vous rassemblez toutes les parties et favorisez leur adhésion.
Mais surtout, en invitant les personnes à participer à la co-création du projet, vous obtiendrez leur engagement et leur soutien dès le début. Que vous optiez pour une présentation PowerPoint collaborative ou que vous invitiez simplement les personnes clés à prendre un café, l’important est de mettre tout le monde sur la même longueur d’onde le plus tôt possible.
Apprenez à connaître votre équipe
Vous recrutez pour l’expertise, mais un projet ne se résume pas à livrer des tâches dans les délais. Vous passez parfois plus de temps avec vos collègues qu’avec votre propre famille ! Il est important de développer une culture d’équipe dans laquelle chacun se sent engagé, impliqué, écouté et respecté. Pour cela, vous devez apprendre à connaître votre équipe.
Ce n’est pas aussi difficile qu’il n’y paraît. Prenez un peu de temps pour rencontrer individuellement les membres de l’équipe et découvrez ce qu’ils souhaitent accomplir avec le projet et l’impact qu’il aura sur leur vie. Demandez-leur aussi quelles compétences et quelles opportunités ils espèrent acquérir. Il est important de savoir dès le début du projet où vous pouvez apporter de la valeur pour aider les membres de votre équipe à développer leurs compétences, mais aussi où eux peuvent apporter de la valeur dans d’autres domaines du projet qui ne sont pas forcément liés à leur poste principal.
Vous voudrez aussi prévoir des activités de team building, comme la traditionnelle fête de lancement, ou même une rencontre informelle avant le lancement. Faire la fête au début d’un projet peut sembler un peu prématuré, mais chaque jalon sur le chemin de la réussite du projet mérite d’être célébré.
Choisissez les bons outils
Tout en apprenant à connaître votre équipe, demandez-lui de quels outils elle a besoin pour faire son travail. Il vaut mieux les définir et les fournir dès le début du projet, afin que le démarrage du travail ne ressemble pas à une cohue chaotique de personnes réclamant l’accès à ceci ou à cela, ou pire, restant les bras croisés faute de disposer des logiciels nécessaires.
Veillez à choisir des outils accessibles à tous les membres de l’équipe. Vous aurez besoin de fonctionnalités de planification et d’ordonnancement de projet, de rapports et de tableaux de bord de projet, de gestion des tâches, de suivi du budget et de collaboration d’équipe, le tout réuni en un seul endroit. Ensuite, si votre équipe a besoin d’outils spécialisés, ceux-ci peuvent être ajoutés à l’outil de projet principal via une API ou des plugins, de sorte que vous disposiez d’un espace de travail où toutes les données et toute l’activité sont centralisées. ProjectManager offre tous les outils dont vous avez besoin pour planifier et gérer un projet.
Que vous travailliez sur un grand ou un petit projet, mieux vaut le lancer avec les bons outils de projet en ligne plutôt qu’avec une poignée de feuilles de calcul ou d’outils de données disparates qui ne facilitent ni le partage des données ni la communication au sein de l’équipe.
Avant de lancer votre prochain projet, il y a une chose dont vous avez besoin pour garantir sa réussite : les bons outils pour travailler plus efficacement. ProjectManager est un outil collaboratif en ligne conçu pour les chefs de projet. Il vous accompagne à chaque phase du projet, du lancement à la planification et au reporting, tout en vous offrant un tableau de bord en temps réel pour que vous sachiez toujours où en sont vos projets. Essayez-le vous-même grâce à cet essai gratuit de 30 jours.