Plus vos estimations sont précises, plus vous avez de chances de respecter votre budget et de livrer un projet dans les délais. Disposer d’un outil pour identifier et collecter les coûts de votre main-d’œuvre, de vos matériaux et d’autres ressources est la première étape pour mener à bien un projet. Utiliser un modèle d’estimation des coûts de projet pour Excel est un excellent moyen de bien lancer la planification de votre projet.

Pour télécharger ce modèle d’estimation des coûts de projet gratuit, cliquez sur l’image ci-dessous.

Pourquoi vous avez besoin d’un modèle d’estimation des coûts de projet

L’estimation n’est peut-être pas une science exacte, mais elle constitue l’un des aspects les plus importants de la planification de projet. C’est ainsi que vous établissez un budget en évaluant au mieux les coûts de votre projet, y compris les ressources et la durée d’utilisation de celles-ci.

Gérer un projet implique d’estimer le temps et les coûts, mais aussi de collaborer avec des fournisseurs et des sous-traitants. L’appel d’offres auprès de ces prestataires nécessite une bonne organisation pour permettre au chef de projet d’examiner les différentes propositions et de choisir la plus adaptée.

Si vous ne passez pas par les étapes de l’estimation des coûts de votre projet, vous risquez de dépasser le budget, de coûter plus cher à vos parties prenantes ou même de compromettre le projet, entraînant la perte de l’investissement. Réaliser des estimations constitue la base de la gestion des coûts du projet.

Cela signifie que vous devez diviser votre projet en phases, déterminer toutes les tâches de chaque phase, leur durée et les ressources nécessaires à leur exécution. Vous devrez également connaître la séquence de ces activités. Une structure de répartition du travail peut vous y aider, tout comme un diagramme de Gantt avec un calendrier qui vous montre l’ensemble du projet en un seul endroit.

Bien sûr, une estimation n’est pas infaillible. Elle peut être erronée, mais pourquoi perdre du temps à faire un calcul approximatif ? Parce qu’il vaut mieux être dans le stade que perdu sur le parking. Sans oublier que vous ne pouvez pas jouer sans équipement, et cela coûte de l’argent. Vous devez disposer d’une estimation pour financer l’exécution de vos tâches et lancer le projet.

Cependant, si vous ouvrez plutôt le modèle d’estimation des coûts de projet gratuit de ProjectManager, vous pourrez rendre vos estimations encore plus détaillées et complètes. Utilisez un diagramme de Gantt dynamique pour établir votre estimation avec des calendriers, des dates de début prévues, des coûts de ressources planifiés, des efforts planifiés, des jalons et plus encore.

Le meilleur ? Une fois le projet lancé, vous pouvez transformer cette estimation en un calendrier de projet et exécuter votre travail dans cinq vues différentes : Gantt, feuille de calcul, kanban, liste de tâches et calendrier. De plus, vous pouvez suivre la progression à l’aide de tableaux de bord et de rapports d’état instantanés afin d’atteindre vos objectifs d’estimation. Commencez gratuitement avec ProjectManager dès aujourd’hui et réalisez de meilleures estimations.

Quand utiliser un modèle d’estimation des coûts de projet

Il existe généralement cinq phases dans la gestion de projet : l’initiation, la planification, l’exécution, la surveillance et le contrôle, puis la clôture du projet. L’estimation des coûts et du temps, ou la réception des devis des fournisseurs et sous-traitants, se fait durant la phase de planification.

C’est à ce stade que le chef de projet et son équipe commencent à organiser les tâches qui mèneront au livrable final du projet. Cela implique d’utiliser une ou plusieurs techniques d’estimation des coûts permettant au chef de projet de déterminer le budget nécessaire à la réalisation du projet.

Bien sûr, de nombreux facteurs influencent ces estimations. Ce n’est pas seulement le coût de la main-d’œuvre et des matériaux, même si cela représente une part importante. Des forces externes comme les conditions du marché, les taux de change, la météo et bien d’autres éléments peuvent également affecter le projet. Tous ces risques doivent être pris en compte dans votre plan de projet dans le cadre d’un plan de gestion des risques.

L’utilisation d’un modèle d’estimation des coûts de projet n’est pas une solution miracle à tous vos besoins d’estimation, mais elle constitue une première ligne de défense contre le dépassement budgétaire. Vous pouvez y collecter les coûts et le temps liés à l’exécution de vos tâches, qui sont en partie sous votre contrôle. Les coûts de main-d’œuvre et de matériaux sont en grande partie fixes, mais il faut aussi tenir compte des absences imprévues et de la fluctuation des prix.

Ces variations de coûts, combinées aux absences inattendues, influencent la main-d’œuvre et les matériaux, obligeant les responsables à chercher une solution. Un logiciel de gestion de projet permet de suivre tous ces coûts. ProjectManager propose des diagrammes de Gantt et des tableaux de bord pour gérer les coûts planifiés et suivre les coûts réels, ainsi que des outils de gestion des ressources pour éviter de dépasser vos estimations. Utilisez notre outil pour livrer vos projets à temps et dans le respect du budget. Essayez-le gratuitement pendant 30 jours.

Qui devrait utiliser le modèle d’estimation des coûts de projet ?

Comme mentionné plus haut, le modèle d’estimation des coûts de projet dans Excel est utilisé par le chef de projet. C’est lui qui est chargé d’estimer tous les coûts et durées associés à la gestion du projet. Cependant, ce travail ne se fait pas en vase clos.

L’une des méthodes courantes d’estimation consiste à s’appuyer sur des données historiques, c’est-à-dire à examiner des projets similaires pour voir combien de temps et d’argent ont été nécessaires à leur achèvement, en ajustant pour l’inflation. Cette recherche pousse les chefs de projet à consulter leurs mentors ou d’autres responsables, dont les retours peuvent être précieux.

Une autre ressource essentielle est l’équipe. Elle est au cœur du projet et a été recrutée pour son expérience et ses compétences. Le chef de projet doit donc l’impliquer dans le processus afin d’obtenir une vision complète du temps et du coût nécessaires à la réalisation des tâches.

Bien qu’il existe de nombreuses techniques et personnes à consulter pour l’estimation — y compris les parties prenantes, qui ont leurs propres attentes en matière de coût et de délai — la responsabilité finale incombe au chef de projet, qui prend la décision finale sur les estimations.

Comment utiliser le modèle d’estimation des coûts de projet de ProjectManager

Le modèle d’estimation des coûts de projet gratuit pour Excel de ProjectManager est un outil essentiel pour évaluer les coûts et la durée de votre projet. Il peut également être utilisé par les entrepreneurs que vous engagez, lorsqu’ils soumettent leurs factures pour les travaux réalisés. Tout est inclus pour vous aider à estimer le coût, la durée du projet et les partenaires avec lesquels collaborer pour une exécution réussie.

Entreprise et client

Commencez par les informations spécifiques. Il y a un espace pour indiquer le nom et les coordonnées de la personne soumettant le devis, ainsi que le nom du préparateur. En dessous se trouve une section réservée au client, c’est-à-dire l’organisation responsable du projet, avec son nom et ses coordonnées.

Sur le côté, vous trouverez les données administratives telles que la date de soumission du devis, un numéro de devis, un identifiant client et la durée de validité de l’offre. Ces informations servent à suivre et organiser les différents devis reçus.

Description du travail

Cette section permet de décrire le projet ou la partie spécifique du projet pour laquelle vous demandez une estimation. Cela donne un contexte au devis, ce qui est essentiel pour l’intégrer à l’estimation globale du projet.

Détails de l’estimation

Voici la partie principale : le projet est divisé en phases, chacune contenant une liste de tâches individuelles. En face de chaque tâche figurent le nom du fournisseur et/ou du sous-traitant ayant soumis le devis, suivis du coût de la main-d’œuvre et des matériaux. Ces éléments sont automatiquement additionnés dans une colonne de total.

Vous pouvez créer autant de phases que nécessaire pour correspondre aux estimations collectées. Sous chaque phase, un sous-total regroupe toutes les tâches de la section. En bas du modèle, une cellule additionne automatiquement tous les sous-totaux pour obtenir le total général. Pour toute information complémentaire, chaque ligne dispose d’un espace de notes.

Comment importer votre modèle d’estimation des coûts de projet dans ProjectManager

Pour tirer le meilleur parti de votre modèle d’estimation des coûts de projet gratuit, importez-le dans ProjectManager. C’est simple à faire et cela vous donne plus de contrôle sur la planification, la surveillance et le suivi de vos coûts et de votre temps. Pour commencer, inscrivez-vous à un essai gratuit de 30 jours.

Importer votre modèle d’estimation des coûts de projet

Une fois inscrit au logiciel ou à l’essai gratuit de 30 jours, vous verrez une icône d’importation en haut à gauche de votre écran. Cliquez dessus et une fenêtre s’ouvrira pour vous demander de sélectionner le fichier à importer. Vous pouvez importer n’importe quel fichier CSV.

Définir les dates de début et de fin

Une fois votre modèle d’estimation des coûts de projet importé dans l’outil, vous pouvez l’utiliser comme base pour votre plan de projet. Toutes les tâches apparaîtront sur le diagramme de Gantt, avec les coûts des ressources planifiés. Ajoutez la durée de chaque tâche et vous verrez les activités se positionner chronologiquement sur une chronologie vous montrant l’ensemble du projet en un seul endroit.

Personnaliser votre Gantt

À partir de là, vous pouvez commencer à contrôler le projet, par exemple en reliant les tâches dépendantes les unes des autres pour qu’elles démarrent ou se terminent ensemble. En identifiant ces dépendances, vous éviterez les goulots d’étranglement plus tard. Vous pouvez également colorer le Gantt et définir des jalons, ce qui vous aide à diviser le projet en parties plus gérables.

Depuis le Gantt, vous pouvez décrire et étiqueter les tâches, voire y joindre des fichiers pertinents, puis les attribuer à votre équipe. Les membres peuvent commenter les tâches pour mieux collaborer. Lorsqu’ils mettent à jour leur avancement, celui-ci s’affiche sur la barre d’état reliant les dates de début et de fin de la tâche sur le Gantt.

Travailler avec plusieurs vues de projet

L’outil offre plusieurs vues de projet. Si les gestionnaires préfèrent le Gantt, les équipes peuvent choisir entre une liste de tâches, une vue calendrier ou un tableau kanban. Ce dernier visualise le flux de travail et permet de gérer le backlog et de planifier les sprints. Les gestionnaires ont une meilleure visibilité et peuvent réaffecter les ressources selon la capacité de l’équipe.

Suivre la progression sur les tableaux de bord

Pour mieux respecter vos estimations, utilisez notre tableau de bord en temps réel, qui capture les données du projet et les affiche automatiquement sous forme de graphiques et de diagrammes pour un rapport d’état instantané. Repérez les anomalies et corrigez-les avant qu’elles ne perturbent le projet. Les rapports en un clic fournissent encore plus de détails et peuvent être partagés avec les parties prenantes pour les tenir informées.

Quels autres modèles peuvent aider à l’estimation ?

Le modèle d’estimation des coûts de projet n’est qu’un des nombreux modèles de gestion de projet gratuits disponibles sur notre site. Lorsque vous estimez un projet, vous décomposez les tâches et déterminez combien de temps et d’argent il faudra pour les réaliser. Ces deux modèles complémentaires peuvent vous aider.

Modèle de budget de projet pour Excel

Le budget définit le montant nécessaire pour financer toutes les ressources qui assureront le succès du projet. Le modèle de budget gratuit de ProjectManager saisit ces détails financiers, notamment les fonds estimés pour la main-d’œuvre et les matériaux.

Modèle de structure de répartition du travail (WBS)

Avant de pouvoir établir une estimation précise, vous devez connaître toutes les tâches de votre projet. C’est là qu’intervient le modèle WBS gratuit : un diagramme en arbre qui vous permet d’identifier chaque activité et livrable en partant du résultat final.

L’estimation de votre projet et la collecte des devis auprès des entrepreneurs et fournisseurs ne sont que la première étape de la gestion de votre projet. Si vous recherchez un outil cloud qui vous fournit des données en temps réel pour mieux planifier, surveiller et rendre compte, essayez ProjectManager gratuitement pendant 30 jours.