Gérer plusieurs projets en même temps peut s’apparenter à un numéro de jonglage. Chaque action menée sur un projet doit s’enchaîner avec la suivante de manière fluide et maîtrisée, et lorsqu’elle est bien exécutée, un gestionnaire de portefeuille expérimenté peut donner l’impression que cela ne pose aucun problème. Mais que quelques erreurs majeures surviennent, et tout peut rapidement s’effondrer.

La gestion simultanée de plusieurs projets (également appelée gestion de portefeuille de projets) est donc une discipline qui peut être développée et maîtrisée. Les gestionnaires de portefeuille doivent être capables de prioriser les tâches au sein des projets, de suivre la performance de leur équipe et d’allouer efficacement les ressources.

Comment gérer plusieurs projets

Jongler avec plusieurs projets en parallèle requiert des compétences particulières. La vidéo suivante, présentée par Jennifer Bridges, PMP, vous propose des conseils et des techniques pour garder toutes ces balles en l’air.

Jennifer y aborde les défis et les difficultés liés au travail sur plusieurs projets en même temps. Elle partage des conseils concrets, issus de situations réelles, pour réussir à gérer efficacement cette multiplicité de tâches.

• Définir en détail les objectifs et les ressources nécessaires pour tous les projets avant de les démarrer
• Mettre en place un moyen de suivre l’avancement tout au long du cycle de vie du projet pour chaque projet
• Gérer les dépendances et prévoir un mécanisme permettant de suivre et de documenter les changements

Une planification en amont permet également d’éviter les pièges suivants :

• Ne pas suivre les dépendances
• Surcharger ou surengager les ressources
• Réaffecter des ressources critiques à des projets jugés plus prioritaires
• Fixer des échéances irréalistes
• Ne pas atteindre les objectifs de gestion financière du projet
• Ne pas mettre à jour les plans ni redéfinir les références
• Avoir des priorités ou des incitations contradictoires

Maintenant que nous avons couvert les bases, passons en revue 10 stratégies qui vous aideront à gérer efficacement plusieurs projets.

Qui est responsable de la gestion de plusieurs projets ?

Lorsqu’il s’agit de gérer efficacement plusieurs projets, différents rôles interviennent pour coordonner leur exécution.

Chef de projet

La principale responsabilité d’un chef de projet est de gérer des projets individuels au sein d’un programme ou d’un portefeuille afin d’atteindre les objectifs du projet. Ce rôle consiste à planifier, exécuter et clôturer un projet spécifique, tout en pouvant se coordonner avec d’autres chefs de projet afin d’aligner les efforts sur les objectifs globaux du programme ou du portefeuille. Le chef de projet se concentre sur la prise de décision pour livrer le projet dans les délais, dans le périmètre défini et dans le respect du budget.

Chef de programme

Un chef de programme gère plusieurs projets connexes regroupés au sein d’un programme. Le programme est aligné sur les objectifs stratégiques de l’entreprise. Le chef de programme est chargé de coordonner les activités et les dépendances entre les projets afin d’atteindre les objectifs globaux du programme. En plus d’éléments tels que le suivi du temps et l’allocation des ressources, il aide à résoudre les conflits, à réduire les risques et à conserver une vision d’ensemble au-delà des résultats de chaque projet pris individuellement.

Gestionnaire de portefeuille de projets

Le gestionnaire de portefeuille de projets est également responsable de la gestion multiprojets. Un portefeuille de projets peut regrouper des projets liés ou non entre eux, mais tous sont alignés sur les objectifs stratégiques de l’entreprise. Le gestionnaire de portefeuille aide à sélectionner, prioriser et superviser l’ensemble des projets du portefeuille. Il utilise l’allocation des ressources et l’arbitrage entre risques et bénéfices afin de maximiser la performance globale de l’organisation.

Bureau de gestion de projet (PMO)

Le PMO fournit des normes, une gouvernance et une supervision pour la gestion de plusieurs projets au sein d’une organisation. Il veille à ce que les pratiques de gestion de projet soient standardisées et alignées sur les objectifs stratégiques globaux. En termes de responsabilités, le PMO soutient les chefs de projet et les chefs de programme à l’aide de processus, d’outils et de cadres méthodologiques. Il supervise également les projets en cours afin de garantir leur conformité aux meilleures pratiques et aux standards de l’organisation.

Responsables fonctionnels ou chefs de département

Les responsables fonctionnels et les chefs de département dirigent des services spécifiques tels que le marketing, l’informatique ou la finance. Ils veillent à ce que leurs équipes apportent le soutien et l’expertise nécessaires aux différents projets tout en maintenant l’efficacité du département. Dans certains cas, ils gèrent également des collaborateurs qui travaillent sur plusieurs projets simultanément.

Responsable des ressources

Comme son intitulé l’indique, le responsable des ressources supervise la gestion et l’allocation des ressources sur plusieurs projets, qu’il s’agisse de personnes ou d’équipements. Il veille à ce que les équipes projet disposent des ressources humaines et matérielles nécessaires pour livrer les projets dans les délais et conformément aux standards de qualité. Le responsable des ressources arbitre entre les demandes concurrentes de différents projets et gère les conflits de ressources afin de réduire les goulets d’étranglement et de maximiser les bénéfices issus des projets et des programmes.

Avantages de l’exécution simultanée de plusieurs projets

Nous avons présenté ci-dessous quelques exemples des avantages liés à l’exécution et à la gestion de plusieurs projets en parallèle.

Meilleure optimisation des ressources

Lorsque les organisations mènent plusieurs projets en même temps, elles peuvent mieux utiliser les ressources disponibles, qu’il s’agisse des équipements, des technologies ou du personnel. Cela améliore l’efficacité et réduit les temps d’inactivité. Les économies d’échelle entrent également en jeu, car les ressources peuvent être partagées entre les projets, ce qui réduit les coûts par projet. Enfin, la gestion multiprojets permet d’utiliser les ressources à pleine capacité sans surcharger un projet en particulier.

Exécution plus rapide des initiatives stratégiques

La gestion de plusieurs projets accélère également l’atteinte des objectifs stratégiques, puisque différents éléments du plan global sont traités simultanément. L’entreprise peut ainsi progresser vers plusieurs objectifs en parallèle et découper des objectifs majeurs en projets plus petits. Les équipes travaillent alors de manière plus efficace et livrent de la valeur de façon incrémentale, sans attendre la fin d’un projet avant d’en commencer un autre.

Renforce la maturité en gestion de projet de l’organisation

Lorsque plusieurs projets sont exécutés simultanément, l’organisation est confrontée à des défis, des méthodologies et des flux de travail variés. À long terme, cela favorise le développement de compétences avancées en gestion de projet, notamment en communication avec les parties prenantes, en planification des ressources et en gestion des risques. Cela encourage également l’adoption de bonnes pratiques et la mise en place de standards facilitant la gestion de portefeuilles plus complexes à l’avenir.

Diversification des risques

En gérant plusieurs projets à la fois, les organisations peuvent répartir leurs ressources entre différentes initiatives, ce qui réduit le risque global. Par exemple, si un projet connaît des retards, des dépassements de budget ou des difficultés de marché, d’autres projets peuvent continuer à générer de la valeur. Cela limite la dépendance au succès d’un seul projet et réduit le risque global d’échec.

15 stratégies pour gérer plusieurs projets

Lorsque vous avez plus d’un projet à gérer, vous devez être efficace dans la gestion de votre temps sous peine de vous épuiser. Les tâches sont nombreuses, variées et souvent simultanées. C’est tout à fait possible, mais cela nécessite de suivre quelques bonnes pratiques.

1. Mettre en place un bureau de gestion de projet (PMO)

Un bureau de gestion de projet exerce un fort niveau de contrôle sur les projets. Il communique avec les parties prenantes et les clients, et définit puis maintient les standards de gestion de projet de l’entreprise. La mise en place d’un PMO permet de s’assurer que tous les projets sont livrés dans les délais et dans le respect du budget. Il peut s’agir d’une entité interne ou externe.

2. Utiliser un logiciel de gestion de projet

Disposer d’outils de gestion de projet donne aux responsables une visibilité complète sur l’ensemble des projets qu’ils pilotent. ProjectManager propose des fonctionnalités de gestion de portefeuille de projets, telles que des tableaux de bord de portefeuille, des feuilles de route et des rapports d’état de portefeuille. Ces outils offrent une visibilité en temps réel sur tous vos projets, permettent d’équilibrer les ressources entre plusieurs projets pour améliorer la productivité, et fournissent des rapports pour suivre l’avancement et la performance tout en tenant les parties prenantes informées. Commencez dès aujourd’hui gratuitement avec ProjectManager.

3. Mettre en place un processus d’initialisation des projets

Un processus d’initialisation des projets correspond à l’ensemble des activités par lesquelles les propositions de projet sont soumises à un bureau de gestion de projet (PMO) pour évaluation. Le PMO examine leur alignement stratégique, leur rentabilité potentielle et les risques associés.

4. Éviter le chevauchement des ressources

La gestion de nombreux projets mobilise un volume important de ressources. Celles-ci doivent être allouées avec soin afin d’éviter les chevauchements. Dans le cas contraire, cela aura un impact sur les calendriers, les budgets et peut même compromettre la rentabilité, voire la réussite du projet.

La première étape pour éviter le chevauchement des ressources consiste à définir des critères de priorisation des projets afin d’évaluer les différents projets d’un portefeuille et de déterminer où allouer en priorité les ressources limitées de l’organisation, telles que les personnes, les équipements ou les machines.

5. Identifier le chemin critique de chaque projet

Le chemin critique représente la durée minimale nécessaire pour achever un projet. Il est déterminé en identifiant les tâches essentielles. Cela aide les responsables à prioriser et à équilibrer les ressources entre leurs projets.

6. Constituer la bonne équipe pour chaque projet

Chaque projet est unique et doit disposer d’une équipe qui reflète ses besoins spécifiques. Veillez à constituer une équipe capable de travailler efficacement ensemble, tout en possédant les compétences et l’expérience nécessaires pour mener le projet à bien.

7. Planifier en amont

De la même manière que pour un projet unique, il est indispensable de planifier lorsque vous gérez plusieurs projets. Commencer la semaine sans préparation est le meilleur moyen de perdre le contrôle. Même avec une grande expérience, des facteurs imprévus peuvent rapidement perturber l’organisation, notamment des facteurs environnementaux de l’entreprise. Établissez donc des plans hebdomadaires, analysez le travail à venir et hiérarchisez-le. Identifiez les échéances à venir, échangez avec votre équipe et les parties prenantes. Les priorités évolueront probablement au jour le jour, mais une structure claire reste essentielle.

8. Communiquer de manière claire

La communication est le moteur de tout projet. Le plan de projet, les rapports d’état et bien d’autres livrables sont avant tout des outils de communication. La gestion de plusieurs projets vous place au centre des échanges entre de nombreuses équipes et parties prenantes. Il est donc crucial de les tenir informées et de guider vos équipes avec clarté, que ce soit en réunion, via un outil de gestion de projet ou à travers la documentation. N’oubliez pas que communiquer, c’est aussi écouter : recueillez les retours et faites preuve de réactivité.

9. Réviser et ajuster régulièrement

Les plans évoluent et les imprévus sont inévitables. S’accrocher rigidement au calendrier peut entraîner des dérives de planning, des dépassements de coûts ou une baisse de la qualité. Comme pour un projet unique, et d’autant plus lorsqu’il s’agit de plusieurs projets, il est essentiel de suivre et d’évaluer régulièrement l’avancement et la performance. Prévoyez un processus de gestion du changement afin d’ajuster le calendrier, les coûts ou la portée du projet si nécessaire.

10. Déléguer le travail

Si vous pensez que tout doit passer par vous pour être bien fait, il est temps de changer d’approche. Une seule personne ne peut pas gérer efficacement plusieurs projets sans soutien. Acceptez l’aide disponible et déléguez les tâches pouvant l’être. De nombreuses activités administratives et tâches de suivi peuvent être prises en charge par d’autres membres de l’équipe. Supervisez-les, bien sûr, mais évitez la surcharge. La création d’actifs organisationnels peut également faciliter la formation des collaborateurs aux tâches administratives de gestion de projet.

11. Rester organisé

Évitez les notes adhésives ou les plannings éparpillés sur des feuilles volantes. Les dates et informations clés doivent être accessibles immédiatement. Un outil de gestion de projet en ligne est idéal pour recevoir des alertes automatiques sur les échéances à venir, centraliser les fichiers et planifier, ordonnancer, suivre et reporter l’avancement des projets.

12. Assurer l’alignement stratégique du portefeuille de projets

Tous les projets proposés ne constituent pas forcément une bonne opportunité pour l’entreprise. Il est préférable de prendre le temps de vérifier qu’un projet potentiel est aligné avec l’alignement stratégique global du portefeuille, plutôt que de s’engager précipitamment dans un projet inadapté. Pour cela, définissez des objectifs et des priorités clairs à long terme et encouragez une culture d’alignement stratégique.

13. Produire une documentation de gestion de projet détaillée

Plus la documentation de gestion de projet est détaillée, plus les chances de succès à long terme des projets et du portefeuille augmentent. Si la documentation est importante pour un projet unique, elle devient indispensable dans un contexte multiprojets. Parmi les documents clés figurent la charte de projet, le plan de projet, le document de exigences, le registre des risques ou les rapports d’état. Veillez à les maintenir à jour et bien organisés tout au long du projet.

14. Définir des critères de priorisation des projets pour le processus d’initialisation

Disposer de critères clairs de sélection et de priorisation des projets permet de garantir une allocation efficace des ressources et de s’assurer que seuls les projets à forte valeur ajoutée voient le jour. Impliquez les principales parties prenantes afin de mieux comprendre ce qui est important pour elles et pour l’organisation. Veillez également à définir des catégories de critères permettant d’évaluer dans quelle mesure les projets s’alignent sur les objectifs organisationnels. Les systèmes de notation sont également utiles pour évaluer chaque projet au regard de ces critères.

15. Utiliser une matrice d’affectation des responsabilités

Une matrice d’affectation des responsabilités (RAM), telle qu’un diagramme RACI, permet de définir clairement les rôles et responsabilités sur l’ensemble des projets. Chaque membre de l’équipe comprend ainsi mieux ses missions et ses responsabilités spécifiques. Cela réduit la confusion et améliore la coordination des équipes. La gestion de projet devient globalement plus efficace.

16. Définir des indicateurs et KPI de gestion de projet

Sans moyens de mesurer la réussite d’un projet, il est impossible d’évaluer ses résultats. Parmi les indicateurs clés de performance ou métriques de gestion de projet figurent le respect du calendrier, l’utilisation des ressources, les écarts de coûts et la satisfaction des parties prenantes. Ces indicateurs facilitent l’identification des tendances et le suivi de l’avancement sur l’ensemble des projets.

17. Mettre en place des bonnes pratiques de gestion de projet

Lorsque la gestion de plusieurs projets devient un enjeu majeur, il est essentiel d’établir des bonnes pratiques et des lignes directrices en gestion de projet afin que les équipes comprennent clairement ce qui est attendu d’elles et les standards à respecter. Cela contribue à renforcer la maturité en gestion de projet de l’organisation.

Modèle de suivi de plusieurs projets

Ce modèle gratuit de suivi de plusieurs projets pour Excel vous aide à suivre les tâches sur différents projets afin de surveiller simultanément leurs coûts et leur avancement.

Quels outils utiliser pour gérer plusieurs projets ?

Comme indiqué précédemment, les logiciels de gestion de projet proposent des outils conçus pour planifier, gérer et suivre les projets individuellement, ainsi qu’au niveau d’un programme ou d’un portefeuille. Voici quelques fonctionnalités clés pour mieux gérer plusieurs projets.

Tableaux de bord de projet

Un tableau de bord de projet offre une vue d’ensemble des projets en cours. Il présente des graphiques et des diagrammes illustrant les indicateurs clés de performance (KPI), permettant aux responsables de vérifier que tous les projets progressent conformément aux plans.

Diagrammes de Gantt

Les diagrammes de Gantt se composent de deux parties : à gauche, un tableau de type feuille de calcul, et à droite, une chronologie visuelle qui reflète les données. Cela permet d’obtenir une vision complète du projet en un seul endroit. Une feuille de route est un diagramme de Gantt intégrant plusieurs projets, ce qui aide les responsables à mieux partager les ressources et à prendre de meilleures décisions pour la gestion de chaque projet.

Tableaux kanban

Les tableaux kanban permettent de visualiser le flux de travail et de représenter le cycle de production sous forme de colonnes sur un tableau virtuel. Les tâches sont représentées par des cartes qui regroupent des informations telles que les consignes, les personnes assignées, les priorités, etc. Cet outil favorise la collaboration au sein de l’équipe et offre aux responsables une visibilité sur le travail en cours afin d’identifier et de résoudre les goulets d’étranglement susceptibles de ralentir l’avancement.

Rapports de projet

Les fonctionnalités de reporting offrent un niveau de détail supérieur à celui des tableaux de bord et peuvent être partagées avec les parties prenantes ou les clients afin de les tenir informés de l’avancement. Il existe de nombreux rapports, notamment des rapports d’état de portefeuille qui regroupent l’ensemble des projets sur une période donnée et fournissent des données utiles pour prendre des décisions plus éclairées.

Gestion de plusieurs tâches vs gestion de plusieurs projets

La gestion d’un projet implique l’élaboration d’un plan, l’ordonnancement, la prise en compte des risques et des ressources, la gestion de l’équipe et le pilotage du budget. Les tâches sont moins complexes, mais elles bénéficient néanmoins d’un certain niveau de gestion.

Les projets, tout comme les tâches, ont un début et une fin. Tous deux démarrent souvent sous la forme d’une liste de tâches, mais là où les tâches peuvent généralement être réalisées à l’aide d’une simple liste de choses à faire, les projets nécessitent une coordination plus poussée. Il est nécessaire d’estimer le coût et le temps requis pour accomplir chaque tâche.

En pratique, les tâches peuvent être considérées individuellement, tandis qu’un projet doit structurer ces tâches. Elles doivent être priorisées. Les tâches nécessitent des ressources, et ces ressources doivent être affectées avant que le travail puisse commencer.

En général, on n’élabore pas un plan de gestion des risques pour traiter quelques tâches isolées. Il peut y avoir des risques, bien sûr, mais le risque fait partie de toute activité. En revanche, un projet doit analyser l’ensemble des tâches dans le contexte des risques liés à leur exécution. Ces risques dépassent largement le cadre des tâches elles-mêmes : le projet peut être affecté par la météo, les approvisionnements et bien d’autres facteurs.

Bien que les tâches puissent être assimilées à de petits projets, elles diffèrent suffisamment des contraintes d’un projet plus vaste pour nécessiter une approche de gestion distincte. À mesure que les projets gagnent en complexité, les tâches restent relativement simples, car elles sont décomposées en éléments plus petits et gérables. Ainsi, des listes de tâches et des priorités suffisent généralement pour gérer les tâches, tandis que les projets exigent une méthodologie plus détaillée.

Défis courants de la gestion de plusieurs projets

Même avec une bonne planification et une préparation adéquate, la gestion de plusieurs projets reste complexe. Les difficultés rencontrées dans ce contexte s’apparentent souvent à un revers des bonnes pratiques établies.

Communication insuffisante

Cela peut sembler évident, mais il est important de le rappeler : la communication peut faire le succès ou l’échec d’un projet. Si vous ne parvenez pas à expliquer clairement à votre équipe ce qui doit être fait, vous risquez de perdre du temps et de l’argent inutilement. De même, si vous ne communiquez pas efficacement l’état du projet aux parties prenantes, celles-ci risquent d’interférer avec la bonne gestion du projet.

Manque de confiance

Si vous ne faites pas confiance à votre équipe, elle ne vous fera pas confiance non plus. Sans instaurer un climat de confiance au sein du projet, vous mettez sa réussite en péril. Cela renvoie directement à la délégation. Si vous ne partagez pas les responsabilités du projet, les personnes avec lesquelles vous travaillez auront l’impression que vous ne leur faites pas confiance. Que cela soit vrai ou non, vous nuisez au moral et mettez en danger la réussite de vos projets.

Absence de rôles et responsabilités clairement définis

Comme pour un projet unique, et encore davantage lorsqu’il y en a plusieurs, le chaos s’installe si l’équipe ne sait pas qui fait quoi. Les projets devraient fonctionner comme des mécanismes bien huilés, chaque membre jouant son rôle à la manière d’un engrenage qui fait avancer l’ensemble. Si les rôles et responsabilités ne sont pas clairs, les blocages apparaissent rapidement. La création d’actifs organisationnels peut aider à structurer ces responsabilités.

Mauvaise planification

Si vous ne consacrez pas suffisamment de temps à la préparation avant l’exécution du plan de projet, vous devrez le faire en cours de route. C’est la recette idéale pour l’échec. Chaque projet que vous gérez doit disposer d’un plan de projet détaillé. En parallèle, vous devez également avoir un plan global pour gérer l’ensemble des projets simultanément. Cela représente un effort de planification important, mais il vaut mieux l’investir en amont plutôt que lorsque le temps et l’argent sont déjà engagés.

Comment gérer plusieurs projets avec ProjectManager

Les logiciels de gestion de projet permettent de gérer un ou plusieurs projets en organisant les tâches, en créant des calendriers, puis en suivant l’avancement et en produisant des rapports de performance. ProjectManager est un outil en ligne qui centralise toutes les fonctionnalités nécessaires pour mieux gérer plusieurs projets à partir d’une seule plateforme. Voici comment.

Créer des projets de synthèse

Visualisez tous vos projets sur une seule page. Personnalisez le tableau selon vos besoins et consultez le statut, l’avancement, les responsables, les équipes et bien plus encore.

Vue de haut niveau

Accédez aux indicateurs clés de l’ensemble de vos projets, tels que la santé, les coûts et la charge de travail, à partir d’un seul tableau de bord. Les calculs sont effectués automatiquement et les résultats sont affichés sous forme de graphiques clairs et faciles à lire.

Vue feuille de route

Identifiez des gains d’efficacité entre vos projets grâce à la feuille de route. Réduisez les coûts et resserrez les délais en visualisant tous les projets sur une seule chronologie.

Gérer les ressources

Améliorez la productivité de votre équipe en consultant la page de charge de travail. Identifiez en un coup d’œil les personnes surchargées et réaffectez les tâches depuis la même page pour équilibrer la charge.

Rendre compte aux parties prenantes

Présentez des rapports de portefeuille aux parties prenantes afin de les tenir informées. Les rapports peuvent être générés en un clic et filtrés pour afficher uniquement les données pertinentes pour chaque public.

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