Des problèmes surgissent dans presque tous les projets. Mais savoir qu’un problème existe est une chose ; en identifier la cause et trouver comment le résoudre en est une autre. Si vous ratez des délais et que la qualité de votre produit ou service en souffre, vous pouvez peut-être résoudre ce problème grâce à l’analyse des causes fondamentales.
Quelle est la cause fondamentale d’un problème ?
La cause fondamentale d’un problème désigne le facteur essentiel ou le problème sous-jacent qui conduit à un événement ou à un échec. Identifier la cause fondamentale est une étape critique de tout processus de résolution de problèmes efficace. En déterminant quelle est la cause fondamentale d’un problème, des solutions peuvent être mises en œuvre pour éviter qu’il ne se reproduise.
Qu’est-ce que l’analyse des causes fondamentales (ACF) ?
Comme son nom l’indique, l’analyse des causes fondamentales est un ensemble de techniques et d’outils de résolution de problèmes qui offre aux équipes la possibilité d’identifier les causes profondes des problèmes auxquels elles font face. Mais l’ACF va au-delà de la simple identification de la cause d’un problème. Elle aide également les équipes à identifier les facteurs contributifs, à préparer des actions correctives et à améliorer les processus métier grâce à l’amélioration continue.
À quoi sert l’analyse des causes fondamentales ?
L’ACF est très polyvalente et peut être utilisée par n’importe quelle organisation pour résoudre des problèmes. Elle est employée dans de nombreux contextes, notamment Six Sigma, DMAIC, la fabrication lean, le management de la qualité totale et le développement logiciel, pour n’en nommer que quelques-uns. C’est parce que l’ACF est un ensemble de méthodes et d’outils, et non une méthode unique, ce qui donne aux équipes la liberté de choisir les outils les mieux adaptés à leurs besoins.
Les logiciels de gestion de projet comme ProjectManager aident les équipes à centraliser tous leurs documents de projet, ce qui est très utile lors d’une analyse des causes fondamentales. De plus, vous pouvez utiliser des outils tels que les diagrammes de Gantt, les structures de décomposition du travail, les tableaux kanban et les fonctionnalités de gestion des risques et des ressources pour identifier les problèmes affectant vos flux de travail, votre budget et votre calendrier.
Quand utiliser l’analyse des causes fondamentales ?
L’analyse des causes fondamentales est utilisée lorsqu’il y a des problèmes dans un projet ou dans tout aspect d’une entreprise, notamment ceux qui ont un impact négatif sur le client. Cela peut aller d’une plainte client concernant un aspect du projet à des équipes bloquées et des livrables en retard sur le calendrier.
Bien sûr, les problèmes dans un projet ne sont pas le résultat d’une cause unique. C’est pourquoi l’ACF est conçue pour capturer une variété de causes fondamentales et de facteurs contributifs. Sur la base de ces informations, vous pouvez créer des actions correctives pour résoudre le problème. Voyons maintenant les étapes du processus d’analyse des causes fondamentales.
Méthodes, outils et techniques d’analyse des causes fondamentales
L’analyse des causes fondamentales implique plusieurs méthodes, outils et techniques pour aider les organisations à mieux comprendre les causes profondes des problèmes affectant leurs flux de travail, leurs processus métier et leurs budgets de projet.
Les 5 pourquoi de l’analyse des causes fondamentales
L’une des meilleures techniques lors d’une analyse des causes fondamentales s’appelle les « Cinq pourquoi ». Cette approche consiste simplement à se poser la question « pourquoi ? » encore et encore. Cet exercice approfondit le problème et ses causes, plutôt que d’accepter la première réponse, et vous rapproche de ce qui cause réellement le problème.
La meilleure façon de comprendre cette technique est par un exemple. Notez que, bien qu’appelée les « Cinq pourquoi », elle peut nécessiter seulement quelques questions ou des dizaines avant d’atteindre la cause fondamentale.
Supposons que vous construisez un pont, mais que les délais ne sont pas respectés.
- Q : « Pourquoi le délai n’est-il pas respecté ? »
- R : L’équipe n’a pas pu terminer sa tâche à temps.
- Q : « Pourquoi l’équipe n’a-t-elle pas pu terminer sa tâche à temps ? »
- R : Les matériaux ont été retardés.
- Q : « Pourquoi les matériaux ont-ils été retardés ? »
- R : Il n’y a pas eu de suivi avec les fournisseurs.
- Q : « Pourquoi n’y a-t-il pas eu de suivi avec les fournisseurs ? »
- R : Les équipes n’ont pas été correctement formées.
- Q : « Pourquoi les équipes n’ont-elles pas été correctement formées ? »
- R : La méthodologie hybride présente des lacunes.
Cet exercice de questions-réponses mène à la cause fondamentale du problème de délais non respectés. Dans cet exemple simple de gestion de projet de construction, il y a de nombreux problèmes, notamment un manque de formation, de mauvaises relations avec les fournisseurs, etc. La cause fondamentale est la méthodologie qui n’a pas correctement géré le projet.
Le diagramme d’Ishikawa
L’analyse des causes fondamentales repose sur la relation de cause à effet. Identifier et documenter les causes nécessite un diagramme ou un document. Le plus couramment utilisé est le diagramme d’Ishikawa, également appelé diagramme en arête de poisson ou diagramme en arête de hareng.
Un diagramme d’Ishikawa tire son nom du fait qu’il ressemble à un squelette de poisson. Il y a une ligne au milieu à partir de laquelle des arêtes s’étendent vers le haut et le bas, chaque arête rassemblant les causes du problème. Elles mènent à l’endroit où se trouverait la tête du poisson, qui représente le problème lui-même.
Rapport d’analyse des causes fondamentales
Ce document formel résume les conclusions et les résultats d’un processus d’analyse des causes fondamentales. Il identifie la cause fondamentale et formule des recommandations d’actions correctives pour prévenir les occurrences futures. Il comprend également une explication des méthodes utilisées pour mener l’analyse.
Analyse des changements
L’analyse des changements est utilisée pour identifier et comprendre ce qui pourrait se produire si un changement est adopté, ainsi que ce qui est nécessaire pour accomplir ce changement, comment le concevoir et identifier les nombreux risques impliqués, notamment l’impact sur les ressources, les efforts et le calendrier.
C’est un excellent moyen d’obtenir des recommandations pour gérer le changement avec succès, mais cela peut également être utilisé pour trouver les causes des problèmes. Pour que cette technique fonctionne, il doit y avoir une base de comparaison. Elle implique également beaucoup de ressources et les résultats ne sont pas toujours concluants. Par conséquent, de nombreux tests sont nécessaires pour étayer vos conclusions.
Analyse des facteurs causaux
Cette approche s’applique aux événements uniques. Comme son nom l’indique, elle consiste à trouver la cause fondamentale d’un problème en établissant des relations de cause à effet sur une chronologie, construite à partir de recherches qualitatives et quantitatives ainsi que de preuves empiriques. Une fois cette chronologie établie, les causes du problème sont retracées jusqu’à l’origine pour trouver la cause fondamentale.
Analyse des barrières
L’analyse des barrières consiste à trouver la cause fondamentale d’un problème en analysant les méthodes de contrôle qui ont échoué à le prévenir. Ce modèle d’ACF est une bonne alternative pour les organisations disposant de solides procédures de gestion des risques. Par exemple, un grand fabricant peut utiliser l’analyse des barrières pour trouver la cause fondamentale d’un problème de contrôle qualité dans une ligne de production.
Modèle d’analyse des causes fondamentales
Pour effectuer une analyse des causes fondamentales, utilisez ce modèle gratuit d’analyse des causes fondamentales. Téléchargez le modèle personnalisable et remplissez les champs pour identifier la cause sous-jacente d’un problème et commencer le processus de résolution afin qu’il ne se reproduise pas.
Exemple d’analyse des causes fondamentales
Pour mieux comprendre l’analyse des causes fondamentales, imaginons un exemple concret. Acme Manufacturing cherche à augmenter sa production en ajoutant une nouvelle installation à son portefeuille. Cependant, la construction de l’usine est retardée et les dirigeants commencent à enquêter sur la cause fondamentale de ce problème.
Problème
Acme Manufacturing connaît des retards dans la construction de sa nouvelle installation, qui doit lui permettre d’augmenter sa capacité de production. Le retard a entraîné plusieurs problèmes, tels que des dépassements de coûts, des pénalités et l’insatisfaction des clients, qui s’attendaient à voir prochainement davantage de produits dans le pipeline.
Analyse des 5 pourquoi
Cette méthode peut être très efficace pour identifier la cause fondamentale d’un problème. Elle pose simplement plusieurs questions « pourquoi », auxquelles on répond pour découvrir la cause fondamentale.
- Pourquoi le projet a-t-il été retardé ? Le plan pour creuser les fondations n’était pas précis et prend plus de temps que prévu.
- Pourquoi les travaux de fondation ont-ils pris plus de temps ? L’équipement de location n’a pas été livré comme prévu.
- Pourquoi l’équipement n’était-il pas disponible ? Le fournisseur n’a pas respecté sa part du contrat concernant le délai de livraison.
- Pourquoi le fournisseur n’a-t-il pas livré à temps ? Le processus d’approvisionnement a été retardé en raison de spécifications peu claires et d’approbations tardives.
- Pourquoi les spécifications étaient-elles peu claires et les approbations tardives ? Il y avait un manque de coordination entre les équipes client, conception et approvisionnement.
Diagramme d’Ishikawa
Utilisez un diagramme d’Ishikawa pour fournir une représentation visuelle qui identifie et analyse systématiquement les causes potentielles des problèmes. Il définit le problème, identifie les principales catégories de causes (équipe, matériaux, méthode et équipement) et analyse et hiérarchise les causes pour élaborer un plan d’action.
Cause fondamentale
Les délais non respectés ont alors été découverts comme étant le résultat d’une mauvaise coordination entre les parties prenantes lors des phases de conception et d’approvisionnement, ce qui a entraîné des retards qui ont perturbé le calendrier du projet.
Solutions proposées
Premièrement, la communication entre les équipes de conception, le client et l’approvisionnement doit être améliorée dès les premières étapes du projet. Ensuite, il faut un processus d’approbation plus rigoureux et les spécifications doivent être claires avant le début de l’approvisionnement. Enfin, en cas de retards, un plan de contingence doit être en place avec d’autres fournisseurs prêts à intervenir si nécessaire.
Étapes de l’analyse des causes fondamentales
Il n’existe pas d’approche unique pour l’ACF, car c’est un ensemble d’outils, de méthodes et de techniques très flexible. Voici toutefois les étapes de base pour vous aider à démarrer.
1. Définir le problème
La première étape consiste à définir clairement le problème ou l’événement qui sera analysé via l’ACF. Parmi les exemples de problèmes, on peut citer la panne d’une machine affectant la planification de la production, un défaut dans vos procédures de service client ou un problème avec votre chaîne d’approvisionnement.
Un énoncé du problème clair est essentiel pour une analyse des causes fondamentales efficace. La plupart du temps, ces problèmes produiront des symptômes, qui doivent être définis et suivis.
2. Collecter des données
Une fois le problème défini, il est temps de rassembler des données qualitatives et quantitatives pour expliquer depuis combien de temps il existe, l’impact qu’il a eu sur votre activité et ses symptômes. La collecte de données est une étape très importante dans l’ACF, car de bonnes données sont essentielles pour trouver les causes fondamentales et les facteurs contributifs.
3. Identifier les facteurs causaux
Maintenant que vous disposez des données nécessaires, il est temps de commencer à vous interroger sur les événements et les conditions qui ont conduit au problème. Ces éléments sont connus sous le nom de facteurs causaux. Ils ne sont pas la cause fondamentale de votre problème, mais y contribuent néanmoins.
4. Séquencer les facteurs causaux
Il est maintenant temps de séquencer les facteurs qui causent votre problème en les cartographiant chronologiquement. Plusieurs graphiques et diagrammes peuvent être utilisés à cet effet, tels que les diagrammes d’Ishikawa ou les diagrammes en arbre. Ces méthodes aident à mieux comprendre comment le problème se développe en comprenant la chronologie dans laquelle les facteurs causaux se produisent.
5. Identifier la ou les causes fondamentales
Sur la base de vos conclusions de l’étape quatre, vous pouvez maintenant remonter les facteurs causaux jusqu’à leur cause fondamentale. Cela vous mènera à trouver la ou les causes fondamentales de votre problème.
6. Créer et mettre en œuvre des solutions
Une fois que vous avez identifié la cause fondamentale de votre problème, il est temps d’élaborer des actions correctives pour vous assurer que le problème disparait. N’oubliez pas de créer un plan à cet effet, en indiquant quelles ressources seront nécessaires, qui sera responsable de l’exécution des tâches et les risques liés à la mise en œuvre de ces actions correctives.
Pourquoi l’analyse des causes fondamentales est-elle importante ?
Les problèmes nuisent à votre calendrier de projet et coûtent de l’argent. Une analyse des causes fondamentales aide à les résoudre. Les analyses des causes fondamentales aident également à prévenir la récurrence du problème. Une fois que vous savez quel est le problème et comment l’arrêter, vous pouvez éviter qu’il ne se reproduise.
Une approche itérative
Une autre raison d’utiliser l’ACF est qu’elle est un outil d’amélioration continue, ce qui permet de maintenir la qualité de votre produit ou service. Aucun projet n’est réussi si sa qualité ne répond pas aux attentes des parties prenantes.
Documentation
Les projets sont connus pour leur documentation. Il y a des recherches, des études de faisabilité et bien plus encore. Mais souvent, la documentation des problèmes de projet et de la façon dont ils ont été résolus est négligée. L’analyse des causes fondamentales est un moyen de documenter le processus et de l’appliquer dans des projets futurs.
Amélioration des processus
La méthode peut également identifier des déficiences dans les processus qui peuvent être corrigées, ajoutant ainsi des efficacités futures, tout en notant les lacunes dans la formation des équipes. Elle peut donc ouvrir des opportunités pour améliorer les compétences de votre équipe et en faire des ressources plus précieuses.
Comment effectuer une analyse des causes fondamentales
Lors d’une analyse des causes fondamentales, il est important de ne pas se perdre dans les symptômes. C’est une analyse pour découvrir les causes fondamentales, et c’est là que vous voulez concentrer votre attention.
- Identifier le problème : Sans avoir un problème clairement défini, il n’y a aucun moyen de revenir en arrière et de chercher des causes dans le processus qui l’a provoqué. C’est l’étape la plus importante : connaître le problème et définir sa portée.
- Travailler à rebours : Pour découvrir les causes potentielles du problème que vous avez identifié, retracez les étapes. Il y en a probablement plus d’une. Cette partie du processus comprend des séances de remue-méninges avec votre équipe, en utilisant la cartographie des processus et un diagramme d’Ishikawa pour capturer les différentes causes menant à votre problème.
- Déterminer la cause fondamentale : D’autres outils peuvent aider, comme les cinq pourquoi, un arbre de défaillance, un arbre de causes et d’événements, et plus encore.
- Trouver des solutions : Les séances de remue-méninges avec l’équipe sont utiles. Ce sont eux qui connaissent intimement le projet et son exécution et seront votre meilleure ressource pour trouver un moyen de résoudre le problème.
- Mettre en œuvre la solution : Ce n’est pas une action ponctuelle, mais elle doit être durable et la solution doit accomplir ce qui était planifié. Cela nécessite de la patience et un suivi, en impliquant toute personne qui sera impactée par le changement.
- Surveiller, suivre et rendre compte de la solution : Les logiciels de gestion de projet peuvent faciliter cette étape.
Principes de l’analyse des causes fondamentales
Le principe général de l’analyse des causes fondamentales est de trouver ce qui crée un problème afin qu’il puisse être corrigé et de modifier les processus qui l’ont causé. Pour que cela fonctionne, l’ACF doit être réalisée de manière systématique.
Un autre principe de l’analyse des causes fondamentales est qu’il ne peut y en avoir qu’une. Oui, il peut y avoir des dizaines de causes collectées sur un diagramme d’Ishikawa, mais la cause fondamentale est singulière. Cela signifie peut-être que vous devrez investir beaucoup de temps pour la trouver, mais elle est toujours là. Il est important de poursuivre votre investigation jusqu’à ce que vous trouviez le coupable.
Pour que votre investigation fonctionne, vous devez établir une chronologie des événements. Cela vous permet de comprendre la relation entre les différentes causes et d’atteindre la cause fondamentale. Ce faisant, vous ne résolvez pas simplement un problème, mais vous transformez une culture d’entreprise réactive en culture proactive. Ce style de résolution de problèmes réduira les problèmes auxquels vous devrez répondre au fil du temps.
Comment ProjectManager aide à l’analyse
Identifier la cause fondamentale d’un problème crée de plus grandes efficacités, ce qui aide à maintenir votre projet sur la bonne voie. ProjectManager est un logiciel de gestion de projet qui vous aide à trouver des problèmes et vous fournit des outils pour les résoudre et travailler plus efficacement.
Détecter les problèmes avant qu’ils ne deviennent des crises est la meilleure façon de maintenir votre projet en bonne marche. Parce que ProjectManager est un outil en ligne, vous obtenez des données en temps réel qui éclairent de meilleures décisions. Il vous permet également de détecter les écarts plus rapidement et d’agir plus tôt, pour éviter de retarder le projet ou de dépasser le budget.
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