Chaque entreprise a besoin de ressources telles que la main-d’œuvre, les matières premières, l’équipement et d’autres intrants. Votre équipe utilise ces ressources pour exécuter divers projets, qu’il s’agisse de fabriquer des produits ou de fournir des services. Ces ressources doivent être achetées par votre organisation, et le processus d’approvisionnement doit être soigneusement planifié et exécuté. C’est tout l’objet de la gestion des approvisionnements du projet.
Qu’est-ce que la gestion des approvisionnements ?
La gestion des approvisionnements englobe toutes les actions et stratégies liées au cycle d’identification, d’évaluation et de sélection des fournisseurs d’intrants de production. Cela implique la création d’un plan de gestion des approvisionnements du projet, le contrôle de la qualité, la gestion des contrats d’approvisionnement, l’exécution des achats et toute autre activité nécessaire pour contrôler la façon dont les achats sont effectués dans votre organisation.
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Le terme gestion des approvisionnements est souvent confondu avec la gestion des achats, mais il existe une différence importante en matière de gestion d’entreprise, de production et de gestion de projet. Voici comment ces deux concepts similaires se distinguent.
Gestion des approvisionnements vs. gestion des achats
La gestion des achats n’est qu’une petite partie de la gestion des approvisionnements, qui est plus large et plus stratégique. La gestion des achats se limite à l’ensemble des documents, outils et procédures utilisés pour gérer le processus d’achat, tels que les demandes d’achat, les demandes de devis et les bons de commande.
Qu’est-ce que la gestion des approvisionnements de projet ?
En gestion de projet, les approvisionnements concernent les situations où vous devez acheter, louer ou contracter une ressource externe pour atteindre les objectifs du projet. Ces relations, comme tout processus dans un projet, nécessitent une gestion rigoureuse.
Gérer ces relations signifie obtenir la meilleure qualité de la part des fournisseurs externes engagés par l’entreprise. Il existe des contraintes de gestion des fournisseurs liées aux coûts et aux délais. La gestion des approvisionnements est un moyen de gérer plus efficacement le processus de sourcing, de réquisition, de commande, d’expédition, d’inspection et de réconciliation des achats.
Cependant, avant d’établir des partenariats ou d’effectuer des achats, il faut d’abord déterminer si les biens et services doivent être obtenus auprès de fournisseurs externes. Il convient d’évaluer les avantages et les inconvénients de produire les biens ou services en interne par rapport à leur externalisation. La relation avec des entreprises extérieures est-elle nécessaire et rentable à long terme ? Une fois une décision éclairée prise, vous pouvez avancer en toute confiance.
Qu’est-ce qu’un plan de gestion des approvisionnements ?
Un plan de gestion des approvisionnements définit les exigences, les directives et le processus global d’approvisionnement qui sera suivi par une organisation pour un projet particulier. Le niveau de complexité et de détail d’un plan de gestion des approvisionnements varie d’une organisation à l’autre, mais au niveau de base, votre plan devrait :
- Définir les critères d’évaluation pour la sélection des fournisseurs
- Décrire le processus d’appel d’offres
- Identifier la méthodologie de coût à utiliser
- Inclure une analyse coût-bénéfice
- Expliquer pourquoi les activités d’approvisionnement sont nécessaires et comment elles s’alignent sur les objectifs stratégiques de l’organisation
- Établir un calendrier pour les activités d’approvisionnement
- Identifier les parties prenantes de la gestion des approvisionnements
- Définir les KPI pour les activités d’approvisionnement
- Lister les éventuelles contraintes de ressources ou hypothèses de projet pouvant affecter les activités d’approvisionnement
- Définir les conditions générales légales et de paiement
- Expliquer les différents rôles et responsabilités en matière de gestion des approvisionnements
- Inclure les coûts estimés pour le projet d’approvisionnement
- Lister les risques potentiels pouvant affecter les achats ainsi que les stratégies d’atténuation
- Inclure les contrats et la documentation d’approvisionnement tels que les demandes d’achat, les bons de commande, les appels d’offres et les demandes de devis
Documents d’approvisionnement
Plusieurs documents sont nécessaires pour le processus d’approvisionnement. Voici les plus importants.
Demande d’information (RFI)
Ce document est utilisé pour un processus formel de collecte d’informations, adressé aux fournisseurs de biens et services avec lesquels vous pourriez souhaiter contracter. La RFI aide les responsables des approvisionnements à trouver le fournisseur qui livrera ce dont ils ont besoin, quand ils en ont besoin et à un prix acceptable.
Appel d’offres (RFP)
Lorsqu’une organisation souhaite contracter avec un fournisseur ou un prestataire, elle envoie un appel d’offres décrivant ce qu’elle souhaite voir réaliser. Le document recueille la description et le prix de la réalisation de ce travail par différentes entités, dont l’une peut être choisie car elle offre le meilleur rapport qualité-prix global.
Demande de devis (RFQ)
Ce processus est utilisé pour demander à un ou plusieurs fournisseurs de soumettre leurs devis pour les articles qui seront utilisés dans un projet. Cela permet à l’émetteur de comparer les prix avec d’autres fournisseurs potentiels en concurrence pour le contrat. C’est une étape essentielle pour prendre la bonne décision quant au prestataire à retenir.
Processus de gestion des approvisionnements de projet
Une fois prêt à vous approvisionner auprès d’un fournisseur, la gestion des approvisionnements de projet se décompose en quatre processus.
1. Planifier la gestion des approvisionnements
Les approvisionnements sont d’abord identifiés pendant la phase de planification du projet. Pour chaque prestataire externe, un énoncé des travaux (SOW) doit servir de document décrivant les travaux contractés.
Avant le contrat, un appel d’offres permet à plusieurs prestataires de soumissionner pour le travail, et le chef de projet peut déterminer, à partir de leurs offres, qui obtiendra le contrat.
Ces demandes sont soigneusement réfléchies car elles servent de documents directeurs tout au long du projet. Plus elles sont spécifiques, mieux c’est. Cela évite toute confusion par la suite et contribue à l’élaboration de plans plus précis. Ce processus est consigné dans le plan de gestion des approvisionnements, qui comprend les documents d’exigences, le registre des risques, les exigences en ressources des activités, le calendrier du projet, les estimations des coûts des activités et plus encore.
Pour guider ces décisions, des outils et techniques sont disponibles, comme l’analyse faire-ou-acheter (make-or-buy), qui aide à déterminer si l’activité nécessite un fournisseur externe ou peut être réalisée en interne. Solliciter l’avis d’experts, effectuer des études de marché et rencontrer les parties prenantes contribuent également à orienter cette décision.
2. Conduire les approvisionnements
Après avoir finalisé la paperasse de la première phase, la phase de conduite des approvisionnements consiste à étudier les offres reçues et à déterminer laquelle accepter. Des critères d’évaluation doivent être en place pour choisir l’offre la plus avantageuse pour le projet et correspondant à votre gestion logistique. Les accords sont ensuite signés et le plan de management du projet est mis à jour.
Pour choisir le prestataire, des conférences avec les soumissionnaires, des techniques d’évaluation des propositions et des estimations indépendantes permettent de vérifier que les offres se situent dans une fourchette normale. Il peut être utile de solliciter l’avis d’experts dans les domaines concernés.
Des techniques analytiques peuvent également être appliquées. La publicité est un bon moyen de s’assurer de ratisser le plus large possible parmi tous les soumissionnaires potentiels. Les négociations d’approvisionnement permettent ensuite d’affiner les contrats finaux pour répondre à vos besoins et à ceux du prestataire. Vous devriez utiliser un bon de commande pour documenter le prix, la quantité, le délai de livraison et les conditions de paiement des biens/services commandés. C’est un document juridiquement contraignant qui garantit que vous et votre fournisseur êtes sur la même longueur d’onde. Notre modèle de bon de commande peut vous aider à en créer un adapté à votre projet.
3. Contrôler les approvisionnements
Une fois les contrats signés, la gestion de ces prestataires doit s’intégrer dans les responsabilités de gestion globales. Les prestataires peuvent impacter les budgets et les délais, ce qui peut conduire le projet à dérailler.
Des mises à jour régulières sont donc nécessaires pour examiner les accords avec les prestataires, obtenir des avancées et évaluer les performances afin de s’assurer qu’ils respectent les exigences définies dans leurs contrats. Même si vous faites appel à des prestataires en raison de leur expertise, vous devez toujours surveiller et suivre leur travail pour vous assurer qu’il se déroule comme prévu.
Il est préférable de mettre en place un système de contrôle des modifications et d’effectuer des revues régulières des performances d’approvisionnement, notamment des inspections et des audits. Les rapports de performance permettent également de tenir les responsables informés. Un système de paiement doit être en place, ainsi qu’une gestion des réclamations et un système de gestion des dossiers. Les ordres de travail doivent contenir tous les détails concernant les travaux effectués par les prestataires pour faciliter le suivi des performances.
4. Clôturer les approvisionnements
De même qu’il existe un processus pour démarrer les approvisionnements, il faut en mettre un en place pour les finaliser. Ce qui constitue un travail achevé doit être détaillé dans l’accord initial avec le prestataire afin qu’aucune des deux parties ne soit dans le doute quant à la fin des travaux.
Les assurances et les cautionnements nécessitent généralement une décharge formelle de responsabilité. Cela garantit l’absence de modifications en suspens concernant la valeur et la date d’achèvement du contrat.
Les audits d’approvisionnement aident dans ce processus, tout comme les négociations structurées. Un système de gestion des dossiers sera également nécessaire pour gérer tous les documents liés à cette étape du processus d’approvisionnement.
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Quel est le rôle du chef de projet dans les approvisionnements ?
Le chef de projet intervient dans les approvisionnements comme dans tout autre aspect qu’il contrôle dans le processus de gestion de projet. Cependant, il ne détient pas toujours la même autorité sur ce processus que sur d’autres parties du projet.
Même si le chef de projet a le pouvoir de conclure des accords avec des prestataires au nom de l’entreprise, ce n’est généralement pas lui qui administre le contrat une fois en place. Quoi qu’il en soit, le chef de projet doit rester informé.
Cela signifie maîtriser les six processus du domaine de connaissance en gestion des approvisionnements de projet définis dans le Guide du Corpus des connaissances en management de projet (PMBOK). Le premier est la planification des achats et des acquisitions, c’est-à-dire déterminer quelles ressources externes sont nécessaires pour le projet. Le chef de projet a le contrôle sur cela, car il connaît mieux les besoins globaux du projet.
La planification des contrats consiste à créer les exigences pour les produits ou services nécessaires, notamment les entreprises qui les proposent. On sollicite les réponses des vendeurs en réduisant le nombre d’entreprises candidates, puis en sélectionnant les vendeurs, ce qui relève généralement du service des achats.
L’administration des contrats est la gestion du contrat avec le fournisseur. Le chef de projet travaille quotidiennement avec le responsable de compte du fournisseur. Lorsque le contrat est exécuté, vient la clôture du contrat. Cela est généralement géré par le service des achats.
Comment ProjectManager facilite la gestion des approvisionnements
Comme pour toute partie d’un projet, disposer des bons outils peut rendre la gestion des approvisionnements de projet plus efficace. ProjectManager propose un diagramme de Gantt en ligne qui vous permet de planifier les contrats de vos approvisionnements, en indiquant quand ils commencent et quand ils sont prévus de se terminer. Les mises à jour de statut sont immédiatement reflétées, et vous pouvez suivre la progression de vos prestataires pour vous assurer que le projet reste dans les délais. Le diagramme de Gantt peut également aider à planifier les matériaux s’ils doivent être disponibles à un moment précis dans le projet.
Parce que ProjectManager est en ligne, toutes les mises à jour de statut, y compris les paiements d’approvisionnement, se reflètent instantanément sur le tableau de bord en temps réel. Ce tableau de bord prend ces chiffres et analyse les données, qui sont présentées sous forme de graphiques et diagrammes faciles à lire. Vous pouvez ainsi voir si le projet est sur la bonne voie et gérer tous les approvisionnements effectués.
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