Verwenden Sie diese Projektstatusbericht-Vorlage, um Ihre Statusberichte zu optimieren, die Kommunikation mit wichtigen Stakeholdern zu verbessern und Ihre Projektpräsentationen wirkungsvoller zu gestalten. Ein Statusbericht kann so viel mehr leisten – mit dieser kostenlosen Excel-Vorlage können Sie das volle Potenzial des Projektstatusberichts ausschöpfen.

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Was ist ein Projektstatusbericht?

Ein Projektstatusbericht ist ein Projektmanagement-Dokument, das den aktuellen Stand eines Projekts in Bezug auf Projektfortschritt und Projekterfolg erfasst. Es ist ein Projektberichtstool, das notwendige Informationen an Projekt-Stakeholder wie Kunden, Sponsoren und Teammitglieder weitergibt.

Warum eine Projektstatusbericht-Vorlage verwenden?

Eine Projektstatusbericht-Vorlage hilft beim Projekt-Tracking und verbessert die Konsistenz sowie die Klarheit der Berichterstattung für Projektmanager, Teammitglieder und Stakeholder. Ob Sie eine tägliche oder wöchentliche Statusbericht-Vorlage erstellen, Sie können damit Fortschritte, Budgetstatus, Risiken und Probleme dokumentieren. Sie erleichtert die Kommunikation mit Stakeholdern und sorgt für zeitnahe Updates.

Da der Berichtsprozess optimiert wird, fördern Projektstatusbericht-Vorlagen bessere Entscheidungen, erhöhen die Verantwortlichkeit und verbessern das Leistungs-Tracking. Wenn Sie zum Beispiel ein Softwareentwicklungsprojekt starten, kann die Projektstatusbericht-Vorlage den Stakeholdern helfen, den Fortschritt zu vergleichen, Erfolge zu kommunizieren und den Projektstatus zu aktualisieren.

Wenn Sie Ihre Berichterstattung noch weiter ausbauen möchten, erstellen Sie einen Projektstatusbericht in ProjectManager. Mit nur wenigen Klicks kann unsere Software einen Statusbericht generieren, der Fortschritt, Kosten, Ressourcennutzung, überfällige Aufgaben und mehr zeigt. Außerdem bietet ProjectManager mehr als nur Reporting-Funktionen. Ihr Team kann in fünf verschiedenen Ansichten arbeiten – Gantt-Diagramm, Kanban-Board, Aufgabenliste, Tabellenblatt und Kalender. Jedes Mal, wenn Aufgaben aktualisiert werden, werden auch Ihre Berichte automatisch aktualisiert. Starten Sie kostenlos mit ProjectManager und erstellen Sie in wenigen Minuten einen genauen Statusbericht.

Wer sollte eine Projektstatusbericht-Vorlage verwenden?

Verschiedene Schlüsselpersonen in einem Projekt sollten die Projektstatusbericht-Vorlage nutzen, auch wenn jede Person sie für unterschiedliche Zwecke einsetzt. Projektmanager verwenden sie, um regelmäßige Updates zu Fortschritt, Budget, Meilensteinen, Risiken und Problemen zusammenzustellen und zu präsentieren.

Projektteammitglieder nutzen die Vorlage, um über ihre Aufgaben und Herausforderungen zu berichten. Stakeholder, darunter Projektsponsoren oder Kunden, können die Vorlage verwenden, um organisiert zu bleiben und über den Projektstatus informiert zu werden. Sie zeigt, ob das Projekt seine Ziele erreicht und den Zeitplan einhält.

Inhalte unserer Projektstatusbericht-Vorlage für Excel

Es gibt viele Projektstatusbericht-Vorlagen online, deren Inhalte variieren können. Ihr Projektstatusbericht sollte jedoch diese Schlüsselaspekte abdecken.

1. Projektinformationen

Hier fügen Sie allgemeine Informationen zu Ihrem Projekt ein.

• Projektdetails: Projektname, Berichtsdatum, Projektmanager, Sponsoren und Stakeholder
• Berichtszeitraum: Legen Sie fest, ob es sich um einen monatlichen oder wöchentlichen Projektstatusbericht handelt

2. Projektstatus-Zusammenfassung

In diesem Abschnitt informieren Sie Projekt-Stakeholder und Teammitglieder über den Projektfortschritt.

• Wichtige Erfolge: Ein Bereich, um den Abschluss von Meilensteinen, Ergebnissen und Action Items hervorzuheben.
• Abgeschlossene Arbeiten: Abgeschlossene Action Items
• Geplante Arbeiten: Aufgaben, die im Projektumfang vorgesehen sind
• Projektmeilensteine: Ein Projektmeilenstein kann der Abschluss eines Arbeitspakets, eines Ergebnisses oder einer Projektphase sein.
• Projektergebnisse: Dies sind die Resultate der Aufgaben im Projektumfang und notwendig für die Umsetzung des Projektplans.
• Action Items: Geben Sie an, welche Aufgaben erledigt werden müssen, um Ergebnisse zu liefern und das Projekt mit dieser Projektstatusbericht-Vorlage abzuschließen.

3. Projektgesundheit

Hier erklären Sie Projekt-Stakeholdern und Teammitgliedern den aktuellen Stand des Projekts und wie er sich mit dem Projektplan vergleichen lässt. Dazu gehören Budget, Zeitplan, Qualität und Umfang.

Projektbudget-Übersicht

Gehen Sie auf das Projektbudget und den insgesamt ausgegebenen Prozentsatz ein. Dies muss kein detaillierter Einzelposten-Bericht sein, sondern eine Übersicht über die Gesamtausgaben und ob das Projekt im Budget liegt: hinterher, voraus oder im Plan. Betrachten Sie diese Vorlage als Rahmen für eine klare Geschichte über die Projektgesundheit. Unabhängig vom Publikum wollen Sie es vollständig einbinden.

Projektzeitplan-Übersicht

In diesem Abschnitt der Projektstatusbericht-Vorlage listen Sie spezifische Action Items sowie den RAG-Status auf. So erhalten Stakeholder einen Überblick über den Projektzeitplan, gegliedert in Phasen und Aufgaben.

Beispielsweise können Sie eine klare Zeitlinie der Projektaktivitäten aufzeigen, um Stakeholder zu informieren, wichtige Meilensteine, Aufgaben und Ergebnisse auflisten sowie Start- und Endtermine angeben. Hier können auch Abhängigkeiten, der kritische Pfad sowie Ressourcen und Verantwortlichkeiten festgehalten werden. Diese Übersicht hilft Projektmanagern, den Zeitplan zu steuern und bei Bedarf anzupassen.

Projektumfang-Übersicht

In diesem Abschnitt werden Projektziele, Ergebnisse, Grenzen und Anforderungen aufgelistet. Ziel des Projektumfangs ist es, den Stakeholdern ein klares Verständnis von Zielen, Ergebnissen und Einschränkungen zu vermitteln. Bei einem Website-Entwicklungsprojekt könnte das Ziel die Erstellung einer neuen Seite zur Umsatzsteigerung sein, das Ergebnis eine funktionale E-Commerce-Seite mit vollständigem Katalog.

Grenzen legen fest, was im Projekt enthalten ist und was nicht, um Scope Creep zu vermeiden, zum Beispiel ein Budget von 50.000 $ und eine Laufzeit von 6 Monaten. Je klarer und vollständiger der Projektumfang beschrieben wird, desto besser das Projektergebnis.

Qualitätskontrolle-Übersicht

Kein Projekt ist ohne Qualitätskontrolle erfolgreich, und die Qualitätskontrolle-Übersicht in der Projektstatusbericht-Vorlage stellt sicher, dass Standards eingehalten werden. Sie fasst alle Prozesse und Praktiken zusammen, die dem Projekt helfen, die vereinbarten Standards und Anforderungen zu erfüllen.

Bestandteile in diesem Abschnitt der Vorlage sind Qualitätssicherungs-Standards, ein Qualitätskontrollplan, Qualitätskennzahlen und KPIs, Prüf- und Testnotizen, Problemlösung sowie Rollen und Verantwortlichkeiten. In einem Bauprojekt würde dieser Abschnitt sicherstellen, dass alle lokalen Bauvorschriften und Branchenstandards eingehalten werden.

Stakeholder-Engagement-Aktivitäten

Alle am Projekt beteiligten Parteien müssen über den Fortschritt informiert sein. Der Abschnitt zu Stakeholder-Engagement-Aktivitäten hilft, alle relevanten Stakeholder und deren Einfluss auf das Projekt zu identifizieren. Sie können eine Kommunikationsstrategie entwickeln, wie Informationen geteilt werden, wie oft dies geschehen soll und welche Art von Informationen weitergegeben werden müssen. Stellen Sie sicher, ob Besprechungen erforderlich sind und wie Probleme gelöst werden. Die Projektstatusbericht-Vorlage ermöglicht einen proaktiven Ansatz im Stakeholder-Management, um deren Bedürfnisse zu erfüllen.

4. Risikomanagement-Log

Risiken sind ein weiterer wichtiger Erfolgsfaktor. Die Risikomanagement-Übersicht bietet Platz, um Risiken oder Probleme aufzulisten, die den Projekterfolg gefährden. Kategorisieren Sie die Risiken als hoch, mittel oder niedrig und notieren Sie, wer für das Risiko verantwortlich ist und entsprechende Maßnahmen ergreifen soll.

5. Änderungsmanagement-Log

Änderungen sind in jedem Projekt unvermeidlich. Das Änderungslog ist der ideale Abschnitt in der Projektstatusbericht-Vorlage, um Änderungen während des Projekts zu dokumentieren, zu verfolgen und zu verwalten. Es hilft, Änderungsanträge strukturiert zu erfassen, zu bewerten und umzusetzen. Ergänzen Sie in der Vorlage die Beschreibung des Änderungsantrags zusammen mit Anforderungen, geschätzten Kosten, Dauer und Genehmigungsdatum.

6. Fazit / Empfehlungen

Fügen Sie hier Empfehlungen oder Bedenken zum Risikomanagement, Ressourcenmanagement oder Projektzeitplan ein.

Vorteile der Projektstatusberichte

Sie wissen bereits, dass ein Statusbericht eine notwendige Aufgabe bei der Durchführung eines Projekts ist. Falls nicht, werden Sie es bald von Stakeholdern oder Teammitgliedern erfahren. Diese benötigen Informationen, und ein Projektstatusbericht ist der beste Weg, ein Projektupdate bereitzustellen.

Ein Statusbericht ist ein hervorragendes Mittel, um den Stand des Projekts in Bezug auf Projektgesundheit, Risiken und Fortschritt zu vermitteln. Sie benötigen außerdem einen Mechanismus, um regelmäßig auf Anfragen von Stakeholdern oder Sponsoren reagieren zu können. Ihr Berichtszeitplan kann so entspannt wie monatlich oder so intensiv wie täglich sein, in der Regel werden jedoch wöchentliche Statusberichte erstellt.

Unabhängig von der Häufigkeit macht eine Projektstatusbericht-Vorlage die Berichterstattung einfach, ohne zu viel Zeit in Anspruch zu nehmen. Wenn Sie Projektportfoliomanagement betreiben, ist ein Statusbericht ebenfalls entscheidend. Damit erhalten Sie Zugriff auf alle Projekte und können Berichte zu den Projektgesundheit und Leistungen einzelner erstellen – entweder als Übersicht oder detailliert, je nach Bedarf.

Unsere kostenlose Excel-Statusbericht-Vorlage ermöglicht es Ihnen, sich auf relevante Informationen zu konzentrieren, Klarheit zu schaffen, Ereignisse festzuhalten und auch den Gesamtplan des Projekts im Blick zu behalten. Wenn Sie diese Berichte jedoch online über kollaborative Projektmanagement-Tools erstellen, wird das Erstellen und Teilen noch einfacher.

Ein großer Vorteil einer Statusbericht-Vorlage ist, dass sie den größten Teil der Routinearbeit im Berichtswesen übernimmt. Noch besser ist es, wenn Sie mit einer Projektmanagement-Software wie ProjectManager arbeiten, die Berichterstattung weitgehend automatisiert. So haben Sie und Ihr Team mehr Zeit für wichtigere Aufgaben. Unsere Projektmanagement-Software ermöglicht es Projektmanagern, mit einem Klick einen Statusbericht zu erstellen oder unsere preisgekrönten Dashboards zu nutzen. Diese sind wie sofortige Statusberichte und bieten jederzeit einen Live-Überblick über den Projektfortschritt. Starten Sie noch heute kostenlos.

Best Practices für Statusbericht-Vorlagen

Die Bedeutung eines Projektstatusberichts kann nicht hoch genug eingeschätzt werden. Sie halten Stakeholder über den Projektfortschritt auf dem Laufenden und helfen Projektmanagern zu erkennen, wo sie im Kontext des Projektplans stehen und ob der Fortschritt mit dem Zeitplan übereinstimmt. Effektive Projektstatusberichte sind daher für den Projekterfolg unerlässlich.

Kennen Sie Ihr Zielpublikum

Die erste Best Practice ist sicherzustellen, dass der Statusbericht gezielt ausgerichtet ist. Das heißt: kennen Sie Ihr Publikum, also Projekt-Stakeholder und Teammitglieder. Wenn Sie schreiben, sollten Sie wissen, wer der Leser ist. Nur so erzielen Sie Wirkung. Ob unsere Projektstatusbericht-Vorlage für Stakeholder, Kunden oder das obere Management gedacht ist – halten Sie die Sprache verständlich und fokussieren Sie sich auf deren Informationsbedürfnisse.

Effizientes Format

Auch die Formatierung Ihres Statusberichts ist wichtig. Halten Sie den Inhalt knapp und gezielt, aber so strukturiert, dass eine Übersicht über Meilensteine, Risiken, Probleme, Kosten usw. enthalten ist. Wählen Sie ein konsistentes Format, damit Stakeholder den Bericht leichter lesen können und wissen, wo sie welche Informationen finden.

Seien Sie prägnant, vernachlässigen Sie jedoch nicht die wesentlichen Inhalte wie zentrale Erfolge und erreichte Ziele der letzten Periode. Damit zeigen Sie nicht nur Fortschritte, sondern helfen Stakeholdern auch, die Entwicklung des Teams über die gesamte Projektdauer nachzuvollziehen.

Die visuelle Darstellung einer Projektstatusbericht-Vorlage kann ebenfalls dazu beitragen, das Interesse von Stakeholdern zu wecken. Genau hier kann eine Statusupdate-Vorlage oder ein Projektmanagement-Tool helfen, einen Projektstatusbericht zu erstellen, der Aufmerksamkeit bei Stakeholdern und Teammitgliedern findet.

Wann sollte ein Statusbericht geliefert werden?

Der Status Ihres Projekts ändert sich ständig. Teams arbeiten an Aufgaben, erreichen Meilensteine und schließen Ergebnisse ab. Daher könnte theoretisch stündlich ein Statusbericht erstellt werden. Natürlich wäre ein solcher Berichtsplan absurd. Statusberichte sind Kommunikationsinstrumente, und eine Überlastung dieses Kanals mit zu vielen Daten würde die Botschaft verwässern und ihren Zweck verfehlen.

Daraus ergibt sich die Frage: Wie oft sollten Statusberichte verschickt werden? Stakeholder müssen über den Fortschritt im Laufe der Projektzeitachse informiert sein. Wenn es Probleme gibt, wie etwa Verzögerungen oder Budgetüberschreitungen, sollten Sie diese direkt mit den Stakeholdern besprechen, bevor Sie solche Informationen in den Statusbericht aufnehmen. Überraschen Sie sie niemals mit schlechten Nachrichten im Bericht.

Das beantwortet jedoch noch nicht die Frequenzfrage. Die Regelmäßigkeit Ihrer Statusberichte hängt von der Aktivität Ihres Projekts ab. Bei einem langsam laufenden Projekt mit wenigen Action Items reicht ein zweiwöchentlicher Statusbericht. Häufigere Berichte würden kaum neue Informationen enthalten. Je aktiver Ihr Projekt ist, desto mehr sollten Sie wöchentliche Statusberichte erstellen, um Action Items, Probleme, Risiken, Meilensteine und Ergebnisse festzuhalten.

Denken Sie daran: Der Statusbericht ist ein Werkzeug, um Stakeholdern und Nutzern ein Projektupdate zu geben. Er sollte kurz, präzise und rechtzeitig sein, um den Gesundheitszustand und den Fortschritt des Projekts zu einem bestimmten Zeitpunkt darzustellen. Es geht darum, zu zeigen, was jetzt geschieht und was als Nächstes ansteht. Überfrachten Sie den Bericht, und die wertvollen Informationen gehen unter.

So verwenden Sie die Statusbericht-Vorlage von ProjectManager

Es ist eine Sache zu wissen, dass man sie braucht, eine andere, zu lernen, wie man eine Excel-Projektstatusbericht-Vorlage verwendet. Zum Glück ist der Prozess sehr intuitiv. Sie können ihn schnell erlernen. So erstellen Sie mit der heruntergeladenen Projektmanagement-Vorlage einen Statusbericht.

1. Allgemeine Projektinformationen eintragen

Tragen Sie die wichtigsten Projektdaten in den Abschnitt Projektinformationen ein. Dazu gehören Sponsor und Datum. Wer ist der Projektmanager? Außerdem haben Sie Platz, um Fortschritte und Erfolge zu dokumentieren. Betrachten Sie diesen Abschnitt wie eine Executive Summary, besonders wenn Sie die Informationen Stakeholdern oder Sponsoren präsentieren. Es ist eine gute Gelegenheit, darzustellen, was Sie brauchen und bis wann.

2. Einen Fortschrittsbericht erstellen

Im Abschnitt Fortschrittsbericht der Projektstatusbericht-Vorlage listen Sie Action Items, Datum, RAG-Status, Verantwortliche und Kommentare auf. RAG steht für Rot, Gelb und Grün und ist ein einfaches System, um den allgemeinen Zustand der Projektaspekte auf einen Blick zu bewerten. Rot bedeutet schwerwiegende Probleme, die Aufmerksamkeit erfordern, Gelb zeigt an, dass ein Risiko besteht, aber kontrolliert wird, und Grün bedeutet, dass alles im Plan ist.

Heben Sie Action Items hervor, die sofortige Aufmerksamkeit benötigen. So stellen Sie sicher, dass diese nicht vergessen werden und an die richtigen Personen kommuniziert werden. Diese Action Items sollten immer einem Teammitglied zugewiesen werden.

Listen Sie Projektergebnisse in der Projektstatusbericht-Vorlage auf; diese ergeben sich aus den im Projektumfang definierten Aufgaben. Es gibt Platz für eine Ergebnisbeschreibung, um mehr Kontext zu bieten. Nutzen Sie Projektergebnisse, um den Projektplan umzusetzen.

Notieren Sie Meilensteine. Sie sind größer als eine Aufgabe, aber kleiner als das Projekt. Sie markieren den Abschluss einer Projektphase oder eines Arbeitspakets. Sie sind ein kluger Weg, um Fortschritte zu dokumentieren und zu prüfen, ob der Zeitplan eingehalten wird. Sie können dies farblich kennzeichnen (Rot/Grün) und zusätzlich Verantwortliche sowie Kommentare einfügen.

3. Projektgesundheit bewerten

Eine der einfachsten Methoden, die Projektgesundheit zu bewerten, ist die Betrachtung des magischen Dreiecks aus Zeit, Kosten und Umfang. All dies können Sie in der Projektstatusbericht-Vorlage dokumentieren. Es gibt Felder, um geschätzte und tatsächliche Kosten sowie das gesamte verbrauchte Budget festzuhalten. Nutzen Sie das RAG-System, um eine Übersicht über Kosten, Zeitplan und Qualitätskontrolle zu geben und fügen Sie Notizen hinzu, um mehr Kontext zu liefern.

4. Wichtige Risiken, Probleme und Änderungen auflisten

Listen Sie die wichtigsten Risiken und Probleme auf, die die Projektgesundheit beeinflussen könnten. Die Vorlage bietet Platz für fünf davon. Zwar haben die meisten Projekte mehr, aber hier sollten nur die Top 5 erfasst werden. Priorisieren Sie, sonst verzetteln Sie sich. Sie sollten einen Risikomanagementplan und einen Risikoreaktionsplan haben, um Risiken abzumildern.

Dies ist auch eine gute Möglichkeit für Stakeholder, den Projektstatus realistisch zu sehen. Sie können nachvollziehen, welche Risiken und Probleme bestehen und welche Maßnahmen Sie ergreifen. Nutzen Sie den Bericht nicht, um schlechte Nachrichten überraschend zu übermitteln. Solche Themen sollten Sie zuerst im persönlichen Gespräch mit den Stakeholdern ansprechen.

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