La documentation est requise dans tout projet, mais elle l’est encore davantage lorsqu’il s’agit de la gestion de projets de construction. Les projets de construction exigent un suivi journalier régulier et détaillé pendant la phase d’exécution afin de pouvoir examiner et analyser l’avancement. Ces données sont consignées dans un rapport journalier de chantier, un document de reporting de construction très important, également connu sous les appellations suivantes :

• Journal de chantier ou journal quotidien de construction
• Rapport quotidien de construction
• Rapport journalier de site
• Rapport journalier de projet
• Rapport journalier de chantier
• Rapport journalier du lieu de travail

Le rapport journalier de chantier est généralement pris en charge par le responsable de chantier et est produit et transmis de manière répétée tout au long d’un projet de construction. Il constitue un élément essentiel de la gestion de projets de construction et doit être réalisé avec rigueur pour être efficace.

Pour les équipes qui utilisent un logiciel de gestion de projet afin de couvrir l’ensemble des aspects d’un projet de construction, ProjectManager propose des fonctionnalités adaptées. Le projet peut être structuré à l’aide d’un diagramme de Gantt détaillé permettant d’établir un calendrier de construction, de suivre les quatre types de dépendances entre les tâches et de répertorier toutes les activités à réaliser sur le chantier. Une fois les informations pertinentes collectées sur le site, les chefs de projet peuvent générer des rapports en temps réel intégrant les données les plus récentes et les partager avec les parties prenantes.

Qu’est-ce qu’un rapport journalier de chantier ?

Un rapport journalier de chantier est un journal qui répertorie les événements survenus au cours d’une journée de travail sur un chantier de construction. Il inclut notamment les conditions météorologiques, les inventaires de matériaux et les travaux réalisés, parmi d’autres informations. Il existe plusieurs raisons pour lesquelles un entrepreneur général, un chef de projet de construction ou même un maître d’ouvrage a besoin d’un rapport journalier de chantier.

Ce rapport de construction doit rassembler des informations pertinentes sur le chantier, depuis les conditions météorologiques jusqu’à la liste des visiteurs présents ce jour-là. Il s’agit d’un compte rendu complet de la journée de travail, fournissant un historique détaillé de tout ce qui s’est produit.

Qui participe au processus de création d’un rapport journalier de chantier ?

De nombreux rôles interviennent dans l’élaboration d’un rapport journalier de chantier. Voici une présentation de certains des principaux acteurs impliqués dans ce processus.

• Superviseur de chantier ou chef d’équipe : Cette personne est généralement responsable de la préparation du rapport journalier, car elle se trouve sur le chantier et supervise les activités quotidiennes. Elle veille à l’exactitude des informations et suit les effectifs, l’utilisation des équipements et les incidents liés à la sécurité.
• Responsable de la construction : Ce rôle peut consister à examiner ou à approuver les rapports journaliers préparés par le superviseur de chantier ou le chef d’équipe. Il supervise différents aspects du projet et s’assure que le rapport est conforme aux objectifs du projet définis dans le plan de construction.
• Représentant de l’entrepreneur général : Dans le cadre du reporting quotidien, l’entrepreneur général fournit des informations sur les travaux réalisés par son équipe sous sa supervision. Il documente les activités, l’utilisation des équipements et les problèmes rencontrés.
• Responsables des sous-traitants : Ce rôle peut consigner des informations relatives à leurs corps de métier, tels que l’électricité ou la plomberie. Il rend également compte des tâches réalisées, des matériaux utilisés et des heures de main-d’œuvre.
• Responsable santé et sécurité : Cette fonction documente les incidents, les briefings de sécurité et les conditions de sécurité du chantier afin de s’assurer que toutes les observations liées à la sécurité figurent dans le rapport journalier de chantier.
• Chef de projet : Le chef de projet examine généralement le rapport journalier, mais peut également le préparer pour des projets de plus petite envergure. Il se concentre sur la prise de décision et le suivi du calendrier de construction et du budget à un niveau global.

Quel est l’objectif d’un rapport journalier de chantier ?

Comme on peut l’imaginer, le rapport journalier de chantier est essentiel pour communiquer l’état d’avancement d’un projet à toutes les parties prenantes concernées et permettre de reprendre le travail rapidement et avec précision le lendemain. Il indique aux sous-traitants où leurs tâches se sont arrêtées et s’ils disposent des équipements et fournitures nécessaires pour continuer le jour suivant. Cet aspect est crucial pour maintenir le projet de construction dans les délais.

Par ailleurs, le journal de chantier quotidien protège les travailleurs et les responsables présents sur le site. En cas de problème, celui-ci est consigné et expliqué dans le rapport. Cette traçabilité écrite permet d’éviter que la responsabilité ne soit injustement attribuée à une partie non concernée. Cela revêt une importance particulière en cas de litige juridique, car le rapport constitue un élément de preuve pour appuyer une défense.

La tenue d’un registre des événements quotidiens offre également une meilleure visibilité sur ce qui se passe dans le projet et permet d’ajuster les ressources afin de travailler plus efficacement. Les chantiers de construction sont complexes et impliquent de nombreuses activités simultanées. Le reporting permet à chacun de rester informé, afin que les équipes et les sous-traitants puissent accomplir leur travail sans interférer avec celui des autres.

Enfin, le rapport journalier de chantier communique également le statut du projet. Il informe ainsi toutes les personnes ayant un intérêt direct dans la construction et les tient régulièrement au courant de l’évolution des travaux.

Que doit contenir un rapport journalier de chantier ?

Le reporting de construction peut sembler intimidant. Il y a beaucoup d’éléments à couvrir et il ne faut rien oublier qui puisse être essentiel à une documentation correcte. Toutefois, les rapports journaliers font partie intégrante des chantiers de construction depuis presque aussi longtemps que les chantiers existent. Il existe donc une structure éprouvée sur laquelle s’appuyer.

1. Informations générales : La première étape consiste à créer une page de couverture ou à inclure les informations générales du projet en haut du rapport journalier de chantier.
2. Conditions météorologiques : Les conditions météorologiques peuvent avoir un impact majeur sur les projets de construction. Le journal journalier doit donc prévoir un espace permettant d’enregistrer la météo du jour.
3. Personnel présent sur le chantier : Une étape essentielle lors de la rédaction d’un rapport journalier de chantier consiste à lister les membres de l’équipe présents sur le site, qu’ils relèvent de l’entrepreneur général ou des sous-traitants.
4. Visiteurs du chantier : Chaque rapport journalier de chantier doit documenter les visiteurs présents sur le site. Cela est important pour des raisons de conformité, car il s’agit d’une exigence de sécurité pour tous les projets de construction.
5. Travaux réalisés : Les travaux accomplis par l’équipe doivent être consignés dans le rapport journalier de chantier. Il est important d’indiquer un statut pour chaque tâche, par exemple à faire, en cours ou terminée, afin de mieux suivre l’avancement de l’équipe.
6. Travaux prévus pour le lendemain : Afin de mieux anticiper les prochaines étapes de la portée des travaux du projet, le rapport journalier de chantier doit également comporter une section dédiée aux tâches prévues pour le jour suivant. Toutes les parties concernées peuvent s’y référer pour se préparer en conséquence.
7. Feuille de temps journalière : La manière dont l’équipe répartit son temps constitue un élément clé des rapports journaliers de chantier. Elle permet d’identifier les membres de l’équipe qui n’optimisent pas leurs heures et d’améliorer la gestion des ressources.
8. Équipements : Tout comme pour l’équipe, il est nécessaire de suivre l’utilisation des équipements. Le rapport journalier de chantier doit indiquer les équipements utilisés sur le chantier ainsi que les heures pendant lesquelles ils ont été employés. Cela est essentiel à des fins de gestion des ressources, mais aussi pour la maintenance et la sécurité.
9. Matériaux de construction : Le suivi des matériaux de construction tels que le bois, la peinture, le béton ou le verre est primordial. En tant que responsable de chantier, il convient de vérifier les stocks et de répertorier le type et la quantité de matériaux disponibles.
10. Livraisons : Il est également nécessaire de documenter toute livraison de matériaux ayant eu lieu au cours de la journée. Si une livraison prévue n’a pas eu lieu, cet événement doit être consigné dans le rapport journalier de chantier.
11. Inspections de contrôle qualité : Il convient de préciser si des inspections de contrôle qualité ont été réalisées et d’en indiquer les résultats. Cela permet de disposer d’un historique pour améliorer la qualité du projet et de renforcer la communication. En cas de problèmes à corriger, cette section du journal de chantier s’avère particulièrement utile.
12. Événements retardateurs : Plusieurs événements peuvent entraîner des retards dans un projet de construction. Parmi les causes courantes figurent des conditions météorologiques défavorables, des pannes d’équipement ou l’échec d’une livraison de matériaux.
13. Accidents, incidents et risques pour la sécurité : Les projets de construction sont malheureusement exposés à des incidents, des accidents et d’autres événements imprévus. Il est essentiel de documenter tout ce qui se produit sur le chantier et de prendre rapidement les mesures nécessaires.
14. Suivi des réunions : En tant que responsable de chantier, il est important de tenir un registre des réunions qui ont lieu sur le site. Les réunions organisées en dehors du chantier ne doivent pas être incluses dans le rapport journalier de chantier.
15. Signatures : La personne chargée de préparer le rapport journalier de chantier doit signer le document. Cette dernière étape officialise le rapport et engage la responsabilité de son auteur en cas d’erreur ou d’omission.

Modèle de rapport journalier de chantier

Étant donné que le rapport est établi quotidiennement, il est utile de disposer d’un modèle intégrant déjà toutes les informations à recueillir. Ainsi, toutes les données essentielles sont structurées à l’avance et il ne reste plus qu’à compléter les champs requis. ProjectManager propose de nombreux modèles gratuits de gestion de projet, dont un rapport journalier de chantier téléchargeable et personnalisable selon les besoins.

Une sélection variée de modèles gratuits de gestion de projets de construction pour Excel est également disponible afin de couvrir l’ensemble des aspects du projet.

Avantages de la création d’un rapport journalier de chantier

Les chantiers de construction sont complexes et de nombreuses activités s’y déroulent simultanément. Le reporting permet à chacun de rester informé de ce qui se passe, afin que les équipes et les sous-traitants puissent accomplir leurs tâches sans interférer avec celles des autres.

Cependant, une équipe de gestion de projets de construction peut tirer de nombreux autres avantages d’un rapport journalier de chantier.

1. Facilite la gestion des ressources

Le rapport journalier de chantier permet au superviseur de chantier de comprendre précisément quelles ressources ont été utilisées pour réaliser les travaux, ce qui contribue également au suivi des coûts et à la gestion des stocks.

La consignation des événements quotidiens et de l’utilisation des ressources offre aussi une meilleure visibilité sur l’avancement du projet et permet d’allouer les ressources de manière plus efficace.

2. Aide à identifier les risques et les problèmes du projet au fur et à mesure

Le reporting journalier aide également les chefs de projet de construction à identifier rapidement les risques et les problèmes du projet, plutôt que plus tard dans son déroulement, comme des modifications du calendrier du projet ou du budget. Étant donné que les données et les analyses sont examinées fréquemment, il devient plus simple et plus rapide de repérer les dérives potentielles. Le chef de projet peut alors intervenir et apporter des ajustements afin d’éviter des perturbations majeures à l’avenir.

3. Garantit un reporting précis de l’avancement

Avec les nombreuses composantes d’un projet de construction, il est essentiel de disposer de données structurées permettant un reporting fiable. Grâce au rapport journalier de chantier, les chefs de projet de construction ont accès aux données les plus récentes lorsqu’ils préparent des rapports à destination des principales parties prenantes.

4. Facilite la communication avec les parties prenantes

Le rapport journalier communique également le statut du projet. Il permet ainsi de tenir informées les personnes ayant un intérêt direct dans le chantier et de leur fournir une vision claire de l’avancement.

5. Fournit des éléments pour l’analyse des retards

Les projets de construction peuvent subir des retards pour de nombreuses raisons, notamment les conditions météorologiques, les modifications de conception, les changements de matériaux, entre autres. L’un des objectifs principaux de l’analyse des retards est de comprendre pourquoi ces retards se sont produits et d’alimenter la planification du projet future. Les rapports journaliers de chantier fournissent les informations nécessaires pour évaluer les retards et déterminer les responsabilités.

Comment ProjectManager facilite la création de rapports journaliers de chantier

ProjectManager est un logiciel de gestion de projet primé qui génère des rapports en temps réel et organise les tâches afin de maintenir le projet sur la bonne voie. Pour remplacer les rapports journaliers de chantier sur papier par un outil logiciel dynamique permettant de mieux gérer et suivre un projet de construction, une solution de gestion de projet s’avère indispensable.

Attribuer le travail quotidien à l’aide de diagrammes de Gantt, de listes de tâches et de tableaux kanban

Les diagrammes de Gantt, les listes de tâches et les tableaux kanban de ProjectManager permettent de synthétiser les activités de construction de la journée. Par exemple, le diagramme de Gantt primé et la liste de tâches peuvent suivre toutes les informations liées aux ressources, notamment les équipements, les matériaux et les membres de l’équipe. Le tableau kanban est un outil visuel qui aide à suivre les tâches spécifiques à mesure qu’elles sont réalisées chaque jour, en mettant en évidence les éventuels goulets d’étranglement dans le flux de travail.

Gérer la charge de travail des équipes et allouer les ressources

L’un des aspects les plus importants d’un projet de construction est la gestion des ressources. Les outils de gestion des ressources et des équipes, tels que le graphique de charge de travail et la page équipe, permettent de suivre de près la manière dont les équipes utilisent leur temps. La page équipe permet de réaffecter les tâches afin d’équilibrer la charge de travail et de s’assurer que le calendrier progresse conformément aux prévisions.

Suivre les coûts de main-d’œuvre à l’aide de feuilles de temps en ligne

Les feuilles de temps en ligne sécurisées permettent de suivre le temps de travail des équipes, qu’elles interviennent sur le terrain ou au bureau. Les équipes peuvent saisir leur temps directement depuis les diagrammes de Gantt, les listes de tâches et les tableaux kanban. Les outils intégrés de gestion du temps facilitent le suivi des heures grâce aux feuilles de temps de projet automatisées. Les responsables reçoivent des notifications lorsque les feuilles de temps sont prêtes à être examinées et peuvent les approuver ou les refuser. Ces données fourniss

Créer des rapports en quelques secondes

Une grande partie des éléments à suivre dans un rapport journalier de chantier peut être générée en un seul clic grâce à la fonctionnalité de reporting. Le rapport d’état du projet offre une vue d’ensemble de la santé globale du projet et des tâches. Il permet d’identifier les tâches en retard. D’autres rapports sont également disponibles, notamment le plan de projet, les tâches, les feuilles de temps, la disponibilité des équipes, leur charge de travail et l’écart du projet afin de vérifier si l’avancement réel est conforme au calendrier.

Maintenir une vision globale

Un rapport d’état instantané peut être obtenu à l’aide du tableau de bord en temps réel. Le tableau de bord collecte les données issues des mises à jour de statut des équipes, les calcule automatiquement et les affiche sous forme de graphiques et de diagrammes faciles à lire. À tout moment, il est possible de vérifier si le projet respecte le calendrier ou le budget.

Conseils et bonnes pratiques pour la tenue d’un journal de chantier

Aussi utile soit-il, le rapport journalier de chantier présente certaines difficultés lors de sa mise en place. Le premier principe est la régularité. Rédiger un rapport un jour sur deux lui fait perdre toute sa valeur. Ces rapports sont journaliers par définition et doivent être complétés à la fin de chaque journée de travail.

Il est également essentiel de tenir des dossiers rigoureux. Le temps et les efforts consacrés à la rédaction d’un rapport journalier sont inutiles s’il est impossible de le retrouver lorsque cela est nécessaire. L’archivage doit faire partie intégrante du processus. La bonne tenue des documents est essentielle pour tout projet, en particulier dans le secteur de la construction, ce qui constitue une raison supplémentaire d’envisager un logiciel de gestion de projet capable de stocker les fichiers numériques.

Pour établir le meilleur rapport journalier de chantier possible, voici quelques recommandations à appliquer tout au long du processus.

1. Être détaillé : Il convient de trouver le bon équilibre. Le rapport ne doit pas être trop général au point de devenir inutilisable, mais il est également important de savoir quand entrer dans le détail, notamment en cas d’arrêt de travail ou d’incident.
2. Être ponctuel : Les rapports doivent être consignés le plus tôt possible. Attendre le lendemain matin pour remplir le rapport de la veille entraîne souvent une perte d’informations importantes.
3. Être simple : Bien que le reporting doive être précis, il doit aussi rester clair et concis. De nombreuses personnes le consulteront, et un excès de jargon risque de nuire à la compréhension.
4. Être ouvert aux contributions : Le responsable de chantier, qui ne dispose pas toujours d’une visibilité complète sur tout ce qui s’est produit sur le site, est généralement chargé de rédiger le rapport. Il est donc utile de solliciter les retours des équipes. Un bref échange avant leur départ peut aider à compléter le rapport de manière plus fidèle.
5. Être transparent : Le rapport journalier est un outil de communication qui doit transmettre des informations à un large éventail de membres de l’équipe projet, afin d’identifier les problèmes éventuels et de conserver un historique de l’avancement.
6. Être conforme : Le rapport journalier constitue un bon moyen de vérifier le respect des exigences définies dans le contrat de construction. Il est important de s’assurer chaque jour de la conformité aux clauses contractuelles, aux codes et aux autres réglementations applicables.
7. Être efficace : L’un des meilleurs moyens de gagner du temps et de réduire les coûts consiste à intégrer les rapports journaliers dans un logiciel de gestion de projets de construction plus global. Cet outil permet de produire les rapports plus rapidement et d’exploiter les données collectées pour piloter le plan et le calendrier du projet.

ProjectManager est un outil de gestion de projet qui organise les tâches, les équipes et les projets grâce à des outils de reporting en temps réel, afin de toujours savoir où en est le projet et quels sont les coûts engagés. Rejoignez les dizaines de milliers d’équipes et d’organisations qui utilisent notre solution pour mener à bien leurs projets. Essayez gratuitement notre essai de 30 jours.