Qu’est-ce qu’une portée des travaux ?

Une portée des travaux est un accord sur les tâches que vous allez exécuter dans le cadre du projet. La portée des travaux en gestion de projet comprend les livrables, un calendrier, des jalons et des rapports. Examinons de plus près chacun de ces éléments ci-dessous.

Que doit contenir une portée des travaux ?

Voici un aperçu des principaux composants d’une portée des travaux. Vous pouvez ajouter ou supprimer certains de ces éléments pour mieux vous adapter aux exigences de vos parties prenantes.

Livrables du projet

Ce sont les résultats que votre projet doit livrer. Qu’il s’agisse d’un produit ou d’un service, c’est la raison pour laquelle vous réalisez le projet pour votre client, votre partie prenante ou votre commanditaire. Quel que soit ce livrable — document, rapport, logiciel, produit ou construction — il doit être clairement identifié ici. La création d’une structure de découpage du travail peut vous aider à cette étape. Assurez-vous également qu’il existe un critère d’acceptation pour les livrables du projet, comme des normes de qualité ou des exigences fonctionnelles.

Calendrier du projet

Considérez le calendrier comme une route reliant le début et la fin du projet. Cette section du document décrit les grandes phases sur la durée totale du projet. Elle doit également indiquer les moments où vos livrables seront prêts. Comme vous pouvez l’imaginer, il est essentiel de définir le plan global de tout projet. Cela se présente mieux sous une forme visuelle, comme un plan de diagramme de Gantt condensé, afin que les parties prenantes puissent voir le calendrier à haut niveau.

Jalons du projet

Les projets peuvent être longs et complexes, c’est pourquoi ils sont organisés selon un calendrier et divisés en parties plus gérables appelées tâches. Les phases plus importantes du projet sont marquées par ce qu’on appelle un jalon. Cela permet de suivre l’avancement du projet et de vérifier qu’il respecte le calendrier prévu. Définissez vos principaux jalons sur une chronologie dans la portée des travaux, y compris les lancements de projet, réunions, remises, etc.

Rapports du projet

Vous allez générer des rapports tout au long du projet, destinés à votre équipe ou à votre client, partie prenante ou commanditaire. Ceux-ci peuvent inclure des rapports d’état, des rapports d’avancement, de variance et bien d’autres. Ils constituent un enregistrement formel de la progression du projet, mais aussi un moyen de communication au-delà du simple respect du calendrier.

Selon la façon dont vous personnalisez les rapports, une grande quantité de données peut être exploitée pour différents publics. Définissez comment vous allez présenter ces rapports, à quelle fréquence les parties prenantes peuvent les attendre et qui en sera responsable.

Modèle de portée des travaux

Maintenant que vous savez ce que contient ce document essentiel, téléchargez notre modèle gratuit de portée des travaux pour Word. Il comprend tout ce dont vous avez besoin pour créer une portée des travaux adaptée à votre projet, afin que vos parties prenantes sachent exactement à quoi s’attendre en termes de calendrier, de livrables et d’effort.

Comment rédiger une portée des travaux

Maintenant que nous avons répertorié les éléments d’une portée des travaux, voyons étape par étape comment en rédiger une. Ces étapes peuvent vous aider à créer une portée des travaux pour différents secteurs tels que la construction ou la fabrication.

1. Définir les objectifs du projet : Avant de rédiger une portée des travaux, vous devez définir quels objectifs seront atteints grâce à l’exécution des tâches du projet qui y seront incluses.
2. Utiliser une structure de découpage du travail pour identifier les tâches : La première étape pour rédiger une portée des travaux consiste à identifier toutes vos tâches de projet. Cela se fait à l’aide d’une structure de découpage du travail (WBS), un outil de gestion de projet qui permet de décomposer les projets et lots de travail en tâches individuelles afin de mieux les planifier et les programmer.
3. Déterminer les livrables du projet : Un livrable de projet est un résultat tangible ou intangible issu des tâches. Ils constituent une partie essentielle de la portée des travaux puisqu’ils représentent les résultats attendus du projet.
4. Établir les critères d’acceptation des livrables : Les livrables du projet doivent répondre aux critères d’acceptation définis par le client du projet, tels que les normes de qualité ou les exigences fonctionnelles.
5. Utiliser la méthode du chemin critique pour créer un calendrier : La méthode du chemin critique est une technique de planification de projet qui permet aux chefs de projet d’élaborer un calendrier et d’estimer la durée du projet en identifiant la séquence de tâches la plus longue. Il est important d’utiliser cette méthode ou d’autres techniques de planification de projet pour établir un calendrier réaliste dans votre portée des travaux.
6. Définir les modalités de paiement du projet : Vous pouvez inclure les conditions de paiement comme une section de votre portée des travaux.
7. Établir les procédures de rapport du projet : La communication entre l’équipe de projet et les parties prenantes est très importante. Votre portée des travaux doit donc comporter une section expliquant comment les rapports seront produits.

Avec ProjectManager, créez une WBS, concevez des rapports et élaborez un calendrier de projet en quelques secondes grâce à notre générateur de diagrammes de Gantt en ligne. Cartographiez votre portée des travaux, créez un budget, assignez des tâches, ajoutez des dépendances et bien plus encore. Présentez ensuite votre plan à votre équipe et à vos parties prenantes pour démarrer le projet sur de bonnes bases. Essayez-le gratuitement dès aujourd’hui.

Exemple de portée des travaux

Pour comprendre l’objectif et l’importance d’une portée des travaux en gestion de projet, prenons un exemple simple : planifier un mariage. Un mariage est un projet et, selon la personnalité des mariés, il peut être plus vaste et plus complexe que la construction d’une autoroute ou d’un aéroport.

Prenons un aspect de ce grand projet, les invitations, et décomposons-le dans une portée des travaux. Nous allons définir les livrables, le calendrier, les jalons et les rapports dans cet exemple de portée des travaux.

Livrables

• Liste des invités
• Adresses des participants
• Invitations
• Enveloppes adressées
• Timbres

Calendrier

• 1er janvier : Décider de la liste des invités
• 1er février : Recueillir les adresses des participants
• 1er mars : Choisir le style d’invitation et lancer l’impression
• 1er avril : Adresser et poster les invitations
• 1er mai : Obtenir le nombre final d’invités
• 1er juin : Mariage

Jalons

• Sélection des invités et collecte des adresses
• Envoi des invitations
• Comptage final des participants

Rapports

• Suivi de l’état de la collecte des adresses
• Suivi de la progression de l’impression des invitations
• Vérification des réponses (RSVP) par rapport à la liste d’invitations

Exemple de portée des travaux pour la construction

Créons maintenant une portée des travaux pour un petit projet de construction : la construction d’une maison. Ce projet comporte de nombreuses étapes, mais pour des raisons pratiques, cet exemple de portée des travaux pour la construction se concentrera uniquement sur certains des principaux livrables, calendriers, jalons et rapports.

Livrables du projet : Ces livrables sont des résultats individuels et tangibles provenant de différentes activités de construction.

• Dégagement du terrain
• Nivellement du sol
• Semelles de fondation
• Fondation
• Lignes d’égout
• Ossature en bois
• Pose du contreventement
• Installation du système CVC
• Installation des panneaux électriques et du câblage
• Installation de la toiture
• Pose de l’isolation
• Installation des cloisons sèches
• Peinture intérieure, électroménagers, armoires et autres finitions

Calendrier du projet : Le calendrier de la portée des travaux dépend de la complexité de la conception et de l’accord conclu entre le propriétaire du projet et l’entrepreneur général, qui engagera des sous-traitants pour réaliser différents types de travaux de construction.

Jalons du projet : Les jalons de la portée des travaux marquent les réalisations importantes du projet au fur et à mesure que les tâches sont exécutées. Au lieu de faire référence à des livrables individuels, ils décrivent des phases du projet qui ont été menées à bien. En tant que chef de projet, vous pouvez choisir les jalons les plus pertinents pour votre projet.

• L’enveloppe du bâtiment est terminée
• Les inspections de la fondation, de la charpente, de la plomberie et de l’électricité ont été validées
• Les travaux extérieurs sont achevés
• Les travaux intérieurs sont achevés
• Le projet a été livré avec succès

Rapports du projet : Les rapports que vous utilisez pour suivre la portée des travaux peuvent varier, mais ceux-ci sont essentiels pour un projet de construction.

• Rapports d’état du projet
• Journaux quotidiens de construction
• Liste de travaux restants (punch list)

Pourquoi est-il important de rédiger une portée des travaux ?

Voici quelques raisons pour lesquelles la rédaction d’une portée des travaux est bénéfique pour les projets.

Définit la portée du projet

Le principal objectif d’une portée des travaux est de définir la portée du projet. Cela signifie préciser le travail qui sera effectué, ainsi que les exclusions, activités ou livrables qui ne font pas partie du projet.

Prévient l’élargissement de la portée (scope creep)

L’élargissement de la portée est un risque qui peut affecter tout projet. Il se produit lorsque des tâches supplémentaires sont ajoutées à la portée initiale pendant l’exécution du projet.

Ces ajouts non planifiés aux plans de travail entraînent des coûts supplémentaires et perturbent le calendrier du projet. L’élargissement de la portée peut être évité grâce à une portée des travaux claire qui précise ce qui sera exécuté et ce qui ne le sera pas. Cependant, des modifications peuvent être apportées à la portée du projet à l’aide d’une demande de changement, un autre document essentiel de la gestion de projet.

Fixe des attentes claires pour les parties prenantes

Sans portée des travaux, les parties prenantes du projet peuvent avoir des attentes irréalistes concernant le projet, comme supposer que certaines tâches ou livrables seront réalisés. Il est donc important que les chefs de projet et les équipes s’assurent qu’une portée des travaux existe pour informer les parties prenantes de ce à quoi s’attendre.

Par exemple, une portée des travaux est un élément clé d’une proposition de projet, l’un des documents de gestion de projet qui permet aux équipes de projet d’expliquer aux parties prenantes, comme les clients ou les commanditaires, ce qu’elles peuvent attendre du projet.

Conseils pour rédiger une portée des travaux

Avant de commencer la rédaction, assurez-vous de suivre ces conseils.

1. Soyez précis : expliquez clairement les termes utilisés
2. Utilisez des visuels : une image vaut mille mots
3. Obtenez les approbations : assurez-vous que toutes les personnes concernées valident le travail

Ce n’est pas très difficile, mais cela doit être fait avec rigueur, car vous ne voulez pas rattraper du retard administratif lorsque le projet est déjà en cours.

Astuce : La portée des travaux est essentielle au plan de projet et en fait souvent partie intégrante, mais sa rédaction peut être longue. Nous avons créé des dizaines de modèles de gestion de projet pour vous aider à créer tous vos documents de projet.

Comment gérer votre portée des travaux avec un logiciel de gestion de projet

Il peut être difficile de suivre toutes les tâches, mais un logiciel de gestion de projet peut simplifier le processus. Dans ProjectManager, vous pouvez importer votre feuille de calcul ou utiliser l’un de nos modèles adaptés à votre secteur pour démarrer.

Une simple liste de tâches n’est qu’un point de départ. Pour mettre de l’ordre dans tout cela, vous devrez estimer la durée en ajoutant des dates de début et de fin. Nous plaçons ensuite automatiquement vos tâches sur un calendrier dans notre vue de projet en diagramme de Gantt, afin que vous puissiez visualiser l’ensemble du projet en un seul endroit. Vous pouvez également hiérarchiser les tâches, relier les dépendances pour éviter les blocages et définir des jalons afin de diviser le projet en phases plus gérables.

Collaborez au niveau des tâches

Les tâches nécessitent des personnes pour être exécutées et faire progresser le projet. Vous avez votre calendrier, alors intégrez votre équipe et commencez à leur attribuer des tâches. Vous pouvez le faire depuis n’importe quelle vue de projet. Nous proposons des outils collaboratifs qui rendent les équipes plus productives et favorisent la collaboration. Vous pouvez les diriger avec des descriptions de tâches et en joignant des fichiers. Ensuite, les membres peuvent collaborer en commentant au niveau des tâches, et les autres sont notifiés par e-mail. C’est idéal pour les équipes à distance ou celles travaillant dans le même espace.

Suivez la progression pour respecter le temps et le budget

En parlant d’équipes distribuées, comment suivre leur progression si vous ne pouvez pas les voir ? Nous résolvons ce problème grâce à d’excellentes fonctions de suivi, telles qu’un tableau de bord en temps réel qui affiche l’avancement des tâches, les coûts et d’autres indicateurs clés du projet. Notre logiciel recueille les mises à jour et les affiche automatiquement dans des graphiques clairs et faciles à lire. Vous pouvez même les partager lors des réunions avec les parties prenantes pour les tenir informées.

Pour des données plus détaillées, nous proposons des rapports en un clic filtrables selon vos besoins. Les rapports suivent les écarts de projet, la charge de travail et plus encore. Vous pouvez ainsi détecter et résoudre rapidement les problèmes avant qu’ils ne compromettent le projet.

Si vous souhaitez que cette portée des travaux soit le point de départ d’un projet réussi, essayez ProjectManager gratuitement grâce à notre essai de 30 jours.

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