Les entrepreneurs répondent à des appels d’offres pour décrocher des contrats. Ils doivent préciser ce qu’ils vont réaliser, en combien de temps et à quel coût. Ces estimations doivent être exactes, sinon le projet risque d’échouer ou la marge bénéficiaire de l’entrepreneur risque d’en pâtir. Utiliser des modèles de proposition commerciale est une façon de s’assurer que les offres sont rigoureuses et complètes, sans rien laisser au hasard.
ProjectManager propose plus de 100 modèles de gestion de projet gratuits pour Excel et Word, à télécharger dès maintenant. Parmi eux, 15 modèles peuvent vous aider tout au long du processus d’appel d’offres en construction. Ils sont présentés ci-dessous, avec leurs liens, pour vous aider à remporter des contrats profitables à l’entrepreneur comme à son client.
Cependant, les modèles sont des documents statiques. Un logiciel de gestion de projet est plus efficace pour prévoir correctement les détails du projet, puis pour l’exécuter afin qu’il soit livré dans les délais et dans le respect du budget. ProjectManager est un logiciel primé de gestion de projets et de portefeuilles, doté de diagrammes de Gantt puissants qui aident à estimer les échéanciers, les coûts et bien plus. Une fois l’offre remportée, nos diagrammes de Gantt vont encore plus loin : ils relient les quatre types de dépendances entre tâches pour éviter les dépassements de coûts dus aux retards, identifient les tâches essentielles en filtrant le chemin critique et permettent de définir une référence de base pour figer le plan et le comparer à l’avancement et aux coûts réels. Commencez gratuitement avec ProjectManager dès aujourd’hui.
Pourquoi utiliser un modèle de proposition commerciale ?
Même s’il a ses limites, un modèle de proposition commerciale assure une cohérence de forme et de style qui renforce l’identité de marque. Sa structure prédéfinie fait gagner du temps et garantit que rien n’est oublié. Ce format homogène simplifie aussi le processus de révision tout en améliorant la qualité globale de la proposition.
Sa structure offre également une manière claire et organisée de présenter les services, les qualifications et les tarifs. Le client peut ainsi évaluer l’offre plus facilement. Un modèle de proposition commerciale bien conçu donne aux entrepreneurs un avantage concurrentiel en mettant en valeur les points forts et la proposition de valeur de leur offre.
C’est l’occasion pour l’entrepreneur de convaincre le client potentiel en démontrant de façon convaincante pourquoi il est le meilleur choix, en mettant en avant ses réussites passées, son expérience pertinente et les témoignages de ses clients. Si le client l’approuve, la proposition commerciale peut ensuite servir de référence pour clarifier les conditions générales lors de la rédaction du contrat officiel.
Les meilleurs modèles de proposition commerciale gratuits
Voici une sélection de modèles de proposition commerciale adaptés à différents types de projets et de secteurs. Certains sont généralistes, d’autres sont propres à un type de travail précis. Vous trouverez aussi des modèles gratuits qui aident à préparer la proposition, comme le budget et la portée des travaux, qui font tous partie de la proposition globale. Téléchargez ces modèles de proposition commerciale gratuits pour maximiser vos chances de décrocher le contrat.
1. Modèle de proposition de projet
Ce modèle de proposition de projet gratuit pour Word est un document polyvalent. Il peut être personnalisé pour proposer un projet de construction, informatique, marketing, d’ingénierie ou d’entreprise. Le modèle expose la justification du projet en présentant officiellement aux commanditaires ou à un supérieur les bonnes raisons de lancer le projet pour résoudre un problème précis ou saisir une opportunité commerciale.
Comme toute proposition, il commence par un résumé exécutif qui présente la proposition, puis détaille le processus, la solution, les livrables, la durée et d’autres éléments pour étoffer le projet. Il sert à lancer un nouveau projet, d’où son niveau de détail. C’est un outil qui définit clairement le projet afin d’obtenir l’approbation du commanditaire et de le convaincre de sa valeur.
2. Modèle de proposition de budget
L’une des parties les plus importantes d’une proposition commerciale est la prévision budgétaire. Certains clients, commanditaires et supérieurs ne regardent que le résultat final : si le montant est trop élevé, aucun argument ne les convaincra d’approuver la proposition de valeur. Ce modèle de proposition de budget gratuit pour Excel est un excellent outil de prévision pour montrer que le travail reste dans les limites des moyens disponibles.
Ce modèle de proposition de budget répertorie toutes les tâches nécessaires à la réalisation du projet ou du service, y compris les sous-tâches. Les coûts liés aux ressources nécessaires pour exécuter ces tâches sont ensuite estimés, de la main-d’œuvre et des matériaux jusqu’aux autres frais, comme les déplacements, l’équipement, etc. Les coûts budgétés sont additionnés, et une colonne permet de saisir les coûts réels afin de suivre l’écart de coûts pendant l’exécution du projet et de respecter le budget.
3. Modèle de proposition de construction
Les entrepreneurs généraux voudront télécharger ce modèle de proposition de construction pour Word. Il fait partie du processus d’appel d’offres et contient des informations détaillées sur le projet, notamment les devis des fournisseurs, qui donnent une estimation du coût total du projet proposé. Les entreprises de construction peuvent simplifier la recherche de contrats grâce à ce modèle de proposition commerciale, qui agit comme un argumentaire de vente auprès d’un client motivé.
Comme tout modèle de proposition commerciale, celui-ci comprend des sections qui définissent la portée des travaux, les informations financières et l’échéancier du projet, pour ne citer que celles-là. En décrivant avec précision tous les détails du projet, les deux parties peuvent parvenir à un accord et éviter tout malentendu une fois le contrat signé.
4. Modèle de proposition d’événement
Bien entendu, tous les modèles de proposition commerciale ne se ressemblent pas. Certaines propositions visent des projets précis ou, dans ce cas, des événements. Ce modèle de proposition d’événement gratuit pour Word est idéal pour les organisateurs d’événements, qui sont de véritables chefs de projet, même si on les considère rarement comme tels. Ce document couvre tous les détails d’un événement à venir, qu’il s’agisse d’une conférence, d’un salon professionnel, d’une exposition, d’un mariage, d’une collecte de fonds, etc.
Cette proposition ressemble aux autres modèles gratuits de cette liste. Elle est divisée en sections. Certaines vous seront familières, comme le programme de l’événement et l’estimation des coûts. D’autres sont propres à l’organisation d’événements, comme la définition du public cible et l’élaboration du marketing et de la promotion de l’événement. Mais l’objectif reste le même : décrocher le contrat parce que votre entreprise est la mieux placée pour atteindre les buts et les objectifs à un prix raisonnable et dans les délais fixés par le client.
5. Modèle de demande de propositions
Une demande de propositions (RFP) est le document émis par les maîtres d’ouvrage auquel les entrepreneurs répondent. Elle sert à solliciter des offres qui répondent aux exigences du projet afin que le maître d’ouvrage puisse choisir le bon entrepreneur. Ce modèle de RFP gratuit pour Word n’est donc pas un modèle de proposition commerciale, mais un document qui suscitera des offres de la part des entrepreneurs souhaitant être retenus pour le contrat.
Les maîtres d’ouvrage envoient une RFP lorsqu’ils ne savent pas encore à qui confier le travail et souhaitent comparer plusieurs entrepreneurs ou fournisseurs. Ce document commercial annonce en quelque sorte un projet et s’utilise dans de nombreux secteurs, de la construction aux projets publics. La RFP oriente la proposition commerciale, puisqu’elle décrit ce que recherche le maître d’ouvrage.
6. Modèle de demande d’information
Une demande d’information (RFI) sert à recueillir des informations sur les produits, biens et services de fournisseurs existants ou potentiels. Elle est envoyée par le client au fournisseur. Elle peut aller de questions générales avant l’achat d’un produit à des questions plus précises sur des produits déjà achetés. C’est en quelque sorte un modèle de proposition commerciale pour les clients qui souhaitent travailler avec des fournisseurs.
Ce modèle permet de solliciter des informations de manière formelle et structurée, principalement dans le secteur de la construction. Il précise les exigences du client et permet aussi d’obtenir des réponses à des questions précises de la part du fournisseur. Il renseigne le client sur les fournisseurs présents sur le marché, ce qui l’aide à déterminer lequel est le mieux placé pour conclure un contrat avec lui et lui livrer ce dont il a besoin au moment voulu.
7. Modèle de portée des travaux
Même s’il ne s’agit pas d’un modèle de proposition commerciale, la portée des travaux est un élément clé de toute proposition. Utilisez ce modèle de portée des travaux gratuit pour Word pour identifier tout ce que le projet couvrira et ne couvrira pas. Cela comprend les livrables du projet, l’échéancier, les jalons et bien plus. Ainsi, en répondant à l’appel d’offres, les entrepreneurs n’oublieront aucun élément essentiel susceptible d’influer sur les prévisions de budget ou d’échéancier.
La portée des travaux fixe des attentes claires et, si l’offre est acceptée, guidera l’équipe de projet tout au long de l’exécution. Elle est utilisée par les chefs de projet, les entrepreneurs, les maîtres d’ouvrage et les bureaux de gestion de projet (PMO) pour livrer le projet et satisfaire à ses exigences. C’est aussi un document important pour éviter la dérive du périmètre, c’est-à-dire l’ajout de tâches au projet en cours d’exécution, qui peut entraîner des dépassements de coûts et des retards.
8. Modèle d’analyse de rentabilité
Une analyse de rentabilité est souvent un élément clé d’une proposition commerciale. Elle fournit la justification et les arguments expliquant pourquoi une entreprise devrait obtenir un contrat. Elle présente les avantages, les coûts et les risques liés au projet proposé. Cet outil puissant peut convaincre un client ou un maître d’ouvrage que l’entrepreneur soumissionnaire est le meilleur choix pour le contrat.
Ce modèle d’analyse de rentabilité gratuit pour Word est conçu pour faciliter la présentation des informations qui prouvent que votre entreprise est la bonne pour remporter le contrat. Il commence par un résumé exécutif, propose un énoncé de mission, puis explique pourquoi l’entrepreneur est le meilleur choix. Il montre aussi que le projet s’aligne sur la stratégie globale de l’organisation qui recherche un entrepreneur.
9. Modèle de devis de construction
Dans la construction, un modèle de devis décrit les coûts estimés, les matériaux, la main-d’œuvre, les délais et la portée des travaux d’un projet de construction. Il aide les entrepreneurs à présenter leurs prix de manière claire et professionnelle tout en s’assurant que tous les détails essentiels du projet sont inclus, des matériaux et de l’équipement aux taux horaires, en passant par les honoraires des sous-traitants et les conditions de paiement.
Il apporte cohérence et précision au processus d’appel d’offres. Un modèle de devis de construction réduit les erreurs, accélère la création des devis et facilite la comparaison des offres d’un projet à l’autre. Il aide aussi à fixer des attentes claires avec les clients, ce qui limite les malentendus et protège les deux parties grâce à une portée et des prix bien définis avant le début des travaux.
10. Modèle d’estimation de construction
Une estimation de construction garantit cohérence, précision et professionnalisme. Les entrepreneurs peuvent rapidement produire des estimations détaillées et faciles à lire, que les clients peuvent comprendre et comparer. Ce modèle réduit le risque d’oublier des coûts, accélère la rédaction des propositions et renforce la crédibilité de l’entrepreneur, ce qui augmente ses chances de remporter le projet.
Il sert à calculer et à présenter les coûts prévus d’un projet de construction, notamment les matériaux, la main-d’œuvre, l’équipement, les permis et les autres dépenses. Il fournit une ventilation claire de tous les éléments nécessaires à la réalisation du projet.
11. Modèle d’estimation des coûts de projet
On ne soulignera jamais assez l’importance d’estimations exactes lorsqu’on remplit une proposition commerciale. Si la prévision des coûts est erronée, l’écart sera prélevé sur la marge bénéficiaire de l’entrepreneur. Ce modèle d’estimation gratuit pour Excel permet de prendre en compte toutes les tâches et tous les coûts associés afin d’éviter les mauvaises surprises lors de l’exécution des travaux.
Le modèle est organisé par phases du projet. Toutes les tâches sont répertoriées dans une colonne. Une colonne permet de saisir les coûts de main-d’œuvre et de matériaux. Chaque ligne, avec une tâche et ses coûts associés, est additionnée. Une colonne de total figure ensuite à la fin pour prévoir le coût global du projet.
12. Modèle de chronologie de projet
L’échéancier est une autre estimation essentielle de toute proposition commerciale. S’il n’est pas prévu avec précision, le client sera mécontent et l’entrepreneur finira par dépenser plus que prévu. Tout le monde y perd. Avec ce modèle de chronologie de projet gratuit pour Excel, toutes les tâches et leurs durées sont prises en compte, ce qui rend l’échéancier plus précis.
Ce modèle gratuit est divisé en deux parties. À gauche se trouve une feuille de calcul, où sont répertoriées toutes les tâches du projet avec leurs dates de début et de fin. À droite, une chronologie se remplit automatiquement à mesure que la feuille de calcul est complétée. Elle présente l’ensemble du projet en un seul endroit : chaque barre de tâche a la longueur de sa durée estimée, et les barres peuvent être codées par couleur pour faciliter la lecture du modèle.
13. Modèle de demande de devis
Un modèle de demande de devis est un autre atout utile pour les propositions commerciales. Les organisations utilisent ce document standardisé pour demander aux fournisseurs des prix et des détails sur des produits ou services précis. Il comprend généralement des informations sur les biens ou services requis, les quantités, les délais de livraison, les spécifications et les éventuelles conditions générales.
Il aide les organisations à comparer les offres avec précision, réduit les malentendus, accélère le processus d’approvisionnement et fournit une trace écrite des demandes et des réponses. Utiliser un modèle fait aussi gagner du temps et garantit que tous les détails nécessaires sont recueillis dès le départ, ce qui améliore la prise de décision et la communication avec les fournisseurs.
14. Modèle de budget de projet
Une autre façon de prévoir les coûts du projet dans une proposition commerciale consiste à établir un budget de projet. Ce modèle de budget gratuit pour Excel contient les données financières nécessaires pour établir un budget précis, y compris toutes les ressources, humaines et matérielles. Si l’entrepreneur remporte le contrat, il peut aussi utiliser ce modèle pour comparer le budget aux dépenses réelles et ainsi respecter son budget.
Pour estimer un budget, la première étape consiste à répertorier toutes les tâches et sous-tâches nécessaires à la réalisation du projet. C’est la première colonne de ce modèle. Vient ensuite la main-d’œuvre, répartie en trois colonnes : heures prévues, heures réelles et taux horaire. Puis les matériaux, divisés en unités et coût unitaire. Des colonnes sont également prévues pour les déplacements, l’équipement et les autres dépenses diverses.
15. Modèle de registre des risques
Le registre des risques est un autre élément courant d’une proposition commerciale. Il s’agit d’une liste des risques et des opportunités susceptibles de survenir tout au long du cycle de vie du projet. Il fait partie de la proposition, car il identifie les zones d’incertitude, aide à allouer les ressources et oriente la stratégie de négociation.
Téléchargez ce modèle de registre des risques gratuit pour Excel pour répertorier les incertitudes qui pourraient survenir dans le projet et l’impact potentiel qu’elles auraient le cas échéant. Vous pouvez ensuite définir une réponse pour atténuer chaque risque et désigner les membres de l’équipe de projet chargés de la gérer. Une colonne permet aussi d’indiquer le niveau de risque, d’élevé à faible, afin que l’équipe de projet puisse déterminer quels risques traiter en priorité et à quel moment.
ProjectManager vous aide avec vos propositions commerciales et bien plus
Un modèle de proposition commerciale, c’est bien, mais un logiciel de gestion de projet, c’est mieux. Les modèles sont des documents statiques qui doivent être mis à jour manuellement. Ils ne sont pas collaboratifs. Si l’entrepreneur remporte le contrat, les modèles ne sont pas le moyen le plus efficace d’exécuter et de gérer le projet.
Pourquoi vous donner la peine de remplir des modèles pour ensuite devoir passer à un autre outil afin de livrer le projet plus efficacement, alors qu’un logiciel de gestion de projet peut à la fois vous aider dans le processus d’appel d’offres et gérer le projet ? ProjectManager est un logiciel primé de gestion de projets et de portefeuilles qui offre aux entrepreneurs généraux les outils nécessaires pour créer et gérer une ou plusieurs propositions commerciales, puis passer en toute fluidité à la gestion des projets qu’ils remportent.
Planifiez vos propositions et exécutez vos projets
La plupart des entrepreneurs envoient plusieurs propositions commerciales en même temps. Nos multiples vues de projet leur permettent de gérer le processus de proposition sur des tableaux Kanban. Les colonnes personnalisables du tableau Kanban peuvent refléter le processus d’appel d’offres, et chaque carte Kanban peut représenter une offre distincte. Notre logiciel offre un stockage de fichiers illimité : toute la documentation associée peut donc être jointe à ces offres. Les échéanciers et les coûts peuvent être estimés sur le diagramme de Gantt, les ressources prévues grâce au graphique de charge de travail et, une fois l’offre remportée, l’équipe peut être affectée aux tâches sur le tableau des tâches, tandis que les clients sont tenus informés de l’avancement grâce à la vue calendrier.
Suivez les coûts, l’avancement et bien plus en temps réel
Lorsque la proposition commerciale est acceptée et que les travaux sont exécutés, les entrepreneurs doivent suivre le travail pour s’assurer qu’il reste conforme au plan approuvé par leur client. Une fois la référence de base définie sur le diagramme de Gantt, il existe plusieurs façons de suivre le projet. Les tableaux de bord en temps réel offrent une vue d’ensemble du temps, des coûts, de la charge de travail et d’autres indicateurs, présentés sous forme de graphiques faciles à lire. Les rapports personnalisables entrent davantage dans le détail pour les équipes de terrain et peuvent être filtrés pour afficher des indicateurs plus généraux afin de tenir les clients informés de l’avancement. Les feuilles de temps sécurisées permettent aux équipes d’enregistrer leurs heures depuis le chantier sur leurs appareils mobiles, tout en donnant aux responsables une visibilité sur les coûts de main-d’œuvre pour les aider à respecter le budget.
ProjectManager est un logiciel de gestion de projets et de portefeuilles en ligne qui connecte les équipes, qu’elles soient au bureau ou sur le terrain. Elles peuvent partager des fichiers, commenter au niveau des tâches ou rester informées grâce aux notifications par e-mail et dans l’application. Commencez gratuitement avec ProjectManager dès aujourd’hui.