La portée des travaux fait partie de l’énoncé des travaux, un document contractuel qui décrit ce qui doit être réalisé pour mener à bien un projet. La portée des travaux explique comment ce qui est décrit dans l’énoncé des travaux sera accompli. Utilisez notre modèle de portée des travaux gratuit pour Word afin de vous assurer de couvrir tous les aspects et de guider l’équipe projet pendant la phase d’exécution.

Pour télécharger ce modèle gratuit de portée des travaux, cliquez sur l’image ci-dessous.

Qu’est-ce qu’une portée des travaux ?

Une portée des travaux est un document de gestion de projet utilisé pour décrire ce qu’un projet couvre ou non. Elle guide l’équipe projet tout au long de l’exécution, en expliquant comment le projet atteindra ses buts et objectifs.

La portée des travaux inclut les livrables du projet, la chronologie, les jalons et d’autres éléments que nous verrons plus loin. Créer une portée des travaux consiste à définir les objectifs du projet, à utiliser une structure de découpage du travail pour identifier les tâches et livrables, et à appliquer la méthode du chemin critique pour établir un calendrier et des conditions de paiement.

Pourquoi utiliser un modèle de portée des travaux ?

Tout d’abord, un modèle de portée des travaux présente clairement tous les éléments nécessaires. Vous ne risquez pas d’oublier des données importantes. Il suffit de remplir le modèle. Notre modèle gratuit de portée des travaux assure une cohérence d’un projet à l’autre et permet de l’archiver comme donnée historique pour la planification de futurs projets.

De manière générale, un modèle de portée des travaux permet de définir la portée du projet afin de connaître l’ensemble du travail requis pour le mener à bien. Il aide aussi à éviter le dérive de la portée, lorsque des tâches s’ajoutent pendant l’exécution. En définissant clairement ce qui sera ou ne sera pas fait, vous prévenez ce risque.

Enfin, un modèle de portée des travaux fixe des attentes claires pour les parties prenantes, car tout est détaillé avant l’exécution. Cela informe les parties prenantes de ce qui est prévu et gère leurs attentes afin d’éviter les demandes irréalistes.

Une fois votre modèle de portée des travaux rempli et approuvé, vous voudrez utiliser un logiciel de gestion de projet pour transformer toutes ces données en plan de projet exploitable. ProjectManager est un logiciel de gestion de projet primé qui permet d’organiser vos tâches sur des diagrammes de Gantt performants. Vous pouvez y ajouter des jalons, lier des dépendances et même filtrer le chemin critique. Ensuite, définissez une ligne de base pour capturer votre plan et suivre les progrès réels par rapport aux prévisions afin de rester dans les délais. Commencez gratuitement dès aujourd’hui avec ProjectManager.

Quand utiliser ce modèle de portée des travaux ?

Notre modèle de portée des travaux gratuit doit être utilisé avant le démarrage du projet. Un chef de projet doit comprendre ce qui fera ou non partie du projet. Cela l’aide à éviter la dérive de la portée, comme mentionné ci-dessus, et à définir clairement le travail que l’équipe projet devra accomplir.

Bien que nous ayons déjà établi qu’un modèle de portée des travaux s’applique à tout type de projet, voici quelques-uns des scénarios les plus courants où l’utiliser.

Gestion de projet de construction

Un modèle de portée des travaux pour la construction aide à définir les phases du projet, notamment la préparation du site, les fondations, la charpente et les finitions. Ce document permet de détailler les tâches, la main-d’œuvre, les matériaux et les exigences de conformité. Il garantit que toutes les parties comprennent leurs responsabilités et aligne mieux les parties prenantes. Il aide à suivre l’avancement par rapport aux jalons et à responsabiliser les intervenants concernés. Par exemple, il permet de préciser le rôle des sous-traitants, d’établir les protocoles de sécurité et de définir les critères d’inspection. Le résultat est une meilleure gestion des coûts et une résolution plus efficace des conflits.

Projets de fabrication

Un modèle de portée des travaux est également utile pour les projets de fabrication, car il agit comme un plan de production. Il décompose les exigences du produit, les normes de contrôle qualité, les calendriers de production et les délais de livraison afin de clarifier les attentes. Les équipes utilisent ce document essentiel pour éviter la dérive de la portée, coordonner les ressources, assurer la conformité et rationaliser les processus. Par exemple, s’il existe des commandes personnalisées pour votre entreprise de fabrication, une portée des travaux aide à clarifier les spécifications du client et les processus d’approbation.

Planification d’événements

Un autre cas d’utilisation d’un modèle de portée des travaux concerne la planification d’événements. Ce document est utile pour définir les livrables de l’événement, tels que la restauration, la logistique et l’aménagement du lieu. Dans un seul document, les parties prenantes peuvent trouver des informations sur les délais, les rôles et les budgets afin d’assurer une cohérence dans tous les domaines. Les organisateurs peuvent également s’y référer pour suivre les progrès des fournisseurs et gérer les changements éventuels. Par exemple, s’il y a une modification de dernière minute de la disposition des sièges ou un besoin d’équipement technique différent, ces informations figureront dans la portée des travaux.

Services professionnels et conseil

Pour les équipes de services professionnels ou de conseil, une portée des travaux aide à établir les calendriers, les honoraires, les livrables et la portée globale des activités. Ce document essentiel décrit les services convenus entre le client et le prestataire afin d’assurer une compréhension mutuelle des attentes. En plus d’inclure des tâches telles que la recherche, la formation du client ou le développement de stratégies, une portée des travaux peut aussi prévenir la dérive de la portée en précisant ce qui est inclus et ce qui ne l’est pas.

Contrats gouvernementaux

Les contrats gouvernementaux utilisent également un modèle de portée des travaux gratuit pour définir les détails du travail à effectuer, y compris les livrables et les exigences de conformité. Les entrepreneurs peuvent s’appuyer sur ce document pour s’assurer que le projet respecte les exigences gouvernementales en matière de certifications, d’échéances et de rapports. Les deux parties peuvent l’utiliser pour mieux comprendre les attentes concernant les normes de performance et les modalités de paiement. Par exemple, les projets d’infrastructure peuvent utiliser une portée des travaux pour décrire les protocoles d’inspection ou les spécifications des matériaux.

À qui s’adresse ce modèle de portée des travaux ?

De nombreuses personnes bénéficient d’un modèle de portée des travaux. Voici une liste des quatre groupes qui l’utiliseront tout au long du cycle de vie d’un projet.

• Chefs de projet : Responsables de la livraison du projet dans les délais et le budget, les chefs de projet créent et consultent le modèle de portée des travaux tout au long du projet pour s’assurer qu’ils respectent son cadre.
• Entrepreneurs : Les entrepreneurs utilisent le modèle de portée des travaux pour comprendre les livrables attendus et leurs échéances. Ils savent ainsi ce qui doit être fait, comment et quand.
• Propriétaires de projet : Pour le propriétaire du projet, le modèle de portée des travaux agit comme un contrat entre lui et les entrepreneurs chargés de réaliser les tâches. Il définit les responsabilités de chaque partie.
• Bureaux de gestion de projet (PMO) : Si une organisation possède un PMO, celui-ci utilisera le modèle de portée des travaux pour s’assurer que chacun des projets respecte la portée, le calendrier et le budget.

Que contient ce modèle de portée des travaux ?

Notre modèle de portée des travaux gratuit pour Word comprend de nombreux éléments. Lorsque vous rédigez ces sections, veillez à tout expliquer clairement et de manière spécifique. Il peut également être utile d’ajouter des visuels pour illustrer le travail. Enfin, assurez-vous d’obtenir l’approbation du document final par toutes les parties concernées.

Informations générales sur le projet

Cette section décrit les détails du projet, notamment le nom du projet, le chef de projet et l’objectif à atteindre sur une période déterminée. Vous y préciserez son emplacement, les personnes impliquées et les autres ressources nécessaires à la réalisation du projet.

Objectifs et buts du projet

Dans cette section, définissez les objectifs du projet en les rendant aussi précis que possible. Par exemple, vous pourriez vouloir augmenter la satisfaction client de 15 % ou accroître le chiffre d’affaires de 20 %. Tous les objectifs du projet doivent s’aligner sur les objectifs stratégiques.

Les objectifs du projet représentent les principales réalisations que l’équipe doit atteindre. Ils peuvent être décomposés en objectifs plus précis. Ce niveau de détail aide les membres de l’équipe et les parties prenantes à mieux comprendre ce que la portée des travaux couvrira.

Description de la portée des travaux

Dans cette section, il convient de détailler les attentes du projet ainsi que les responsabilités de l’équipe projet. Ce sont les activités comprises dans la portée du projet et, par conséquent, la responsabilité de l’équipe de les exécuter. Elles doivent être clairement définies.

Livrables du projet

Un livrable de projet est le produit ou service que le projet vise à créer. Mais au cours de la réalisation de ce livrable final, plusieurs livrables intermédiaires devront être produits. Tous ces livrables doivent être identifiés ici. Une structure de découpage du travail (WBS) aide à les identifier, ainsi que les tâches nécessaires à leur réalisation.

Exclusions du projet

Alors que la description de la portée définit ce qui est inclus dans le projet, cette section précise les éléments, tâches ou travaux qui ne sont pas compris dans la portée du projet. Cela permet de fixer les attentes des parties prenantes et d’éviter la dérive de la portée en empêchant l’ajout de tâches pendant l’exécution, ce qui pourrait retarder le calendrier du projet.

Calendrier du projet

Le calendrier du projet correspond à la planification des tâches, de leur lancement jusqu’à leur achèvement. Il est divisé en grandes phases — initiation, planification, exécution et clôture — et comprend les dates d’échéance des livrables. Ce calendrier définit la portée du plan de projet et se présente souvent sous forme visuelle à l’aide d’un diagramme de Gantt.

Jalons du projet

Les jalons marquent généralement la fin d’une phase et le début de la suivante. Ils servent donc d’outil de suivi. Ils peuvent aussi représenter la date d’échéance d’un livrable important, comme le plan de projet ou la réunion de lancement.

Coûts du projet

Les coûts du projet représentent le montant total des fonds nécessaires à son exécution. Vous devez détailler ces coûts, qui constitueront ensuite votre budget de projet. Les coûts sont associés aux ressources nécessaires à la réalisation du projet, notamment la main-d’œuvre, les matériaux, l’équipement ou tout autre intrant requis.

Modalités de paiement

Cette section décrit comment, quand et par quel moyen les clients paieront les services fournis dans le cadre du projet. Vous pouvez y inclure les frais de retard éventuels.

Processus de gestion des changements

Le changement est inévitable. Cette section doit préciser comment les modifications seront gérées tout au long du projet afin de minimiser les perturbations et d’en maximiser les avantages.

Plan de communication

Ici, il s’agit de définir les objectifs de communication du projet, tels que la production de rapports d’état, la résolution de problèmes, la diffusion d’informations aux parties prenantes et la gestion des attentes. Précisez la fréquence, les canaux et les destinataires des communications.

Accusé de réception et signatures

Ne négligez pas cette partie essentielle du document, car elle formalise l’accord entre les parties impliquées. Elle atteste qu’elles acceptent les termes et conditions définis dans le modèle de portée des travaux.

Quels modèles de gestion de projet peuvent vous aider à définir la portée des travaux ?

Remplir un modèle de portée des travaux est une tâche complexe, mais elle peut être facilitée grâce à d’autres modèles de gestion de projet. ProjectManager propose des dizaines de modèles gratuits pour Excel et Word qui vous accompagnent à chaque phase du projet, y compris la rédaction de la portée des travaux. Voici quelques modèles gratuits pour bien commencer.

Modèle de structure de découpage du travail

Notre modèle gratuit de structure de découpage du travail pour Excel vous aide à identifier tous les livrables de votre projet, ainsi que les tâches nécessaires à leur réalisation. Ce diagramme hiérarchique visualise l’ensemble des livrables afin que vous puissiez remplir cette section de la portée des travaux.

Modèle de diagramme de Gantt

Le diagramme de Gantt est l’outil central de la gestion de projet et constitue l’épine dorsale de votre plan et de votre calendrier. Notre modèle gratuit de diagramme de Gantt pour Excel vous permet de lister toutes vos tâches avec leur durée, du début à la fin. Une chronologie du projet se génère automatiquement pour vous offrir une vue d’ensemble visuelle du projet.

Modèle de budget de projet

Un autre modèle utile est notre modèle gratuit de budget de projet pour Excel. Il vous aide à transformer les données de votre portée des travaux en budget précis. Cela satisfera les parties prenantes ainsi que l’entreprise de gestion de projet, car un budget inexact peut nuire à la rentabilité.

Comment suivre la portée des travaux de votre projet avec ProjectManager

Bien que tous ces modèles soient utiles, ils atteignent rapidement leurs limites. Un logiciel de gestion de projet va plus loin en connectant les équipes et en apportant une efficacité que les modèles ne peuvent offrir. ProjectManager est un logiciel primé de gestion de projet qui vous aide à planifier, gérer et suivre vos projets en temps réel. Notre outil vous permettra de garder votre projet dans sa portée, de respecter les délais et le budget, tout en répondant aux attentes de qualité des parties prenantes.

Planifiez et programmez le travail avec plusieurs vues de projet

Nous avons montré comment notre diagramme de Gantt peut transformer les informations recueillies pour la portée des travaux en plan de projet concret. Cependant, tout le monde ne travaille pas avec des diagrammes de Gantt. Votre équipe, par exemple, peut préférer des listes de tâches ou, si elle évolue dans un environnement agile, des tableaux kanban. C’est pourquoi nous proposons plusieurs vues de projet, y compris des vues sous forme de feuille et de calendrier. Les cinq vues de projet se mettent à jour simultanément en temps réel, garantissant que tout le monde dispose des mêmes informations.

Surveillez la progression de votre projet avec des tableaux de bord en temps réel

Pour rester dans la portée, il faut plus qu’un plan : il faut contrôler et suivre l’exécution du projet. Notre logiciel dispose de tableaux de bord en temps réel qui collectent les données et les affichent sous forme de graphiques et de diagrammes faciles à lire. Les utilisateurs obtiennent une vue d’ensemble des indicateurs clés tels que le temps, les coûts et d’autres métriques de projet à tout moment. Aucune configuration n’est nécessaire, contrairement à d’autres outils moins performants. Pour plus de détails, il suffit de basculer vers nos rapports personnalisables, qui peuvent également être partagés pour informer les parties prenantes.

ProjectManager vous aide à maintenir votre projet dans sa portée

Notre modèle de portée des travaux gratuit vous aidera à bien démarrer votre projet, mais notre logiciel infonuagique vous permettra de respecter vos délais, votre budget et vos objectifs de qualité. Notre outil favorise une collaboration renforcée, permettant aux équipes de partager des fichiers, de commenter au niveau des tâches et de recevoir des notifications par courriel et dans l’application pour rester informées des changements. Utilisez nos fonctionnalités de gestion des risques, des tâches et des ressources pour maintenir votre projet dans sa portée. Commencez dès aujourd’hui gratuitement avec ProjectManager.