Utilisez ce modèle de proposition de projet pour lancer un nouveau projet — décrivez les objectifs, les livrables, le calendrier, les ressources et le budget du projet. Ensuite, précisez le problème que votre projet résout et rapprochez-vous encore un peu plus de son approbation et de son lancement ! Téléchargez dès maintenant votre modèle gratuit de proposition de projet pour Word et démarrez votre projet sur de bonnes bases.
Pour télécharger ce modèle gratuit de proposition de projet pour Word, cliquez sur l’image ci-dessous.
Notre modèle de proposition de projet Word est conçu pour fonctionner avec des projets de tous secteurs. Personnalisez-le selon vos besoins et transformez-le en :
- Modèle de proposition de construction
- Modèle de proposition de projet informatique
- Modèle de proposition marketing
- Modèle de proposition de projet d’ingénierie
- Modèle de proposition commerciale
Mais avant d’examiner comment créer une proposition de projet et comment utiliser notre modèle gratuit, commençons par comprendre ce qu’est une proposition de projet.
Qu’est-ce qu’une proposition de projet ?
Vous pouvez considérer ce modèle de proposition de projet comme le véhicule qui présente la justification de votre projet. C’est un document de communication formel conçu pour convaincre votre commanditaire ou votre supérieur que le projet a une raison valable d’exister, car il répond à un problème précis ou exploite une opportunité commerciale unique.
La proposition de projet est créée pour lancer un nouveau projet. Elle doit être détaillée, mais la lettre d’accompagnement et le résumé exécutif doivent être clairs afin de convaincre le commanditaire de sa valeur. Tout le projet repose sur ce document, car après l’avoir examiné, le commanditaire décidera d’approuver ou de rejeter le projet.
Pourquoi vous avez besoin d’un modèle de proposition de projet
Un modèle de proposition de projet est essentiel pour coordonner les ressources, les tâches, l’équipement et les matériaux dans un délai défini afin d’atteindre un objectif commercial. Il vous aide à structurer le projet pour qu’il reste aligné sur vos objectifs. Cette clarté est la clé d’un projet réussi.
Le modèle de proposition de projet doit être utilisé par le chef de projet, bien que ce ne soit pas toujours le cas. Parfois, un chef de projet rejoint le projet après l’approbation de la proposition et hérite alors du document, avec la responsabilité de le mettre en œuvre. Dans tous les cas, une fois la proposition de projet approuvée, l’étape suivante consiste à rédiger un dossier de justification. Ce document décrit et explique les besoins financiers du projet. Vous devrez également rédiger une charte de projet pour définir sa portée et vous assurer que toutes les parties prenantes comprennent les exigences du projet.
Comment remplir un modèle de proposition de projet
La rédaction d’un document de proposition de projet varie selon le type de projet, mais la planification de tout projet partage des éléments fondamentaux. Parmi ces éléments universels, quel que soit le domaine — construction, informatique, marketing ou affaires — figure la définition du public cible. Vous devez savoir à qui vous vous adressez, sinon votre projet manquera de direction.
Un autre principe essentiel consiste à identifier un problème et à expliquer comment le plan de projet constitue la solution à ce problème. Les projets ne sont pas lancés pour le plaisir : ils doivent avoir un objectif clairement défini dans le document de proposition de projet.
Chaque projet nécessite de la recherche. Qu’il s’agisse de consulter des données historiques, d’effectuer une étude de marché ou de solliciter des experts, le projet doit démontrer sa rigueur en exposant le problème et les solutions possibles. Ensuite, le projet doit être lié au plan d’affaires de l’organisation. Il doit bien sûr respecter les objectifs stratégiques de l’entreprise, mais il doit également contribuer à son succès. Cela doit apparaître clairement dans le format de votre proposition de projet.
Chaque plan doit également comporter une chronologie indiquant la période sur laquelle le projet se déroulera. Les ressources doivent être précisées : de quel type et en quelle quantité, car ce sont les éléments avec lesquels vous réaliserez votre projet. Avec ces piliers en place, vous pouvez maintenant commencer à rédiger votre modèle de proposition de gestion de projet.
Alors que certaines personnes utilisent un modèle de proposition de projet sous Excel, nous proposons un modèle Word pour vous aider à créer le document étape par étape. Il vous suffit de remplir chaque partie avec les informations pertinentes du projet. Alors, comment utiliser ce modèle gratuit de proposition de projet ?
Que contient ce modèle gratuit de proposition de projet pour Word ?
Si vous recherchez un format de proposition de projet, vous souhaitez probablement apprendre à créer la vôtre. Notre modèle gratuit de proposition de projet pour Word est un excellent point de départ pour quiconque souhaite en concevoir une.
La plupart des exemples de propositions de projet ont une structure similaire. Voici les éléments les plus importants d’un plan de proposition de projet :
- Lettre d’accompagnement
- Résumé exécutif
- Processus
- Consultation initiale
- Solution
- Mise en œuvre
- Livrables
- Durée
- Coûts (chef de projet, consultation, plan de projet, etc.)
- Coûts supplémentaires (voyages et dépenses)
- Facturation
- Termes et conditions
- Lettre d’acceptation
Notre modèle gratuit de proposition de projet pour Word contient tous ces éléments et peut être facilement adapté à vos propositions informatiques, de construction, marketing ou commerciales. Utilisez-le comme exemple de proposition de projet et essayez notre outil de gestion de projet lorsque vous serez prêt à commencer la gestion de votre projet.
Comment utiliser ce modèle gratuit de proposition de projet pour Word
Ci-dessous, nous avons décrit toutes les étapes nécessaires pour créer votre proposition de projet. Chaque section de ce modèle simple de proposition de projet pour Word est expliquée en détail afin de vous indiquer quelles données ou informations inclure dans chaque partie du modèle gratuit.
Résumé exécutif
Commencez par rédiger ce qu’on appelle un résumé exécutif du projet. Considérez-le comme une vue d’ensemble qui situe le projet dans son contexte — son historique, sa vision, ses objectifs et son calendrier. C’est votre argument éclair, celui qui doit capter l’attention de votre audience en présentant une image claire du projet dans son ensemble. Après avoir lu votre résumé exécutif, qui esquisse les sections du formulaire de proposition de projet, le commanditaire devrait déjà être convaincu.
Historique
Cette section présente l’historique de l’entreprise, afin de replacer le projet dans son contexte. Décrivez les événements pertinents ayant eu lieu jusqu’à la date du projet proposé. S’il existe des projets antérieurs dont l’expérience pourrait influencer positivement ou négativement ce nouveau projet, mentionnez-les dans votre format de proposition. Ne laissez rien de côté : omettre des informations pourrait entraîner des questions du commanditaire et retarder le lancement du projet.
Exigences
À ce stade, décrivez en détail le problème commercial que le projet résout ou l’opportunité qu’il saisit. S’il s’agit d’un problème, de quel type s’agit-il ? Quelles en sont les caractéristiques concrètes pour l’entreprise ? Si vous répondez à une opportunité, dans quel environnement cette opportunité s’inscrit-elle ? Existe-t-il une période spécifique pour en tirer parti ?
Solution
Voici la pièce maîtresse de la proposition : comment comptez-vous résoudre ce problème ? Décrivez votre solution, précisez sa portée et la manière dont elle sera livrée. Restez concentré sur l’essentiel : votre projet porte sur cette solution et uniquement sur celle-ci. Plus votre approche est ciblée, plus votre proposition sera claire et convaincante.
Format du modèle de proposition de projet
Vous avez présenté le contexte et replacé le nouveau projet dans son environnement. Il est maintenant temps de le décrire.
Quelle est votre vision et votre objectif ?
Soyez clair et indiquez la vision du projet ainsi que ses objectifs, en expliquant comment ils s’alignent sur le plan d’affaires de l’organisation. Les objectifs doivent être précis et mesurables, axés sur l’action, réalistes et limités dans le temps. Ce n’est pas l’endroit pour des généralités, mais pour des résultats concrets et quantifiables. Donnez de la clarté en listant vos objectifs.
Quels sont les livrables ?
Quel que soit le portée du projet, il comportera des livrables tout au long de son cycle de vie. Ces livrables sont essentiels à la réussite du projet et doivent être décrits en détail.
Quel est le calendrier ?
Un projet n’en est pas un s’il n’a pas de fin. Chaque projet est soumis à un calendrier, et c’est ici que vous détaillez le vôtre. Quelle durée est nécessaire pour achever les différentes phases du projet ? Indiquez-le ici.
Quelles sont les ressources ?
Un projet a besoin de ressources pour être mené à bien, et cette section sert à les détailler. Listez le type et la quantité de ressources nécessaires, puis ajoutez des notes pour clarifier si besoin.
Quel est le budget du projet ?
Les ressources ont un coût, et cette obligation financière doit être estimée ici. Cette partie du budget est essentielle pour le commanditaire, qui finance le projet. Vous devez démontrer le retour sur investissement attendu.
Qui est responsable du projet ?
Ici, vous décrivez les personnes responsables du projet, la cible du projet et la personne pour laquelle il est exécuté. Déterminez qui est le commanditaire du projet, le client, le chef de projet, etc.
Comment le projet sera-t-il rapporté ?
Si le commanditaire approuve le projet, il souhaitera recevoir un rapport d’avancement. La fréquence de ces rapports sera définie dans cette section du formulaire de proposition de projet. Indiquez également comment les rapports seront distribués et à qui ils seront transmis. Vous pouvez aussi préciser le nombre de réunions d’équipe prévues durant le cycle de vie du projet.
Quels sont les risques et les problèmes ?
Les risques correspondent à ce qui pourrait se produire. Vous devez les consigner, expliquer comment ils peuvent survenir et décrire les actions à entreprendre s’ils se réalisent. Les problèmes, eux, sont des événements déjà survenus. Bien qu’il soit peu probable qu’il y en ait avant le lancement du projet, toute situation susceptible d’empêcher la livraison des livrables doit être notée ici.
Quelles sont les implications pour le projet ?
C’est ici que vous expliquez ce qui se passerait si le commanditaire décidait de ne pas approuver le projet. Quelles en seraient les conséquences ? Montrez clairement que le coût pour l’entreprise de ne pas entreprendre le projet serait supérieur à celui de son approbation, en présentant un scénario concret.
Quels sont les critères de réussite ?
Comment définissez-vous la réussite dans le contexte de ce projet ? Cette section vous permet de le préciser. Soyez attentif et spécifique dans la définition de ces critères de succès. Il est recommandé d’énumérer cinq critères clés sur lesquels le projet sera évalué.
Autorisation
Une ou plusieurs personnes devront autoriser le projet tout au long de son cycle de vie. Cette section sert à identifier ces personnes.
Annexe
Consignez ici les documents justificatifs et pièces de référence liés à votre projet.
Avantages de l’utilisation d’un modèle de proposition de projet
L’avantage d’un modèle de proposition de projet est que la structure est déjà prête. Il vous suffit de remplir les champs vides. Certes, c’est la partie la plus exigeante, mais toute structure claire rend la rédaction plus simple et la lecture plus fluide pour les autres.
Un modèle crée également une continuité. Disposer d’un modèle de proposition garantit une présentation uniforme pour toutes vos propositions, ce qui renforce votre professionnalisme. N’oubliez pas que, si de nombreuses propositions se concentrent sur les détails — essentiels certes —, la présentation joue aussi un rôle important pour convaincre un client potentiel.
Enfin, sur le plan pratique, un modèle de projet fait gagner du temps. Comme mentionné, il n’est pas nécessaire de repartir de zéro à chaque nouvelle proposition. Vous pouvez consacrer davantage de temps aux aspects essentiels du projet, qui sont en fin de compte les plus déterminants pour obtenir l’approbation.
Inconvénients de l’utilisation d’un modèle de proposition de projet
Le principal inconvénient de l’utilisation d’un modèle de proposition de projet est qu’il s’agit d’un document statique. Si vous obtenez l’approbation du projet, toutes les données devront être transférées vers l’outil de gestion de projet que vous utiliserez pour planifier, gérer et suivre le travail.
Cependant, la plupart des logiciels de gestion de projet ne sont pas conçus pour la rédaction de propositions, alors examinons d’autres limites liées à l’utilisation d’un modèle. Les modèles sont génériques par nature, et celui que vous utilisez pourrait très bien être employé par vos concurrents. Ce n’est pas la meilleure façon de vous différencier ni de prouver que votre organisation est la mieux adaptée pour le projet.
Les modèles ne sont pas faits pour être uniques et s’apparentent souvent à un moule rigide qui ne correspond pas parfaitement à votre projet. Chaque projet est unique. Si vous proposez de le gérer avec un modèle standard, vous partez déjà avec un désavantage. Cela montre un manque d’implication et donne l’impression que vous n’êtes pas prêt à faire un effort supplémentaire pour créer une proposition sur mesure.
Conseils pour utiliser ce modèle de proposition de projet
Lors de la création d’un formulaire de proposition de projet, souvenez-vous que la lettre d’accompagnement ou le résumé exécutif sont souvent les seules parties lues. Si vous ne captez pas l’attention dès le départ, vous risquez de perdre l’intérêt de votre lecteur — et donc votre projet.
De même, vous devez démontrer tout au long de la proposition que vous comprenez les besoins du client, des parties prenantes et/ou des utilisateurs finaux. C’est pourquoi la recherche est essentielle. Vous ne pouvez pas tout savoir sur leur activité, mais vous devez faire l’effort de bien connaître le domaine du projet que vous proposez.
Bien que vous ayez probablement consacré beaucoup de temps à définir la portée du projet et le budget, il est possible que vous n’ayez pas relu le document dans son ensemble. La relecture est pourtant cruciale. Les fautes de frappe ou un ton inadapté peuvent nuire à votre crédibilité et donner une impression d’amateurisme.
Laissez reposer la proposition, prenez un café ou déjeunez, puis relisez-la avec un œil neuf. Vous serez surpris de ce que vous pouvez corriger. Mieux encore, faites-la relire par quelqu’un d’autre. Il n’y a jamais trop d’yeux pour examiner un document aussi important.
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