Des problèmes surviennent dans presque chaque projet. Mais savoir qu’il y a un problème est une chose ; découvrir sa cause et comment résoudre le problème en est une autre. Si vous manquez des échéances et que la qualité de votre produit ou service en pâtit, alors vous pourriez avoir un problème que vous pouvez résoudre grâce à une analyse des causes profondes.
Quelle est la cause profonde d’un problème ?
Lorsqu’on parle de la cause profonde d’un problème, cela fait référence à la découverte du facteur fondamental ou de l’élément sous‑jacent qui conduit à un événement ou à une défaillance. Identifier la cause profonde est une étape critique dans tout processus efficace de résolution de problèmes. En déterminant la cause profonde d’un problème, des solutions peuvent être mises en œuvre pour empêcher qu’il ne se reproduise.
Qu’est‑ce que l’analyse des causes profondes (RCA) ?
Comme son nom l’indique, l’analyse des causes profondes est un ensemble de techniques et d’outils de résolution de problèmes qui offre aux équipes l’occasion d’identifier les causes profondes des problèmes auxquels elles sont confrontées. Mais l’analyse des causes profondes implique plus que simplement identifier la cause profonde d’un problème. Elle aide également les équipes à identifier les facteurs contributifs, à préparer des actions correctives et à améliorer les processus métiers grâce à l’amélioration continue.
À quoi sert l’analyse des causes profondes ?
L’analyse des causes profondes est très polyvalente et peut être employée par toute organisation pour résoudre des problèmes. Il existe de nombreux usages différents pour l’analyse des causes profondes, tels que Six Sigma, DMAIC, la fabrication lean, la gestion de la qualité totale et le développement logiciel, pour n’en nommer que quelques-uns. C’est parce que l’analyse des causes profondes est un ensemble de méthodes et d’outils et non une seule méthode, ce qui offre aux équipes la liberté de choisir les outils qui leur conviennent le mieux.
Des logiciels de gestion de projets tels que ProjectManager aident les équipes à garder tous leurs documents de projet au même endroit, ce qui est très utile lorsqu’on effectue une analyse des causes profondes. De plus, vous pouvez utiliser des outils de gestion de projet tels que des diagrammes de Gantt, des structures de découpage du projet, des tableaux kanban et des fonctionnalités de gestion des risques et des ressources pour identifier les problèmes qui affectent vos flux de travail, votre budget et votre calendrier.
Quand utiliser l’analyse des causes profondes ?
L’analyse des causes profondes est utilisée lorsqu’il y a des problèmes avec un projet ou tout aspect d’une entreprise, en particulier ceux qui ont un impact négatif sur le client. Cela peut aller d’un client qui se plaint d’un aspect du projet à des équipes bloquées et des livrables qui prennent du retard.
Bien entendu, les problèmes dans un projet ne résultent pas d’une seule cause. C’est pourquoi l’analyse des causes profondes est conçue pour saisir une variété de causes profondes et de facteurs contributifs à l’origine du problème que vous rencontrez. Sur la base de ces informations, vous pouvez créer des actions correctives pour résoudre le problème. Maintenant, apprenons les étapes du processus d’analyse des causes profondes.
Méthodes, outils et techniques de l’analyse des causes profondes
Comme indiqué ci-dessus, l’analyse des causes profondes implique plusieurs méthodes, outils et techniques pour aider les organisations à mieux comprendre les causes profondes des problèmes affectant leurs flux de travail, leurs processus métiers et leurs budgets de projet.
Les 5 Pourquoi de l’analyse des causes profondes
L’une des meilleures techniques lors de la réalisation d’une analyse des causes profondes s’appelle les « cinq pourquoi ». Cette approche consiste simplement à demander « pourquoi ? » à plusieurs reprises. Cet exercice est une plongée plus profonde dans le problème et ses causes, plutôt que d’accepter la première réponse, et vous rapproche de ce qui cause réellement le problème.
La meilleure façon de comprendre cette technique est à travers un exemple. Notez que, bien qu’elle s’appelle les « cinq pourquoi », il peut n’y avoir que quelques pourquoi ou des dizaines avant d’atteindre la cause profonde de votre problème.
Supposons que vous construisiez un pont, mais que des délais soient manqués.
- Q : “Pourquoi le délai est-il dépassé ?”
- A : L’équipe n’a pas pu terminer sa tâche à temps.
- Q : “Pourquoi l’équipe n’a‑t‑elle pas pu terminer sa tâche à temps ?”
- A : Les matériaux ont été retardés.
- Q : “Pourquoi les matériaux ont-ils été retardés ?”
- A : Il n’y a pas eu de suivi avec les fournisseurs.
- Q : “Pourquoi n’y a‑t‑il pas eu de suivi avec les fournisseurs ?”
- A : Les équipes n’étaient pas suffisamment formées.
- Q : “Pourquoi les équipes n’étaient-elles pas suffisamment formées ?”
- A : La méthodologie hybride présente des lacunes.
Cet exercice de questions et réponses mène à la cause profonde du problème de délais manqués. Dans cet exemple simple de gestion de projet de construction, il existe de nombreux problèmes, notamment un manque de formation, de mauvaises relations avec les fournisseurs, etc. La cause profonde est la méthodologie qui n’a pas correctement géré le projet.
Le diagramme en arêtes de poisson
L’analyse des causes profondes porte sur la cause et l’effet. Identifier et documenter les causes nécessite un diagramme ou un document quelconque. Le plus couramment utilisé est le diagramme en arêtes de poisson, également appelé diagramme d’Ishikawa et diagramme en arêtes de hareng.
On l’appelle diagramme en arêtes de poisson parce qu’il ressemble à un squelette de poisson. Il y a une ligne au milieu dont partent des branches en haut et en bas, chaque branche recueillant les causes du problème. Elles mènent à l’endroit où se trouverait la tête du poisson, qui est le problème lui-même.
ProjectManager propose des dizaines de modèles gratuits de gestion de projets, dont ce modèle d’analyse des causes profondes. Utilisez ce modèle gratuit pour stimuler des séances de brainstorming avec votre équipe et élaborer une solution qui empêche vos problèmes de se reproduire.
Rapport d’analyse des causes profondes
Ce document formel résume les conclusions et les résultats d’un processus d’analyse des causes profondes. Il identifie la cause profonde et formule des recommandations pour des actions correctives afin d’éviter de futures occurrences. Il inclut également une explication des méthodes utilisées pour mener l’analyse des causes profondes.
Analyse des changements
Une autre des nombreuses techniques utilisées dans l’analyse des causes profondes est appelée analyse des changements. L’analyse des changements est utilisée pour identifier et comprendre ce qui pourrait se produire si un changement est adopté, ainsi que ce qui est nécessaire pour accomplir ce changement, comment le concevoir et identifier les nombreux risques impliqués, y compris l’impact sur les ressources, l’effort et le calendrier.
Bien sûr, c’est un excellent moyen d’obtenir des recommandations pour réussir à gérer le changement, mais il peut également être utilisé pour trouver les causes des problèmes. Pour que cette technique fonctionne, il doit y avoir une base de comparaison. Elle implique également beaucoup de ressources et les résultats ne sont pas toujours concluants. Par conséquent, beaucoup de tests sont nécessaires pour étayer vos conclusions.
Analyse des facteurs causaux
Cette approche d’analyse des causes profondes fonctionne sur des événements isolés. Comme son nom l’indique, elle consiste à trouver la cause profonde d’un problème en établissant des relations de cause à effet sur une chronologie, qui est construite sur la base de recherches qualitatives et quantitatives ainsi que de preuves empiriques. Une fois cette chronologie tracée, les causes du problème sont remontées jusqu’au début pour trouver la cause profonde du problème.
Analyse des barrières
L’analyse des barrières consiste à trouver la cause profonde d’un problème en analysant les méthodes de contrôle qui ont échoué à le prévenir. Ce modèle d’analyse des causes profondes est une bonne alternative pour les organisations qui disposent de solides procédures de gestion des risques. Par exemple, un grand fabricant pourrait utiliser l’analyse des barrières pour trouver la cause profonde d’un problème d’assurance qualité sur une ligne de production.
Exemple d’analyse des causes profondes
Pour mieux comprendre l’analyse des causes profondes, imaginons un exemple concret. Dans ce cas, nous examinons Acme Manufacturing, qui souhaite augmenter la production en ajoutant une nouvelle installation à son portefeuille. Cependant, la construction de l’usine est retardée et les dirigeants commencent à enquêter sur la cause profonde de cet problème.
Problème
Acme Manufacturing subit des retards dans la construction de sa nouvelle installation, qui l’aidera à accroître sa capacité de production. Ce retard a entraîné plusieurs problèmes, tels que des dépassements de coûts, des pénalités et la dissatisfaction des clients, car ils s’attendaient à ce que davantage de produits soient bientôt dans le pipeline.
Analyse des 5 Pourquoi
Cette méthode de résolution de problèmes peut être très efficace pour identifier la cause profonde d’un problème. Elle consiste simplement à poser plusieurs questions « pourquoi », auxquelles on répond pour découvrir la cause profonde.
- Pourquoi le projet a‑t‑il été retardé ? Le plan pour creuser les fondations n’était pas précis et prend plus de temps que prévu.
- Pourquoi les travaux de fondation ont‑ils pris plus de temps ? L’équipement de location n’a pas été livré comme prévu.
- Pourquoi l’équipement n’était‑il pas disponible ? Le fournisseur n’a pas respecté sa part du contrat en matière de délai de livraison.
- Pourquoi le fournisseur n’a‑t‑il pas livré à temps ? Le processus d’approvisionnement a été retardé en raison de spécifications peu claires et d’approbations tardives.
- Pourquoi les spécifications étaient‑elles peu claires et les approbations tardives ? Il y a eu un manque de coordination entre le client, les équipes de conception et les équipes d’approvisionnement.
Diagramme en arêtes de poisson
Utilisez un diagramme en arêtes de poisson pour fournir une représentation visuelle qui identifie et analyse systématiquement les causes potentielles des problèmes. Il définit le problème, identifie les principales catégories de causes (équipe, matériaux, méthode et équipement) et analyse et priorise les causes pour élaborer un plan d’action.
Cause profonde
Les délais manqués se sont révélés être dus à une mauvaise coordination entre les parties prenantes lors des phases de conception et d’approvisionnement, ce qui a entraîné des retards qui ont perturbé le calendrier du projet.
Solutions suggérées
Tout d’abord, la communication entre la conception, le client et l’approvisionnement doit être améliorée dès les premières étapes du projet. Ensuite, il doit y avoir un processus d’approbation plus rigoureux et les spécifications doivent être claires avant que l’approvisionnement ne commence. Enfin, en cas de retards, il doit y avoir un plan de contingence en place avec d’autres fournisseurs en attente si nécessaire.
Étapes de l’analyse des causes profondes
Il n’existe pas d’approche universelle pour l’analyse des causes profondes, car il s’agit d’un ensemble très flexible d’outils, de méthodes et de techniques. Toutefois, voici les étapes de base de l’analyse des causes profondes pour vous aider à démarrer.
1. Définir le problème
La première étape de l’analyse des causes profondes consiste à définir clairement le problème ou l’événement qui sera analysé. Quelques exemples de problèmes pourraient être une panne de machine affectant la planification de la production, une faille dans vos procédures de service client ou un problème avec votre chaîne d’approvisionnement.
Une déclaration de problème claire est essentielle pour une analyse des causes profondes efficace. La plupart du temps, ces problèmes provoqueront des symptômes, qui devraient être définis et suivis.
2. Collecter les données
Une fois que vous avez défini le problème, il est temps de recueillir des données qualitatives et quantitatives pour expliquer davantage depuis combien de temps il existe, l’impact qu’il a eu sur votre entreprise et tous les symptômes. La collecte de données est une étape très importante de l’analyse des causes profondes, car de bonnes données sont essentielles pour trouver les causes profondes et les facteurs contributifs des problèmes de votre organisation.
3. Identifier les facteurs causaux
Maintenant que vous disposez des données nécessaires, il est temps de commencer à vous interroger sur les événements et conditions qui ont mené au problème. Ce sont ce qu’on appelle des facteurs causaux. Ils ne sont pas la cause profonde de votre problème mais y contribuent.
4. Séquencer les facteurs causaux
Il est maintenant temps de séquencer les facteurs qui causent votre problème en les cartographiant chronologiquement. Plusieurs diagrammes et graphiques peuvent être utilisés pour cela, tels que les diagrammes en arêtes de poisson ou les diagrammes arborescents. Ces méthodes aident à mieux comprendre comment le problème se construit en comprenant la chronologie à laquelle les facteurs causaux se produisent.
5. Identifier la cause profonde ou les causes profondes
Sur la base de vos conclusions de l’étape quatre, vous pouvez maintenant retracer les facteurs causaux jusqu’à leur cause profonde. Cela vous permettra de trouver la cause profonde ou les causes profondes de votre problème.
6. Créer et mettre en œuvre des solutions
Une fois que vous avez identifié la cause profonde de votre problème, il est temps d’élaborer des actions correctives pour vous assurer que le problème disparaisse. N’oubliez pas de créer un plan pour cela, en indiquant quelles ressources seront nécessaires, qui sera responsable de l’exécution des tâches et les risques liés à la mise en œuvre de ces actions correctives.
Pourquoi une analyse des causes profondes est‑elle importante ?
Les problèmes sont mauvais ! Ils perturbent votre calendrier de projet et coûtent de l’argent. Une analyse des causes profondes aide à les résoudre. Cela devrait être une incitation suffisante pour vous faire appliquer cette méthode. Les analyses des causes profondes aident aussi à prévenir la réapparition du problème. Une fois que vous connaissez le problème et comment l’arrêter, vous pouvez empêcher qu’il ne se produise de nouveau.
Une approche itérative
Une autre raison d’utiliser l’analyse des causes profondes est qu’il s’agit d’un outil d’amélioration continue, qui est la manière de maintenir la qualité de votre produit ou service. Aucun projet n’est réussi si sa qualité ne répond pas aux attentes des parties prenantes.
Documentation
Les projets sont connus pour leur documentation. Il y a des recherches, des études de faisabilité et bien plus encore. Il existe même une documentation lors de la clôture d’un projet. Mais souvent, la documentation des problèmes du projet et de leur résolution est négligée. L’analyse des causes profondes est un moyen de documenter le processus et de l’appliquer dans de futurs projets.
Amélioration des processus
D’autres éléments que la méthode peut identifier sont les déficiences du processus qui peuvent être corrigées, ajoutant à nouveau des gains d’efficacité futurs, mais aussi en mettant en évidence des lacunes dans la formation de l’équipe. Ainsi, elle peut ouvrir des opportunités pour mettre votre équipe à niveau et en faire des ressources plus précieuses.
Comment effectuer une analyse des causes profondes
Lorsqu’on effectue une analyse des causes profondes, il est important de ne pas se laisser distraire par les symptômes. Souvenez‑vous, il s’agit d’une analyse visant à dévoiler les causes profondes. Ce sont ces endroits où vous devez concentrer votre attention et corriger tout faux pas du projet.
- Identifier le problème : Sans problème clairement défini, il n’y a aucun moyen de revenir en arrière et de rechercher des causes dans le processus qui l’a provoqué. C’est l’étape la plus importante : connaître le problème et définir sa portée.
- Revenir en arrière : Pour découvrir les causes potentielles du problème que vous avez identifié, retracez les étapes. Encore une fois, il y en a probablement plus d’une, et notez‑en autant qu’il est pertinent. Une partie de ce processus consiste à organiser un brainstorming avec votre équipe, en utilisant la cartographie des processus et un diagramme en arêtes de poisson pour capturer les différentes causes menant à votre problème.
- Déterminer la cause profonde : D’autres outils peuvent aider, tels que les cinq pourquoi, un arbre de défaillance, un arbre de causes et d’événements et plus encore.
- Proposer des solutions : Là encore, faire un brainstorming avec l’équipe est utile. Ce sont eux qui connaissent intimement le projet et son exécution et ils seront votre meilleure ressource pour trouver un moyen de résoudre le problème.
- Mettre en œuvre la solution : Rappelez‑vous, ceci n’est pas une action ponctuelle, mais elle doit être durable et la solution doit faire ce pour quoi elle a été prévue. Cela nécessite de la patience et un suivi, en impliquant toutes les personnes qui seront impactées par le changement.
- Surveiller, suivre et rendre compte de la solution : Le logiciel de gestion de projet peut faciliter cette étape.
Principes de l’analyse des causes profondes
Comme indiqué, le principe général de l’analyse des causes profondes est de découvrir ce qui crée un problème afin de le corriger et de changer les processus qui l’ont causé. Pour que cela fonctionne, cependant, l’analyse des causes profondes doit être réalisée de manière systématique.
Un autre principe de l’analyse des causes profondes est qu’il ne peut y en avoir qu’une seule. Oui, il peut y avoir des dizaines de causes collectées sur un diagramme en arêtes de poisson, mais la cause profonde est unique. Cela peut signifier que vous devrez investir beaucoup de temps pour la trouver, mais elle existe toujours. Il est important de poursuivre votre enquête jusqu’à ce que vous trouviez le coupable.
Pour que votre enquête réussisse, vous devez établir une chronologie des événements. Cela vous permet de comprendre la relation entre les diverses causes et d’atteindre la cause profonde. Ce faisant, vous ne vous contentez pas de résoudre un problème, vous changez également la culture d’entreprise en passant d’une approche réactionnelle à une approche proactive. Ce style de résolution de problèmes réduira les problèmes auxquels vous devrez faire face au fil du temps.
Comment ProjectManager aide à l’analyse
Aller à la cause profonde d’un problème crée plus d’efficacité, ce qui aide à maintenir votre projet sur la bonne voie. ProjectManager est un logiciel de gestion de projet qui vous aide à trouver des problèmes et vous fournit des outils pour les résoudre et travailler plus efficacement.
Détecter les problèmes avant qu’ils ne deviennent des problèmes majeurs est la meilleure façon de garder votre projet sur la bonne voie. Comme ProjectManager est un outil en ligne, vous disposez de données en direct qui éclairent une meilleure prise de décision. Il vous permet également de repérer plus rapidement les écarts et d’agir plus tôt pour éviter de retarder le projet ou de dépasser le budget.
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