Projektmanager investieren viel Zeit und Mühe in die Untersuchung der Machbarkeit ihres Projekts. Doch all diese Arbeit ist sinnlos, wenn sie den Zweck des Projekts nicht ihrem Team und den Kunden vermitteln. Deshalb ist ein Kickoff-Meeting so wichtig.
Ein Kickoff-Meeting sorgt dafür, dass alle auf demselben Stand sind. Das Team und der Kunde kennen die Mission, die Vision und den Projektplan. All dies ist Teil der Meeting-Agenda und stellt sicher, dass das Projektteam auf dem richtigen Weg startet.
Was ist ein Projekt-Kickoff-Meeting?
Das Projekt-Kickoff-Meeting vermittelt die Projektziele und -vorgaben, um sicherzustellen, dass das Projektteam und der Kunde genau wissen, was sie im Projekt tun sollen.
Diese Aktivität ist Teil der Projektinitiierungsphase. Ein Kickoff-Meeting wird in der Regel vom Projektmanager geleitet. Oft findet zunächst ein internes Kickoff-Meeting nur mit dem Projektteam statt, gefolgt von einem externen Kickoff-Meeting, das den Kunden, den Projektsponsor oder andere Stakeholder einbezieht.
Während des Meetings erläutert der Projektmanager den Projektzeitplan, den Projektumfang und relevante Hintergrundinformationen. Ein Kickoff-Meeting sollte den richtigen Ton für das Projekt setzen, wenn es in die Phasen der Ausführung, Überwachung und Steuerung übergeht. Ein gut durchgeführtes Kickoff-Meeting kann den Grundstein für einen erfolgreichen Projektabschluss legen.
Was ist der Zweck eines Kickoff-Meetings?
Ein Kickoff-Meeting wird in erster Linie dazu verwendet, das Projektteam auf denselben Stand zu bringen. In diesem Projektmeeting erklärt der Projektmanager die gemeinsamen Ziele, die während der Aufgabenbearbeitung im Blick behalten werden sollen. Es schafft die Grundlage für den Projekterfolg.
Das Kickoff-Meeting ermöglicht es dem Projektmanager außerdem, das Projektteam vorzustellen. Jeder muss wissen, mit wem er zusammenarbeitet und welche Rollen und Verantwortlichkeiten die Teammitglieder haben. Dies hilft, Konflikte zu vermeiden, die später im Projekt zu Verzögerungen führen und den Projektzeitplan gefährden könnten.
Das Team kann dem Projektmanager Fragen stellen, bis es ein klares Verständnis davon hat, was von ihm erwartet wird, bevor das Projekt beginnt. Da dieses Meeting persönlich und nicht per E-Mail oder über geteilte Dokumente stattfindet, wird das Risiko von Missverständnissen reduziert. Dies trägt dazu bei, Scope Creep im weiteren Verlauf zu vermeiden.
Während des Kickoff-Meetings werden viele Informationen geteilt, einschließlich der Frage, welche Projektmanagement-Software das Team verwenden wird. ProjectManager ist ein Online-Projektmanagement-Tool mit unbegrenztem Dateispeicher, um Dokumente an einem zentralen Ort aufzubewahren, der für das Team leicht zugänglich ist. Die Teammitglieder können verschiedene Projektansichten nutzen, um relevante Dokumente an ihre Aufgaben anzuhängen und so den Fortschritt im Blick zu behalten. Testen Sie ProjectManager jetzt kostenlos!
Wer sollte am Kickoff-Meeting teilnehmen?
Ein Projekt-Kickoff-Meeting umfasst in der Regel die wichtigsten Stakeholder. Dazu gehören der Projektmanager, Teammitglieder, der Kunde oder die Kunden, Abteilungsleiter oder Entscheidungsträger, Geschäftsleiter, Anteilseigner und Aufsichtsbehörden.
Beispiel für eine Kickoff-Meeting-Agenda
Ein Kickoff-Meeting unterscheidet sich je nach Art des Projekts. Manche sind strukturierter und formeller, bei denen der Projektmanager im Vorfeld viel Vorbereitung leistet. Kleinere Projekte können ein Kickoff-Meeting ohne Präsentation oder Folien haben.
Eines ist jedoch bei allen Kickoff-Meetings gleich wichtig: die Agenda. In der Regel enthält die Kickoff-Agenda die folgenden Punkte, die alle entscheidend für ein erfolgreiches Meeting sind.
1. Projekthintergrund, Ziele und Vorgaben
Teil des Projektvorschlags ist der Projekthintergrund – eine Beschreibung der Entstehungsgeschichte des Projekts. Er zeigt die Analyse, die zur Genehmigung geführt hat, und warum das Projekt notwendig ist.
Dies umfasst das Warum, Wo und Wie der Projektdurchführung. Sie haben die aktuelle Situation, das Problem und die Lösung durch das Projekt dargelegt – alles gestützt auf verlässliche Daten.
Der Projekthintergrund wird in einem Projektvorschlag verwendet, um die Zustimmung der Stakeholder zu erhalten. Er hilft außerdem, das Projekt während des Kickoff-Meetings in den richtigen Kontext zu setzen.
2. Überblick über den Projektumfang
Der Überblick über den Projektumfang ist eine detaillierte Beschreibung der Projektarbeiten, die Ihr Team durchführen muss, um das Projekt erfolgreich abzuschließen. Die Rahmenbedingungen dieser Arbeit werden durch den Projektzeitplan und das Projektbudget definiert.
Wenn Projektmanager die Ziele und Anforderungen zur Projektausführung verstehen, können sie Kosten und Zeit genauer prognostizieren. Durch die Erklärung des Projektumfangs an das Projektteam erhält dieses ein besseres Verständnis der Grenzen und Zwänge ihrer Aufgaben.
3. Überblick über das Projektbudget
Das Projekt-Kickoff-Meeting bietet allen Beteiligten die Möglichkeit, das Projektbudget zu verstehen. Sie erfahren mehr über Budget, Ziele, Zeitplan und Strategien des Projekts. Gleichzeitig können potenzielle Probleme oder Risiken besprochen werden, die während der Projektumsetzung auftreten könnten. Dies erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass das Projekt im Budgetrahmen und fristgerecht abgeschlossen wird.
4. Überblick über den Projektzeitplan
Die Projektergebnisse werden in einer chronologischen Zeitleiste dargestellt, die als Roadmap für das Projekt dient. Sie bildet das Rückgrat jedes Projektplans und sollte mindestens Meilensteine, Aufgaben, Abhängigkeiten und Fälligkeitstermine enthalten.
Der Projektzeitplan ist entscheidend für das Team, da es dafür verantwortlich ist, diese Fristen einzuhalten und die Ergebnisse zu liefern. Diese Informationen müssen daher klar kommuniziert werden. Es darf keine Unklarheiten im Projektteam darüber geben, was zu tun ist.
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5. Überblick über das Risikomanagement
Beim Erstellen des Projektplans muss der Projektmanager auch einen Risikomanagementplan entwickeln. Dieser Prozess beinhaltet die Analyse potenzieller Risiken, die während des Projekts auftreten könnten. Anschließend wird festgelegt, welche Maßnahmen erforderlich sind, um auf diese Probleme zu reagieren, wenn sie auftreten.
Risiken werden nach ihrer Auswirkung auf das Projekt priorisiert. Auf diese Weise wird eine Risikominderungsstrategie entwickelt, die auch festlegt, wer für welches Risiko verantwortlich ist, falls es eintritt. Das Projektteam muss wissen, wer die Verantwortung für Risiken trägt, und diese Probleme schnell erkennen.
6. Überblick über das Änderungsmanagement
Das Änderungsmanagement bietet eine Struktur für den Umgang mit Änderungen, die während des Projekts auftreten können. Diese können intern oder extern sein. Die Besprechung des Änderungsmanagements im Kickoff-Meeting zeigt die Planung und Vorbereitung, Kommunikation, Einbindung der Stakeholder, Schulung und Entwicklung sowie Überwachung und Bewertung dieses Prozesses. Es vermittelt ein Verständnis des Rahmens, damit Änderungen effektiv gesteuert werden können.
7. Projektkommunikationsplan
Der Projektkommunikationsplan legt fest, wie das Projektteam während des gesamten Projekts wichtige Informationen mit den Stakeholdern austauscht. Der Projektmanager erstellt diesen Plan und stellt ihn im Kickoff-Meeting vor, um sicherzustellen, dass ihn alle verstehen.
8. Rollen und Verantwortlichkeiten
Der Projektmanager ist dafür verantwortlich, die Rollen und Verantwortlichkeiten des Projektteams zu definieren. Das bedeutet, die Position jedes Teammitglieds, die zugewiesenen Aufgaben und die Verantwortlichkeiten seiner jeweiligen Rolle innerhalb des Teams und des Projekts festzulegen.
Im Grunde handelt es sich dabei um eine Stellenbeschreibung. Sie muss während des Kickoff-Meetings an das Projektteam weitergegeben werden. Sie enthält eine Übersicht über die Position, eine Liste der Aufgaben und die Befugnisse dieser Person. Außerdem wird festgelegt, an wen berichtet wird, sodass eine klare Befehlskette besteht.
9. Projektmanagement-Methoden und -Tools
Es gibt viele Möglichkeiten, ein Projekt zu managen. Dazu gehören traditionelle Methoden wie das Wasserfallmodell, ein iterativer agiler Ansatz oder ein Hybridmodell, das verschiedene Arbeitsmethoden nahtlos verbindet. Außerdem muss ein Projektmanagement-Tool gewählt werden, das zur verwendeten Methodik passt.
Das Projektteam muss wissen, wie das Projekt gesteuert wird und welche Rolle es dabei spielt – einschließlich der Projektmanagement-Software, die verwendet wird. In einigen Fällen ist eine Schulungsphase erforderlich, damit das Team die Methodik und die Nutzung der Tools versteht. All dies wird im Kickoff-Meeting besprochen.
10. Erfolgskriterien des Projekts
Erfolgskriterien eines Projekts sind die Standards oder Prinzipien, die festlegen, was in messbaren Begriffen erreicht werden muss, um Kunden, Stakeholder und Endnutzer zufriedenzustellen. Im Projekt-Kickoff-Meeting werden die Erfolgskriterien des Projekts erläutert, damit alle auf demselben Stand sind. Dies führt zu einer besseren Zusammenarbeit und erhöht die Wahrscheinlichkeit eines erfolgreichen Projektabschlusses.
Wie man ein Projekt-Kickoff-Meeting durchführt
Das ist eine Menge an Informationen, die an das Projektteam weitergegeben werden müssen. Wie können Sie sicherstellen, dass alle das Meeting mit diesem Wissen verlassen? Hier sind einige Hinweise, um sicherzustellen, dass Sie ein Projekt-Kickoff-Meeting erfolgreich durchführen:
- Vorbereiten: Sie haben das Projekt während der Initiierungsphase gründlich recherchiert und dokumentiert, um es den Stakeholdern zu präsentieren – jetzt müssen Sie dasselbe für das Projektteam tun. Das bedeutet sicherzustellen, dass alle teilnehmen, jemand Protokoll führt und eine Agenda vorhanden ist, damit keine wichtigen Punkte vergessen werden.
- Stellen Sie sich und das Team vor: Dies ist das erste Mal, dass das gesamte Projektteam zusammenkommt. Nehmen Sie sich Zeit, damit sich alle vorstellen können. Es ist keine schlechte Idee, etwas Zeit für Icebreaker-Fragen einzuplanen, um das Vertrauen und die Zusammenarbeit im Team zu fördern.
- Definieren Sie das Projekt: Stellen Sie sicher, dass das Team den Zweck des Projekts versteht und wie die Projektmission mit den übergeordneten Zielen des Unternehmens zusammenhängt. Nehmen Sie sich Zeit, um alle Fragen des Teams zu beantworten und Missverständnisse auszuschließen.
- Verteilen Sie den Projektplan: Der Projektplan sollte während des Kickoff-Meetings ausgehändigt werden – einschließlich Budget und Zeitplan. Besprechen Sie ihn im Detail und stellen Sie sicher, dass alle die wichtigsten Informationen wie Projektzeitplan, Meilensteine und Lieferobjekte verstehen.
- Definieren Sie den Projektumfang: Stellen Sie sicher, dass das Team den Projektumfang und die wichtigsten Projektdaten kennt. Dies hilft, Scope Creep zu vermeiden, indem die Erwartungen des Teams richtig gesteuert werden.
- Teilen Sie Rollen und Verantwortlichkeiten: Wenn das Team bereits Erfahrung in der Zusammenarbeit hat, ist dieser Schritt möglicherweise weniger relevant, aber für neue Teams ist es entscheidend, die Rollen und Beziehungen untereinander zu verstehen.
- Erklären Sie die zentrale Informationsquelle: Das Team sollte über eine zentrale Informationsquelle verfügen, um jederzeit den Status des Projekts zu kennen. Das bedeutet, es muss einen gemeinsamen Ort mit Echtzeitdaten geben, damit jeder über den Projektfortschritt und seine eigene Rolle im Bilde ist.
- Fragen, nächste Schritte und To-do-Listen: Bevor Sie das Meeting beenden, geben Sie Raum für Fragen, um sicherzustellen, dass alle die besprochenen Punkte verstanden haben. Erklären Sie anschließend, was als Nächstes passiert, einschließlich der To-do-Listen nach dem Kickoff-Meeting. Unsere kostenlose Vorlage für Aktionspunkte kann dabei helfen.
Herausforderungen eines Kickoff-Meetings
Ein Projekt-Kickoff-Meeting ist wichtig, aber nicht einfach. Eine der größten Herausforderungen besteht darin, keine klaren Ziele zu haben. Der Zweck und die Ziele des Meetings müssen eindeutig definiert sein. Schlechte Kommunikation untergräbt ebenfalls den Zweck des Meetings. Der Projektmanager muss daher ein guter Kommunikator sein.
Der Projektmanager muss sich außerdem ausreichend auf das Meeting vorbereiten. Es ist das erste Mal, dass alle zusammenkommen, um etwas über das Projekt zu erfahren. Der Projektmanager sollte zudem eine ausgewogene Beteiligung aller Teilnehmenden fördern. Schließlich sollte das Thema Projektrisiken nicht vernachlässigt werden – alle sollten in der Lage sein, Risiken zu erkennen und schnell darauf zu reagieren.
Nächste Schritte nach dem Projekt-Kickoff-Meeting
Diese nächsten Schritte sind ein wichtiger Ausgangspunkt nach dem Kickoff-Meeting, um das Team in die Umsetzung zu führen. Hier beginnt die Ausführungsphase des Projekts – ein Meilenstein, der wahrscheinlich bereits im Projektplan vermerkt ist.
Während des Projekts wird es regelmäßig Meetings geben, doch das Kickoff-Meeting ist einzigartig, da hier das gesamte Projektteam beteiligt ist. Es ist unwahrscheinlich, dass sich alle zu einem späteren Zeitpunkt erneut gleichzeitig am selben Ort versammeln. Deshalb ist die Wahl der richtigen Projektmanagement-Software so wichtig.
Wie oben erwähnt, ist eine zentrale Informationsquelle entscheidend, um alle Projektbeteiligten miteinander zu verbinden. Sie sollte in Echtzeit aktualisiert werden und Transparenz im gesamten Prozess gewährleisten. So weiß jeder, woran die anderen arbeiten und wie die eigene Arbeit in das Gesamtbild passt. Dies ist der beste Weg, Engpässe zu vermeiden, Teammitglieder zu entlasten und das Projekt auf Kurs zu halten.
Wie ProjectManager nach dem Kickoff-Meeting helfen kann
ProjectManager ist eine Online-Projektmanagement-Software, die Projekte in Echtzeit plant, überwacht und berichtet, um hybride Teams besser zusammenarbeiten zu lassen und die Projektziele zu erreichen. ProjectManager wurde mit mehreren Projektansichten entwickelt, die es Teams ermöglichen, so zu arbeiten, wie sie möchten – unabhängig von ihrem Erfahrungsstand, Standort oder der verwendeten Methodik.
Planen mit interaktiven Gantt-Diagrammen
Manager verfügen über alle Funktionen, die sie benötigen, um die Projektmission auf interaktiven Gantt-Diagrammen zu planen. Sie können Aufgaben organisieren, Abhängigkeiten verknüpfen und Meilensteine hinzufügen. Außerdem lassen sich der kritische Pfad filtern und eine Basislinie festlegen, um Abweichungen in Echtzeit zu verfolgen. Der Projektplan kann anschließend mit Teams und Stakeholdern geteilt werden, damit jeder stets weiß, woran er arbeitet und wie sein Beitrag in das Gesamtprojekt passt.
Arbeiten mit Kanban-Boards verwalten
Teammitglieder können die Aufgabenliste, den Kalender oder die Kanban-Board-Ansichten verwenden, um ihre Arbeit zu organisieren und produktiv zu bleiben. Kanban-Boards visualisieren den Workflow für agile Teams, die ihren Backlog verwalten und Sprints planen müssen. Gleichzeitig erhalten Manager Einblick in den Arbeitsprozess des Teams und können Ressourcen bei Bedarf neu zuweisen, um Engpässe und teure Verzögerungen zu vermeiden.
Leistung in Echtzeit verfolgen
Fortschritt und Leistung sind jederzeit auf Live-Dashboards sichtbar. Es ist keine zeitaufwendige Einrichtung erforderlich. Die Daten werden automatisch erfasst und berechnet und dann in leicht verständlichen Diagrammen angezeigt, die Kosten, Zeit und andere Projektkennzahlen darstellen.
Alles, was Sie benötigen, um den Weg vom Kickoff-Meeting bis zum Projekterfolg zu verfolgen, finden Sie in ProjectManager. Von Ein-Klick-Berichten, die gefiltert und geteilt werden können, über E-Mail- und In-App-Benachrichtigungen, die alle auf dem Laufenden halten, bis hin zu Ressourcenmanagement-Funktionen – ProjectManager ist das einzige Hybrid-Arbeitsmanagement-Tool, das Sie jemals benötigen werden.
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