Was Projektmanagement gut kann, ist, das Komplexe einfach oder zumindest handhabbar zu machen. Dies geschieht durch den Einsatz von Projektmanagement-Tools wie Projekt-Netzplänen.

Ein Projekt-Netzplan hilft Projektmanagern, einen komplexen Projektplan zu vereinfachen, indem er ihnen ermöglicht, das Projektnetzwerk zu visualisieren. Es ist wichtig, einen Überblick über jedes Projekt zu haben, zu sehen, wann es beginnt und endet, und schnell alle Aktivitäten sowie ihre Abhängigkeiten zu erkennen. Die kritische Pfadmethode nutzt Projekt-Netzpläne, um dies zu erreichen.

Manche vermeiden jedoch Projekt-Netzpläne, weil sie sie mit dichten Schaltplänen verwechseln, die Knoten und Verbindungen in einem Computernetzwerk darstellen. Das wäre ein Fehler. Projektmanager benötigen Werkzeuge – und der Projekt-Netzplan ist ein hervorragendes. Beginnen wir mit einer Definition des Projekt-Netzplans, bevor wir Beispiele, kostenlose Tools und Projektmanagement-Software betrachten.

Was ist ein Netzplan im Projektmanagement?

Ein Projekt-Netzplan ist eine visuelle Darstellung des Workflows eines Projekts. Ein Netzplan ist ein Projektmanagement-Diagramm, das mit Kästchen gefüllt ist, die Aufgaben und Verantwortlichkeiten darstellen, und Pfeilen, die den Zeitplan sowie die Reihenfolge darstellen, in der die Arbeiten abgeschlossen werden müssen. Daher ist der Projekt-Netzplan ein visuelles Mittel, um den Fortschritt jeder Phase des Projektlebenszyklus bis zum Abschluss zu verfolgen.

Projektmanager nutzen einen Netzplan, um das Projektnetzwerk des Zeitplans zu überwachen, wodurch sie den Fortschritt jeder Aktivität sehen können. Anschließend können sie den Status mit dem Rest des Projektteams teilen. Dies ist besonders hilfreich für Teammitglieder, die Informationen besser visuell erfassen. Für diese Teammitglieder helfen Projekt-Netzpläne, ihre Aufgaben effizienter zu erledigen und die Produktivität des Projekts zu steigern.

Ein weiterer Aspekt des Netzplans ist, dass er den Projektumfang veranschaulicht. Das liegt daran, dass der Projekt-Netzplan alle Aktivitäten, Meilensteine und Liefergegenstände sammelt, die in der Projektstrukturplanung definiert sind. Die Critical Path Method (CPM) und die Program Evaluation and Review Technique (PERT) sind gute Beispiele dafür, wie Netzpläne im Projektmanagement eingesetzt werden. Projektmanager verwenden diese Methoden, um die Dauer des Projekts zu schätzen und einen Projektzeitplan zu erstellen.

Arten von Projekt-Netzplänen: ADM & PDM

Projekt-Netzpläne lassen sich in zwei Typen unterteilen: die Arrow Diagram Method (ADM) und die Precedence Diagram Method (PDM). Der Hauptunterschied zwischen ADM- und PDM-Projekt-Netzplänen liegt in der Art und Weise, wie sie Aufgaben und Meilensteine darstellen.

Pfeildiagramm (Arrow Diagram Method)

Wie erwartet, verwendet die Arrow Diagram Method Pfeile, um die Projektaktivitäten darzustellen, wobei das Ende des Pfeils den Abschluss der Aktivität markiert und der Anfang ihren Beginn. Die Länge des Pfeils entspricht der Dauer der Aktivität. Die Pfeile verbinden Knoten oder Kästchen, die die Meilensteine des Beginns und Endes der Aktivität in Reihenfolge darstellen.

Vorgangs-Knoten-Diagramm (Precedence Diagram Method)

Bei der Precedence Diagram Method stellt jeder Knoten oder jedes Kästchen eine Aktivität dar. Es gibt auch Pfeile, die in diesem Fall jedoch Aufgabenabhängigkeiten darstellen. Es gibt vier Arten von Abhängigkeiten:

• Ende-Anfang (Finish to Start): Eine Aktivität kann erst beginnen, wenn ihr Vorgänger abgeschlossen ist.
• Anfang-Anfang (Start to Start): Zwei Aktivitäten können gleichzeitig beginnen.
• Ende-Ende (Finish to Finish): Zwei Aktivitäten müssen gleichzeitig enden.
• Anfang-Ende (Start to Finish): Eine Aktivität kann erst enden, wenn eine andere begonnen hat.

Beispiele für Projekt-Netzpläne

Hier sind zwei Beispiele für Projekt-Netzpläne, die zeigen, wie sie im Projektmanagement eingesetzt werden. Sie veranschaulichen die beiden Haupttypen von Projekt-Netzplänen. In beiden Fällen empfehlen wir die Erstellung einer Projektstrukturplanung.

Kritischer Pfad-Diagramm

Hier ist ein einfaches Beispiel für einen Projekt-Netzplan, der erstellt wurde, um einen Projektzeitplan zu entwickeln und den kritischen Pfad zu identifizieren – also die längste Abfolge von Aufgaben in einem Projekt. Diese Aufgaben müssen rechtzeitig abgeschlossen werden, da sich sonst der Projektabschluss verzögert.

Alle anderen Projektaufgaben außerhalb des kritischen Pfads verfügen über Pufferzeit. Das bedeutet, dass sie in einem gewissen Zeitrahmen verzögert werden können, ohne den gesamten Projektzeitplan zu beeinträchtigen.

Das untenstehende Diagramm des kritischen Pfads zeigt zwei Aufgabenfolgen, die mit den Aufgaben A und B beginnen und gleichzeitig ausgeführt werden müssen, um das Projekt abzuschließen. Es verwendet den Algorithmus der kritischen Pfadmethode, um die Dauer der Aufgaben zu berechnen, die Gesamtdauer des Projektplans zu schätzen und Aktivitäten mit null Puffer zu identifizieren, die den kritischen Pfad eines Projekts bilden.

Es handelt sich um ein Vorgangs-Knoten-Diagramm, bei dem die Projektaufgaben durch Knoten dargestellt werden, die Informationen zu den Aufgaben enthalten, während Pfeile die Abhängigkeiten zwischen den Aufgaben anzeigen.

Nun zoomen wir in jede Komponente dieses Projektzeitplan-Netzplans hinein. Auf der linken Seite befindet sich eine Tabelle mit den Namen der Projektaufgaben, ihrer Dauer und den abhängigen Aufgaben.

Anschließend wird jede Aufgabe durch einen Knoten dargestellt, der ihren Namen, die Dauer sowie das geplante Start- und Enddatum im kritischen Pfad-Netzplan auf Grundlage von vier Variablen anzeigt: frühester Anfang, frühestes Ende, spätester Anfang und spätestes Ende.

• Frühester Anfang (ES): Das früheste mögliche Startdatum einer Aufgabe basierend auf ihren Vorgängern. Da Aufgabe A keine Vorgänger hat, beträgt ihr ES null, da sie sofort starten kann. Ebenso liegt der früheste Anfang für Aufgabe C bei 12, da dies der früheste Zeitpunkt ist, zu dem ihr Vorgänger, Aufgabe A, enden kann.
• Frühestes Ende (EF): Das früheste mögliche Enddatum einer Aufgabe ist die Summe aus ihrem frühesten Anfang und ihrer Dauer.
• Spätester Anfang (LS): Der späteste Zeitpunkt, an dem eine Aufgabe starten kann, falls ihr Vorgänger die maximal mögliche Zeit für den Abschluss benötigt.
• Spätestes Ende (LF): Der späteste Zeitpunkt, an dem eine Aufgabe beendet sein muss. Er berechnet sich aus der Summe von spätestem Anfang und Dauer.

Durch diese einfachen Berechnungen können Sie mit einem kritischen Pfad-Netzplan eine Projektzeitachse erstellen und deren Dauer unabhängig von der Branche schätzen.

PERT-Diagramm-Netzplan

PERT-Diagramme sind eine Art von Projekt-Netzplan, die Aufgaben, Abhängigkeiten sowie deren Start- und Enddatum darstellen. Wie im untenstehenden Bild zu sehen ist, hilft diese Pfeildiagramm-Methode Projektmanagern auch dabei, die Gesamtdauer eines Projektzeitplans zu ermitteln. Im Gegensatz zu Netzplänen des kritischen Pfads verwenden PERT-Diagramme jedoch Pfeile, um Aufgaben darzustellen, während Knoten Projektergebnisse oder Meilensteine repräsentieren.

Wie bei einem CPM-Diagramm nutzen PERT-Diagramme eine Tabelle, um Projektaufgaben und deren Vorgängeraktivitäten aufzulisten. Ein PERT-Netzplan verwendet jedoch drei Zeitabschätzungen für die Dauer jeder Projektaufgabe: pessimistisch, optimistisch und wahrscheinlich. Diese drei Werte helfen Projektmanagern, die realistischste Dauer einer Aufgabe zu berechnen.

• Optimistische Zeit: Die minimale Zeitspanne zur Fertigstellung einer Aufgabe, unter der Annahme, dass es keine Probleme oder Verzögerungen gibt.
• Pessimistische Zeit: Der schlimmste Fall, in dem eine Aufgabe aufgrund von Problemen und Verzögerungen die längste Zeit in Anspruch nimmt.
• Wahrscheinlichste Zeit: Die geschätzte Dauer einer Aufgabe unter „normalen Bedingungen“, basierend auf historischen Projektdaten, Experteneinschätzungen und der Erfahrung des Projektmanagers.
• Erwartete Zeit: Die Dauer, die zur Fertigstellung der Aufgabe benötigt wird, berechnet aus den optimistischen, pessimistischen und wahrscheinlichsten Werten mithilfe der untenstehenden PERT-Formel.

E=(O + (4*M) + P) / 6

Darüber hinaus ermöglicht der PERT-Netzplan Projektmanagern, die Genauigkeit ihrer Schätzungen zu prüfen, indem die Standardabweichung der Dauer jeder Projektaufgabe berechnet wird. Je niedriger die Standardabweichung, desto verlässlicher ist die Schätzung.

(P-O) / 6

Das Beste daran: PERT- und CPM-Netzpläne können gleichzeitig eingesetzt werden, um einen noch genaueren Projektzeitplan zu erstellen. Sehen wir uns nun den Prozess zur Erstellung eines Projekt-Netzplans an.

So erstellen Sie einen Projekt-Netzplan in 3 Schritten

Unabhängig davon, welchen Typ von Projektmanagement-Netzplan Sie verwenden, müssen Sie denselben grundlegenden Schritten folgen. Zuerst müssen Sie die chronologische Reihenfolge der Aktivitäten festlegen und den Start- und Endpunkt des Projekt-Netzplans definieren. Beim Zeichnen Ihres Diagramms sollten die Pfeile von links nach rechts verlaufen – so wie wir im Westen lesen, damit das Diagramm intuitiv verständlich bleibt.

Achten Sie darauf, Ihre Projekt-Netzpläne so klar und übersichtlich wie möglich darzustellen. Das bedeutet: keine überkreuzten Pfeile, die das Diagramm unübersichtlich machen. Alle Pfeile, die zur Richtungsanzeige dienen, sollten gerade sein. Die Länge eines Pfeils bestimmt jedoch nicht die Dauer einer Aktivität.

1. Erstellen Sie eine Vorgängertabelle

Eine Vorgängertabelle ist eine einfache Übersicht, die die Aktivitäten in einer Spalte auflistet und in einer weiteren deren Vorgängeraktivitäten notiert. Hier sehen Sie die Vorgängertabelle unseres PERT-Diagrammbeispiels. Denken Sie daran, dass dies eine Vorgängertabelle für die Pfeildiagramm-Methode ist, bei der die Pfeile Aktivitäten darstellen und die Knoten Meilensteine.

2. Identifizieren Sie die Aktivitäten für Ihren Projekt-Netzplan

Bevor Sie mit dem Zeichnen beginnen, sollten Sie Ihre Aufgaben organisieren. Sie möchten nicht mitten in der Erstellung feststellen, dass Sie wichtige Aktivitäten vergessen haben. Achten Sie auch auf Abhängigkeiten, bei denen Aufgaben erst beginnen oder enden können, wenn eine andere Aktivität startet oder endet. Nutzen Sie hierfür eine Projektstrukturplanung und unterteilen Sie das Projekt in Phasen. Danach können Sie mit dem Entwurf Ihres Netzplans beginnen und den kritischen Pfad ermitteln.

3. Entwerfen Sie einen Rohentwurf Ihres Diagramms

Beginnen Sie mit einer einfachen Skizze – zeichnen Sie Ihren Projekt-Netzplan mit Bleistift oder erstellen Sie ein einfaches Workflow-Diagramm. So können Sie Elemente verschieben und anpassen, bis Sie den effektivsten Ablauf gefunden haben.

Sobald Ihr finales Design steht, sollten Sie über die Darstellung nachdenken. Unterschiedliche Schriftarten können bestimmte Teile hervorheben und die Lesbarkeit verbessern. Eine Legende oder ein Schlüssel in der Ecke erleichtert dem Betrachter zusätzlich das Verständnis.

Vorteile und Einschränkungen von Projekt-Netzplänen

Nachdem Sie nun wissen, was ein Projektzeitplan-Netzplan ist, werfen wir einen kritischeren Blick auf die Vor- und Nachteile der Netzplantechnik im Projektmanagement.

Vorteile von Projekt-Netzplänen

Beginnen wir mit den Vorteilen: Netzpläne sind ein Gewinn für die Projektplanung. Diese Technik erfasst alle notwendigen Aufgaben, die für den erfolgreichen Abschluss des Projekts erforderlich sind. Diese Detailgenauigkeit vor Projektbeginn hilft, die kritischen Pfadaktivitäten zu identifizieren und aufzuzeigen, wo Pufferzeiten bestehen können.

Einen Projekt-Netzplan zu erstellen, ist zudem eine ausgezeichnete Möglichkeit, einen Projektzeitplan aufzustellen. Da alle Aktivitäten in einem Diagramm dargestellt werden, ist es einfacher, die benötigten Materialressourcen und Geräte zu beschaffen. Diese Ressourcenbeschreibung erleichtert den Cashflow und die Zusammenstellung des richtigen Projektteams.

Darüber hinaus hilft es, wenn die Aufgaben in einem Projekt-Netzplan dargestellt werden und deren Abhängigkeiten von anderen Aktivitäten sichtbar sind, Probleme während des Projektlebenszyklus schneller zu lösen.

Nachteile von Projekt-Netzplänen

Es gibt jedoch auch Einschränkungen. Einen Projekt-Netzplan zu erstellen, erfordert Zeit und verursacht Kosten. Außerdem kann der Projektzeitplan-Netzplan in manchen Fällen zu komplex und schwer verständlich sein. Damit wird einer der Hauptzwecke eines Projekt-Netzplans zunichtegemacht.

Natürlich können beim Erstellen Fehler auftreten oder unbekannte Faktoren die gesammelten Daten beeinflussen. All dies kann den Netzplan irreführend machen und den Projektzeitplan gefährden. Auch der Einsatz von Netzplansoftware garantiert nicht, dass der Netzplan den Projektzeitplan korrekt darstellt, wenn die Reihenfolge der Aktivitäten nicht korrekt erfasst ist.

Manche halten einen Netzplan auch für überflüssig, da andere Werkzeuge dieselben Zwecke erfüllen. Zum Beispiel das Gantt-Diagramm, das ebenfalls eine grafische Darstellung des Projektzeitplans mit Aufgaben, Dauer und Abhängigkeiten ist. Ein Gantt-Diagramm ist ein wichtiges Projektmanagement-Tool, das zusätzlich Ressourcen zuteilen, den Projektstatus aktualisieren sowie Aufgaben und Zeit verfolgen kann.

Best Practices für Projekt-Netzpläne

Um die Vorteile zu nutzen und die Nachteile zu vermeiden, müssen Sie wissen, was funktioniert. Ein Netzplan ist eine visuelle Sprache, und wie jede Kommunikationsmethode erfordert er die Verwendung von Symbolen, die geteilt und allgemein verstanden werden.

Projekt-Netzpläne werden mit ProjectManager lebendig

Ein Projekt-Netzplan ist ein guter Anfang, aber Sie benötigen mehr als nur ein Diagramm, um die Projektphasen zu steuern. Besser ist es, Ihr Projekt mit einem Tool auszuführen, das einen umfassenden Service bietet. ProjectManager ist eine Online-Projektmanagementsoftware, die den Workflow auf die nächste Stufe hebt.

ProjectManager stellt Ihnen die Werkzeuge zur Verfügung, um Ihren Projekt-Netzplan in einen vollständigen Projektzeitplan zu verwandeln. Mit Online-Gantt-Diagrammen können Sie den kritischen Pfad identifizieren, Aufgaben an Teammitglieder zuweisen sowie Dauer und Fälligkeiten hinzufügen. Sie vermeiden Engpässe im Workflow, indem Sie voneinander abhängige Aufgaben verknüpfen. Brechen Sie Projekte in Meilensteine herunter, um große Phasen überschaubarer zu machen.

Es gibt sogar ein Ressourcentool, das anzeigt, welche Teammitglieder unter- oder überlastet sind, um die Arbeitslast auszugleichen. So bleibt die Arbeit im Fluss, und eine kostspielige Überlastung von Ressourcen oder verpasste Fristen werden verhindert.

Workflows mit dynamischen Boards visualisieren

Der Workflow wird zusätzlich mit der Kanban-Ansicht gesteuert. Wechseln Sie einfach zur Board-Ansicht, und alle Aufgaben aus Ihrem Gantt-Diagramm werden nun in einem Kanban-Board dargestellt. Der Workflow wird durch anpassbare Spalten visualisiert, die anzeigen, in welcher Phase sich jede Aufgabe befindet.

Jede Aufgabe wird als Karte dargestellt, die von Spalte zu Spalte verschoben werden kann. Das sorgt für Transparenz im Prozess und hält die Teams auf die Aufgaben fokussiert, die sie erledigen können. Wenn Teammitglieder ihren Status aktualisieren, werden diese Daten sofort in der gesamten Software gespiegelt. Automatische E-Mail-Benachrichtigungen halten die Teams auf dem Laufenden, wenn Änderungen vorgenommen werden oder Fristen näher rücken.

ProjectManager stellt Projektmanagern und Teams die Werkzeuge zur Verfügung, die sie benötigen, um ihren Workflow zu managen, ihre Verantwortlichkeiten zu kennen und im Zeitplan zu bleiben.

Nachdem Sie die kostenlosen Netzplan-Apps ausprobiert haben und ein Gefühl für deren Handhabung bekommen haben, werfen Sie einen Blick auf ProjectManager, die Online-Projektmanagementsoftware. Unser Online-Gantt-Diagramm kann vieles von dem, was ein Netzplan leistet, bietet aber zusätzlich Echtzeit-Kollaboration und Statusberichte. Außerdem lässt es sich leicht anpassen, wenn sich das Projekt ändert. Testen Sie es 30 Tage lang kostenlos mit dieser Testversion.