Die Gantt-Diagramme gehören zu den am häufigsten verwendeten Projektdiagrammen – und das aus gutem Grund. Dieses visuelle Projektmanagement-Tool stellt den Zeitplan dar und kann in nahezu jeder Branche eingesetzt werden, um Projekte termingerecht und im Budget abzuschließen. Ob du neu im Projektmanagement bist oder deine Fähigkeiten in Bezug auf Zeitleisten und Abhängigkeiten ausbauen möchtest – ein Gantt-Diagramm ist für die Planung unverzichtbar.

Was ist ein Gantt-Diagramm?

Ein Gantt-Diagramm ist ein Projektmanagement-Chart, mit dem Projektmanager einen Zeitplan erstellen können. Es zeigt die Reihenfolge, in der die Projektaufgaben abgeschlossen werden, ihre Fälligkeitstermine, Dauer und weitere Details.

Jedes Gantt-Diagramm besteht aus zwei Hauptbereichen: einem Raster oder einer Aufgabenliste auf der linken Seite und einer Zeitleiste auf der rechten Seite. Neben dem Aufgabennamen können auch Details wie die Arbeitsstrukturgliederung, Liefertermine, Abhängigkeiten, geplante Kosten, geschätzte Stunden und weitere wichtige Planungsdaten aufgenommen werden. Alle Informationen auf der linken Seite werden auf der rechten Seite durch gestaffelte Aufgabenbalken dargestellt, wodurch das Diagramm vervollständigt wird.

Gantt-Diagrammvorlage für Excel

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Geschichte und Entwicklung des Gantt-Diagramms

Das Gantt-Diagramm wurde Anfang des 20. Jahrhunderts von Henry Gantt entwickelt, um die Planung, Terminierung und Nachverfolgung von Projekten zu verbessern und den abgeschlossenen Fortschritt im Vergleich zum geplanten darzustellen. Heute nutzen Manager und Teams Gantt-Diagramm-Software, um Projekte zu planen, Zeitpläne zu erstellen, Ressourcen zuzuweisen und den Fortschritt in einem einzigen Tool zu überwachen.

ProjectManager ist eine der besten Gantt-Diagramm-Softwares auf dem Markt und bietet eine Vielzahl von Funktionen, darunter die automatische Erkennung des kritischen Pfads von Projekten, Ressourcenzuweisung, Kostenkalkulation und -überwachung, Ermittlung von Abhängigkeiten zwischen Projektaufgaben und vieles mehr. Starte noch heute eine kostenlose Testversion.

Es gibt jedoch weit mehr über Gantt-Diagramme zu wissen als nur Definition und Geschichte. In diesem Leitfaden beleuchten wir die wichtigsten Aspekte, die du kennen solltest – einschließlich ihrer Einsatzmöglichkeiten sowie der Methoden und Werkzeuge, mit denen sie erstellt werden können. Wir haben sogar branchenspezifische Vorlagen erstellt, mit denen du in wenigen Minuten Zeitpläne erstellen kannst.

Was ist der Zweck eines Gantt-Diagramms?

Grundsätzlich ermöglicht ein Gantt-Diagramm Projekt-, Programm- und Portfoliomanagern, Pläne einfach zu visualisieren, indem sie Aufgaben in einer visuellen Zeitleiste organisieren. Es wird jedoch auch für viele andere Zwecke eingesetzt: zur Planung, Terminierung, Nachverfolgung und Ressourcenverwaltung.

Es kann für nahezu jeden Geschäftsprozess genutzt werden – von Routineverfahren wie dem Einrichten von Produktionslinien bis hin zu einmaligen Initiativen wie Materialbeschaffungen. Häufig wird es in Branchen wie Bauwesen, Fertigung, Technologie, professionelle Dienstleistungen und mehr eingesetzt.

Mit dem Gantt-Diagramm von ProjectManager kannst du Aufgaben an dein Team zuweisen, Liefertermine festlegen, Kosten schätzen und den Fortschritt in Echtzeit überwachen. Am besten lässt sich das Tool mit anderen Management-Funktionen kombinieren, wie Kanban-Boards, Echtzeit-Dashboards, Zeiterfassungstabellen und Team-Kollaborationsfunktionen.

Wann solltest du ein Gantt-Diagramm verwenden?

Idealerweise werden Gantt-Diagramme in der Planungsphase erstellt, da sie helfen, einen detaillierten Zeitplan zu entwickeln. Da es sich um ein visuelles Tool handelt, wird es während des gesamten Projektlebenszyklus sowohl von Managern als auch von Teams genutzt, um den Fortschritt zu überwachen und zu steuern.

Wie funktioniert ein Gantt-Diagramm?

Die meisten Gantt-Diagramm-Tools, die du heute online findest, bestehen aus zwei Hälften. Links befindet sich ein Raster, das die Projektaufgaben und ihre wichtigsten Informationen auflistet, und rechts die Zeitleiste des Gantt-Diagramms – eine visuelle Darstellung des Projektzeitplans.

Raster des Gantt-Diagramms

Das Raster ist der Bereich, in dem die Projektaufgaben und Terminierungsdetails aufgeführt werden. Es ist die wichtigste Komponente des Diagramms, da die hier eingegebenen Daten zur Erstellung der Gantt-Zeitleiste verwendet werden.

Je mehr Details du zu deinen Aufgaben im Raster hinzufügen kannst, desto mehr Aspekte deines Projektplans kannst du überwachen.

Die einfachste Gantt-Diagramm-Software ermöglicht lediglich das Zuweisen von Aufgaben und das Erstellen von Zeitplänen mit Lieferterminen und Dauer. Fortschrittlichere Tools wie ProjectManager erlauben es dir jedoch, viele weitere Bereiche des Projekts zu verfolgen.

Dies sind einige der wichtigsten Projektaspekte, die du mit dem Gantt-Raster von ProjectManager verfolgen kannst:

• Aufgabenname: Beschreibe die Aufgabe kurz. Du kannst weitere Details in anderen Ansichten wie Kanban-Boards oder Aufgabenlisten hinzufügen.
• Verantwortlicher für die Aufgabe: Weise Aufgaben den Teammitgliedern zu.
• Aufgabenpriorität: Lege eine Prioritätsstufe für jede Aufgabe fest, um die Ressourcenzuweisung zu optimieren.
• Projektphasen: Die meisten Projekte haben klar definierte Phasen, in denen zusammenhängende Aufgaben gebündelt werden.
• Ebene des Projektstrukturplans: Die Ebene des Projektstrukturplans (PSP) ist eine Zahl, die angibt, in welcher Reihenfolge Aufgaben abgeschlossen werden müssen und in welcher Phase sie sich befinden.
• Projektmeilensteine: Verfolge die Meilensteine des Projekts, also wichtige Ereignisse, Erfolge oder Lieferobjekte im Zeitplan.
• Ressourcenanforderungen: Gib an, welche Ressourcen für die Erledigung jeder Aufgabe benötigt werden, einschließlich Arbeitskräften und nicht-personellen Ressourcen wie Materialien, Ausrüstung oder Maschinen.
• Geschätzte und tatsächliche Kosten: Schätze die Kosten jeder Aufgabe, erstelle ein Projektbudget und erfasse die tatsächlichen Kosten während der Ausführung, um festzustellen, ob du im, über oder unter dem Budget liegst.

Nun sehen wir uns die andere Hälfte eines jeden Gantt-Diagramms an: die Zeitleiste.

Zeitleiste des Gantt-Diagramms

Die Gantt-Zeitleiste, auch als Gantt-Zeitplan bekannt, ist ein Balkendiagramm, in dem jede Aufgabe als horizontaler Balken dargestellt wird. Die Balken beginnen am geplanten Startdatum und enden am geplanten Fertigstellungstermin. Je länger der Balken, desto mehr Zeit wird für die Aufgabe benötigt.

Doch die Zeitleiste zeigt noch mehr. Basierend auf den Daten im Raster ermöglicht dir das Gantt-Diagramm von ProjectManager, die folgenden Details des Zeitplans zu erweitern:

• Liefertermine und Aufgabendauer: Füge geplante Start- und Enddaten für Aufgaben oder Lieferobjekte hinzu und passe sie jederzeit an, indem du Aufgaben in der Zeitleiste per Drag-and-Drop verschiebst. Du kannst auch die geplante mit der tatsächlichen Dauer vergleichen.
• Abhängigkeiten zwischen Aufgaben: Zeige Abhängigkeiten als Zahl an, indem du die Spalte „Verknüpft von“ auswählst. Abhängigkeiten werden außerdem mit Pfeilen dargestellt, die Aufgaben in der Zeitleiste verbinden.
• Fertigstellungsgrad: Eine Schätzung – meist basierend auf der Erfahrung des Teams – des bereits erledigten und des noch verbleibenden Arbeitsumfangs.
• Aktivitäten des kritischen Pfads: Der Gantt-Diagramm-Generator von ProjectManager identifiziert automatisch den kritischen Pfad anhand deiner Aufgabenliste, Abhängigkeiten und Liefertermine.

Kostenlose Gantt-Diagramm-Vorlage

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Links in diesem Beispiel befindet sich das Raster mit den Projektphasen. Unter jeder farbcodierten Phase befinden sich die Aufgaben, zusammen mit WBS, Verantwortlichen, Lieferterminen und anderen benötigten Ressourcen. Die visuelle Zeitleiste auf der rechten Seite zeigt den gesamten Projektplan auf einen Blick. Du kannst abhängige Aufgaben verknüpfen und Meilensteine hinzufügen, um wichtige Termine zu markieren.

Gantt-Diagramme in der Wasserfall-Planung

Das Projektmanagement mit der Wasserfallmethode besteht darin, ein Projekt in aufeinanderfolgende Phasen zu planen. Diese Phasen werden im Voraus geplant und dann in der festgelegten Reihenfolge von Anfang bis Ende ohne größere Änderungen am ursprünglichen Plan ausgeführt. Gantt-Diagramme sind für diese Art von Projekten ideal, da sie helfen, Abhängigkeiten zwischen Aufgaben zu visualisieren und Abfolgen in einer Zeitleiste festzulegen.

Gantt-Diagramme in der Critical-Path-Methode (CPM)

Eine der Anwendungen von Gantt-Diagrammen ist die Unterstützung bei der Identifizierung des kritischen Pfads und der Ressourcen, die für den Projekterfolg notwendig sind. Das Gantt-Diagramm zeigt Abhängigkeiten zwischen Aufgaben, um zu ermitteln, welche für die Einhaltung des Projektplans entscheidend sind. Diese klare visuelle Darstellung hilft Managern, den kritischen Pfad besser zu priorisieren.

Gantt-Diagramme in der agilen Planung

Im Gegensatz zur Wasserfallmethode besteht die agile Planung darin, kurze Iterationen von ein bis zwei Wochen – sogenannte Sprints – zu planen, in denen die Teams ihre Arbeit planen und umsetzen. Danach finden kurze Meetings statt, um die Leistung zu überprüfen und den nächsten Sprint zu planen. Auch wenn Gantt-Diagramme nicht häufig für die Sprint-Planung genutzt werden, helfen sie agilen Teams, ihren Projektplan oder ihre Produkt-Roadmap im großen Maßstab zu visualisieren und so das Gesamtbild zu sehen.

Wer verwendet ein Gantt-Diagramm?

Früher waren Gantt-Diagramme exklusive Werkzeuge für Projektmanager mit formaler Ausbildung – Personen, die komplexe Projekte verschiedener Art planten: Bauwesen, Ingenieurwesen, Militär, Fertigung, Infrastruktur, IT und mehr. Lange Aufgabenlisten und komplexe Zeitpläne zu erstellen, erforderte Kenntnisse in Aufgabenmanagement, Critical-Path-Analyse, Basislinien und weiteren Bereichen.

Heute kann fast jeder ein Gantt-Diagramm verwenden, um Aufgaben zu visualisieren. Da die komplexe Arbeit von der Software übernommen wird, kann jeder eine Aufgabenliste erstellen, Start- und Enddaten hinzufügen und die Software generiert den Zeitplan automatisch.

Gantt-Diagramme können von allen Arten von Teams genutzt werden, wie zum Beispiel:

• IT- und Softwareentwicklungsteams
• Projektmanagement-Teams
• PMOs
• Marketingteams
• Teams für professionelle Dienstleistungen
• Ingenieur- und Architekturteams
• Bauteams
• Fertigungsteams
• Produktentwicklungsteams

Hier sind einige Beispiele für potenzielle Nutzer von Gantt-Diagrammen:

• Projektmanager
• Generaldirektoren
• Teamleiter
• Betriebsleiter
• Terminplaner
• Marketingleiter
• Führungskräfte wie CEOs und CTOs
• Jede Person, die einen schnellen Überblick über eine Projektzeitleiste haben möchte

Wie man ein Gantt-Diagramm verwendet

Nachdem wir nun mehr Kontext zu Gantt-Diagrammen haben, sehen wir uns an, wie man sie zur Planung, Terminierung und Nachverfolgung von Projekten einsetzt. Im Folgenden erläutern wir einige der gängigsten Anwendungsbereiche im Projektmanagement.

Erstelle einen Projektstrukturplan

Bevor du ein Gantt-Diagramm zur Erstellung eines Zeitplans verwendest, musst du zunächst alle Aufgaben identifizieren, die die gesamte Projektarbeit ausmachen. Ein Projektstrukturplan (PSP) ist ein hilfreiches Werkzeug dafür. Es ist wichtig, dies in der Planungsphase zu tun, um keine Aufgaben zu übersehen.

Erstelle eine Aufgabenliste und eine Zeitleiste

Erstelle nun eine Gantt-Tabelle, in der die Aufgaben, die den Projektumfang bilden, ihre Fälligkeitstermine, Dauer und weitere Details wie Ressourcen oder Kosten aufgeführt sind. Verwende diese Informationen anschließend, um die Gantt-Zeitleiste zu erstellen, die mindestens die Termine und Dauer der Aufgaben anzeigen sollte.

Abhängigkeiten zwischen Aufgaben identifizieren

Ein wesentlicher Vorteil von Gantt-Diagrammen gegenüber anderen Planungstools ist, dass sie Abhängigkeiten zwischen Aufgaben sichtbar machen. Eine Abhängigkeit ist einfach die Beziehung zwischen Aufgaben, die die Reihenfolge ihrer Fertigstellung bestimmt. Auch wenn Gantt-Diagramme diese darstellen können, werden sie nicht automatisch ermittelt – der Projektmanager muss sie definieren, um einen genauen Zeitplan zu gewährleisten.

Kritischen Pfad des Projekts identifizieren

Der kritische Pfad eines Projekts ist die längste Abfolge von Aufgaben, die abgeschlossen werden müssen. Es ist wichtig, ihn zu identifizieren, da sich bei Verzögerungen dieser Aufgaben das gesamte Projekt verzögert. Glücklicherweise berechnen einige Gantt-Programme den kritischen Pfad automatisch.

Meilensteine im Gantt-Diagramm verfolgen

Mit Gantt-Diagrammen können Projektmeilensteine verfolgt werden – wichtige Ereignisse, die zu einem bestimmten Zeitpunkt in der Zeitleiste auftreten. Meilensteine können verwendet werden, um ein Meilenstein-Diagramm zu erstellen, eine vereinfachte Version des Zeitplans, die Hauptaktivitäten, Lieferobjekte und Erfolge zusammenfasst und so eine Gesamtübersicht des Fortschritts bietet.

Ressourcen zuweisen, planen und überwachen

Gantt-Diagramme sind mehr als nur ein Planungstool. Sie können auch zur Schätzung der benötigten Ressourcen, zur Zuweisung dieser Ressourcen während der Ausführung und zur Nachverfolgung ihres Einsatzes während des gesamten Projektlebenszyklus genutzt werden. Das Gantt-Diagramm von ProjectManager synchronisiert sich beispielsweise mit Echtzeit-Boards, die die Ressourcennutzung und Arbeitslastdiagramme anzeigen, um die Teamarbeit auszugleichen.

Projektbasislinien erstellen und geplante mit tatsächlichen Ergebnissen vergleichen

Gantt-Diagramme sollten nicht nur verwendet werden, um den Projektplan zu skizzieren, sondern auch, um tatsächliche Ergebnisse zu erfassen. Das Gantt-Diagramm von ProjectManager ermöglicht es, die geschätzten Kosten und Termine der Aufgaben mit den Ist-Werten zu vergleichen, um festzustellen, ob das Projekt im geplanten Budget und Zeitrahmen liegt.

Vorteile der Verwendung eines Gantt-Diagramms

Das Gantt-Diagramm ist eines der wichtigsten Werkzeuge zur Planung, Terminierung und Nachverfolgung von Projekten. Es ist leicht verständlich, und fast alle Beteiligten können es während des Projektverlaufs einsehen. In verschiedenen Branchen eingesetzt, verbessern Gantt-Diagramme die Planung, das Aufgabenmanagement, die Terminplanung, die Überwachung und die Kommunikation.

Hier sind einige der wichtigsten Vorteile von Gantt-Diagrammen für das Projektmanagement in jeder Branche:

• Ermöglichen es Managern, komplexe Pläne in leicht verständliche visuelle Zeitleisten zu verwandeln.
• Sind ideal, um die tatsächliche Leistung des Teams mit dem ursprünglichen Plan, Zeitplan und den geschätzten Kosten zu vergleichen und festzustellen, ob das Projekt termingerecht und im Budget abgeschlossen wird.
• Helfen, sowohl den Projektumfang als auch den Zeitplan von Anfang bis Ende zu verstehen, einschließlich der Abhängigkeiten zwischen Aufgaben.
• Gelten auch als Ressourcennmanagement-Tool, da sie zeigen, wie Ressourcen zugewiesen werden.
• Dienen als gemeinsame Referenz für das gesamte Team und verbessern Kommunikation und Zusammenarbeit.
• Zeigen Engpässe in Echtzeit auf und ermöglichen so ein proaktiveres Risikomanagement.
• Dienen als historischer Nachweis und liefern eine visuelle Darstellung des Zeitplans, die zur Verbesserung von Projektevaluierungen und „Lessons Learned“ beitragen kann.

Nachteile der Verwendung eines Gantt-Diagramms

Obwohl Gantt-Diagramme zu den wichtigsten Werkzeugen im Projektmanagement gehören, gibt es Fälle, in denen sie nicht die ideale Lösung sind. Es gibt keine feste Regel, wann ein Gantt-Diagramm verwendet werden sollte – Projektmanager können basierend auf ihrer Branche und Erfahrung abwägen, ob die Vorteile die Nachteile überwiegen.

• Gantt-Diagramme können für einige Teammitglieder und Stakeholder, die nicht daran gewöhnt sind, schwer verständlich sein.
• Nicht jede auf dem Markt verfügbare Gantt-Diagramm-Software bietet die gleichen Funktionen, was zu beachten ist, da einige wichtige Funktionen fehlen können.
• Andere Projekttools wie Aufgabenlisten oder Kanban-Boards können eine einfachere Möglichkeit zur Aufgabenverfolgung sein, insbesondere bei kleinen Teams oder kurzfristigen Projekten.
• Gantt-Diagramme arbeiten linear und sind für Projekte in bestimmten Projektmanagement-Methoden nicht sehr dynamisch.
• Bei großen Projekten mit vielen Aufgaben können Gantt-Diagramme schnell unübersichtlich und schwer lesbar werden.
• Für Projekte und Initiativen, die mehr Tiefe erfordern, erfassen Gantt-Diagramme möglicherweise nicht alle detaillierten Informationen wie spezifische Ressourcen, Aufgabenanforderungen oder Verantwortlichkeiten.
• Wenn sich Aufgaben oder Zeitpläne häufig ändern, kann es sehr aufwendig sein, das Gantt-Diagramm zeitnah zu aktualisieren.

Alternativen zum Gantt-Diagramm im Projektmanagement

Gantt-Diagramme sind nicht das einzige Projektmanagement-Tool, das du zur Erstellung eines Zeitplans oder zur Aufgabenverwaltung nutzen kannst. Es gibt auch andere Werkzeuge wie PERT-Diagramme, Kanban-Boards oder Netzpläne. Hier erfährst du, wie sich Gantt-Diagramme mit diesen Tools vergleichen.

Gantt-Diagramm vs. Netzplan

Netzpläne sind ein Planungsinstrument, das dir hilft, die Reihenfolge der Aufgaben zu visualisieren, damit das gesamte Team genau weiß, wie die Arbeit ausgeführt wird. Außerdem können Netzpläne im Projekt helfen, Abhängigkeiten zwischen Aufgaben zu identifizieren – ein wichtiger Faktor bei der Erstellung eines Zeitplans.

Im Projektmanagement werden Netzpläne als Teil der Programmbewertungs- und Überprüfungstechnik (PERT) sowie der Critical-Path-Methode (CPM) eingesetzt – zwei bedeutende Methoden der Projektterminplanung.

Allerdings können Netzpläne nur während der Projektplanungsphase helfen und nicht zur Nachverfolgung des Projektfortschritts verwendet werden, da ihnen Funktionen zur Überwachung von Aufgaben, Ressourcen oder Kosten fehlen.

Gantt-Diagramm vs. PERT-Diagramm

PERT-Diagramme sind eine Art Netzplan, mit dem sich die Abfolge der Aufgaben eines Projekts darstellen, die Gesamtdauer schätzen und die Aktivitäten des kritischen Pfads identifizieren lassen.

Hierfür wird die PERT-Formel verwendet, die die Start- und Endtermine der Projektaufgaben, ihre Abhängigkeiten und die geschätzte Dauer berücksichtigt.

PERT-Diagramme sind jedoch nicht so vielseitig wie Gantt-Diagramme, da sie keine Aufgaben an Teammitglieder zuweisen, keine Projektzeitleiste erstellen und den Fertigstellungsgrad der Aufgaben nicht überwachen können.

Gantt-Diagramm vs. Kanban-Board

Kanban-Boards sind ein beliebtes Aufgabenmanagement-Tool, das in verschiedenen Branchen zur Projektverwaltung eingesetzt werden kann. Ein Kanban-Board besteht aus einer Reihe von Spalten und Karten. Die Spalten geben den Status einer Projektaufgabe an, zum Beispiel „offen“ oder „abgeschlossen“, während die Kanban-Karten die Projektaufgaben selbst darstellen.

Kanban-Boards sind ein hervorragendes Werkzeug, um die täglichen Aufgaben und Arbeitsabläufe deines Teams zu verwalten, bieten jedoch keine Möglichkeit, eine Projektzeitleiste zu erstellen oder einen Gesamtüberblick über den Projektplan zu erhalten, wie es ein Gantt-Diagramm tut. Daher sind Gantt-Diagramme für die Projektplanung und -terminierung oft die bessere Wahl.

Das bedeutet jedoch nicht, dass man nicht sowohl Gantt-Diagramme als auch Kanban-Boards für die Projektverwaltung nutzen kann. Tatsächlich wird dies häufig empfohlen, da jedes dieser Projektmanagement-Tools unterschiedliche Perspektiven auf ein Projekt bietet. Zusätzlich ist es wichtig, regelmäßig Projektberichte zu erstellen, um die Projektkontrolle weiter zu verbessern.

Was ist eine Gantt-Diagramm-Software?

Mit der Einführung von Computern entdeckten Projektmanager, dass sie Zeit sparen konnten, indem sie Gantt-Diagramme digital erstellten und aktualisierten. Gantt-Diagramm-Software – auch als Projektplanungs-, Projektmanagement- oder Projektterminierungssoftware bezeichnet – wurde entwickelt, um den Prozess zu automatisieren und erweiterte Funktionen zu unterstützen, wie z. B. das Erstellen von Abhängigkeiten zwischen Aufgaben, das Hinzufügen von Meilensteinen oder die Ermittlung des kritischen Pfads in einem Projektplan.

Früher nutzten viele Projektmanager Desktop-Programme wie Microsoft Project, und einige tun dies auch heute noch. Doch mittlerweile sind die meisten Gantt-Diagramm-Tools und Projektmanagement-Softwares online verfügbar, was es jedem ermöglicht, Gantt-Diagramme und Projektpläne zu erstellen, die in Echtzeit geteilt und gemeinsam bearbeitet werden können.

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