No se puede negar que gestionar un proyecto puede ser complicado, pero ¿por qué reinventar la rueda cuando se trata de herramientas y técnicas de gestión de proyectos? Los gestores de proyectos de todo el mundo confían en estrategias comprobadas para planificar, organizar y ejecutar proyectos sin importar su tamaño o complejidad.
No subestimes cómo las herramientas y técnicas de gestión de proyectos pueden facilitar la planificación y gestión de proyectos de forma más efectiva. Se pueden aplicar a cualquier proyecto sin importar el campo o la industria. Cuando se usan junto con un software de gestión de proyectos, ayudan a ahorrar tiempo y reducir costos.
¿Cuál es la diferencia entre técnicas y herramientas de gestión de proyectos?
Aunque herramientas y técnicas suenan parecido y ambas son partes esenciales de una gestión de proyectos exitosa, es importante conocer las diferencias entre ellas. Las herramientas de gestión de proyectos son recursos físicos como el software que ayudan a gestionar y ejecutar varios aspectos de un proyecto. Otros ejemplos de herramientas incluyen los diagramas de Gantt, tableros kanban, calendarios de proyecto, listas de tareas o plantillas de gestión de proyectos. Piensa en las herramientas como el “cómo” se gestionan los proyectos para lograr objetivos como mejorar la comunicación, monitorear el rendimiento o facilitar la planificación.
Las técnicas de gestión de proyectos, en cambio, son el “qué” se hace en un proyecto a un nivel más estratégico. Son metodologías y procesos que ayudan a planificar, ejecutar y supervisar un proyecto. Algunos ejemplos de técnicas de gestión de proyectos incluyen la metodología ágil, la gestión de proyectos lean, waterfall, scrum o el método de la ruta crítica (CPM).
22 técnicas y herramientas de gestión de proyectos
Hemos recopilado 22 de las mejores herramientas y técnicas de gestión de proyectos que todo gestor de proyectos debe conocer para controlar sus proyectos y llevarlos al éxito. Primero, revisemos las herramientas de gestión de proyectos y luego las técnicas de gestión de proyectos en las que se pueden aplicar.
1. Diagramas de Gantt
Los diagramas de Gantt son una de las herramientas más importantes de gestión de proyectos por su versatilidad. Se pueden usar en varias fases del proyecto para ayudar con la planificación, la programación y el seguimiento del proyecto.
Los diagramas de Gantt facilitan la creación de una cronología del proyecto. Si usas el diagrama de Gantt en línea de ProjectManager, solo necesitas añadir tareas y fechas de entrega para generar planes interactivos automáticamente. Luego puedes ajustar tus cronogramas según sea necesario y vincular tareas dependientes con solo hacer clic y arrastrar en la línea de tiempo. También se pueden usar para crear hojas de ruta que permitan monitorear la ejecución de múltiples proyectos en un programa o un portafolio de proyectos.
Las dependencias entre tareas se pueden vincular en ProjectManager para evitar cuellos de botella o tiempos muertos. Los gestores de proyectos pueden automatizar notificaciones sobre fechas límite próximas para mantener el proyecto en curso. Cuando el equipo actualiza su estado, la información de gestión de tareas y recursos se refleja al instante en todo ProjectManager, para que todos estén siempre alineados. Comienza hoy gratis.
2. Estructura de desglose del trabajo (EDT)
Los proyectos grandes y pequeños pueden parecer abrumadores a primera vista porque hay mucho por hacer. La idea de lanzarse sin preparación es precisamente cómo los proyectos se ahogan en tiempo y costos. Como bien sabe cualquier gestor de proyectos con experiencia, todo requiere un plan antes de ejecutarse.
Una estructura de desglose del trabajo (EDT) es una forma de organizar el trabajo en partes más pequeñas y manejables. Según la Guía PMBOK del Project Management Institute (PMI), la EDT es una “descomposición jerárquica orientada a entregables del trabajo que debe ejecutar el equipo”.
La EDT es una representación gráfica de cada tarea del proyecto. En la parte superior está el producto final con una línea que baja hacia un recuadro (o varios) que representan las tareas principales que conducen al proyecto completado. Cada uno de estos recuadros luego está conectado por líneas a tareas más pequeñas.
Los diagramas de estructura de desglose del trabajo son una herramienta de gestión de proyectos muy popular, típicamente utilizada en técnicas como el método de la ruta crítica (CPM) o la técnica de evaluación y revisión de programas (PERT).
3. Estructura de desglose de costos (EDC)
Una EDC, o estructura de desglose de costos, es un marco jerárquico que clasifica y organiza los costos asociados a un proyecto. Divide el costo total del proyecto en partes más manejables como mano de obra, equipos y gastos generales.
Esta herramienta de estructura de costos ayuda con la elaboración del presupuesto, el seguimiento de gastos y el análisis financiero, ofreciendo un desglose claro de en qué se está invirtiendo el dinero.
4. Estructura de desglose de recursos (EDR)
Las estructuras de desglose de recursos son otro marco jerárquico que clasifica y organiza los recursos del proyecto para asegurar que se utilicen correctamente a lo largo del mismo. La herramienta EDR analiza distintos elementos como el personal, los materiales, los equipos y las instalaciones, para ayudar a identificar, rastrear y gestionar los recursos.
La claridad que ofrece la estructura de desglose de recursos al proceso de planificación de recursos la convierte en una herramienta muy útil para las oficinas de gestión de proyectos (PMO) que deben asignar recursos a múltiples proyectos. Esta técnica ofrece una visión clara de los recursos requeridos, lo que permite una mejor planificación, asignación y optimización.
5. Diagramas de red de proyectos
Los diagramas de red de proyectos son representaciones gráficas de un proyecto. Se ven como una serie de flechas que conectan recuadros y muestran cómo interactúan las actividades dentro del proyecto. Los recuadros se llaman nodos y representan una actividad, mientras que las flechas indican la relación entre ellas.
Los diagramas de red funcionan bien como técnica de gestión de proyectos porque deben tener un inicio y un final, igual que un proyecto. No existe una única forma de dibujar un diagrama de red; sin embargo, los más comunes son el método de diagramación por precedencia (PDM) y el método de diagramación por flechas (ADM).
El propósito del diagrama de red dentro de las técnicas de gestión de proyectos es ayudar a los gestores a hacer seguimiento de cada elemento del proyecto. También facilita compartir y comunicar la información con otros miembros del equipo. Los diagramas de red se utilizan en diversas técnicas de gestión de proyectos que requieren una representación gráfica de la secuencia de tareas, como PERT o el método de la ruta crítica. Debido a su simplicidad, también se consideran una útil herramienta de gestión de programas, ya que permiten a los gestores visualizar fácilmente el cronograma estimado de múltiples proyectos en paralelo.
6. Tableros kanban
Los tableros kanban son una herramienta visual de gestión de tareas que consiste en un tablero y tarjetas móviles que representan actividades. Los gestores de proyectos y los miembros del equipo los utilizan para colaborar mientras trabajan en los proyectos. Los tableros kanban permiten visualizar flujos de trabajo, asignar tareas y hacer seguimiento del progreso. Se pueden usar en equipos diversos, desde marketing hasta desarrollo ágil de software. También forman parte de técnicas como la manufactura lean.
El software de gestión de proyectos lleva kanban al siguiente nivel. ProjectManager tiene una vista de tablero que se sincroniza con todas las demás vistas del proyecto, lo que permite a los equipos trabajar como prefieran. Todas las actualizaciones se reflejan en toda la herramienta, y los equipos aprecian poder gestionar su backlog y planificar sprints. Los gestores obtienen la visibilidad que necesitan para detectar bloqueos y reasignar recursos rápidamente, manteniendo la producción en marcha.
El tablero de proyecto ayuda a los miembros del equipo a visualizar lo que deben hacer hoy, viendo sus tareas en el contexto del resto. Esto limita la cantidad de trabajo en curso (WIP) y equilibra el flujo de trabajo para evitar la sobrecarga del equipo. Como las tarjetas del tablero se pueden priorizar, el flujo de trabajo mejora. Una vez completada una tarea, la tarjeta se mueve a la siguiente columna y el miembro del equipo empieza con la tarjeta que está en la parte superior de su columna de pendientes.
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7. Registro de riesgos
Otro tema importante en la discusión de herramientas y técnicas de gestión de proyectos es el registro de riesgos. Esta herramienta documenta y rastrea los riesgos potenciales durante todo el proyecto, detallando su probabilidad, impacto potencial y estrategias de mitigación para minimizar interrupciones.
Un registro de riesgos suele incluir descripciones de los riesgos, responsables asignados, una evaluación de la gravedad del riesgo y planes de acción. Esta herramienta simple pero poderosa permite a los equipos de proyecto mantener la atención en los riesgos y reducir su impacto en el proyecto.
8. Matriz de riesgos
Una matriz de riesgos es otra herramienta clave que todo gestor de proyectos debe conocer. Es una herramienta sencilla que te ayuda a determinar la probabilidad y gravedad de los riesgos potenciales. Al poder evaluar los riesgos de esta manera, puedes representar su impacto en el proyecto. Esto permite asignar una prioridad al riesgo y definir una respuesta si llega a ocurrir. Por estas razones, siempre debes usar una matriz de riesgos, registro de riesgos u otras herramientas de gestión de riesgos al planificar tus proyectos, sin importar las técnicas que elijas.
Existen muchos tipos de riesgos que los gestores de proyectos deben tener en cuenta. Los más comunes incluyen riesgos estratégicos, operativos, financieros, técnicos y externos. Recuerda que no todos los riesgos son negativos. Algunos pueden aprovecharse y tener un impacto positivo en el proyecto.
9. Hojas de tiempo
Los equipos necesitan recibir su pago y las hojas de tiempo son una herramienta que ayuda a lograrlo. Como en cualquier empleo, las hojas de tiempo permiten registrar el número de horas que una persona ha trabajado durante un periodo específico, normalmente semanal o quincenal.
En la gestión de proyectos, las hojas de tiempo hacen más que facilitar el pago. Se utilizan como controles del proyecto para registrar el tiempo que un miembro del equipo ha dedicado a sus tareas específicas, aunque también pueden usarse para medir el tiempo dedicado a un proyecto o a un cliente en particular.
Las hojas de tiempo pueden usarse en diferentes formatos, desde papel hasta hojas de cálculo o software. Las hojas de tiempo en línea incluso pueden actualizarse en tiempo real. Sea cual sea el formato que utilices, son fundamentales para el pago, cumplir con los plazos y mantener el presupuesto.
10. Paneles de control del proyecto
Así como los vehículos tienen un panel que muestra la velocidad, el nivel de combustible y el kilometraje, los paneles de control del proyecto rastrean métricas del proyecto. Es una página donde puedes ver el progreso y rendimiento del proyecto de un solo vistazo.
Esta es una herramienta clave para el seguimiento y auditoría de gestión de proyectos. Es una herramienta visual que convierte datos complejos en gráficos y diagramas fáciles de leer, lo que ayuda a que la información sea más comprensible.
Algunas de las métricas que muestran los paneles pueden estar relacionadas con costos, tareas o con el estado general del proyecto. También pueden mostrar la carga de trabajo y otras métricas de gestión de recursos. Son una parte esencial de cualquier software de gestión de proyectos.
11. Registro de cambios
Un registro de cambios, como su nombre indica, es un registro detallado que rastrea todos los cambios solicitados e implementados durante el proyecto. Normalmente, esta herramienta incluye información como el motivo del cambio, quién lo solicitó, la fecha de solicitud, cómo impactó al proyecto y el estado general del cambio.
Este registro formal ayuda a prevenir el aumento descontrolado del alcance, facilita una mejor comunicación con los interesados y ayuda a los equipos a comprender cómo los cambios afectan el alcance, el cronograma y el presupuesto.
12. Informes del proyecto
Los informes del proyecto son simplemente documentos que detallan una visión general o aspectos específicos del proyecto. Existen muchos tipos de informes, cada uno con un propósito distinto, pero todos proporcionan datos sobre el progreso y el rendimiento del proyecto.
Otro aspecto de los informes del proyecto como técnica de gestión es que también son una herramienta de comunicación. Como se mencionó, comunican detalles valiosos al gestor del proyecto. Pero además le permiten actualizar a los interesados, quienes tienen un interés directo en el éxito del proyecto.
Uno de los informes más comunes es el informe de estado, que suele ser semanal o mensual. También existen informes de progreso e informes de carga de trabajo que son cruciales para la gestión de recursos. Incluso hay informes que abordan riesgos, análisis de costo-beneficio y desviaciones del proyecto.
13. Matriz RACI
RACI es una técnica de gestión de proyectos que significa responsable, aprobador, consultado e informado. Una matriz RACI aclara los roles y responsabilidades en un proyecto o proceso. “Responsable” identifica al rol o persona encargada de completar la tarea o entregable. “Aprobador” es quien tiene la responsabilidad final sobre la tarea y toma decisiones. “Consultado” es quien aporta su experiencia, y “Informado” es quien debe mantenerse al tanto del estado y resultados.
Por ejemplo, si la tarea es desarrollar un plan de marketing, el equipo de marketing sería el responsable. El director de marketing sería el aprobador que da el visto bueno. El equipo de ventas sería consultado para aportar ideas sobre el mercado y el equipo ejecutivo estaría informado sobre los avances.
14. Registro RAID
El acrónimo RAID significa riesgos (risks), suposiciones (assumptions), incidencias (issues) y dependencias (dependencies). Esta herramienta de gestión de proyectos ayuda a capturar y dar seguimiento a estos elementos clave de forma ordenada, para que el gestor de proyectos mantenga el control del proyecto.
Identifica riesgos, documenta suposiciones, registra incidencias y enumera dependencias, lo que permite al equipo anticiparse y evitar problemas mayores. Los registros RAID también mejoran la comunicación con los interesados y apoyan la toma de decisiones.
15. Gestión ágil de proyectos
Ágil es un enfoque de gestión de proyectos basado en ciclos de trabajo cortos e iterativos llamados sprints. Los sprints ágiles comienzan con una planificación, normalmente utilizando listas de tareas y tableros kanban. Un product owner solicita el trabajo y el equipo de desarrollo decide qué tareas se realizarán durante el sprint.
El equipo de desarrollo tiene la última palabra sobre el trabajo que se completará en el sprint, mientras que el product owner define los criterios para considerar que el trabajo está terminado y aprobado.
En este proceso, el scrum master es el experto en el marco scrum y determina la duración del sprint. Existen artefactos que proporcionan información al equipo scrum, como el backlog, los burndown charts y las user stories.
16. PERT
PERT es un acrónimo de program evaluation and review technique, que al español puede traducirse como técnica de evaluación y revisión de programas de proyecto. Es una técnica de gestión de proyectos que ayuda con las estimaciones de tiempo y la creación de un cronograma de proyecto. La programación es crítica para terminar un proyecto a tiempo y también dentro del presupuesto establecido.
Entonces, ¿cómo funciona PERT? Gestiona probabilidades usando diagramas de red y métodos estadísticos sencillos. PERT descompone las tareas en actividades detalladas, usando la EDT mencionada anteriormente, y luego las añade a un diagrama PERT para identificar aquellas actividades que son interdependientes. Con esos datos, se crea un mapa ilustrativo de la red de actividades y sus interdependencias.
En el mapa, un nodo representa un evento y las actividades se representan con flechas dibujadas de un evento a otro en función de su orden. A partir de esto, se determinan el tiempo más temprano (TE) y el tiempo más tardío (TL) para cada actividad, así como el tiempo de holgura.
17. Método de la ruta crítica (CPM)
El método de la ruta crítica (conocido también por su acrónimo en inglés CPM, que viene del término critical path method) es una técnica fundamental en la gestión de proyectos. CPM implica el uso de diagramas de red, EDT y diagramas de Gantt. Se trata de usar estas herramientas para crear un cronograma del proyecto e identificar la ruta crítica, que es la secuencia más larga de actividades en el proyecto. Las actividades en la ruta crítica se conocen como tareas críticas y tienen la mayor prioridad en términos de programación. Con esto, sabes qué tareas son críticas y cuáles tienen holgura o pueden retrasarse sin extender el cronograma. Con esta información, puedes determinar el tiempo más corto necesario para completar el proyecto.
No todas las herramientas de gestión de proyectos pueden filtrar automáticamente la ruta crítica. Pero el diagrama de Gantt en línea de ProjectManager encuentra la ruta crítica con un clic, ahorrándote tiempo valioso. Una vez planificado tu cronograma, fija la línea base en la vista de diagrama de Gantt. Esto te permite comparar el progreso real con el planificado, lo que ayuda a mantenerte en el camino correcto.
18. Análisis costo-beneficio
Un análisis costo-beneficio examina la inversión de un proyecto y el retorno que puede generar. Es una técnica valiosa para decidir qué proyectos son viables y cuáles conviene descartar.
La idea es simple: sumar los costos del proyecto y luego evaluar el valor desde una perspectiva empresarial, ya sea en beneficios u oportunidades. Si los beneficios superan los costos, el proyecto probablemente valga la pena. Si no, podrías evitar pérdidas rechazándolo.
El valor de esta técnica es claro para la toma de decisiones organizacionales. Te ayuda a ver el proyecto en términos de su retorno sobre la inversión (ROI) y de la cadena de valor de la organización. Es una forma de tomar decisiones basada en datos en lugar de confiar en la intuición.
19. Gestión del valor ganado
La gestión del valor ganado (cononocido también por su acrónimo en inglés EVM, que viene del término earned value management), se utiliza en la gestión de proyectos para integrar cronogramas, costos y alcance como forma de medir el rendimiento del proyecto. Al comparar los valores planificados con los reales, EVM ayuda a hacer predicciones que permiten una mejor gestión. Los gestores de proyectos utilizan herramientas como la EDT, los diagramas de Gantt y los paneles de control al aplicar EVM.
Predecir el futuro nunca es totalmente preciso, pero según estudios, una vez que se ha completado el 20 % del proyecto, EVM ofrece buenos resultados. Se usa con frecuencia para controlar los costos del proyecto.
Otros beneficios incluyen convertir lo desconocido en factores cuantificables y comparar el estado actual del proyecto con la línea base. También proporciona información valiosa sobre proyectos y portafolios.
20. Mapa de interesados
Los interesados tienen un interés en el proyecto, pero también pueden influir en él. Por eso, los gestores de proyectos deben saber quiénes son los interesados y cómo pueden influir en el proyecto.
Ahí es donde entra la técnica de mapeo de interesados. Es un proceso visual que identifica a los interesados y le permite al gestor saber cómo gestionarlos y qué información deben recibir y cuándo.
Los interesados pueden ser muy diversos. Los clientes o usuarios son interesados, pero también lo son las industrias, mercados, proveedores e inversionistas. Pueden ser clientes nuevos o antiguos, minoristas o incluso miembros del equipo del proyecto, como el gestor, desarrollador, diseñador o directivos. En general, se pueden clasificar en dos categorías: internos y externos. Luego, los paneles de control y diagramas de Gantt pueden usarse para informar sobre el progreso y mantener a los interesados actualizados.
21. Estudio de viabilidad
Existen muchas formas de determinar si un proyecto vale la pena. Una de ellas es el estudio de viabilidad. Es una técnica que permite evaluar si el plan del proyecto es práctico y puede tener un resultado exitoso.
Un estudio de viabilidad analiza si cuentas con los recursos para completar el proyecto y si el retorno de inversión (ROI) lo hace beneficioso o rentable.
El estudio de viabilidad se realiza después de presentar el proyecto, pero antes de comenzar el trabajo. Forma parte de la fase de planificación y se lleva a cabo mediante un análisis FODA o una evaluación de riesgos. Examina aspectos como oportunidades de mercado, ventajas y desventajas, entre otros.
22. Gestión del flujo de proyectos
Un flujo de proyectos es un sistema que permite a las organizaciones hacer seguimiento de los proyectos actuales y futuros dentro de su portafolio. Esta técnica ayuda a las oficinas de gestión de proyectos (PMO) en la selección y priorización de nuevos proyectos operativos y estratégicos para el negocio. Puedes establecer un sistema de gestión del flujo de proyectos utilizando diversas herramientas como hojas de ruta del portafolio, diagramas de Gantt, paneles de control y más.
Más plantillas y herramientas gratuitas de gestión de proyectos
Las técnicas de gestión de proyectos se aplican mejor con software de gestión de proyectos, que mejora la eficiencia y conecta a los equipos para colaborar mejor. Si aún no estás listo para usar un software, ProjectManager también ofrece plantillas gratuitas que puedes descargar. Hay decenas de plantillas aplicables a todas las fases de un proyecto. Estas son solo algunas de las muchas plantillas gratuitas de gestión de proyectos para Excel y Word que puedes usar.
Plantilla de presupuesto del proyecto
Todo proyecto necesita financiamiento, pero los costos deben estimarse con precisión. Nuestra plantilla gratuita de presupuesto para Excel te ayuda a calcular los costos de mano de obra, materiales y otros elementos para establecer la base financiera de tu proyecto.
Plantilla de plan del proyecto
Todo el trabajo necesario para entregar un proyecto puede parecer abrumador hasta que creas un plan que organice las tareas. Con nuestra plantilla gratuita de plan de proyecto para Word puedes definir el alcance y dividirlo en fases más pequeñas y manejables.
Plantilla de diagrama de Gantt
Los diagramas de Gantt son herramientas visuales de planificación y programación que tienen fama de ser difíciles de crear. Pero con nuestra plantilla gratuita para Excel solo tienes que completar tus tareas y el gráfico de barras se generará automáticamente.
Plantilla de estructura de desglose del trabajo
Un proyecto grande debe dividirse en entregables y tareas más pequeñas para gestionarlo mejor. Con la plantilla gratuita de estructura de desglose del trabajo (EDT) para Excel puedes hacer un inventario completo del trabajo necesario para lograr el éxito.
Plantilla de plan de acción
Los objetivos del proyecto no se alcanzan sin una estrategia. Con nuestra plantilla gratuita de plan de acción para Excel puedes detallar los pasos necesarios para lograr tus metas. Usa esta plantilla para organizar tus tareas (acciones) y subtareas (elementos de acción).
ProjectManager es un software de gestión de proyectos en línea con funciones que optimizan las técnicas de gestión e integran un panel en tiempo real para monitorear y generar informes. Los diagramas de Gantt en línea permiten subir EDT y hojas de cálculo para tener mayor control, mientras que los tableros kanban visualizan el flujo de trabajo y ayudan a los equipos a colaborar y trabajar de forma más eficiente. Pruébalo gratis con esta prueba de 30 días.