Usa esta plantilla gratuita de diagrama PERT en Excel para mejorar la fase de planificación en la gestión de proyectos. Una plantilla de diagrama PERT es una excelente herramienta para ayudarte a crear un cronograma y hacer seguimiento del progreso, garantizando que todas las actividades se completen a tiempo.
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¿Qué es un Diagrama de PERT?
Un diagrama PERT se usa en gestión de proyectos para programar, organizar y coordinar tareas. A menudo se le llama también diagrama PERT, y el término PERT proviene de las siglas en inglés “Program Evaluation Review Technique”. Los gerentes de proyecto usan esta herramienta para representar visualmente el cronograma del proyecto.
La plantilla de diagrama PERT puede usarse para desglosar cada tarea, permitiendo al gerente de proyecto analizarlas. Esto se hace utilizando nodos, representados por rectángulos o círculos, junto con los eventos e hitos que ocurren durante el proyecto. Los nodos están conectados por vectores, es decir, líneas que representan las diversas tareas que deben ejecutarse.
La Marina de los EE. UU. desarrolló esta metodología por primera vez en los años 50 para gestionar el programa de misiles Polaris. Al mismo tiempo, el sector privado desarrolló un método similar llamado método del camino crítico, también conocido como CPM por sus siglas en inglés “Critical Path Method”. Los diagramas PERT se usan en proyectos con cronogramas más flexibles y con mayor incertidumbre, mientras que el CPM se aplica en proyectos con cronogramas fijos.
¿Por Qué Usar una Plantilla de Diagrama de PERT?
Los gerentes de proyecto usan diagramas PERT para estimar el tiempo mínimo necesario para completar un proyecto. Al analizar la estructura de desglose de trabajo, las conexiones entre tareas y los riesgos asociados, pueden organizar incluso proyectos complejos al visualizar las dependencias entre los pasos.
Usar una plantilla de diagrama PERT simplifica el proceso porque el diagrama ya está creado; los usuarios solo deben rellenar los espacios y seguir las instrucciones para completarlo. Esto aporta continuidad, ya que se puede usar la misma plantilla durante y después del proyecto, archivando la documentación de los proyectos finalizados para referencia futura.
También se usa para ilustrar tareas dependientes, construir un cronograma y calcular la ruta crítica. Es ideal para gestionar proyectos grandes o complejos. Una plantilla de diagrama PERT simplifica la gestión y mejora la eficiencia.
Aunque la plantilla es excelente para planificar el cronograma, se vuelve mucho más potente cuando se combina con software de gestión de proyectos. ProjectManager es un software galardonado de gestión de proyectos y portafolios con diagramas de Gantt robustos que representan el proyecto en una línea de tiempo y ofrecen mucho más que una simple plantilla. Por ejemplo, no necesitas hacer cálculos complejos de CPM en el diagrama de Gantt, ya que filtra la ruta crítica al instante. Los usuarios también pueden vincular los cuatro tipos de dependencias y establecer una línea base para comparar el progreso planificado con el real en tiempo real. Comienza hoy con ProjectManager de forma gratuita.
¿Cuándo Usar Esta Plantilla de Diagrama de PERT?
Como se mencionó antes, esta plantilla es una herramienta esencial para la fase de planificación. Ayuda a identificar la ruta crítica del proyecto para que se cumplan todos los plazos. También permite conocer las interdependencias entre tareas, lo cual ayuda a evitar retrasos costosos.
De hecho, la plantilla de diagrama PERT puede emplearse incluso antes de la planificación del proyecto. Es útil durante la fase de inicio, ya que permite estimar el tiempo requerido para completar el proyecto, lo cual ayuda a determinar si el proyecto es viable.
También resulta valiosa al prepararse para proyectos complejos y de gran escala. Permite organizar todas las tareas y convertir algo que parece inabarcable en un proyecto controlado y exitoso. Además, sirve para explorar escenarios hipotéticos y elegir los flujos de trabajo adecuados. Finalmente, los gerentes de proyecto pueden usar esta plantilla para comunicar claramente la estrategia del proyecto al equipo.
¿Quién Debería Usar Esta Plantilla de Diagrama de PERT?
Ya debe quedar claro que esta plantilla es una herramienta utilizada por los gerentes de proyecto para fines de programación. Sin embargo, cualquier persona responsable de planificar un proyecto encontrará en esta plantilla un método poderoso que querrá implementar.
¿Qué Incluye Esta Plantilla de Diagrama de PERT para Excel?
Esta plantilla te permite estimar la duración de las tareas para crear un cronograma preciso. Pero antes de comenzar, debes familiarizarte con algunas definiciones importantes.
Fórmula del Diagrama de PERT
Un diagrama PERT tradicional se basa en un promedio ponderado de tres valores: el más pesimista (P), el más optimista (O) y el más probable (M) para la duración de una tarea.
- Tiempo Optimista (O): La menor cantidad de tiempo necesaria para ejecutar una tarea o actividad.
- Tiempo Pesimista (P): La mayor cantidad de tiempo para completar una tarea. Es el peor escenario posible, suponiendo que todo salga mal.
- Tiempo Más Probable (M): La estimación más realista para la duración de la tarea, asumiendo que no haya problemas.
- Tiempo Esperado (E): El tiempo resultante al aplicar la fórmula PERT, que pondera los valores optimista, pesimista y más probable para obtener la mejor estimación. La fórmula es:
E=(O + (4*M) + P) / 6
Desviación Estándar del Diagrama de PERT
Usa la siguiente fórmula para calcular la desviación estándar del diagrama PERT. Cuanto mayor sea el resultado, menor será la confianza en tu estimación, y viceversa.
(P-O) / 6
Ahora que comprendes el significado de estos conceptos clave del método PERT, veamos los elementos que componen el diagrama.
- Nodos: Son los símbolos utilizados para visualizar los hitos del proyecto, que representan el resultado de cada tarea
- Flechas: Representación visual de la secuencia de una tarea; las flechas divergentes indican tareas que pueden completarse simultáneamente
- Predecesora: Una actividad que precede a otra y debe finalizar antes de que comience su sucesora
- Tiempo de Adelanto: Tiempo necesario para completar una tarea sin afectar la siguiente
¿Cómo Usar la Plantilla de Diagrama de PERT en Excel de ProjectManager?
Ahora que tienes clara la terminología, es momento de aprender a usar esta plantilla gratuita en Excel. Las fórmulas ya están incorporadas. Solo necesitas ingresar la información de tu proyecto y seguir estos tres pasos.
1. Lista las Tareas y sus Estimaciones de Tiempo
Enumera las tareas del proyecto usando la tabla del diagrama PERT en el lado izquierdo, y luego haz una estimación optimista, una pesimista y una más probable para su finalización. Una vez que estas tres estimaciones se ingresan en sus columnas correspondientes, esta plantilla aplicará automáticamente la fórmula del diagrama PERT y completará las columnas de “Tiempo Esperado” y “Varianza”.
2. Usa Flechas y Nodos para Mapear Tareas e Hitos
Un diagrama PERT utiliza flechas para representar tareas y mostrar las dependencias entre ellas. Edita los nombres de las tareas y sus duraciones en el diagrama para reflejar lo que listaste en el paso uno, tal como se muestra en los datos de ejemplo de esta plantilla. Copia y pega los nodos y flechas de ejemplo para crear un diagrama que represente los flujos de trabajo de tu proyecto.
Luego, edita los nombres de los hitos usando los nodos del diagrama, como se muestra en el ejemplo.
3. Identifica las Tareas Predecesoras
Una vez que las tareas del proyecto estén mapeadas en el diagrama PERT, será más fácil visualizarlas, lo que facilita completar la columna de “Tareas Predecesoras”.
ProjectManager Ayuda a Crear y Gestionar Cronogramas de Proyecto
Aunque una plantilla de diagrama PERT es una herramienta valiosa para planificar un proyecto, no te ayudará a implementarlo ni controlarlo durante su ejecución. Las plantillas son documentos estáticos. Mientras que el diagrama puede ayudarte a programar un proyecto, el software de gestión de proyectos está diseñado para administrarlo. ProjectManager es un software galardonado que ofrece las funciones que necesitan los gerentes de proyecto y sus equipos para trabajar de manera más eficiente y eficaz.
Usa Múltiples Vistas de Programación de Proyecto
Los diagramas de Gantt trabajan en conjunto con la plantilla PERT para organizar tareas, identificar dependencias y establecer líneas base que permitan hacer seguimiento en tiempo real del cronograma y las desviaciones presupuestarias. Los gerentes los usan para planificar, gestionar y hacer seguimiento, pero los equipos no necesitan todas esas funciones al ejecutar sus tareas. Por eso, hay múltiples vistas de proyecto que se actualizan simultáneamente para mantener a todos alineados. Los equipos pueden visualizar su flujo de trabajo con tableros kanban o gestionar tareas con la vista de lista. También existe la vista de hoja (sin línea de tiempo) y un calendario mensual para mantener informados a los interesados.
Gestiona Recursos y Haz Seguimiento de Costos
Cumplir con el cronograma requiere monitoreo y control del proyecto mientras se ejecuta. Los gerentes pueden obtener una vista general del tiempo, costo y más con paneles en tiempo real o usar informes personalizables para examinar los datos con mayor detalle. Los costos de mano de obra pueden monitorearse mediante hojas de tiempo seguras que no solo facilitan la nómina, sino que también brindan visibilidad sobre cuánto tiempo y dinero invierte cada miembro del equipo. La página de equipo o el gráfico de carga de trabajo codificado por colores permite ver la asignación general del equipo y equilibrar la carga para mantener su productividad.
Contenido Relacionado con Diagramas de PERT
Hay mucho más que aprender sobre los diagramas PERT además de la plantilla. Para quienes deseen profundizar, aquí hay algunos artículos sobre software de planificación, guías completas y comparaciones con otros diagramas.
- Plantilla de Diagrama de Gantt para Excel (Descarga Gratis)
- Plantilla de Estructura de Desglose de Trabajo (EDT): Descarga Gratis
- Plantilla de Presupuesto de un Proyecto para Excel (Descarga Gratis)
- Plantilla de Informe de Estado de Proyecto para Word (Descarga Gratis)
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