Las empresas, organizaciones sin fines de lucro e incluso agencias gubernamentales ejecutan proyectos para mejorar la eficiencia de sus operaciones y alcanzar objetivos estratégicos. Estos proyectos requieren una variedad de recursos humanos y no humanos, como materias primas, equipos y maquinaria, los cuales deben ser gestionados.
¿Qué Es la Gestión de Recursos de Proyecto?
La gestión de recursos es el proceso de estimar qué recursos se necesitarán para completar un proyecto, adquirirlos, hacer un cronograma para su asignación y monitorear su utilización durante la ejecución de un proyecto, programa o portafolio de proyectos. Generalmente, el gerente de proyecto o la oficina de gestión de proyectos (PMO) supervisa este proceso, aunque algunas organizaciones cuentan con un gestor de recursos especializado en esta área.
¿Qué Es un Gestor de Recursos de Proyecto?
Un gestor de recursos es un miembro del equipo del proyecto o de la PMO que se encarga de liderar el proceso de definición de los requisitos de recursos, estimación de costos, adquisición de recursos y asegurarse de que se asignen y utilicen adecuadamente. Una de sus principales responsabilidades es desarrollar un plan de gestión de recursos que oriente los esfuerzos de planificación de recursos de la organización.
¿Qué Es un Plan de Gestión de Recursos de Proyecto?
Un plan de gestión de recursos es un documento que describe todas las directrices, procedimientos operativos, herramientas y métodos que una organización utiliza para gestionar sus recursos durante la ejecución de proyectos. Por ejemplo, debe enumerar los recursos del proyecto, indicar sus costos estimados, un cronograma de asignación y la información de los proveedores, entre otros detalles.
Sin embargo, un plan de gestión de recursos no tiene que ser un documento estático. Puedes usar software de gestión de recursos como ProjectManager para visualizar tu cronograma de recursos, asignarlos y monitorear sus costos en tiempo real. Comienza a usar ProjectManager gratis hoy.
Tipos de Gestión de Recursos
Existen tres grandes categorías de gestión de recursos: gestión de recursos de proyecto, gestión de recursos empresariales y gestión de recursos humanos. Como su nombre lo indica, la gestión de recursos del proyecto es el proceso de supervisar el uso de recursos como mano de obra, materiales y equipos para completar las tareas definidas en una estructura de desglose de trabajo (EDT) de un proyecto. En cambio, la gestión de recursos empresariales consiste en utilizar estos recursos para gestionar las operaciones diarias de una empresa.
La gestión de recursos empresariales puede subdividirse en tipos específicos según la industria, como la gestión de recursos en proyectos de construcción y la gestión de recursos en procesos manufactura. Por último, la gestión de recursos humanos se centra en asignar recursos humanos tanto para la gestión de proyectos como para la gestión empresarial.
Tipos de Recursos del Proyecto y de la Organización
Los recursos del proyecto se pueden definir de manera sencilla como todo lo necesario para ejecutar las tareas del proyecto, incluidas las personas que ejecutan el trabajo. Aquí tienes algunos ejemplos de recursos del proyecto.
- Tiempo
- Materias primas
- Recursos humanos
- Maquinaria y equipos
- Recursos financieros
- Información y datos
¿Por Qué Es Importante la Gestión de Recursos para los Proyectos y las Empresas?
La gestión de recursos es un proceso importante en muchas disciplinas como la gestión de proyectos, la gestión de portafolios y la gestión empresarial. A continuación se muestra cómo ayuda en cada uno de estos campos.
Gestión de Recursos del Proyecto
La gestión de recursos es fundamental al gestionar proyectos. Es importante identificar tus requisitos de recursos durante las fases de iniciación y planificación del ciclo de vida del proyecto para poder estimar los costos y crear un presupuesto del proyecto. Luego, es esencial asegurarse de programar los recursos correctos en el momento adecuado para que el plan del proyecto se complete a tiempo.
Gestión de Recursos de Programas y Portafolios
La gestión de recursos es aún más importante para la gestión de portafolios de proyectos que para la gestión de proyectos individuales. La razón es que los gerentes de programas, gerentes de portafolios y oficinas de gestión de proyectos (PMOs) deben asegurarse de asignar los recursos estratégicamente para gestionar múltiples proyectos simultáneamente. Por ejemplo, pueden reducir costos utilizando los mismos recursos en distintos proyectos.
Gestión de Recursos Empresariales
La manera en que gestionas los recursos de tu empresa afecta en gran medida su capacidad de producción, operaciones y crecer más allá de la gestión de recursos en proyectos o a nivel empresarial, especialmente si operas en industrias con gran dependencia de recursos como los servicios profesionales, la construcción o la manufactura.
Gestionar los recursos de manera eficaz aporta numerosos beneficios a tu empresa, como ayudarte a reducir costos, optimizar tu planificación operativa y maximizar tus ganancias.
¿Qué Es un Software de Gestión de Recursos de Proyecto?
El software de gestión de recursos es un conjunto de herramientas digitales que pueden ayudar con las etapas del proceso de gestión de recursos. Por ejemplo, ProjectManager es un software de gestión de recursos de proyectos equipado con herramientas como diagramas de Gantt, paneles de control, hojas de tiempo, gráficos de gestión de carga de trabajo e informes de utilización de recursos.
Existen muchas alternativas de software de gestión de recursos tanto de escritorio como en línea, cada una con distintas funcionalidades. Por eso, hemos revisado las mejores opciones de software de gestión de recursos para que puedas tomar una decisión informada.
Herramientas de Gestión de Recursos de Proyecto
Aunque muchas de estas herramientas de gestión de recursos comenzaron como gráficos, informes y diagramas analógicos, han evolucionado y ahora forman parte del software de gestión de recursos que puede usarse tanto para la planificación de recursos de proyectos como empresarial.
- Diagrama de Gantt: Un diagrama de Gantt ayuda a las organizaciones a crear un cronograma para cualquier proyecto que estén ejecutando y asignar recursos como miembros del equipo, materiales o equipos.
- Hoja de Tiempo: Las hojas de tiempo registran las horas trabajadas por los empleados para el procesamiento de nómina. Pueden usarse para hacer seguimiento del tiempo que dedican a tareas del proyecto o simplemente para registrar las horas de sus turnos.
- Histograma de Recursos: Un gráfico de barras simple que ayuda a entender cómo se utilizan los recursos a lo largo del tiempo.
- Gráfico de Gestión de Carga de Trabajo: Un calendario de gestión de carga de trabajo ayuda a los líderes de equipo a comprender cómo se distribuye el trabajo entre los miembros del equipo, para que puedan repartir la carga de manera equilibrada.
- Calendario de Recursos: Los calendarios de recursos ayudan a las organizaciones a estimar qué recursos se necesitarán para completar un proyecto a tiempo.
- Estructura de Desglose de Recursos: Una estructura de desglose de recursos (EDR) es un gráfico que ayuda a las organizaciones a descomponer los proyectos en tareas individuales y especificar los recursos que se necesitarán para ejecutar cada una.
Proceso de Gestión de Recursos de Proyecto
Como se indicó anteriormente, la gestión de recursos es un proceso continuo que comienza durante la fase de planificación del proyecto y continúa hasta el cierre del proyecto. Esto se conoce como el ciclo de vida de la gestión de recursos, que se compone de cuatro etapas que los gerentes de proyecto deben entender para gestionar correctamente los recursos del proyecto.
- Análisis de Recursos: El análisis de recursos consiste en evaluar la disponibilidad actual de recursos para determinar cuáles hacen falta para ejecutar un proyecto o plan de acción.
- Planificación de Recursos: Un plan de recursos explica cuáles son los requisitos de recursos del proyecto y cómo se cumplirán. Más importante aún, guía al equipo en la gestión de recursos, por lo que debe incluir información como directrices generales, una descripción de los recursos del proyecto, sus cantidades y cuándo se necesitarán.
- Programación de Recursos: Luego debes asegurarte de que esos recursos estén disponibles. Para ello, solo necesitas alinear tu cronograma de recursos con el cronograma general del proyecto y contar con una cadena de suministro sólida.
- Asignación de Recursos: La asignación de recursos es un proceso continuo que se define simplemente como seleccionar los recursos adecuados en el momento adecuado para cumplir con las tareas del proyecto. Por ejemplo, hay tareas críticas que deben priorizarse al crear el cronograma de recursos.
- Seguimiento de Recursos: Necesitarás monitorear el desempeño de tu equipo. Usa hojas de tiempo, gráficos de carga de trabajo y otras herramientas de gestión de recursos para hacer seguimiento al trabajo de los miembros del equipo.
La mayoría de los gerentes de proyecto utilizan software de gestión de recursos para ayudarse a medida que avanzan de una fase del proceso de gestión de recursos a la siguiente.
Beneficios de la Gestión de Recursos de Proyecto
Las herramientas y técnicas de gestión de recursos ayudan a las organizaciones a establecer un proceso o marco de gestión de recursos que puede aportar numerosos beneficios, tales como:
- Definir con precisión los requisitos de recursos del proyecto facilita enormemente el proceso de presupuestación y ayuda a evitar costos inesperados, retrasos y otros problemas durante la ejecución del proyecto
- Una gestión de recursos efectiva ayuda a maximizar la tasa de utilización de recursos y la eficiencia, lo cual impacta directamente en la rentabilidad del negocio en industrias como la construcción y la manufactura
- Los recursos pueden asignarse estratégicamente para finalizar proyectos a tiempo cuando están retrasados
- La planificación de recursos permite a las organizaciones asegurarse de estar preparadas para desafíos futuros, como satisfacer la demanda estimada de los clientes o implementar proyectos y programas a largo plazo
Técnicas de Gestión de Recursos de Proyecto
Los gerentes de proyecto implementan las siguientes técnicas de gestión de recursos para hacer previsiones, planificar, asignar, nivelar y optimizar recursos durante la ejecución de un proyecto.
Previsión de Recursos
Los gerentes de proyecto deben hacer su mejor esfuerzo para estimar qué recursos se necesitarán para un proyecto y cómo esos requisitos de recursos encajan con los planes actuales de la organización. Para ello, debes definir el alcance del proyecto para identificar todas las tareas del proyecto y los recursos requeridos para cada una.
Planificación de la Capacidad de Recursos
La capacidad de recursos de una organización se refiere a la cantidad máxima de trabajo que puede realizar con los recursos disponibles durante un período. La planificación de la capacidad de recursos es el proceso de asegurar que dicha capacidad sea suficiente para ejecutar un proyecto.
Carga de Recursos
Es una técnica de asignación de recursos que consiste en determinar el número máximo de horas laborales que se pueden asignar a los empleados y asegurarse de que el 100 % de su tiempo sea utilizado durante el proyecto.
Nivelación de Recursos
La nivelación de recursos es el proceso de reasignar tareas al equipo del proyecto para resolver problemas de sobreasignación o conflictos en el cronograma. Al comprender a fondo lo que cada miembro del equipo puede aportar, puedes asignar tareas según sus habilidades para maximizar la eficiencia de los recursos.
Seguimiento de la Utilización de Recursos
La planificación cuidadosa de los recursos es tan importante como el seguimiento de los recursos y la evaluación permanente de los proyectos de una organización. Los gerentes de proyecto deben monitorear la utilización de recursos para detectar cualquier recurso que no se esté utilizando de manera eficiente. Luego, simplemente pueden reasignar esos recursos o modificar el plan de gestión de recursos.
Suavizado de Recursos
El suavizado de recursos consiste simplemente en retrasar tareas no críticas para completar un proyecto a tiempo con los recursos disponibles. Esto se hace utilizando la holgura o margen de cada una de esas tareas para retrasarlas sin afectar la ruta crítica. Al retrasar tareas no críticas, puedes reasignar tus recursos a las tareas de la ruta crítica y luego volver a las actividades menos prioritarias.
Consejos y Mejores Prácticas de Gestión de Recursos de Proyecto
Aquí tienes algunos consejos clave y mejores prácticas que pueden ayudarte a evitar errores comunes en la planificación de recursos.
Identifica las Restricciones de Recursos Antes de Planificar un Proyecto
Una restricción de recursos es cualquier condición que limite la disponibilidad de recursos para completar las tareas del proyecto. Por ejemplo, un equipo puede estar programado para mantenimiento o los miembros del equipo pueden estar asignados a múltiples proyectos, lo que limita su disponibilidad, y por ende la viabilidad del proyecto.
Forma un Equipo Multifuncional para Identificar los Requisitos de Recursos
En la mayoría de los casos, estos proyectos requerirán un esfuerzo a nivel organizacional y un uso intensivo de recursos organizacionales. Es importante formar un equipo multifuncional e involucrar a los interesados clave en la etapa de previsión de recursos para obtener una visión holística y precisa de los requisitos de recursos del proyecto. Por ejemplo, es importante que los empleados directamente relacionados con la elaboración de entregables participen en este proceso.
Considera el Nivel de Esfuerzo del Proyecto Más Allá de las Tareas
En la gestión de proyectos, el nivel de esfuerzo se refiere a todas las actividades de apoyo necesarias para completar las tareas del proyecto, como el transporte de recursos desde un almacén hasta el sitio de trabajo o la capacitación del personal.
¿Cómo Ayuda ProjectManager con la Gestión de Recursos?
La gestión de recursos se desarrolló para administrar los recursos en tu proyecto, lo cual requiere visibilidad sobre la disponibilidad de recursos, la carga de trabajo y más. ProjectManager es un software de gestión de proyectos que te da datos en tiempo real para tomar decisiones más informadas al gestionar recursos.
Planifica Recursos con Diagramas de Gantt Interactivos
Los recursos y costos pueden programarse junto con las tareas en nuestra vista de proyecto con diagrama de Gantt. Una vez que estableces una línea base, también puedes consultar el progreso planificado frente al real de tu proyecto para detectar cualquier problema con los recursos. La barra de progreso muestra el avance de una tarea específica según el esfuerzo planificado. Si no estás cumpliendo con la línea base, reasigna tus recursos para mantenerte en camino.
Gestiona la Carga de Trabajo y Mantén Productivo al Equipo
Tu equipo es tu recurso más valioso. Puedes configurar la disponibilidad, los días laborables, feriados y permisos del equipo sin importar dónde trabajen. Una vez que comienzan a trabajar, no quieres sobrecargarlos ni dejarlos sin tareas. Nuestra página de carga de trabajo con codificación por colores te permite ver de un vistazo si los miembros del equipo están sobreasignados o subasignados. Una carga de trabajo equilibrada conduce a un equipo más productivo y feliz, y los equipos felices son más productivos.
Haz Seguimiento de Recursos con Paneles e Informes en Tiempo Real
Has planificado la gestión de recursos, pero al ejecutar el proyecto, debes monitorear esos recursos. Si no supervisas cómo estás utilizando los recursos, corres el riesgo de exceder el presupuesto o perder plazos. Nuestro panel de control en tiempo real recopila automáticamente datos en vivo y los muestra en gráficos coloridos que representan seis métricas del proyecto. Con un solo clic, puedes generar informes más detallados sobre la carga de trabajo, el tiempo, los costos y más. Todos los informes pueden filtrarse y compartirse con los interesados según sea necesario.
Nuestro software te ayuda a planificar, gestionar y reportar los recursos del proyecto. Puedes asignar y rastrear los costos de recursos, ver la disponibilidad del equipo para hacer asignaciones y monitorear todo con paneles que actúan como informes de estado de proyecto instantáneos. Obtén todo lo que necesitas para gestionar recursos en un solo lugar.
Cuando gestionas recursos en un proyecto, hay muchos factores a tener en cuenta y el proceso puede volverse complicado y confuso. Sin embargo, con la herramienta en línea adecuada, puedes planificar, monitorear y reportar tus recursos con gran control y precisión. ProjectManager es un software de gestión de proyectos en línea que te brinda las herramientas necesarias para llevar tu proyecto a una ejecución exitosa. Pruébalo tú mismo.