¿Qué Es la Ruta Crítica en la Gestión de Proyectos?
En la mayoría de los proyectos, existen al menos dos o más secuencias de tareas interrelacionadas o dependientes que deben ejecutarse en paralelo. La ruta crítica de un proyecto es la secuencia más larga de tareas que deben completarse para finalizar un proyecto.
Las tareas en la ruta crítica se denominan actividades críticas porque, si se retrasan, el proyecto completo se retrasará. Esto no ocurre con las actividades de secuencias no críticas, las cuales pueden demorarse sin afectar el cronograma general del proyecto.
Para identificar tareas críticas, los gestores de proyectos utilizan el método de la ruta crítica, o camino crítico, conocido por algunos como método CPM, por sus siglas en inglés que provienen del término “Critical Path Method”. Identificar las actividades críticas de un proyecto es muy útil porque permite a los gestores de proyectos:
- Estimar con precisión la duración total del proyecto.
- Estimar el tiempo necesario para completar cada tarea del proyecto.
- Identificar las actividades críticas que deben completarse a tiempo y requieren supervisión cercana.
- Determinar cuáles tareas son prioritarias en términos de asignación de de recursos.
- Descubrir qué tareas pueden retrasarse sin afectar el cronograma del proyecto, calculando la holgura de cada tarea.
- Identificar dependencias entre tareas, restricciones de recursos y riesgos del proyecto.
- Priorizar tareas y crear cronogramas realistas para el proyecto.
Antes se realizaba a mano, pero ahora la ruta crítica puede calcularse automáticamente con software de programación de proyectos que incluya diagramas de Gantt, lo que facilita mucho el uso del método CPM.
ProjectManager por ejemplo, es un software de gestión de proyectos que te ayuda a implementar rápidamente esta técnica. Crea un cronograma en nuestro galardonado diagrama de Gantt y luego simplemente filtra por la ruta crítica. Cuando llegue el momento de ejecutar, tu equipo puede colaborar con una lista de tareas, un tablero kanban o un calendario. Y puedes hacer seguimiento de todo con paneles e informes para asegurarte de que el proyecto siga en curso. Comienza hoy totalmente gratis.
Sin embargo, antes de aprender a usar software de gestión de proyectos como ProjectManager para identificar automáticamente la ruta crítica de un proyecto, es importante familiarizarse con el diagrama de la ruta crítica y las fórmulas que emplea este método de programación de proyectos. Esto te permitirá comprender mejor cómo gestionar las actividades críticas de tus proyectos utilizando software de programación de proyectos.
Plantilla Gratuita de Ruta Crítica en Excel
¿Necesitas ayuda para comenzar tu análisis? Descarga esta plantilla gratuita de ruta crítica para Excel. Todas las fórmulas están integradas y el diagrama de red ya está hecho—solo tienes que ingresar tus valores. Te recomendamos usar esta plantilla para seguir los pasos que explicaremos más adelante.
¿Qué Es el Método de la Ruta Crítica en la Gestión de Proyectos?
El método de la ruta crítica es una técnica de gestión de proyectos utilizada por los gestores para crear un cronograma de proyecto preciso. Consiste en utilizar un diagrama para representar visualmente las secuencias de tareas de un proyecto. Una vez definidas estas secuencias o rutas, su duración se calcula mediante el algoritmo de ruta crítica, que usa fórmulas matemáticas para identificar con precisión el camino crítico de un proyecto.
Veamos cada elemento con más detalle para entender mejor cómo implementar el método de la ruta crítica en la gestión de proyectos.
Diagrama de Ruta Crítica
Un diagrama de ruta crítica es un diagrama de red que muestra el orden en que deben completarse las tareas del proyecto, su duración y cuándo se espera que comiencen y terminen. El diagrama a continuación muestra dos secuencias de tareas distintas, pero dependiendo del proyecto, puede haber más secuencias que deban ejecutarse en paralelo.
Al crear un cronograma de proyecto, cada tarea tiene una hora de inicio y de finalización, que puede calcularse usando las variables del algoritmo de ruta crítica: tiempo de inicio más temprano (ES), tiempo de inicio más tardío (LS), tiempo de finalización más temprano (EF), tiempo de finalización más tardío (LF) y holgura, que se representan en el siguiente ejemplo de diagrama de ruta crítica.
- Tiempo de inicio más temprano (ES): Es simplemente el momento más temprano en que una tarea puede comenzar en tu proyecto. No se puede determinar sin antes conocer si existen dependencias entre tareas.
- Tiempo de inicio más tardío (LS): Es el último momento posible para comenzar una tarea sin que amenace con retrasar el cronograma del proyecto.
- Tiempo de finalización más temprano (EF): Es el momento más temprano en que una actividad puede completarse, en función de su duración y su tiempo de inicio más temprano.
- Tiempo de finalización más tardío (LF): Es el último momento en que una actividad puede completarse, en función de su duración y su tiempo de inicio más tardío.
- Holgura o flotación: La holgura o flotación de una tarea describe cuánto tiempo se puede retrasar una tarea antes de que afecte su secuencia de tareas y el cronograma del proyecto. Las tareas en la ruta crítica tienen holgura cero porque no pueden retrasarse.
Algoritmo del Método de la Ruta Crítica
El algoritmo del método de la ruta crítica tiene dos partes: un recorrido hacia adelante (conocido en inglés como forward pass), que permite encontrar el ES y el EF de cada tarea del proyecto avanzando de izquierda a derecha, y un recorrido hacia atrás (conocido en inglés como backward pass), que se aplica de derecha a izquierda y permite a los gestores calcular el LS, el LF y la holgura o flotación de cada tarea en un cronograma de proyecto.
Fórmulas del Recorrido Hacia Adelante (Forward Pass)
El ES de una tarea del proyecto es igual al EF de su predecesora, y su EF se calcula sumando su ES y su duración estimada, usando la fórmula del recorrido hacia adelante: EF = ES + t (donde t es la duración de la actividad).
El primer paso del recorrido hacia adelante es calcular el ES de la primera tarea, que no tiene predecesora. En este caso, el ES es cero y el EF se calcula simplemente sumando la duración de la tarea y su ES. Así que la fórmula para la primera tarea es: EF = 0 + t (donde t es la duración de la actividad).
Al completar los cálculos del recorrido hacia adelante, se habrán obtenido los valores de ES y EF para todas las tareas del proyecto. La actividad con el mayor valor de EF indica el tiempo estimado necesario para completar todo el proyecto.
Así debería verse un diagrama de ruta crítica después de completar el recorrido hacia adelante. Este ejemplo muestra que el mayor valor de EF es 37, lo cual representa la duración estimada del proyecto.
Fórmulas del Recorrido Hacia Atrás (Backward Pass)
El recorrido hacia atrás comienza usando el mayor EF de la última actividad, el valor que marca el tiempo necesario para completar el proyecto, como el LF para las actividades más cercanas al final. Para encontrar su LS, se debe restar la duración de esas tareas al valor de LF usando la fórmula: LS = LF – t (donde t es la duración de la actividad).
El LF de todas las tareas anteriores será igual al LS de la tarea siguiente.
Luego, el recorrido hacia atrás ayuda a encontrar el LS de todas las tareas de derecha a izquierda, calculado restando su duración estimada del valor LF con la fórmula: LS = LF – t (donde t es la duración de la actividad).
Una vez identificados los valores de LS y LF para todas las tareas, la holgura de cada tarea del proyecto se calcula con esta fórmula: Holgura = LF – EF. Esta es una de las fórmulas más importantes del algoritmo de la ruta crítica, ya que las actividades con holgura cero determinarán la ruta crítica del proyecto.
Una vez hecho esto, el diagrama de ruta crítica debería estar completo, con todos los valores de ES, EF, LS, LF y holgura.
Ahora que hemos definido los dos elementos clave del método de la ruta crítica, veamos una guía paso a paso.
Cómo Calcular la Ruta Crítica
Ahora que conoces los conceptos clave del método de la ruta crítica, aquí tienes cómo identificar tareas críticas de proyecto en siete pasos.
1. Enumera las Tareas del Proyecto y Estima su Duración
Utiliza una estructura de desglose del trabajo para reunir todas las actividades del proyecto que conducen al entregable final, y luego crea una lista de tareas que indique su duración estimada, la cual en este ejemplo se mide en días.
Para estimar la duración de cada tarea de manera realista, deberías utilizar datos e informes de proyectos anteriores y otras fuentes de información, como los miembros del equipo y expertos en la materia.
2. Identifica las Dependencias Entre Tareas
Determina qué tareas dependen de la finalización de otras tareas antes de poder comenzar, y añade una columna de “tareas precedentes” a la lista de tareas como se muestra a continuación. Usa tu criterio y el feedback de los miembros del equipo. Esto determinará cómo se colocan las tareas en el diagrama de ruta crítica, por lo que no definir correctamente las dependencias hace que el método de la ruta crítica no tenga valor.
3. Crea un Diagrama de Ruta Crítica
El ejemplo de diagrama de ruta crítica a continuación muestra las tareas de la lista organizadas por sus dependencias.
4. Usa las Fórmulas del Algoritmo de Ruta Crítica
El siguiente paso es calcular el ES, LS, EF, LF y la holgura utilizando las fórmulas del método de la ruta crítica.
Recorrido Hacia Adelante
Comencemos aplicando la fórmula a las dos primeras tareas del diagrama de ruta crítica, las tareas A y B. Como no tienen tareas precedentes, su ES es igual a cero. La fórmula para la tarea A sería EF = 0 + 12 y para la tarea B sería EF = 0 + 4, como se muestra a continuación.
Como se indicó anteriormente, el proceso de cálculo del ES y EF para las tareas C, D, E y F es ligeramente diferente, ya que su valor de ES es igual al EF de su tarea precedente.
- El ES de la tarea C es igual al EF de la tarea A, que es 12
- El ES de la tarea D es igual al EF de la tarea B, que es 4
- El ES de la tarea E es igual al EF de la tarea C, que es 27
- El ES de la tarea F es igual al EF de la tarea D, que es 16
Luego, su EF se calcula sumando su ES y su duración. Como se explicó anteriormente, el valor de EF más alto pertenece a la tarea E, lo que determina la duración total del proyecto. En este caso, es de 37 días.
Una vez que se han calculado los valores de ES y EF de todas las tareas del proyecto, es momento de realizar el recorrido hacia atrás.
Recorrido Hacia Atrás
Para comenzar el recorrido hacia atrás, asignaremos un valor de LF a las tareas E y F, que será igual al mayor valor de EF del diagrama de ruta crítica: 37 (EF de la tarea E). Luego, el siguiente paso es calcular el LS de las tareas E y F restando su duración al LF de 37 con la fórmula LS = LF – t.
- LS de la tarea E = (37 – 10) = 27
- LS de la tarea F = (37 – 7) = 30
Ahora, el LF de las tareas A, B, C y D será igual al valor de LS de su tarea siguiente, y su propio LS se calculará con la fórmula LS = LF – t.
Una vez hecho esto, es momento de calcular la holgura de todas las tareas usando la fórmula: Holgura = LF – EF
6. Identifica la Ruta Crítica
Las actividades con holgura o flotación igual a 0 forman la ruta crítica, que en este caso son las tareas A, C y E. Todas estas actividades críticas son tareas dependientes, excepto la primera en el cronograma. Todas las tareas del proyecto con holgura positiva son tareas paralelas a las actividades de la ruta crítica. En este caso, el valor de holgura indica que pueden retrasarse hasta 14 días sin afectar la entrega puntual del proyecto.
7. Revisa Durante la Ejecución
Aunque el método de camino crítico debe aplicarse durante la fase de planeación de un proyecto, es importante que actualices el diagrama de ruta crítica a medida que avanzas en la fase de ejecución del proyecto.
Estos pasos de análisis permiten determinar qué tareas son críticas y cuáles tienen flotación, es decir, pueden retrasarse sin afectar negativamente el cronograma del proyecto. Ahora tienes la información necesaria para planificar el plan de ejecución del proyecto y gestionar tareas críticas con mayor eficiencia.
También debes considerar otros cambios o restricciones que puedan modificar el cronograma. Cuanto más puedas anticiparte a estos eventos inesperados o riesgos, más preciso será tu cronograma de ruta crítica. Si se añade tiempo al proyecto debido a estas restricciones, esto se conoce como arrastre de la ruta crítica (critical path drag), que es cuánto más tiempo tomará el proyecto debido a la tarea y la restricción.
¿Cuándo Deberías Usar el Análisis de la Ruta Crítica?
Como se ha señalado, lo utilizan industrias con proyectos complejos, como la aeroespacial, defensa, construcción y desarrollo de productos.
Por lo tanto, el análisis de la ruta crítica es un primer paso crucial para desarrollar un cronograma de proyecto. Típicamente se realiza durante la fase de planificación, aunque no es raro ver el diagramas de camino crítico como parte de una propuesta de proyecto antes de su aprobación.
Al entender cuáles son las tareas críticas de un proyecto, puedes centrarte en completarlas a tiempo, especialmente si hay limitaciones de recursos o costos. Conocer esto antes de ejecutar el proyecto te ayudará a entregarlo con éxito.
¿Cuál Es la Importancia de la Ruta Crítica de un Proyecto?
Los proyectos están compuestos por tareas que deben seguir un cronograma para cumplir con una fecha límite. Suena simple, pero si no planificas el trabajo, el alcance del proyecto puede descontrolarse rápidamente y terminarás fuera de curso.
Usar el método de la ruta crítica es importante en la gestión de proyectos porque identifica todas las tareas necesarias para completarlo. Luego determina cuáles deben realizarse a tiempo, cuáles pueden retrasarse si es necesario, y cuánta flotación u holgura tienes.
Cuando se hace correctamente, este análisis puede ayudarte a:
- Identificar dependencias entre tareas, restricciones de recursos y riesgos del proyecto
- Estimar con precisión la duración de cada tarea
- Priorizar tareas según su tiempo de flotación u holgura, lo cual ayuda en la programación y asignación de recursos
- Identificar tareas críticas sin holgura y asegurarse de que se completen a tiempo
- Monitorear el progreso del proyecto y medir las variaciones del cronograma
- Aplicar técnicas de compresión del cronograma como reducción de duración (crashing) o ejecución en paralelo (fast-tracking)
Ejemplo del Método de la Ruta Crítica
Veamos un ejemplo de ruta crítica para comprender mejor cómo se utiliza el método del camino crítico en la gestión de proyectos. Aunque es un ejemplo a alto nivel, puede ayudarte a visualizar lo que significa un cronograma de camino crítico.
Usaremos este diagrama de ruta crítica para explicar los elementos que componen el proceso de análisis de CPM. Para simplificar las cosas, ya hemos realizado los cálculos en este ejemplo.
El ejemplo anterior muestra la ruta crítica para poner un sitio web en línea. Todas las tareas programadas para construir y lanzar el sitio web se muestran en los nodos rectangulares. Algunas tareas se realizan al mismo tiempo que otras. Por ejemplo, se está identificando la audiencia para el contenido digital, mientras se hace el diseño del sitio web.
Sin embargo, no todas estas tareas son igualmente importantes. Algunas no son críticas para poner el sitio en línea antes de la fecha límite. Ahí es donde entra la holgura. Las tareas con un valor de holgura cero, resaltadas con color rojo, son las actividades críticas en este ejemplo de ruta crítica.
Beneficios de Usar el Método de Ruta Crítica en la Gestión de Proyectos
Hay muchas razones para usar el método de la ruta crítica. Es una excelente herramienta de gestión de proyectos que te ayuda a entregar tu proyecto a tiempo y dentro del presupuesto, pero ya hemos hablado mucho sobre eso. Aquí hay otros beneficios.
El Análisis de la Ruta Crítica Mejora la Comunicación del Equipo
Fomenta una mejor comunicación dentro del equipo del proyecto. Todos participan aportando información, lo que reúne la experiencia de varios miembros del equipo en beneficio del proyecto como un todo. Esto incluye a subcontratistas, arquitectos, electricistas, gerentes de construcción, etc.
La Ruta Crítica Ayuda a Priorizar Tareas
Naturalmente, haber determinado la ruta crítica te ayudará a priorizar el trabajo. Sabes qué tareas deben realizarse, y eso te da margen de maniobra si surgen problemas de tiempo o costo. Puede que no completes todas las actividades, pero terminarás las que son críticas para el proyecto.
La Ruta Crítica y los Diagramas PERT Ayudan a Crear Cronogramas Precisos
El método de la ruta crítica te ayudará a hacer un cronograma de proyecto más preciso, especialmente cuando se utiliza junto con los diagramas PERT. Podrás estimar mejor y descubrir áreas de riesgo para prepararte y evitar retrasos costosos.
La Ruta Crítica y los Diagramas de Gantt Ayudan a Planificar Visualmente
Otro beneficio es la naturaleza visual del método de ruta crítica, especialmente cuando se representa en la línea de tiempo de un diagrama de Gantt. Tener un elemento visual para comunicar el cronograma del proyecto siempre es una ventaja. No todos procesan la información de la misma forma. Las herramientas visuales ayudan a que los equipos comprendan mejor lo que se espera de ellos y cuándo se espera.
Desventajas del Método de la Ruta Crítica
Aunque el método de camino crítico es una herramienta valiosa para la gestión de proyectos, también presenta algunas desventajas. Puede ser complejo y requerir mucho tiempo en proyectos complicados que tienen numerosas tareas y dependencias.
Si la ruta crítica necesita ser revaluada, este proceso puede ser largo y abrumador. Además, suele conducir a cronogramas rígidos, lo que dificulta adaptarse a circunstancias imprevistas. A veces, resulta en un exceso de atención en las actividades críticas, lo que puede llevar a descuidar las tareas consideradas como no críticas.
Cómo Encontrar la Ruta Crítica con Software de Gestión de Proyectos
Como se mencionó anteriormente, el método de la ruta crítica fue inventado a finales de la década de 1950. En ese entonces, no existía software de programación de proyectos y los gerentes de proyecto debían calcular el camino crítico manualmente.
Afortunadamente, hoy en día existen muchas alternativas de software de gestión de proyectos que pueden ayudar con el proceso de ruta crítica. La mayoría utiliza diagramas de Gantt para representar los diagramas de red y calcular la ruta crítica, aunque sus funciones varían considerablemente. Uno de los softwares de gestión de proyectos más utilizados para identificar la ruta crítica es Microsoft Project. Sin embargo, tiene desventajas importantes que hacen que ProjectManager sea una mejor opción.