La gestión de proyectos comienza con un plan, uno que es abstracto hasta que se ejecuta. Sin embargo, la ejecución del proyecto es ciega sin una forma de medir el progreso y el rendimiento. Primero necesitas establecer una línea base del proyecto para capturar ese plan y luego compararlo con el progreso real. Esto te permite saber dónde te encuentras.
Una vez que defines la línea base, existen muchas técnicas que pueden ayudarte con la gestión del rendimiento. Una de ellas es la gestión del valor ganado (Earned Value Management, EVM), que, en un solo sistema integrado, permite prever problemas con precisión para que puedas gestionar mejor el rendimiento del proyecto.
¿Qué es la gestión del valor ganado (EVM)?
Como se mencionó, EVM es una técnica que los gerentes de proyecto utilizan para hacer seguimiento del rendimiento en comparación con las líneas base del proyecto. A menudo se considera el progreso de un proyecto como adelantado o retrasado respecto al cronograma, y con sobrecostos o por debajo del presupuesto. Pero, ¿qué pasa si estás adelantado en el cronograma, pero los costos son mayores que los planificados? ¿O si vas retrasado, pero los costos son menores a lo estimado?
El software de gestión de proyectos puede ayudarte con el análisis de variaciones. ProjectManager tiene paneles en tiempo real que recopilan datos en vivo y calculan automáticamente las variaciones por ti. Los resultados se muestran en gráficos de colores que representan variación de costos, variación del cronograma y más. ¡Y no requiere configuración! Supervisar las seis métricas clave que se muestran en el panel en tiempo real es la forma de controlar tu proyecto a medida que avanza. Comienza a usar ProjectManager gratis hoy mismo.
Conocer el valor ganado permite obtener información más profunda sobre tu proyecto. Y al aprender sobre esta técnica, es importante recordar que hay tres términos clave asociados:
- Análisis del valor ganado (EVA): Esta técnica de gestión de proyectos es cuantitativa. Evalúa el rendimiento del proyecto calculando los resultados probables, comparando el progreso y presupuesto planificado con los costos reales.
- Gestión del valor ganado (EVM): Esta metodología mide el rendimiento del proyecto con un cronograma y presupuesto integrados, basados en la estructura de desglose del trabajo (EDT).
- Sistema de gestión del valor ganado (EVMS): Es el conjunto de herramientas, plantillas, procesos y procedimientos que una organización utiliza para aplicar la EVM.
Cuándo usar el análisis del valor ganado en la gestión de proyectos
Hay varios momentos en los que el análisis del valor ganado es útil para evaluar el rendimiento y el progreso del proyecto, así como para identificar desviaciones respecto al cronograma y presupuesto planificados. También permite prever el rendimiento futuro al estimar fechas de finalización y costos con base en el progreso actual y las tendencias.
El análisis del valor ganado ayuda además a determinar cuánto presupuesto se ha gastado en relación con el trabajo completado. Esto permite un mejor control financiero en los proyectos. También pone en evidencia discrepancias entre el rendimiento planificado y el real, lo que permite a los gerentes de proyecto tomar acciones correctivas rápidamente.
Los proyectos complejos se benefician especialmente del uso del análisis del valor ganado, ya que proporciona una visión integral del avance. Esto ayuda a gestionar eficazmente las dependencias y la asignación de recursos. Por último, los gerentes pueden usar el análisis del valor ganado para informar a los interesados sobre el estado del proyecto.
¿Quién participa en el proceso de análisis del valor ganado?
Hay múltiples interesados involucrados en el proceso de análisis del valor ganado. Veamos a los participantes clave que normalmente forman parte de este proceso.
Gerente de proyecto
El gerente de proyecto es responsable de supervisar el proyecto y liderar el proceso de análisis del valor ganado. Interpreta los resultados y toma decisiones estratégicas basadas en ese análisis. También se asegura de que los datos recopilados sean precisos, comunica los resultados del proceso a los interesados y toma medidas para corregir las desviaciones identificadas.
Miembros del equipo de proyecto
El equipo de proyecto es responsable de ejecutar las tareas del proyecto, proporcionar actualizaciones sobre el progreso y más. Esto sirve como insumo sobre el avance real y el trabajo completado, lo que ayuda a recopilar los datos necesarios para calcular los indicadores del valor ganado.
Especialistas en EVM
Un especialista en gestión del valor ganado es responsable de establecer las líneas base para el alcance, cronograma y presupuesto del proyecto. También recopila y analiza datos relacionados con el rendimiento del proyecto, incluidos los costos reales, tareas programadas y trabajo completado, lo que ayuda a obtener un análisis más preciso.
Conceptos clave de la gestión del valor ganado
El análisis del valor ganado basado en una línea base del rendimiento es la forma de comparar tu plan de proyecto con la ejecución real. Esto permite a los gerentes de proyecto responder tres preguntas: ¿Dónde estábamos?, ¿dónde estamos ahora? y ¿a dónde vamos? Para ello, se deben usar los siguientes datos.
Valor planificado (PV)
El valor planificado representa dónde deberían estar las tareas del proyecto en un momento determinado del cronograma y la estimación de costos. Este valor puede ser acumulado o actual. El acumulado es el presupuesto aprobado para actividades planificadas a lo largo del proyecto. El actual es el presupuesto aprobado para actividades previstas dentro de un periodo específico (días, semanas o meses).
Valor planificado (PV) = % del proyecto completado (planificado) * Presupuesto del proyecto
Costo real (AC)
Es el costo real del trabajo completado en un periodo determinado del proyecto. Puede calcularse de forma acumulada o por periodo específico.
Costo real (AC) = Costos reales a la fecha
Valor ganado (EV)
Es la cuantificación del valor del trabajo realizado hasta una fecha determinada. El valor ganado acumulado es la suma del presupuesto para el trabajo completado hasta ese momento; el actual corresponde solo al periodo específico.
Valor ganado (EV) = % del trabajo completado * BAC (presupuesto al finalizar)
¿Cómo se calcula la gestión del valor ganado?
Ahora que ya conoces los conceptos básicos de EVM, veamos cómo calcular la gestión del valor ganado. Para ello, usaremos fórmulas simples, explicadas a continuación.
Fórmulas e indicadores de la gestión del valor ganado
Algunos cálculos pueden hacerse de forma rápida para aplicar EVM. Estas fórmulas se dividen en dos grupos: indicadores de desempeño y fórmulas de análisis de variaciones.
Variación del cronograma (SV)
Permite saber cuánto está adelantado o retrasado el proyecto en relación con el cronograma.
SV = EV (valor ganado) – PV (valor planificado)
Variación de costos (CV)
Es la diferencia entre el costo real y el presupuesto planificado para ese momento del proyecto.
CV = EV (valor ganado) – AC (costo real)
Índice de desempeño del cronograma (SPI)
Este índice muestra si el proyecto está adelantado o retrasado. Calcula la proporción del trabajo realizado frente al trabajo planificado.
SPI = EV / PV
Un resultado menor a 1.0 indica retraso; mayor a 1.0 significa que se ha avanzado más de lo previsto.
Índice de desempeño de costos (CPI)
Mide la eficiencia del uso de costos en el proyecto, en una proporción entre el valor ganado y el costo real.
CPI = EV / AC
Un resultado menor a 1.0 indica que los costos son mayores a los presupuestados; mayor a 1.0, que los costos están por debajo.
Estimación al finalizar (EAC)
Es la estimación actual de los costos totales del proyecto al momento de finalizarlo.
EAC = BAC (presupuesto al finalizar) / CPI
Presupuesto al finalizar (BAC)
Es el presupuesto total aprobado para el proyecto o una tarea específica.
BAC = Suma de los costos estimados del proyecto
Estimación para completar (ETC)
Representa el costo estimado necesario para finalizar el trabajo restante del proyecto.
ETC = (BAC – EV) / CPI
Índice de desempeño para completar (TCPI)
Evalúa el rendimiento de costos requerido para completar el trabajo restante dentro del presupuesto.
TCPI = (BAC – EV) / (BAC – AC)
Una vez calculados estos indicadores con las fórmulas de gestión del valor ganado, se pueden visualizar en un gráfico de análisis de valor ganado.
¿Qué es un gráfico de gestión del valor ganado?
Un gráfico de gestión del valor ganado es una representación gráfica utilizada para visualizar y analizar el rendimiento de un proyecto en términos de costos y cronograma. Los componentes clave de los gráficos EVM incluyen el valor planificado (PV), es decir, los costos presupuestados del trabajo que se debería haber completado en un momento específico; el valor ganado (EV), que representa los costos presupuestados del trabajo realmente completado; y el costo real (AC), que son los costos incurridos por el trabajo completado hasta una fecha determinada.
Principales beneficios de la gestión del valor ganado
A estas alturas ya debe estar clara la importancia de la gestión del valor ganado, pero no está de más enumerar algunos de sus beneficios clave. A continuación, algunos brevemente definidos.
Ayuda a mantener los proyectos bajo control
Los gerentes de proyecto utilizan EVM para detectar desviaciones de costos y cronograma de forma temprana, de modo que puedan corregirse antes de que afecten gravemente el proyecto. Este monitoreo de tiempo y costos es esencial para mantener los proyectos en curso.
Monitoreo integral del rendimiento del proyecto
El costo y el tiempo no son los únicos indicadores que deben monitorearse para garantizar el éxito del proyecto. EVM permite dar seguimiento a todas las métricas del proyecto, incluyendo el alcance, lo cual mejora la toma de decisiones.
Pronósticos precisos del proyecto
Estimar con precisión es fundamental para prever los resultados de costos y tiempos. EVM permite hacer mejores predicciones sobre cuánto tiempo y dinero se necesitará para finalizar el proyecto, ayudando a gestionar las expectativas de los interesados y anticiparse a futuras necesidades.
Desventajas de la gestión del valor ganado
EVM es una técnica útil para controlar y gestionar un proyecto, pero no es una solución mágica que resuelva todos los problemas. De hecho, tiene algunas limitaciones.
No se puede depender únicamente de EVM. Es solo un punto de datos objetivo, y ese valor puede cambiar rápidamente. Los costos y el progreso casi nunca se reflejan de forma exacta durante la ejecución del proyecto. Por eso, EVM actúa como una alerta y proporciona datos útiles. Lo ideal es hacer estos cálculos mensualmente o con mayor frecuencia si el proyecto es de corta duración.
EVM no garantiza la calidad
Hay factores que EVM no puede reflejar, como la satisfacción del cliente o la calidad del proyecto. Cumplir con el cronograma y el presupuesto no garantiza el éxito si el cliente no está satisfecho o si la calidad es deficiente.
Sin datos precisos, EVM no sirve
Si no se incluyen todos los costos reales en los cálculos, los resultados no reflejarán con precisión el progreso ni el rendimiento del proyecto. Si usas software que realiza estos cálculos de forma automática, debes tener especial cuidado, ya que podría omitir datos importantes y dar resultados engañosos.
EVM necesita contexto
No basta con entregar cifras a los interesados: deben entender qué significan y cómo se están utilizando. Usa un lenguaje claro, evita tecnicismos innecesarios y asegúrate de que todos comprendan la información. Comunicar EVM de forma efectiva es tan importante como calcularlo correctamente.
Mide el rendimiento con ProjectManager
Calcular el rendimiento es clave para mantener los proyectos dentro del cronograma y el presupuesto. Pero hacerlo manualmente puede consumir mucho tiempo, especialmente si se deben recopilar muchos datos y aplicar fórmulas. Y todo eso puede automatizarse fácilmente.
ProjectManager es un software galardonado que calcula automáticamente los datos en tiempo real y entrega la información necesaria para hacer seguimiento al rendimiento del proyecto. Cada vez que un miembro del equipo actualiza su estado, esa información se comparte en todo el sistema, permitiendo tomar decisiones basadas en datos.
Haz seguimiento con informes de un solo clic
Si necesitas una vista más detallada que la del panel en tiempo real, puedes usar los informes de un solo clic. Genera rápidamente informes de estado, portafolio, costos, tiempos, carga de trabajo y más. Además, puedes filtrar cada informe para mostrar solo los datos relevantes. Luego, compártelos como archivos PDF o imprímelos para presentaciones con los interesados y mantén a todos informados.
Si detectas una desviación y deseas investigar más a fondo, usa nuestra función de informes para obtener información específica. Puedes filtrar los resultados para mostrar solo los datos necesarios. Estos informes también se pueden compartir, por lo que si necesitas presentar el progreso a los interesados, estamos preparados para ayudarte.
Visualiza el progreso del proyecto
Gracias a las actualizaciones constantes del software, puedes hacer seguimiento al proyecto desde múltiples puntos de vista. Por ejemplo, nuestro diagrama de Gantt online no solo es útil para planificar y programar, sino también para supervisar el progreso. La barra de duración que une las fechas de inicio y finalización refleja el avance de la tarea, indicando visualmente qué tan cerca está de completarse.
Nuestro software se complementa con tus herramientas de valor ganado para ofrecer una visión completa del rendimiento del proyecto. Además, ofrecemos una gama completa de herramientas de gestión que trabajan en conjunto para ayudarte a cumplir con las expectativas de los interesados. Con ProjectManager, conocer tu valor ganado es más fácil.
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