Alle guten Dinge haben ein Ende – und Projekte sind keine Ausnahme. Es ist notwendig, die Abschlusskriterien festzulegen, damit du das Projekt korrekt schließen und die entsprechende Dokumentation an die richtigen Personen übergeben kannst. Der Projektabschluss ist eine seiner Phasen, und diese kostenlose Projektabschluss-Vorlage in Word hilft dir dabei, ihn korrekt durchzuführen.
Um diese kostenlose Projektabschluss-Vorlage herunterzuladen, klicke auf das Bild.
Was ist eine Projektabschluss-Vorlage?
Eine Projektabschluss-Vorlage ist ein Dokument oder ein Satz standardisierter Dokumente, die verwendet werden, um ein Projekt formal abzuschließen. Ihr Ziel ist es, die wichtigsten Informationen des Projekts für zukünftige Verweise zu sammeln, einschließlich Daten wie allgemeine Projektinformationen, die Abnahme der Liefergegenstände, das geplante versus tatsächliche Budget, die eingesetzten Ressourcen, die Zufriedenheit der Stakeholder sowie ein abschließender Projektbericht.
Diese Projektabschluss-Vorlage stellt sicher, dass alle Projekte einheitlich und strukturiert abgeschlossen werden. Außerdem bietet sie eine klare Aufzeichnung der Projektergebnisse und Verantwortlichkeiten, die bei zukünftigen Initiativen konsultiert werden kann.
Klingt das wie eine Aufgabenliste? Das ist es – und Projektmanagementsoftware kann dir dabei helfen, alle Elemente dieser Liste besser zu verwalten, damit nichts unbeachtet bleibt. Mit der Listenansicht von ProjectManager erhältst du mehr Kontrolle und Vernetzung, um den Prozess zu optimieren. Da es sich um ein cloudbasiertes Tool handelt, können Stakeholder, Teams und Lieferanten von überall und jederzeit auf die Inhalte zugreifen, um Arbeiten zu genehmigen. Außerdem kannst du unsere detaillierten Berichte nutzen, um alle Projektdaten vor dem Abschluss zu sammeln und in zukünftigen Projekten anzuwenden. Du kannst sogar deine eigenen Vorlagen aus bestehenden Projekten erstellen, damit du nicht bei null anfangen musst. Starte noch heute kostenlos.
Warum du eine Projektabschluss-Vorlage benötigst
Projektmanager arbeiten intensiv daran, ihre Projekte zu planen und umzusetzen, aber sie dürfen die letzte Phase nicht vernachlässigen. Sie ist genauso wichtig wie jede andere Phase und erfordert die gleiche Aufmerksamkeit. Der Projektabschluss ist als letzte Phase der Moment, in dem alle Dokumente unterzeichnet, abgeschlossen und die Abschlussberichte übergeben werden müssen. Daher ist unsere Projektabschluss-Vorlage entscheidend, wenn du vollständige und organisierte Unterlagen führen möchtest.
Idealerweise solltest du eine Checkliste befolgen, bevor du zum nächsten Projekt übergehst. Dazu gehört auch das Überprüfen der Lessons Learned während der Umsetzung. Was würdest du anders machen? Welche Methoden waren effektiv? Wenn du diese Informationen sammelst, kannst du vermeiden, Fehler zu wiederholen, und gleichzeitig die Praktiken stärken, die sich bewährt haben.
Abschließende Genehmigungen der Stakeholder im Projektabschluss
Schließlich kommt der Moment der Genehmigungen. Du musst sie von deinen Stakeholdern einholen. Sie müssen den Projektabschluss buchstäblich unterschreiben, also stelle sicher, dass du diese Unterschriften erhältst. Hinzu kommen die Verträge mit Teammitgliedern, Auftragnehmern und Lieferanten: Du musst überprüfen, dass sie ordnungsgemäß erfüllt wurden, und sie anschließend schließen. Du kannst nicht einfach von einem Projekt zum nächsten wechseln, ohne all diese Punkte erledigt zu haben.
Abschluss von Finanzen und Ressourcen im Abschlussbericht
Finanzen spielen in der letzten Phase des Projekts eine wichtige Rolle. Du musst eine vollständige Liste der endgültigen Gesamtkosten erstellen, um sicherzustellen, dass du das Budget eingehalten hast. Außerdem ist es der Moment, Zahlungen an Teammitglieder, Auftragnehmer und Lieferanten sowie für die während des Abschlusses genutzten Dienstleistungen vorzunehmen. Sorge dafür, dass alle ihre Zahlung erhalten!
Der Abschluss eines Projekts fällt häufig mit dem Beginn eines neuen Projekts zusammen. Daher ist eine weitere wichtige Verantwortung, Unterstützung für den Übergang sicherzustellen, um den Wechsel zu erleichtern. Danach kannst du Ressourcen freigeben, die Dokumentation archivieren und – last but not least – den Projekterfolg feiern. Dieser letzte Punkt sollte nicht unterschätzt werden: Das Team hat hart gearbeitet, und Anerkennung fördert die Loyalität und hilft, die besten Fachkräfte für zukünftige Projekte zu halten.
Wer einen Projektabschlussbericht verwenden sollte
Verschiedene Rollen innerhalb einer Organisation können einen Projektabschlussbericht nutzen. Projektmanager verwenden ihn am häufigsten, da sie dafür verantwortlich sind, dass das Projekt formell abgeschlossen wird und die Liefergegenstände akzeptiert werden. Dieses Dokument dient ihnen sowohl als Leitfaden für den Abschlussprozess als auch als vollständige Projektdokumentation.
Die Projektsponsoren können ihn nutzen, um die Liefergegenstände offiziell abzunehmen und zu bestätigen, dass alle Projektziele erreicht wurden. Sie verwenden das Dokument, um die Endergebnisse zu unterzeichnen. Auch die Teammitglieder können eine Projektabschluss-Vorlage nutzen, um zur Sektion „Lessons Learned“ beizutragen, indem sie wertvolle Erkenntnisse darüber teilen, was gut funktioniert hat und was verbessert werden kann.
Wie du diese Projektabschluss-Vorlage in Word verwendest
Du hast unsere kostenlose Projektabschluss-Vorlage heruntergeladen, aber sie nützt dir nichts, wenn sie nur auf deinem Computer gespeichert bleibt. Du musst dieses Dokument als Werkzeug in der letzten Phase des Projekts einsetzen. Es ist ein hervorragender Container, um alle notwendigen Informationen zu sammeln und jede Phase korrekt abzuschließen. Im Folgenden erklären wir, wie du beginnen kannst.
1. Projektabschluss
Dieser Abschnitt identifiziert die Kriterien, die erfüllt sein müssen, um das Projekt abzuschließen, sowie alle noch offenen Punkte, die erledigt werden müssen – selbst wenn das Projekt bereits bereit für den Abschluss ist.
1.1 Abschlusskriterien
Liste die Kriterien auf, die erfüllt sein müssen, um zu bestätigen, dass das Projekt abgeschlossen ist. Für jedes Kriterium solltest du bewerten, ob es zur Zufriedenheit des Kunden erreicht wurde.
1.2 Offene Punkte
Liste die Punkte auf, die noch erledigt werden müssen, auch wenn das Projekt die oben genannten Abschlusskriterien bereits erfüllt. Für jeden Punkt gib die Maßnahmen an, die umgesetzt werden müssen, sowie die verantwortliche Person.
2. Projektabschlussprozess
Dieser Abschnitt beschreibt die nächsten Schritte, die für den formellen Abschluss des Projekts erforderlich sind. Dazu gehören die Übergabe der Liefergegenstände und der Dokumentation an den Kunden, der Abschluss der Verträge mit Lieferanten, die Freigabe der Projektressourcen an die Organisation (oder den Markt) sowie die Kommunikation an alle Stakeholder, dass das Projekt offiziell abgeschlossen wurde.
2.1 Liefergegenstände
Definiere einen Übergabeplan für die Übertragung aller Liefergegenstände des Projekts an den Kunden.
2.2 Dokumentation
Definiere einen Übergabeplan für die Übertragung der gesamten Projektdokumentation an den Kunden.
2.3 Lieferanten
Definiere einen Plan für den Abschluss der Verträge mit den Lieferanten des Projekts.
2.4 Ressourcen
Definiere einen Plan für die Freigabe aller Projektressourcen, einschließlich des eingesetzten Personals und der verwendeten Ausrüstung.
2.5 Kommunikation
Definiere einen Plan zur Kommunikation des Projektabschlusses an alle Stakeholder und beteiligten Gruppen.
3. Genehmigung
Dieser Abschnitt formalisiert die Abnahme des Projektabschlusses. Er enthält die Unterschriften des Projektleiters und des Sponsors oder Kunden, die bestätigen, dass alle Liefergegenstände, Dokumente und Übergabeaktivitäten erfolgreich abgeschlossen wurden und damit den offiziellen Abschluss sowie die Freigabe der projektbezogenen Ressourcen autorisieren.
Mit der Unterzeichnung dieses Dokuments wird die Genehmigung erteilt, das Projekt formal zu schließen und die oben beschriebenen Übergabeaktivitäten abzuschließen.
4. Anhänge
Füge alle Dokumente bei, die für den Projektabschlussbericht relevant sind. Beispiele hierfür sind Unterlagen, die während der Durchführung entstanden sind (wie der Geschäftsfall, die Machbarkeitsstudie, die Terms of Reference, der Projektplan, der Ressourcenplan, der Finanzplan, der Qualitätsplan oder der Abnahmeplan) sowie alle weiteren relevanten Informationen oder Korrespondenzen.
Beispiele dafür, wann ein Projektabschlussbericht verwendet werden sollte
Jede projektbasierte Arbeit kann von einem strukturierten Abschlussprozess profitieren. Im Folgenden findest du einige Beispiele aus wichtigen Branchen und wie sie diese Projektabschluss-Vorlage nutzen könnten.
- Projektabschlussbericht im Bauwesen: Ein Leiter eines Bauprojekts kann ihn verwenden, um fertiggestellte Gebäude offiziell an die Kunden zu übergeben. Zudem kann er Abschlussinspektionen, Restpunktlisten und Garantieinformationen dokumentieren. Dies schafft eine wertvolle Grundlage für zukünftige Wartungs- oder Renovierungsarbeiten.
- Projektabschlussbericht in der IT: IT-Fachkräfte können diese Projektabschluss-Vorlage nutzen, um Softwareentwicklungsprojekte oder Infrastruktur-Upgrades abzuschließen. Sie eignet sich ideal für die Übergabe an die Betriebsteams und dient gleichzeitig als Referenz für die zukünftige Systemwartung.
- Projektabschlussbericht in der Fertigung: Bei Fertigungsprojekten hilft dieses Dokument dabei, Initiativen zur Produktentwicklung, zur Installation von Anlagen oder zur Prozessoptimierung abzuschließen. Es stellt die Einhaltung regulatorischer Anforderungen sicher und bietet dem Management eine hilfreiche Dokumentation für zukünftige Produktionszyklen.
- Projektabschlussbericht in den professionellen Dienstleistungen: Teams aus dem Bereich der professionellen Dienstleistungen können eine Projektabschluss-Vorlage nutzen, um einen abschließenden Bericht für den Kunden zu erstellen, der Ergebnisse, Projektumfang, Ziele und erhaltenes Feedback zusammenfasst. Außerdem können darin die Erfolge und Herausforderungen des Projekts hervorgehoben werden.
Tipps zur Verwendung der Projektabschluss-Vorlage
Ein Projekt abzuschließen bedeutet mehr, als das Endergebnis innerhalb von Zeit und Budget an die Stakeholder zu übergeben. Der Projektabschluss ist die letzte Phase der Projektverwaltung, da er sicherstellt, dass alles ordnungsgemäß abgeschlossen wird. Das Letzte, was du willst, ist, dich mit ausstehenden Genehmigungen oder offenen Verträgen herumzuschlagen, wenn du bereits zum nächsten Projekt übergegangen bist.
Wie in jeder anderen Phase gibt es auch für den Abschluss gute Vorgehensweisen. Im Folgenden findest du einige Empfehlungen, um ihn erfolgreich durchzuführen.
Einen Plan haben
Warte nicht bis zum letzten Moment, um zu entscheiden, wie du dein Projekt abschließen willst. So wie du seine Umsetzung planst, brauchst du einen klar definierten Prozess für den Abschluss. Daher solltest du dieses Verfahren bereits im Projektauftrag festhalten und sicherstellen, dass die Stakeholder ihn genehmigen.
Genehmigungen einholen
Die Unterschriften der Stakeholder für die finalen Liefergegenstände einzuholen, klingt nach einem offensichtlichen Schritt, kann jedoch im schnellen Tempo des Projektabschlusses leicht übersehen werden. Bereite ein Dokument vor, das die Schritte zum finalen Liefergegenstand zusammenfasst, einschließlich der Ziele, der Erfolgskriterien, der Wartung nach der Übergabe und schließlich des Genehmigungsprotokolls, das die Abnahme bestätigt.
Lessons Learned
Manchmal als Post-Mortem-Sitzung bezeichnet, handelt es sich um einen Moment der Reflexion mit dem Team, um das frisch abgeschlossene Projekt zu analysieren und zu besprechen, was funktioniert hat und was nicht. Sprecht über Führung, Erfolge, Herausforderungen sowie darüber, wie Zeit, Kosten und Qualität künftig optimiert werden können. Dokumentiere diesen Prozess, da er als historischer Bezugspunkt dient, um die Machbarkeit neuer ähnlicher Projekte zu bewerten.
Projekt archivieren
Die Phase der Lessons Learned erfordert Dokumentation, die später als Referenz herangezogen werden kann. Dennoch ist es entscheidend, die gesamte Projektdokumentation nach Abschluss zu archivieren. Dies erleichtert die Planung neuer Projekte und ist auch für Audits nützlich. Stelle sicher, dass alle Dokumente an einem einzigen, gut organisierten Ort gespeichert werden, damit du sie bei Bedarf leicht wiederfinden kannst.
Wie du eine Projektabschluss-Vorlage in ProjectManager verwendest
Du hast diese Projektabschluss-Vorlage, um alle deine Dokumente an einem Ort zu sammeln und zu verfolgen – das ist großartig. Aber stell dir vor, dieses Dokument wäre nicht nur eine statische, eigenständige Datei, sondern würde direkt in deiner Projektmanagementsoftware leben. Mit ProjectManager musst du dir das nicht vorstellen: Du kannst das, was im Grunde eine Checkliste ist, in ein wesentlich umfassenderes Werkzeug verwandeln.
Ein großer Teil der Abschlussarbeit eines Projekts kann automatisiert werden. Richte Benachrichtigungen ein und teile Dokumente über die Cloud-Plattform von ProjectManager. Dadurch können alle Beteiligten ihre Dokumentation in ihrem eigenen Tempo und Zeitplan fertigstellen, ohne dass alle zur gleichen Zeit am gleichen Ort sein müssen oder Dokumente verlorengehen.
Außerdem lässt sich ProjectManager mit vielen anderen nützlichen Anwendungen integrieren, um den Abschlussprozess eines Projekts weiter zu erleichtern. Du kannst zum Beispiel alle abrechenbaren Posten über den gesamten Projektlebenszyklus verfolgen – einschließlich Provisionen, Gebühren und Boni –, indem du ein Online-Abrechnungstool integrierst. Dies hilft dabei, sowohl interne Ressourcen als auch Lieferanten zu bezahlen und langfristig starke Beziehungen aufzubauen, was eine noch bessere Grundlage für dein nächstes Projekt schafft.
Weitere Vorlagen, die deine Projektabschluss-Vorlage ergänzen
Der Projektabschluss ist eine der fünf Projektphasen und – wie die anderen auch – besteht er nicht einfach darin, „das Licht auszuschalten“. Er erfordert Planung und Ordnung. Um dich in diesem Prozess zu unterstützen, bieten wir weitere kostenlose Projektmanagementvorlagen an, die du während des gesamten Prozesses verwenden kannst.
Vorlage für Lessons Learned
Wir haben bereits die Bedeutung erwähnt, sowohl die Probleme als auch die Erfolge eines Projekts zu dokumentieren. Unsere kostenlose Vorlage für Lessons Learned wurde entwickelt, um dir dabei zu helfen, all diese Informationen in einem Arbeitsblatt festzuhalten. Die Vorlage enthält zwei Kategorien – eine für Erfolge und eine für Probleme – sowie Felder für Datum, Projektname, Projektmanager, Beobachtungen und besprochene Ideen.
Vorlage für das Änderungsregister
Es ist wahrscheinlich, dass beim Abschluss eines Projekts und der Durchsicht der Lessons Learned mehrere Änderungen entstehen. Damit diese nicht verloren gehen, kannst du unsere kostenlose Vorlage für das Änderungsregister verwenden. Darin kannst du den Projektnamen, den Projektleiter und jede Änderung nummeriert erfassen, um die Nachverfolgung zu erleichtern. Außerdem kannst du den Typ der Anfrage identifizieren, sie beschreiben, den Status, die Priorität und das geplante Abschlussdatum dokumentieren sowie die verantwortliche Person benennen.
Vorlage für das Projektbudget
Während der endgültigen Überprüfung des Projekts ist es wichtig sicherzustellen, dass die Ausgaben mit dem ursprünglich geschätzten Budget übereinstimmen. Unsere kostenlose Vorlage für das Projektbudget hilft dir, geplante und tatsächliche Kosten zu vergleichen. Darin kannst du Arbeitskosten, Materialkosten und weitere Posten erfassen und sicherstellen, dass alle Zahlen korrekt sind.
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Zu wissen, wie man ein Projekt korrekt abschließt, ist nur eine der vielen Phasen der Planung, Verfolgung und Berichterstattung, die ProjectManager abdeckt.
Mit ProjectManager erhältst du eine cloudbasierte Software, die das Projektmanagement digitalisiert und die Zusammenarbeit zwischen Teammitgliedern und Stakeholdern verbessert. Unsere Software wurde mehrfach von GetApp, einem Gartner-Unternehmen, als die Nummer eins unter den Projektmanagementanwendungen ausgezeichnet.
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