Wenn du bessere Ergebnisse von deinem Team und deiner Arbeit erzielen möchtest, solltest du regelmäßig innehalten und am Ende jedes Projekts darüber nachdenken, was gelernt wurde. So erkennst du, was gut funktioniert und was verbessert werden kann.
Um dir dabei zu helfen, haben wir eine Lessons-Learned-Vorlage in Excel erstellt. Fülle dieses Arbeitsblatt am Ende jedes Projekts aus und sieh, wie ein wenig Reflexion dir helfen kann, bessere Ergebnisse bei der Arbeit zu erzielen!
Um diese kostenlose Lessons-Learned-Vorlage herunterzuladen, klicken Sie auf das Bild unten.
Was ist eine Lessons-Learned-Vorlage?
Eine Lessons-Learned-Vorlage ist ein Tool, das Projektteams hilft, das Wissen zu dokumentieren, das aus der Durchführung eines Projekts gewonnen wurde. Dieses Wissen umfasst positive und negative Erfahrungen, die während des Projekts aufgetreten sind. Diese kostenlose Excel-Lessons-Learned-Vorlage kategorisiert diese Erfahrungen in Erfolge und Probleme.
Erfolg
Ein Erfolg ist etwas, das in deinem Projekt zu einem positiven Ergebnis geführt hat und in deine Excel-Lessons-Learned-Vorlage aufgenommen werden sollte. Vielleicht hast du eine neue kollaborative Projektmanagement-Software verwendet, um dieses Projekt zu organisieren, und dein Team konnte seine Arbeit viel schneller als sonst abschließen. Dies gilt als Erfolg, da ein positives Ergebnis erzielt wurde.
Erfolge sollten mit anderen Personen in deiner Organisation geteilt werden, die von deinen Erkenntnissen profitieren könnten. Wenn die neue Projektmanagement-Software deinem Team geholfen hat, wird sie wahrscheinlich auch anderen helfen!
Während diese Vorlage nützlich ist, kannst du auch eine Projektmanagement-Software verwenden, um deine Projekte in Echtzeit besser zu verfolgen. Das Echtzeit-Dashboard von ProjectManager ist hilfreich, um Projektdaten während jeder Phase kontinuierlich zu überwachen. Dann kannst du mit wenigen Klicks Berichte erstellen und sie mit den Stakeholdern teilen, um sicherzustellen, dass sie die neuesten Informationen haben. Starte kostenlos mit ProjectManager.
Problem
Ein Problem ist etwas, das in deinem Projekt zu einem negativen Ergebnis geführt hat. Vielleicht hast du die IT-Abteilung für dieses Projekt benötigt, aber sie war ausgelastet, was deinen Projektstart verzögert hat. Dies gilt als Problem, da es sich negativ auf deine Arbeit ausgewirkt hat.
Probleme sollten ebenfalls in deiner Lessons-Learned-Vorlage aufgenommen und mit den Projektbeteiligten besprochen werden, damit Änderungen vorgenommen werden können, um dasselbe Problem in Zukunft zu vermeiden. In diesem Beispiel könntest du mit der Geschäftsleitung über die Einstellung weiterer IT-Mitarbeiter sprechen, damit du nicht warten musst, bis Hilfe verfügbar ist.
Wann solltest du eine Lessons-Learned-Vorlage verwenden?
Eine Lessons-Learned-Vorlage sollte am Ende der Projektabschlussphase verwendet werden. Zu diesem Zeitpunkt können Projektmanagement-Teams die meisten Informationen gewinnen, da sie das Projekt im Rückblick betrachten können. Die Lessons-Learned-Vorlage gilt für jedes Projekt, unabhängig von Größe oder Komplexität, und kann sogar für Lückenanalysen oder Ursachenanalysen verwendet werden.
Einige Projektmanager verwenden einen Lessons-Learned-Bericht häufiger, zum Beispiel am Ende jeder Projektphase oder jedes erreichten Meilensteins. Dies schafft eine Atmosphäre der kontinuierlichen Verbesserung, die den Projekterfolg sicherstellt, wie sie typischerweise im Lean-Projektmanagement, Kanban und anderen Methoden verwendet wird.
Wie du diese kostenlose Lessons-Learned-Vorlage in Excel verwendest
Diese Lessons-Learned-Vorlage ist dafür gedacht, verwendet zu werden, wenn das Projektteam einen Projektmeilenstein erreicht hat. Du kannst sie entweder an einem Haltepunkt im Projekt verwenden, um einen bestimmten Arbeitsabschnitt zu betrachten, oder bis zum Projektabschluss warten, um das gesamte Projekt zu bewerten. Dies hängt davon ab, wie lang und wie komplex dein Projekt ist, aber die meisten verwenden dieses Dokument einmal am Ende des Projekts.
Beginne mit dem Herunterladen der Excel-Lessons-Learned-Vorlage. Der erste Abschnitt, den du ausfüllen solltest, ist der Abschnitt mit den Projektinformationen.
1. Der Abschnitt mit den Projektinformationen
In diesem Abschnitt fügst du einige grundlegende Informationen über das Projekt hinzu, damit andere Stakeholder verstehen, worauf sich dieses Dokument bezieht, falls es geteilt wird. Dies ist auch hilfreich, wenn du später auf das Dokument zurückblickst und dich daran erinnerst, für welches Projekt es war.
- Heutiges Datum: Gib das heutige Datum ein
- Projektname: Gib deinem Projekt einen Namen, damit es schnell identifiziert werden kann
- Projektmanager: Gib den Namen der Person an, die das Projekt überwacht. Dies kann ein Projektmanager oder ein anderes Teammitglied sein, das für die Arbeit verantwortlich ist
- Notizen: Dieses Feld ist für zusätzliche relevante Informationen, die du hinzufügen möchtest
- Ideen: Kundenname, Stakeholder, Projektzusammenfassung, Budget usw.
2. Deine gewonnenen Erkenntnisse aufzeichnen
Hier trägst du die Dinge ein, die du während deines Projekts gelernt hast. In dieser Excel-Lessons-Learned-Vorlage haben wir drei Beispiele hinzugefügt, damit du genau siehst, was in jedes Feld gehört. Im Folgenden wird dies im Detail erklärt:
- ERFOLG oder PROBLEM: Wähle entweder ERFOLG oder PROBLEM, um die Erkenntnis zu klassifizieren. Ein Erfolg ist etwas Positives, das passiert ist, und ein Problem ist etwas Negatives, das passiert ist.
- Was ist passiert? Verwende dieses Feld, um eine detaillierte Beschreibung der gelernten Erkenntnis zu geben.
- Welche Auswirkungen hatte es? Hier beschreibst du das positive oder negative Ergebnis und die möglichen Auswirkungen. Bei einem Erfolg beschreibe das positive Resultat; bei einem Problem die negativen Folgen, die aufgetreten sind.
3. Zukünftige Auswirkungen bewerten und Maßnahmen planen
Hier kannst du die Auswirkungen der Erfolge und Probleme sowie die nachfolgenden Maßnahmen erläutern, die umgesetzt werden müssen.
- Wie beeinflusst dies zukünftige Projekte? In diesem Feld hältst du fest, wie sich diese Erkenntnis auf zukünftige Arbeiten auswirken könnte. Überlege, wie andere Personen in deiner Organisation von dieser Erkenntnis profitieren könnten.
- Maßnahmen: Füge die konkreten Schritte hinzu, die unternommen werden, um deinen Erfolg oder dein Problem anzugehen. Jede Zeile sollte einen Aktionspunkt enthalten, auch wenn es nur „Beobachten, ob es erneut auftritt“ ist. Dies ist der wichtigste Teil der Lessons-Learned-Vorlage, da du hier die Schritte festlegst, mit denen du Verbesserungen umsetzt.
Warum du diese Lessons-Learned-Vorlage verwenden solltest
Es gibt ein bekanntes Zitat: „Wahnsinn ist, immer wieder das Gleiche zu tun und dabei andere Ergebnisse zu erwarten.“ Dies trifft auch im Arbeitsumfeld zu, wo Teams oft Dinge so tun, „weil wir es schon immer so gemacht haben“. Dann fragen sich die Teams, warum das Ergebnis nicht besser war.
Vorteile der Verwendung einer Lessons-Learned-Vorlage in Excel
Diese Lessons-Learned-Vorlage ist eine großartige Möglichkeit, die gewonnenen Erkenntnisse zu dokumentieren, um Fehler nicht zu wiederholen – besonders, wenn sie zusammen mit einer Reporting-Software verwendet wird. Diese Praxis hilft dir auch, Prozesse, Teams und Systeme zu verbessern, um sicherzustellen, dass zukünftige Projekte erfolgreicher sind als das letzte.
Lessons-Learned-Vorlagen sind eine wertvolle Informationsquelle bei der Projektplanung. Deine Organisation sollte sie verwenden, um qualitative und quantitative Hintergrunddaten zu sammeln, die bei der Analyse neuer Projekte oder Programme hilfreich sind.
Nachteile der Verwendung einer Lessons-Learned-Vorlage in Excel
Wie bereits erwähnt, ist eine Lessons-Learned-Vorlage während der Projektabschlussphase hilfreich. Sie dient jedoch nur einem Zweck – der Dokumentation von Erfolgen und Problemen. Außerdem handelt es sich um eine Excel-Vorlage, also ein statisches Dokument, das zeitaufwendig zu aktualisieren und schwer zu teilen ist. Mehrere Kopien können dein Team verwirren.
Wenn du planst, Projekte zu verwalten, solltest du eine Projektmanagement-Software verwenden, mit der du Aufgaben, Kosten und die Zusammenarbeit mit deinem Team in Echtzeit verfolgen kannst. ProjectManager ermöglicht genau das – und mehr – mit Online-Gantt-Diagrammen, Kanban-Boards, Projektkalendern und Dashboards. Mit ProjectManager kannst du deine Lessons-Learned-Vorlage nutzen, um neue Projekte zu planen.
Verwandle deine Lessons-Learned-Vorlage in einen Aktionsplan mit ProjectManager
Wenn du diese Vorlage hilfreich findest, wirst du unsere Tools lieben. Teams auf der ganzen Welt nutzen unsere Projektmanagement-Software, um organisiert zu bleiben und die Produktivität zu steigern. Um Erfolge und Probleme zu erfassen, musst du den Fortschritt in Echtzeit überwachen – genau das ermöglicht ProjectManager mit seinen Echtzeit-Dashboards. Du erhältst sofortiges Feedback über den Fortschritt deiner Projekte und musst nicht bis zum Ende warten, um wertvolle Erkenntnisse zu gewinnen.
Das Dashboard bietet eine Übersicht auf hoher Ebene über das Projekt, aber oft brodeln Probleme unter der Oberfläche und werden erst sichtbar, wenn sie sich verschärfen. ProjectManager stellt Nutzern Projektverfolgungstools zur Verfügung, mit denen sie mithilfe von Berichtsfiltern tiefer in die Daten eintauchen können, um nur die benötigten Informationen zu erhalten. Diese Berichte lassen sich leicht teilen und in der Software archivieren, die über unbegrenzten Speicherplatz verfügt.
Das Projektteam sammelt an vorderster Front, was funktioniert und was nicht. ProjectManager bietet eine kollaborative Plattform, auf der jeder auf Aufgabenebene kommentieren und Dateien oder Bilder anhängen kann, um Erfolge und Probleme zu dokumentieren. Jedes Mal, wenn ein Kommentar hinzugefügt wird, werden die relevanten Mitglieder per E-Mail benachrichtigt. Wenn du ein weiteres Teammitglied einbeziehen möchtest, markiere es einfach. So einfach ist das.
ProjectManager hilft dir, aus den Erkenntnissen vergangener Projekte zu lernen und historische Daten griffbereit zu behalten – und bietet noch viel mehr. Plane, überwache und berichte über jede Phase deines Projekts und sammle gewonnene Erkenntnisse. Melde dich hier für eine kostenlose 30-Tage-Testversion an.