Zu wissen, wie man ein Projekt startet, gehört zu den wichtigsten Fähigkeiten eines jeden Projektmanagers. Ein großes Projekt (oder auch ein kleines) beginnt mit den kleinen Dingen und wächst dann zu etwas Größerem und Komplexerem heran. Sie müssen an die Arbeit gehen, aber wie Sie ein Projekt starten, ist ebenso wichtig.
Projekt starten in 10 einfachen Schritten
Projekte können kompliziert wirken, und das sind sie oft auch. Doch selbst das komplexeste Projekt lässt sich in einfache Schritte zerlegen, damit es besser zu bewältigen ist. Danach benötigen Sie eine Projektmanagement-Software, um das Projekt zu starten, umzusetzen und abzuschließen.
ProjectManager ist eine preisgekrönte Projektmanagement-Software, mit der Teams Projekte in Echtzeit planen, steuern und verfolgen können. Nutzen Sie unsere leistungsstarken Gantt-Diagramme, um Projekte zu planen, Abhängigkeiten zu verknüpfen und eine Baseline festzulegen, mit der Sie den geplanten und den tatsächlichen Aufwand in Echtzeit vergleichen. Starten Sie noch heute kostenlos mit ProjectManager.
1. Den Zweck des Projekts bestimmen
Bevor Sie ein Projekt starten, müssen Sie verstehen, warum es dieses Projekt überhaupt gibt. Was ist sein Zweck oder seine Daseinsberechtigung? Diese Vision muss klar sein und vom gesamten Projektteam geteilt werden.
2. Projektziele festlegen
Nachdem Sie nun eine grobe Vorstellung davon haben, warum das Projekt existiert, müssen Sie etwas tiefer gehen und seine Ziele definieren. Was möchte die Organisation mit diesem Projekt also erreichen? Die Ziele sollten SMART sein, also spezifisch, messbar, erreichbar, realistisch und terminiert.
3. Den Projektumfang bestimmen
Der Projektumfang ist Teil der Projektplanungsphase und legt alle Lieferobjekte, Aufgaben und Kosten des Projekts fest und dokumentiert sie. Erstellen Sie eine detaillierte Übersicht über alle Aspekte des Projekts, etwa Ressourcen, Zeitpläne und so weiter.
4. Die Projektdauer schätzen
Die Projektdauer ist die gesamte Zeit, die für den Abschluss des Projekts benötigt wird. Sie können sie ermitteln, indem Sie mit einem Projektstrukturplan alle Lieferobjekte identifizieren und daraus alle Aufgaben ableiten. Diese Aufgaben erhalten dann Start- und Enddaten. Sobald Sie das erledigt haben, kennen Sie die Dauer des Projekts.
5. Die Projektkosten schätzen
Die Projektkosten bezeichnen die finanzielle Investition, die für die Durchführung des Projekts nötig ist. Jede Aufgabe ist mit Kosten verbunden, etwa Gehältern der Teammitglieder, Gerätemieten, Rohstoffen und mehr. Alle diese Kosten müssen genau geschätzt werden. Zusammengerechnet ergeben sie das Budget des Projekts.
6. Eine Machbarkeitsstudie durchführen
Eine Machbarkeitsstudie zeigt Ihnen, ob es sich lohnt, das Projekt zu starten. Sie ist eine praxisnahe Prüfung des vorgeschlagenen Projektplans und der Vorgehensweise, damit Sie sich nicht auf ein Projekt einlassen, das keine Kapitalrendite bringt.
7. Dokumente zur Projektinitiierung erstellen
Die Machbarkeitsstudie ist nur eines von vielen Dokumenten, die zu Beginn eines Projekts erstellt werden. Hier sind einige weitere.
- Business Case: Dieses Dokument begründet das Projekt, indem es Nutzen, Kosten und Risiken bewertet.
- Projektauftrag: Ein kurzes Dokument, das die wichtigsten Ziele und Vorteile des Projekts beschreibt.
- Team-Charta: Legt die Ziele, Ressourcen und Vorgaben des Projektteams fest.
- Projektumfangsbeschreibung: Führt alle Elemente des Projektumfangs auf, einschließlich Annahmen, Anforderungen und Abnahmekriterien.
8. Ein Projektbudget festlegen und die Finanzierung sichern
Sobald Sie die Projektkosten wie oben beschrieben geschätzt haben, erstellen Sie das Projektbudget. Das ist der Geldbetrag, der für die Durchführung des Projekts benötigt wird und der, etwa bei einem Bauprojekt, oft auch den Gewinn für das Projektmanagementteam einschließt. Dieses Budget muss dem Kunden oder den Stakeholdern vorgelegt und von ihnen genehmigt werden, damit Sie die Finanzierung für die Umsetzung des Projekts erhalten.
9. Ein Projektteam zusammenstellen
Wenn das Projekt und sein Budget genehmigt sind, besteht der nächste Schritt darin, ein Projektteam zusammenzustellen, das über die Fähigkeiten und die Erfahrung verfügt, um das Projekt wie geplant umzusetzen. Ein Projektmanager leitet dieses Team und legt die Rollen und Verantwortlichkeiten fest.
10. Ein Projekt-Kickoff-Meeting abhalten
Mit einem Kickoff-Meeting wird ein Projekt offiziell gestartet. Es informiert alle Projektstakeholder darüber, dass das Projekt begonnen hat, stellt das Projektteam vor und vermittelt die Anforderungen, den Hintergrund und weitere Informationen zum Projekt.
Projektplan-Vorlage
Wir haben eine kostenlose Projektplan-Vorlage für Word erstellt, mit der Sie die Informationen sammeln können, die Sie vor dem Start Ihres Projekts benötigen, darunter Zeitplan, Budget und Umfang des Projekts.
Sie können ihr sogar weitere Dokumente hinzufügen. In unserer Vorlagenbibliothek finden Sie weitere kostenlose Projektmanagement-Vorlagen.
3 wichtige Tipps, um ein Projekt zu starten
Bei größeren oder formelleren Projekten gibt es den Projekt-„Kickoff“, eine ganze Projektphase, die alles umfasst, was vor dem eigentlichen Arbeitsbeginn erledigt werden muss. Die ausführliche Liste finden Sie in unserer Checkliste für den Projekt-Kickoff. Kurz gesagt geht es beim Kickoff darum, alle Informationen zu sammeln, die Sie brauchen, um das richtige Team und die richtigen Tools zu finden, und die Ziele und den Umfang des Projekts zu definieren, wofür zahlreiche Dokumente erstellt werden.
Da ist zum Beispiel die Leistungsbeschreibung, die beschreibt, was Sie erreichen wollen. Außerdem müssen Budgets erstellt, Lieferantenverträge entworfen sowie Organigramme für das Team und Risikobewertungen ausgearbeitet werden, um nur einige zu nennen.
All das ist wichtig. Doch während wir hektisch Genehmigungen einholen und Unterlagen für das anstehende Projekt erstellen, vergessen wir manchmal die Grundlagen. Ob Sie ein großes oder ein kleines Projekt planen: Sie sollten sich an das Wesentliche erinnern, damit Ihr Projekt einen guten Start hat.
Im Folgenden haben wir drei wesentliche Punkte für den Start eines Projekts zusammengefasst.
Alle auf denselben Stand bringen
Es ist entscheidend, alle Projektbeteiligten frühzeitig einzubinden, damit sie das Projekt mitdefinieren und ihre Einschätzung zu Risiken, Ergebnissen und Lieferobjekten des Projekts einbringen. So tragen sie zu einem erfolgreichen Ergebnis bei. Das betrifft nicht nur Ihr Team, sondern auch die Projektstakeholder, die Fachverantwortlichen, die Endbenutzer, das IT-Architekturteam … alle.
Devin Deen, Scrum Master und Projektmanagement-Experte, ist der Meinung, dass sich alle zu Beginn eines Projekts am wirksamsten auf denselben Stand bringen lassen, indem Sie gemeinsam mit Ihrem Team eine PowerPoint-Präsentation erstellen. Das Schlüsselwort ist dabei „gemeinsam“. Alle sollten dazu beitragen und daran mitarbeiten, und ja, das schließt auch Ihre fachlichen Stakeholder ein. Die Präsentation sollte die wichtigsten Punkte des Projekts abdecken, etwa Ziele, Umfang, Regeln und Verantwortlichkeiten, Vorgehensweise, Zeitplan und Risiken. Indem Sie die Unterstützung aller einholen, holen Sie alle Beteiligten ins Boot und fördern ihre Zustimmung.
Doch mehr noch: Wenn Sie die Beteiligten einladen, das Projekt mitzugestalten, gewinnen Sie schon früh im Projekt ihr Engagement und ihre Unterstützung. Ob Sie sich also für eine gemeinsame PowerPoint-Präsentation entscheiden oder die wichtigsten Personen einfach auf einen Kaffee einladen: Entscheidend ist, alle so früh wie möglich auf denselben Stand zu bringen.
Lernen Sie Ihr Team kennen
Sie stellen Mitarbeitende wegen ihrer Fachkenntnisse ein, doch bei Projekten geht es nicht nur darum, Aufgaben pünktlich zu erledigen. Mit Ihren Kolleginnen und Kollegen verbringen Sie manchmal mehr Zeit als mit Ihrer eigenen Familie! Deshalb ist es wichtig, eine Teamkultur zu entwickeln, in der sich alle engagiert, eingebunden, gehört und respektiert fühlen. Dafür müssen Sie Ihr Team kennenlernen.
Das ist nicht so schwer, wie es klingen mag. Nehmen Sie sich etwas Zeit für Einzelgespräche mit den Teammitgliedern und finden Sie heraus, was sie mit dem Projekt erreichen möchten und wie es sich auf ihr Leben auswirken wird. Fragen Sie auch, welche Fähigkeiten und Chancen sie sich davon erhoffen. Es ist wichtig, früh im Projekt zu wissen, wo Sie einen Beitrag leisten können, um die Fähigkeiten Ihrer Teammitglieder auszubauen, aber auch, wo diese in anderen Bereichen des Projekts einen Mehrwert schaffen können, der sich aus ihrer eigentlichen Position nicht unbedingt ergibt.
Nutzen Sie außerdem Teambuilding-Aktivitäten, etwa die klassische Kickoff-Party oder sogar ein Kennenlernen vor dem Kickoff. Zu Beginn eines Projekts zu feiern, mag etwas verfrüht erscheinen, doch jeder Meilenstein auf dem Weg zu einem erfolgreichen Projektabschluss verdient Anerkennung.
Die richtigen Tools wählen
Wenn Sie Ihr Team kennenlernen, fragen Sie auch nach, welche Tools es für seine Arbeit braucht. Es ist besser, diese zu Beginn des Projekts festzulegen und bereitzustellen, damit sich der Arbeitsbeginn nicht wie ein chaotisches Gedränge von Menschen anfühlt, die Zugriff auf dieses oder jenes verlangen, oder schlimmer noch, untätig herumsitzen, weil ihnen die nötige Software fehlt.
Achten Sie darauf, Tools auszuwählen, die dem gesamten Team zur Verfügung stehen. Sie benötigen Funktionen für Projektplanung und Terminplanung, Berichte und Projekt-Dashboards, Aufgabenverwaltung, Budgetverfolgung und Teamzusammenarbeit, alles in einem. Benötigt Ihr Team darüber hinaus spezielle Tools, lassen sich diese per API oder Plug-ins in das zentrale Projekttool einbinden. So schaffen Sie einen Arbeitsbereich, in dem alle Daten und Aktivitäten gebündelt sind. ProjectManager bietet alle Tools, die Sie zum Planen und Steuern eines Projekts benötigen.
Ganz gleich, ob Sie an einem großen oder einem kleineren Projekt arbeiten: Mit den richtigen Online-Projekttools starten Sie Ihr Projekt besser als mit einer Handvoll unverbundener Tabellen oder Datentools, die weder den Datenaustausch noch die Kommunikation im Team erleichtern.
Bevor Sie Ihr nächstes Projekt starten, brauchen Sie vor allem eines, um den Erfolg sicherzustellen: die richtigen Tools, um effizienter zu arbeiten. ProjectManager ist ein kollaboratives Online-Tool, das speziell für Projektleiter entwickelt wurde. Es unterstützt Sie in jeder Phase des Projekts, vom Kickoff über die Planung bis zum Reporting, und bietet Ihnen außerdem ein Echtzeit-Dashboard, damit Sie jederzeit wissen, was in Ihren Projekten passiert. Testen Sie es selbst mit dieser kostenlosen 30-Tage-Testversion.