Je genauer Ihre Schätzungen sind, desto wahrscheinlicher halten Sie Ihr Budget ein und liefern Ihr Projekt pünktlich. Ein Tool zur Identifizierung und Erfassung von Kosten für Arbeit, Materialien und mehr ist der erste Schritt, um ein erfolgreiches Projekt zu führen. Die Verwendung einer Projektkostenschätzung Vorlage für Excel ist der perfekte Weg, Ihre Projektplanung auf den richtigen Kurs zu bringen.
Um diese kostenlose Projektkostenschätzung Vorlage für Excel herunterzuladen, klicken Sie auf das Bild unten.
Warum Sie eine Projektkostenschätzung Vorlage benötigen
Schätzen ist keine exakte Wissenschaft, aber es zählt zu den wichtigsten Aspekten der Projektplanung. Dabei erstellen Sie ein Budget, indem Sie so genau wie möglich ermitteln, welche Projektkosten anfallen – einschließlich Ressourcen und der benötigten Dauer.
Ein Projekt zu managen bedeutet, Zeit und Kosten zu schätzen, aber es umfasst auch die Einbindung von Lieferanten und Auftragnehmern. Die Ausschreibung zur Angebotsabgabe erfordert Organisation, damit der Projektmanager alle Angebote vergleichen und das passende für das Projekt auswählen kann.
Wenn Sie die Phasen der Projektkostenschätzung nicht durchlaufen, überschreiten Sie das Budget und verursachen Ihren Stakeholdern zusätzliche Kosten – oder gefährden sogar den Projekterfolg, wodurch alle Investitionen verloren gehen. Schätzungen sind das Fundament Ihres Projektkostenmanagements.
Das bedeutet, dass Sie Ihr Projekt in Phasen unterteilen müssen, alle Aufgaben in diesen Phasen identifizieren, deren Dauer bestimmen und die benötigten Ressourcen ermitteln müssen. Außerdem sollten Sie die Reihenfolge dieser Aktivitäten kennen. Eine Projektstrukturplan (PSP) kann dabei helfen – ebenso wie ein Gantt-Diagramm mit Zeitachse, das Ihnen das gesamte Projekt an einem Ort zeigt.
Natürlich ist eine Schätzung nie narrensicher. Sie kann falsch sein – warum also Zeit und Mühe in etwas investieren, das bestenfalls eine grobe Annäherung ist? Weil es besser ist, eine grobe Annäherung zu haben, als komplett orientierungslos zu sein. Und ganz abgesehen davon können Sie das Spiel nicht spielen, wenn Sie keine Ausrüstung haben – und diese kostet Geld. Sie brauchen eine Schätzung für die Ausführung Ihrer Aufgaben, um die Finanzierung für den Projektstart zu erhalten.
Wann eine Projektkostenschätzung Vorlage verwendet werden sollte
Im Projektmanagement gibt es typischerweise fünf Phasen: Initiierung, Planung, Ausführung, Überwachung und Steuerung sowie den Projektabschluss. Die Schätzung von Kosten und Zeit – oder das Einholen von Angeboten von Lieferanten und Auftragnehmern – findet während der Planungsphase statt.
Während der Planung beginnen der Projektmanager und das Team damit, die Aufgaben zu organisieren, die zum finalen Liefergegenstand des Projekts führen. Dies beinhaltet die Anwendung einer oder mehrerer Techniken der Projektkostenschätzung, die dem Projektmanager helfen festzustellen, wie viel das Projekt kosten wird. Dies wird dann im Budget detailliert beschrieben.
Natürlich spielen viele Faktoren eine Rolle bei solchen Schätzungen. Es geht nicht nur um die Kosten für Arbeit und Materialien, auch wenn dies einen großen Teil jeder Schätzung ausmacht. Es gibt externe Einflüsse, die Ihr Projekt beeinträchtigen können – Marktbedingungen, Wechselkurse, Wetter und vieles mehr. Diese Risiken müssen im Rahmen eines Risikomanagementplans in Ihren Projektplan einfließen.
Die Verwendung einer Projektkostenschätzung Vorlage ist kein Wundermittel, das alle Schätzprobleme löst, aber sie ist die erste Verteidigungslinie gegen Budgetüberschreitungen während der Projektausführung. Hier können Sie die Kosten und die für Ihre Aufgaben benötigte Zeit erfassen, die zumindest teilweise unter Ihrer Kontrolle stehen. Arbeits- und Materialkosten sind größtenteils fix, auch wenn es immer unerwartete Ausfälle oder Preisschwankungen gibt.
Diese schwankenden Kosten und unerwarteten Ausfälle beeinflussen Arbeits- und Materialkosten und bringen Projektmanager dazu, nach Lösungen zu suchen. Projektmanagementsoftware hilft, indem sie all diese Kosten verfolgt. ProjectManager verfügt über Gantt-Diagramme und Dashboards, um geplante und tatsächliche Kosten zu verwalten, sowie über Ressourcenmanagement-Tools, die verhindern, dass Ihre Belegschaft die Schätzungen überschreitet. Nutzen Sie unser Tool, um Ihr Projekt pünktlich und innerhalb des Budgets zu liefern. Testen Sie es selbst mit einer kostenlosen 30-Tage-Testversion.
Wer sollte die Projektkostenschätzung Vorlage verwenden?
Wie oben erwähnt, wird die Excel-Vorlage zur Projektkostenschätzung vom Projektmanager verwendet. Das bedeutet: Der Projektmanager ist dafür verantwortlich, sämtliche Kosten und Zeiten zu schätzen, die mit der Projektsteuerung verbunden sind. Doch diese Arbeit leisten sie nicht im Alleingang.
Eine Möglichkeit, Projekte zu schätzen, ist der Blick auf historische Daten. Das bedeutet, ähnliche Projekte aus der Vergangenheit zu betrachten und zu prüfen, wie viel Geld und Zeit für deren Abschluss benötigt wurde – angepasst an die Inflation. Diese Recherchen führen Projektmanager oft zu ihren Mentoren oder anderen Projektmanagern. Solche Gespräche können unschätzbare Erkenntnisse und Orientierung bieten.
Eine weitere Ressource ist das Team. Sie stehen buchstäblich an der Front des Projekts und wurden aufgrund ihrer Erfahrung und ihres Fachwissens eingestellt. Daher muss ein Projektmanager sie in den Schätzprozess einbeziehen, um ein vollständiges Bild der notwendigen Kosten und der benötigten Zeit für die anstehenden Aufgaben zu erhalten.
Obwohl es viele Techniken und Personen gibt, die bei der Schätzung konsultiert werden sollten – einschließlich Stakeholdern, die bestimmte Erwartungen an Kosten und Dauer haben –, trägt am Ende der Projektmanager die Verantwortung. Er oder sie trifft die endgültige Entscheidung über die Schätzwerte.
Wie man die Projektkostenschätzung Vorlage von ProjectManager verwendet
Die kostenlose Projektkostenschätzung Vorlage für Excel von ProjectManager ist ein unverzichtbares Werkzeug, wenn Sie beginnen, die Kosten und die Dauer Ihres Projekts zu schätzen. Sie kann auch von Auftragnehmern genutzt werden, die Sie für das Projekt einstellen, wenn sie Rechnungen oder Kostenvoranschläge einreichen. Alles Nötige ist enthalten, um die Projektkosten, die Projektdauer und die beteiligten Parteien korrekt zu bestimmen.
Unternehmen & Kunde
Zu Beginn benötigen Sie die grundlegenden Informationen. Es gibt ein Feld für den Namen und die Kontaktdaten der Person, die den Kostenvoranschlag einreicht – einschließlich derjenigen, die ihn vorbereitet hat. Darunter befindet sich ein Bereich für den Kunden, also die Organisation, die das Projekt steuert. Name und Kontaktdaten folgen.
Rechts daneben befinden sich administrative Angaben wie das Datum der Einreichung, ein Feld für eine Angebotsnummer und eine Kunden-ID sowie ein Bereich, um festzuhalten, wie lange der Kostenvoranschlag gültig ist. All dies dient internen Zwecken und hilft Ihnen, die verschiedenen eingehenden Schätzungen nachzuverfolgen.
Stellenbeschreibung
Hier gibt es Platz, um das Projekt oder den spezifischen Teil des Projekts zu beschreiben, für den Sie die Schätzung einholen. Dies ordnet die Schätzung in den Gesamtzusammenhang ein, was wichtig ist, wenn Sie sie in die vollständige Projektkostenschätzung integrieren.
Details der Schätzung
Hier kommen wir zum Kernstück, bei dem das Projekt in Projektphasen unterteilt wird und unter jeder Phase eine Liste einzelner Aufgaben erscheint. Gegenüber jeder Aufgabe steht der Name des Anbieters und/oder Auftragnehmers, der das Angebot einreicht, gefolgt von den Arbeits- und Materialkosten. Diese Positionen werden automatisch addiert und in einer Gesamtsumme aufgeführt.
Sie können beliebig viele Projektphasen erstellen, um sie den jeweiligen eingehenden Schätzungen zuzuordnen. Unter jeder Phase befindet sich eine Zwischensumme aller Aufgaben in diesem Abschnitt. Ganz unten in der Vorlage befindet sich eine Zelle, die alle Zwischensummen automatisch zu einer Gesamtsumme addiert. Für zusätzliche Informationen hat jede Position ein Feld, in das Sie Notizen eintragen können.
Wie Sie Ihre Projektkostenschätzung Vorlage in ProjectManager importieren
Um mehr aus Ihrer kostenlosen Schätzungsvorlage herauszuholen, importieren Sie sie in ProjectManager. Dies ist leicht durchzuführen und bietet Ihnen mehr Kontrolle über Planung, Überwachung und Nachverfolgung Ihrer Kosten und Zeiten. Beginnen Sie, indem Sie sich für die kostenlose 30-Tage-Testversion anmelden.
Importieren Sie Ihre Projektkostenschätzung Vorlage
Sobald Sie die Software abonniert oder die kostenlose 30-Tage-Testversion aktiviert haben, sehen Sie oben links auf Ihrem Bildschirm ein Import-Symbol. Klicken Sie darauf und ein Fenster öffnet sich, in dem Sie die Datei auswählen können, die Sie importieren möchten. Sie können jede CSV-Datei importieren.
Legen Sie Start- und Enddaten fest
Sobald Ihre Schätzungsvorlage in unserem Tool ist, können Sie sie als Grundlage für Ihren Projektplan verwenden. Alle Aufgaben erscheinen im Gantt-Diagramm mit den geplanten Ressourcenkosten. Fügen Sie die Dauer jeder Aufgabe hinzu und Sie sehen, wie die Aufgaben chronologisch auf einer Zeitachse erscheinen, auf der Sie das gesamte Projekt an einem Ort überblicken können.
Passen Sie Ihr Gantt-Diagramm an
Von hier aus können Sie beginnen, das Projekt zu steuern, zum Beispiel Aufgaben miteinander zu verknüpfen, die voneinander abhängig sind, um zu starten oder zu enden. Durch die Identifizierung dieser abhängigen Aufgaben können Sie spätere Engpässe im Projekt vermeiden. Sie können das Gantt-Diagramm auch farblich kennzeichnen und Meilensteine setzen, um das größere Projekt in leichter zu verwaltende Teile zu unterteilen.
Vom Gantt-Diagramm aus können Sie die Aufgaben beschreiben und markieren sowie relevante Dateien anhängen. Anschließend weisen Sie die Aufgaben Ihrem Team zu. Aufgaben können kommentiert werden, um die Zusammenarbeit zu fördern und die Teamarbeit zu verbessern. Wenn Teammitglieder ihren Fortschritt aktualisieren, wird dieser auf der Statusleiste angezeigt, die Start- und Enddatum der Aufgabe im Gantt verbindet.
Arbeiten in mehreren Projektansichten
Das Tool verfügt über mehrere Projektansichten. Während Manager häufig das Gantt-Diagramm bevorzugen, kann das Team zwischen einer Aufgabenliste, der Kalenderansicht und einem Kanban-Board wählen. Letzteres visualisiert den Workflow und ermöglicht Teams, ihren Backlog zu verwalten und Sprints zu planen. Manager erhalten Einblick in die Arbeit und können Ressourcen neu zuweisen, um die Kapazität des Teams optimal zu nutzen.
Verfolgen Sie den Fortschritt auf Dashboards
Um Ihre Schätzungen besser einzuhalten, nutzen Sie unser Echtzeit-Dashboard, das Projektdaten erfasst, automatisch berechnet und in Diagrammen sowie Grafiken für sofortige Statusberichte darstellt. Erkennen Sie Anomalien frühzeitig und beheben Sie sie, bevor sie Ihr Projekt aus der Bahn werfen. Mit nur einem Klick erzeugen Sie Berichte, die weitere Details liefern und mit Stakeholdern geteilt werden können, um sie auf dem Laufenden zu halten.
Welche weiteren Vorlagen können bei Schätzungen helfen?
Die Projektkostenschätzung Vorlage ist nur eine von Dutzenden Projektmanagement-Vorlagen, die Sie auf unserer Website kostenlos herunterladen können. Bei der Schätzung geht es darum, Aufgaben herunterzubrechen und zu bestimmen, wie viel Zeit und Geld erforderlich ist, um diese zu erledigen. Diese zwei Vorlagen unterstützen Sie dabei.
Projektbudget-Vorlage für Excel
Der Betrag, den Sie für alle Ressourcen benötigen, um Ihr Projekt erfolgreich umzusetzen, wird im Budget dargestellt. Die kostenlose Projektbudget-Vorlage erfasst alle finanziellen Details, einschließlich der geschätzten Mittel für Arbeit und Materialien.
Vorlage für den Projektstrukturplan (WBS)
Bevor Sie eine präzise Schätzung erstellen können, müssen Sie alle Aufgaben Ihres Projekts kennen. Hier hilft die kostenlose WBS-Vorlage. Sie ist ein Baumdiagramm, das es Ihnen ermöglicht, jede Aktivität und jeden Liefergegenstand rückwärts vom Endliefergegenstand zu identifizieren.
Die Schätzung Ihres Projekts und das Einholen von Angeboten von Auftragnehmern und Lieferanten ist nur der erste Schritt im Projektmanagement. Wenn Sie ein cloudbasiertes Tool suchen, das Ihnen Live-Daten liefert, um Ihr Projekt besser zu planen, zu überwachen und zu berichten, dann testen Sie ProjectManager kostenlos mit dieser 30-Tage-Testversion.