Das magische Dreieck des Projektmanagements hat viele Bezeichnungen – das Projektmanagement-Dreieck, das Eiserne Dreieck oder das Projektdreieck – was bereits zeigt, wie wichtig das magische Dreieck für die erfolgreiche Steuerung eines Projekts ist. Wenn Sie ein Projekt managen, arbeiten Sie automatisch mit dem magischen Dreieck.

Man kann daher argumentieren, dass das magische Dreieck eines der wichtigsten Konzepte in der Geschichte des Projektmanagements ist. In Kombination mit leistungsfähiger Projektmanagement-Software ermöglicht es Ihnen, Projekte sicher zum Erfolg zu führen.

Was ist das magische Dreieck im Projektmanagement?

Was genau ist das magische Dreieck? Ganz einfach: Es ist ein Modell, das die grundlegenden Beschränkungen bei der Durchführung eines Projekts beschreibt. Diese Beschränkungen bestehen aus drei Elementen:

1. Kosten: Die finanziellen Rahmenbedingungen eines Projekts, auch als Projektbudget bezeichnet
2. Umfang: Die Aufgaben, die notwendig sind, um die Projektziele zu erreichen
3. Zeit: Der Zeitplan, der festlegt, wann das Projekt abgeschlossen sein soll

Das magische Dreieck besagt im Grunde, dass der Projekterfolg direkt von den Faktoren Kosten, Zeit und Umfang beeinflusst wird. Als Projektmanager behalten Sie die Kontrolle über das magische Dreieck, indem Sie diese drei Parameter durch geeignete Trade-offs ausbalancieren. Wie diese Abwägungen funktionieren, erläutern wir im nächsten Abschnitt.

Ein weiterer wichtiger Punkt: Das magische Dreieck gilt nicht nur für einzelne Projekte, sondern auch für Programme und sogar ganze Projektportfolios.

Daher benötigen Projektmanager häufig die Unterstützung eines Project Management Office (PMO), um sicherzustellen, dass Kosten, Zeitplan und Umfang ihres Projekts nicht im Widerspruch zu anderen Projekten oder Programmen innerhalb des Projektportfolios der Organisation stehen.

Auch wenn das magische Dreieck ein wichtiger Bestandteil eines erfolgreichen Projektplans ist, bestimmt es den Erfolg allein nicht. Projekte bestehen aus vielen Elementen – weit mehr als den drei Faktoren des magischen Dreiecks. Deshalb haben einige Projektmanagement-Experten das Modell um drei weitere Einschränkungen erweitert, um die kritischsten Bereiche eines Projekts besser abzubilden. Diese sind:

• Qualität: Für jedes Projekt gelten Qualitätsstandards, unabhängig davon, ob das Endergebnis ein materielles oder immaterielles Produkt ist. Projektmanager benötigen einen Qualitätsmanagementplan, um die Qualität zu steuern.
• Risiko: Risiko ist in jedem Projekt vorhanden. Deshalb müssen Projektmanager einen Risikomanagementplan erstellen, der beschreibt, wie Projektrisiken behandelt werden.
• Nutzen: Projekte bieten unterschiedliche Nutzenarten. Projektmanager müssen sicherstellen, dass die Projektbeteiligten den bestmöglichen finanziellen Nutzen erhalten.

Wie funktioniert das magische Dreieck?

Wie oben beschrieben, können Projektmanager Kosten, Zeit und Umfang eines Projekts durch gezielte Trade-offs erhöhen oder reduzieren, um das Projekt im Zeitplan zu halten und das Budget einzuhalten. Sehen wir uns an, wie diese Trade-offs im magischen Dreieck funktionieren.

• Zeit und Umfang: Durch die Reduzierung des Projektumfangs können Sie die Projektdauer verkürzen, wenn Sie hinter dem Zeitplan liegen. Umgekehrt können Sie den Zeitplan verlängern, wenn Stakeholder zusätzliche Aufgaben einbringen.
• Kosten und Umfang: Weniger Umfang bedeutet weniger Aufgaben und dadurch geringere Kosten. Ein größerer Projektumfang führt hingegen zu höheren Kosten.
• Kosten und Zeit: In manchen Projekten hängen Kosten und Zeit direkt zusammen. Zum Beispiel steigen Miet- oder Arbeitskosten proportional zu der Zeit, in der Sie diese Ressourcen benötigen.

All diese Szenarien nutzen das magische Dreieck zur Steuerung des Projekts. Es gibt jedoch viele weitere mögliche Trade-offs, die auch Qualität, Risiko und Nutzen betreffen. Projektmanager treffen solche Entscheidungen selten allein, sondern greifen auf die Unterstützung ihres Projektmanagementbüro (PMO) zurück.

Mit einem Projektmanagement-Dashboard behalten Projektmanager den Projektfortschritt im Blick. Kennzahlen wie Zeitplan, Kosten und Umfang lassen sich leicht verfolgen. Auf dieser Basis können Probleme früh erkannt und Anpassungen im magischen Dreieck vorgenommen werden, bevor daraus größere Risiken entstehen.

Triple-Constraint-Diagramm: das magische Dreieck

Das untenstehende Triple-Constraint-Diagramm zeigt die drei miteinander verbundenen Einschränkungen Umfang, Zeit und Kosten. Die Umfangs­einschränkung steht für die Liefergegenstände, Funktionen und Merkmale des Projekts. Die Zeiteinschränkung repräsentiert den Projektzeitplan und die Fristen, und die Kosteneinschränkung steht für das Budget und die benötigten Ressourcen.

Eine Veränderung einer dieser Einschränkungen wirkt sich auf die Projektqualität aus. Der Raum innerhalb des Dreiecks entspricht der Projektqualität. Ändert sich die Form des Dreiecks, verändert sich auch die Qualität des Projekts.

Wie man das magische Dreieck steuert

Das magische Dreieck wirkt auf den ersten Blick einfach, aber jedes seiner drei Elemente lässt sich weiter aufschlüsseln und gewinnt dadurch an Tiefe.

Kosten

Die finanziellen Verpflichtungen eines Projekts hängen von mehreren Faktoren ab. Dazu gehören die Ressourcen wie Materialien und Personal, die alle Kosten verursachen.

Ebenso gibt es fixe und variable Kosten wie Ausrüstung oder Arbeitskosten, die kalkuliert werden müssen. Das spielt insbesondere bei Vertragsarbeit oder Outsourcing eine große Rolle.

So kontrollieren Projektmanager die Kosten:

• Schätzen der Kosten für alle Aufgaben im Projektumfang
• Erstellen eines Projektbudgets auf Basis der geschätzten Kosten
• Verwenden des Projektbudgets als Kostenbaseline zur Kostenkontrolle während der Projektausführung
• Überwachen und Steuern aller Projektkosten, um die Ausgaben unter dem Projektbudget zu halten
• Anpassen des Projektbudgets bei Bedarf

Umfang

Wie erwähnt umfasst der Projektumfang sämtliche Arbeiten, die zur Fertigstellung des Projekts erforderlich sind. Die Steuerung dieser Arbeiten ist entscheidend für den Projekterfolg. Bei der Steuerung des Umfangs ist es wichtig, Aufgaben zu priorisieren, um Ressourcen effektiv planen und zuweisen zu können.

So steuern Projektmanager den Umfang:

• Erstellen eines Umfangsmanagementplans, um klar zu definieren, welche Projektaktivitäten durchgeführt werden
• Teilen des Umfangsmanagementplans mit allen Stakeholdern, damit alle denselben Informationsstand haben
• Nutzen von Change Requests, um Scope Creep zu vermeiden und alle Änderungen am Projektumfang nachzuverfolgen
• Steuern der Erwartungen der Stakeholder, um den Projektumfang zu wahren
• Einsatz von Aufgabenmanagement-Tools und -Techniken, um sämtliche Projektaktivitäten im Umfang nachzuverfolgen

Diese Maßnahmen im Umfangsmanagement sind entscheidend, da der Zeitaufwand jeder Aufgabe starken Einfluss auf die Kosten und die Qualität des Endprodukts hat. Das kann den Zeitplan und die Kosten erheblich beeinflussen, besonders bei groß angelegten Projekten.

Zeit

Der Projektzeitplan ist im Kern die geschätzte Zeitspanne, die zur Fertigstellung des Projekts oder zur Lieferung des Endergebnisses vorgesehen ist. Üblicherweise wird er erstellt, indem zunächst die Dauer jeder Projektaufgabe geschätzt wird.

Eine Arbeitsstrukturplan (WBS) wird genutzt, um alle Projektaktivitäten zu identifizieren. Danach können Projektmanager verschiedene Terminierungsverfahren wie die kritische Pfadmethode (CPM) oder PERT-Diagramme anwenden, um die Gesamtdauer des Projekts zu bestimmen.

So steuern Projektmanager die Zeit:

• Verwenden eines Gantt-Diagramms, um den Projektzeitplan zu visualisieren, Aufgabenreihenfolgen zu definieren und die Dauer jeder Aufgabe zu überwachen
• Erstellen von Richtlinien, Verfahren und Dokumentation für die Planung, Ausführung und Überwachung des Zeitplans
• Effiziente Ressourcenzuteilung mithilfe eines Ressourcenzeitplans, um Engpässe zu vermeiden
• Vergleichen der Zeitplan-Baseline mit dem tatsächlichen Fortschritt, um festzustellen, ob Projekte im Plan liegen

Beispiele für das magische Dreieck in der Praxis

Schauen wir uns einige Beispiele für das magische Dreieck an, um besser zu verstehen, wie es in realen Projektszenarien angewendet wird.

• Beispiel für das magische Dreieck im Bauwesen: Angenommen, ein kleines Einzelhandelsgeschäft mit etwa 2.000 Quadratfuß soll gebaut werden. Der Zeitrahmen beträgt 6 Monate und das Budget 300.000 US-Dollar. Wenn der Kunde eine späte Änderungsanfrage stellt und zusätzliche 500 Quadratfuß wünscht, vergrößert sich der Umfang. Damit das Projekt weiterhin erfolgreich sein kann, muss entweder der Zeitplan verlängert oder das Budget erhöht werden.
• Beispiel für das magische Dreieck in IT-Projekten: Ein Vertriebsteam benötigt ein neues CRM-System. Dafür stehen 9 Monate und 250.000 US-Dollar zur Verfügung. Der Umfang umfasst Lead-Management, Vertriebsreporting und Kontaktverfolgung. Wenn das Vertriebsteam verlangt, dass das System bereits in 6 Monaten fertiggestellt wird, muss entweder der Umfang reduziert oder das Budget erhöht werden.
• Beispiel für das magische Dreieck in der Fertigung: Ein Hersteller produziert 5.000 Einheiten eines neuen Smart-Home-Geräts. Es soll App-Integration und Sprachsteuerung beinhalten, die Produktionskosten dürfen 50 US-Dollar pro Einheit nicht überschreiten und der Produktionszeitraum beträgt 3 Monate. Wenn sich die Kostenstruktur ändert und pro Einheit maximal 40 US-Dollar möglich sind, muss entweder die Produktion verlangsamt werden (längerer Zeitrahmen) oder der Umfang reduziert werden.

Nun, da wir wissen, wie Projektmanager das magische Dreieck steuern, werfen wir einen Blick auf die Projektmanagement-Tools, die diesen Prozess unterstützen.

Vorlagen zur Steuerung des magischen Dreiecks

Um das magische Dreieck während des gesamten Projekts besser zu steuern, können Sie eine der vielen Projektmanagement-Vorlagen für Excel und Word nutzen, die auf unserer Website verfügbar sind. Hier sind drei besonders hilfreiche Vorlagen.

Projektbudget-Vorlage

Das Projektbudget ist einer der wichtigsten Einflussfaktoren im Projekt. Laden Sie diese kostenlose Excel-Vorlage herunter, um eine realistische Kostenbasis zu berechnen und den Budgetierungsprozess zu vereinfachen.

Dashboard-Vorlage

Diese kostenlose Excel-Dashboard-Vorlage hilft Ihnen, Aufgabenstatus, Budget sowie den Gesamtfortschritt Ihres Projekts zu verfolgen. Auf einen Blick können Sie wichtige KPIs überwachen und fundierte Entscheidungen treffen, um das Projekt erfolgreich voranzubringen.

Das magische Dreieck mit ProjectManager steuern

Wie bereits zu Beginn dieses Beitrags erwähnt, ist die Kombination aus dem magischen Dreieck und einer Projektmanagementsoftware der beste Weg, um ein Projekt zu steuern und erfolgreich abzuschließen. ProjectManager ist eine cloudbasierte Projektmanagementsoftware mit Echtzeitdaten, die Projektmanagern ermöglicht, jede Seite des magischen Dreiecks zu kontrollieren: Kosten, Zeit und Umfang.

Kosten

ProjectManager hilft Ihnen dabei, Ihre Projektkosten zu überwachen und sicherzustellen, dass Sie nicht über Ihr Budget hinausgehen. Sie können Budgets erstellen, Projektkosten erfassen und Stundensätze für alle Ressourcen hinterlegen. Das Echtzeit-Dashboard verfolgt Kosten sowie fünf weitere Kennzahlen Ihres Projekts und zeigt sie sofort in leicht verständlichen Diagrammen und Grafiken an. So behalten Sie Ihre Kosten im Blick und stellen sicher, dass Sie im Rahmen Ihres Budgets bleiben. Budgetprobleme lassen sich erkennen, bevor sie zu echten Risiken werden.

Zeit

Ein Projektzeitplan kann schnell aus dem Ruder laufen – aber nicht mit ProjectManager. Sobald Aufgaben aktualisiert werden, spiegeln sich diese Änderungen sofort in der gesamten Software wider. Das bedeutet, dass Ihre Berichte und Dashboards immer korrekt und aktuell sind. Sie können sogar den Fortschritt einzelner Aufgaben im Online-Gantt-Diagramm verfolgen, bei dem der Dauerbalken anzeigt, wie weit eine Aufgabe bereits fortgeschritten ist.

Projekt-Stundenzettel sind mit den Aufgaben des Teams synchronisiert, sodass Teammitglieder ihre Aufgabe einfach auswählen und die Zeit eintragen können. Diese Zeiten werden automatisch in den Stundenzettel übernommen, der anschließend mit wenigen Klicks geprüft und genehmigt werden kann.

Umfang

Der Projektumfang wird sich im Laufe des Projekts ändern – und ProjectManager bietet die passenden Werkzeuge, um flexibel darauf reagieren zu können. Es gibt mehrere Projektansichten, sodass Sie vom Gantt-Diagramm zur Kanban-Ansicht wechseln können, um mehr Transparenz über Ihren Workflow zu erhalten. Kanban-Karten, die Aufgaben darstellen, sind nach Priorität sortiert – diese Prioritäten können sich ändern, wenn Aufgaben mehr oder weniger relevant werden.

Das Besondere an Kanban-Boards ist, dass Aufgaben nur dann an Teammitglieder weitergegeben werden, wenn Ressourcen und Kapazitäten dafür vorhanden sind. Wenn sich der Umfang ändert, kann das Kanban-Board sofort reagieren.

Sollten Sie erkennen, dass Teams unter- oder überlastet sind, können Sie dies auf der Workload-Seite ausgleichen. Dort zeigen farbcodierte Diagramme auf einen Blick, wer überlastet ist und wer noch Kapazitäten frei hat. Sie können Aufgaben schnell neu zuweisen, um sicherzustellen, dass das Projekt im geplanten Umfang bleibt.

Das magische Dreieck hilft Ihnen dabei, Ihr Projekt erfolgreich zu steuern. Eine vorausschauende Planung von Zeitplan, Umfang und Kosten unterstützt Sie dabei, Ihre Projektziele und -ergebnisse zu erreichen. ProjectManager, eine cloudbasierte Projektmanagementsoftware, stellt Ihnen die Werkzeuge zur Verfügung, um dieses Modell effektiv einzusetzen. Erfahren Sie, wie unsere Echtzeit-Dashboards und interaktiven Gantt-Diagramme Ihnen helfen können, indem Sie die kostenlose 30-Tage-Testversion nutzen.