Bauprojekte kommen ohne Finanzierung nie in Gang. Geld setzt die Zahnräder des Baumanagements in Bewegung. Daher ist die Erstellung eines Bau­budgets einer der wichtigsten Bestandteile bei der Entwicklung eines Bauplans.

Wie erstellt man ein Bau­budget, schätzt die Kosten eines Projekts ab und verfolgt diese, um sicherzustellen, dass man nicht zu viel ausgibt? Sehen wir uns an, was in die Erstellung eines Bau­budgets einfließt.

Was ist ein Bau­budget?

Ein Bau­budget ist eine Schätzung der Mittel, die erforderlich sind, um ein Bauprojekt von der Initiierung bis zum Abschluss durchzuführen, einschließlich aller Kosten und Ausgaben, die während des Bauprozesses anfallen. Während das Budget versucht, alle Kosten eines Bauprojekts vorherzusagen, sollte immer etwas Spielraum für Notfälle oder unerwartete Baukosten eingeplant werden.

Bauprojektmanager beginnen mit dem Projektplan, meist einem Bauplan, um den Materialbedarf zu ermitteln. Faktoren wie die Vorbereitung der Baustelle müssen berücksichtigt werden, was Abrisskosten, Gerätemiete sowie Genehmigungs- und Prüfungskosten einschließen kann.

Mit Beginn der Projektausführung entstehen weitere Kosten. Dazu gehören Arbeitskosten und Sicherheitsanforderungen für alle Arbeiter vor Ort. Auch Transportkosten können hinzukommen. Wohn- und Gewerbebauprojekte haben zudem jeweils eigene Kosten. All diese Variablen müssen berücksichtigt und kalkuliert werden.

Was ist Bau­budgetmanagement?

Das Bau­budgetmanagement dreht sich um die Budgetverfolgung. Es ist der Prozess der Planung, Überwachung und Steuerung der finanziellen Ressourcen eines Bauprojekts, damit es im vorgegebenen Budget bleibt. Das Budget wird auf Grundlage von Projektkostenschätzungen wie Arbeits-, Geräte-, Material-, Genehmigungs- und Gemeinkosten erstellt. Die Kontrolle des Bau­budgets verbessert Kostenschätzungen, Ressourcenzuweisung, Änderungsmanagement und Risikomanagement.

Wer nimmt am Bau­budgetierungsprozess teil?

Am Bau­budgetierungsprozess sind verschiedene Parteien beteiligt, die zusammenarbeiten, um die Projektziele und Erwartungen mit den finanziellen Zielvorgaben in Einklang zu bringen.

• Projektauftraggeber oder Kunde: Der Auftraggeber oder Kunde hilft bei der Budgetierung und legt Parameter fest, um die gewünschten Ergebnisse zu erreichen. Neben der Unterstützung beim Projektumfang trifft er Entscheidungen zu Änderungsaufträgen und überwacht den Fortschritt, um Risiken gering zu halten.
• Projektmanager: Der Bauprojektmanager überwacht die Entwicklung des Projekts und trägt zur Kontrolle bei. Er arbeitet mit Kostenschätzern, Ingenieuren und Architekten zusammen, um die benötigten Daten zu erhalten, sodass das Budget die im Bauplan definierten Ziele und den Umfang widerspiegelt.
• Kostenschätzer: Ein Kostenschätzer liefert eine detaillierte Analyse der Baukosten. Diese Rolle prüft Projektpläne, erstellt detaillierte Schätzungen und greift auf historische Daten zurück, um aktuelle Marktpreise für Materialien und Arbeit zu bestimmen. So wird die Kostenplanung genau und wettbewerbsfähig.
• Architekten- und Ingenieurteams: Diese Teams liefern technische Details und Spezifikationen, die in Kostenschätzungen einfließen und die Budgetierung unterstützen. Sie erstellen umfassende Dokumente und Zeichnungen, die den Projektumfang darstellen und so für Klarheit bei potenziellen Bietern sorgen.
• Auftragnehmer und Subunternehmer: Auftragnehmer und Subunternehmer liefern detaillierte Kostenschätzungen für ihre jeweiligen Leistungsumfänge. Sie schlagen mögliche Kosteneinsparungen vor und arbeiten mit Projektmanagern zusammen, um das Budget zu verfeinern und die Ausrichtung sicherzustellen.
• Wichtige Stakeholder: Wichtige Stakeholder wie Projektauftraggeber, Ingenieure, Auftragnehmer, Architekten und Finanzanalysten sind aktiv am Budgetierungsprozess beteiligt, um durch ihre Zusammenarbeit zum Projekterfolg beizutragen.

Warum ist die Bau­budgetierung wichtig?

Wahrscheinlich verfügen Sie nicht über unbegrenzte Mittel. Stattdessen haben Sie Stakeholder, die in das Bauprojekt investiert haben und einen Gewinn erwarten – ohne Budget in ein Projekt zu starten, führt sicher zu überhöhten Ausgaben. Deshalb brauchen Sie eine Budgetbasis, die definiert, wie viel Sie ausgeben können. Ein Budget und ein Bauprojektplan gehen Hand in Hand bei jedem erfolgreichen Projekt.

Ein Bau­budget ist auch ein großartiges Werkzeug, um Ihr Projekt während der Ausführung im Bauzeitplan zu halten. Je mehr ungeplante Ausgaben ein Projekt hat, desto länger dauert es bis zur Fertigstellung. Mit einem Budget erfassen Sie so viele Baukosten wie möglich und helfen, den Bauzeitplan einzuhalten.

Die Nachverfolgung dieser Kosten ist ein Bereich, in dem Projektmanagement-Software unterstützen kann. ProjectManager ist eine Baumanagement-Software, die Ihr Budget in Echtzeit plant, überwacht und berichtet. Wir bieten Live-Dashboards, Berichte mit einem Klick und ein leistungsstarkes Online-Gantt-Diagramm, das Ihre Projektstruktur abbildet, den kritischen Pfad filtert und Baselines setzt, um Plankosten mit Ist-Kosten zu vergleichen. Testen Sie ProjectManager kostenlos!

Was ist in einem Bau­budget enthalten?

Ein Bau­budget ist im Grunde wie jedes andere Projektbudget – es summiert alle Kosten, damit das Projekt umgesetzt werden kann. Bauprojekte haben jedoch spezielle Kosten. Bevor Sie ein Bau­budget erstellen, ist es daher wichtig, die Projektkosten im Bauwesen zu verstehen, die in drei Grundkategorien fallen:

• Direkte Kosten: Dazu gehören schwere Geräte, Materialien und Arbeit.
• Allgemeine Bedingungen: Dies sind indirekte Kosten, die in drei Arten unterteilt sind: Vorkosten, Organisationskosten während der Bauphase und Betriebskosten des Projekts.
• Gewinn und Gemeinkosten: Gewinn ist die Differenz zwischen Einnahmen und Ausgaben, während Gemeinkosten die Betriebsausgaben für die Unternehmensführung darstellen.

Welche Positionen in Ihr Projektbudget aufgenommen werden, hängt vom jeweiligen Projekt ab. Im Allgemeinen sollte ein Bau­budget jedoch Folgendes enthalten:

• Grundstück: Diese Kosten hängen vom Bauort und dem Projektumfang ab. Dazu gehören Grundstückspreis, Maklergebühren, Finanzierung und Steuern.
• Honorare und Dienstleistungen: Dazu zählen Beratungskosten, einschließlich Genehmigungen, Vermessung, Tests, Architektur und Design, Masterplanung, Struktur-, Elektro-, Maschinen- und Bauingenieurwesen, Buchhaltung, Bank- und Maklergebühren.
• Materialien: Im Gegensatz zu anderen Kosten sind Materialpreise verhandelbar, insbesondere wenn Sie Beziehungen zu Lieferanten pflegen. Materialkosten machen in der Regel einen großen Teil des Bau­budgets aus und werden meist in zwei Kategorien unterteilt: Standortvorbereitung und Gebäudestruktur.
• Arbeit: Dies sind die Kosten für Facharbeiter, Subunternehmer, Geräteführer und andere Arbeitskräfte. Berücksichtigen Sie nicht nur Stundenlöhne, sondern auch Unfallversicherung, Urlaub und Krankheitszeiten.
• Geräte und Werkzeuge: Material- und Arbeitskosten bestimmen die Auswahl der Geräte und Werkzeuge, die für das Projekt gemietet werden müssen. Vergessen Sie nicht Liefer-, Betriebs-, Treibstoff- und Wartungskosten.
• Projektmanagement: Projektmanagement-Methoden helfen, ein Budget zu organisieren und zu überwachen, um Überausgaben zu vermeiden. Dazu gehören Kosten für Bauprojektmanagement-Software, Büroflächen, Nebenkosten, Internet, Telefon und Büromaterialien.
• Versicherungen und Bürgschaften: Alle Bauprojekte sind gesetzlich verpflichtet, Versicherungen abzuschließen. Es kann auch eine Kaution oder Bürgschaft erforderlich sein, um sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen den Auftrag erfüllt und alle Subunternehmer, Fachkräfte und Lieferanten bezahlt werden. Dies gilt besonders bei öffentlichen Aufträgen.
• Versorgungsleistungen und Steuern: Dazu gehören Gas-, Wasser-, Abwasser- und Stromkosten am Bauort. Es ist auch möglich, dass das Bauprojekt lokalen oder staatlichen Steuern unterliegt. Diese Sätze hängen vom Umfang und der Art des Bauprojekts ab.
• Rücklagen: Hier schaffen Sie Puffer für unvorhergesehene Kosten und unerwartete Ausgaben. Dazu gehören Änderungen im Umfang, Design- oder Materialaufwertungen, Maschinenausfälle, Unfälle oder höhere Gewalt. In der Regel beträgt der Rücklagenfonds zwischen drei und zehn Prozent des Gesamtbudgets.

Wie man ein Bau­budget erstellt

Um ein Bau­budget zu erstellen, das eine genaue Prognose der anfallenden Kosten liefert, befolgen Bauprojektmanager diese Schritte:

1. Projektumfang definieren

Beginnen Sie mit der Definition des Projektumfangs. Ziel ist es, festzulegen, welche Arbeiten im Rahmen des Projekts durchgeführt werden. Es gibt mehrere Werkzeuge, die dabei helfen, darunter ein Projektstrukturplan, ein Leistungsumfang und ein Leistungsbeschrieb.

• Projektstrukturplan (PSP): Dieses Werkzeug unterteilt Projekte in kleinere, besser handhabbare Aufgaben. Ein Projektstrukturplan hilft, Aufgaben zu organisieren und zu priorisieren, damit das Team mehr Klarheit hat und Verantwortung übernimmt.
• Leistungsumfang : Dieses detaillierte Dokument zeigt Aufgaben, Lieferobjekte und Zeitpläne eines Projekts. Es hilft, Scope Creep zu vermeiden und stellt sicher, dass Stakeholder abgestimmt sind.
• Leistungsbeschrieb: Dieses formelle Dokument beschreibt, welche Arbeiten ausgeführt werden, umfassender als der Leistungsumfang. Der Leistungsbeschrieb fungiert wie ein Vertrag und enthält mehr Details als der Scope of Work.

2. Baukostenschätzung erstellen

Um die Kosten eines Bauprojekts genau vorherzusagen, müssen historische Daten ähnlicher Projekte geprüft, Lieferanten befragt und die Einzelheiten des anstehenden Projekts verstanden werden. Realistische Erwartungen entstehen durch die Betrachtung von Ressourcen, Designoptionen usw.

Hier sind einige Schritte, die Projektmanagementteams bei der Kostenschätzung eines Bauprojekts berücksichtigen sollten.

Architekturzeichnungen, Baupläne und CAD-Designs prüfen

Bei der Projektplanung arbeiten Architektur- und Ingenieurteams eng mit Auftragnehmern zusammen, um eine Reihe von Architekturzeichnungen, Bauplänen und CAD-Designs zu erstellen, die dem Auftraggeber bei der Auswahl eines endgültigen Entwurfs dienen.

Der Projektmanager nutzt diese Informationen, um eine Anforderungsliste zu erstellen, einschließlich Materialien und Kostenschätzungen. Dies fließt in den Ausschreibungsprozess ein, bei dem der Auftraggeber einen Generalunternehmer auswählt und den Rahmen für die Erstellung des eigentlichen Bau­budgets festlegt.

Materialermittlung (MTO) durchführen

Das Ziel einer Materialermittlung besteht darin, die für das Projekt benötigten Materialien zu quantifizieren. Dazu werden die Pläne geprüft, Materialien geordnet und Mengen gemessen, um sicherzustellen, dass während des gesamten Projekts ausreichend vorhanden ist. Dies kann bei Bedarf laufend aktualisiert werden und hilft, die Projektkosten besser zu steuern.

Mengenermittlung (QTO) durchführen

Eine Mengenermittlung verbessert die Projektplanung und das Kostenmanagement. Sie quantifiziert die Materialien, Arbeitskräfte und Ressourcen, die für ein Projekt benötigt werden. Ziel ist es, Materialmengen, Arbeitsbedarf, Kostenschätzungen und Dokumentationen zu erfassen, um eine bessere Ressourcenplanung und Budgetierung zu ermöglichen. Mit dem Fortschritt des Projekts sollte die Mengenermittlung angepasst werden, um Preisänderungen widerzuspiegeln.

Leistungsverzeichnis erstellen

Ein Leistungsverzeichnis ist ein Dokument, das eine detaillierte Beschreibung der Materialien, Mengen, Qualitätsstandards und anderer Aspekte liefert, die für den Bau eines Gebäudes benötigt werden.

Es basiert auf Architekturzeichnungen, Bauplänen und CAD-Designs und ist eine große Hilfe bei der Kostenschätzung, Ausschreibung und Budgetverfolgung in Bauprojekten.

Stückliste erstellen

Eine Stückliste ist eine umfassende Aufstellung der Materialien, Komponenten und Teile, die zur Herstellung eines Produkts oder zur Fertigstellung eines Projekts benötigt werden. Während sie meist in der Fertigung verwendet wird, beschreibt sie im Bauwesen spezifische Baugruppen, die für ein Gebäude erforderlich sind, wie Fensterrahmen, HVAC-Komponenten und andere ähnliche Elemente.

Sie unterstützt die Planung und Terminierung, indem sie einen klaren Überblick darüber gibt, was benötigt wird. Außerdem verbessert sie das Bestandsmanagement und die Kostenschätzung. Jede Stückliste sollte Details wie Artikelbeschreibung, Menge, Maßeinheit, Lieferantendaten usw. enthalten.

Kostenbaseline für das Projekt festlegen

Um Kostenüberschreitungen zu vermeiden, legen Sie eine Kostenbaseline fest. Sie dient als Referenzpunkt zur Messung der Projektleistung und zur Kostenkontrolle. So stellen Projektmanager sicher, dass die Projektkosten im Budget bleiben. Dazu müssen Projektumfang definiert, ein Projektstrukturplan erstellt, Kosten geschätzt und die Zustimmung der Stakeholder eingeholt werden.

Software für Bau­budgetierung nutzen

Software für die Bau­budgetierung ist eines der wichtigsten Elemente bei der Erstellung einer Kostenschätzung. Sie bietet spezialisierte Werkzeuge, die Fachleuten im Bauwesen helfen, Projektbudgets präziser und effizienter zu planen, zu schätzen und zu verwalten. Beispiele sind Gantt-Diagramme, Kanban-Boards, Stundenzettel, Arbeitslastkalender und mehr.

Rücklagen, Gemeinkosten und Verwaltungskosten hinzufügen

Rücklagen sind Mittel, die für unerwartete Ereignisse während eines Projekts bereitgestellt werden. Sie bieten einen Puffer, um Risiken zu reduzieren und gleichzeitig das Projekt im Plan zu halten. Gemeinkosten sind nicht an spezifische Projekte gebunden, sondern unterstützen die allgemeinen Geschäftsabläufe. Verwaltungskosten können Genehmigungen, Gebühren und Versicherungen umfassen.

3. Gewinnspanne je nach Bauvertrag festlegen

Unterschiedliche Bauverträge basieren auf unterschiedlichen Gewinnspannen.

• Festpreisvertrag (Pauschalpreis): Bei einem Pauschalvertrag verpflichtet sich der Auftragnehmer, das Projekt zu einem festen Preis abzuschließen, unabhängig von den tatsächlich anfallenden Kosten. Der Auftragnehmer hat planbare Einnahmen, trägt jedoch ein hohes Risiko, wenn die Kosten infolge unvorhergesehener Umstände stark steigen. Deshalb ist effektives Projektmanagement entscheidend, um Kostenüberschreitungen zu vermeiden.
• Kosten-plus-Vertrag: In diesem Vertrag wird der Auftragnehmer für alle legitimen Projektkosten zuzüglich einer Gebühr oder eines Gewinnprozentsatzes entschädigt. Das Risiko für den Auftragnehmer ist gering, die Gewinnspanne hängt jedoch von der Effizienz des Kostenmanagements ab.
• Zeit- und Materialvertrag: Hier wird der Auftragnehmer für die tatsächlich aufgewendete Zeit und die verwendeten Materialien bezahlt, zuzüglich eines Aufschlags für Gewinn und Gemeinkosten. Ein Zeit- und Materialvertrag bietet Flexibilität bei unerwarteten Änderungen, doch Ineffizienzen können die Gewinne beeinträchtigen.
• Einheitspreisvertrag: Der Auftragnehmer erhält einen vorher festgelegten Preis pro abgeschlossener Einheit, z. B. pro Kubikyard oder Quadratmeter. Dies ermöglicht Anpassungen je nach Arbeitsvolumen, doch bei unterschätzten Mengen können die Gewinnspannen erheblich sinken.
• Garantierter Höchstpreis (GMP): Dies ist ein hybrider Ansatz: Der Auftragnehmer wird für die tatsächlichen Kosten entschädigt, jedoch mit einer Obergrenze für die Gesamtzahlung. Dadurch sinkt das Risiko für den Auftragnehmer, aber wenn die Kosten den GMP übersteigen, muss er diese tragen.

4. Zustimmung der Stakeholder einholen

Nun sollte der Projektmanager mit den Stakeholdern sprechen. Dies macht mögliche Probleme sichtbar, die vor der Projektausführung gelöst werden können. Durch die Dokumentation der Vorbauphase hat der Projektmanager Nachweise, die zeigen, wo unerwartete Kosten entstehen können. Diese potenziellen Kosten fließen in das Bau­budget ein.

5. Richtlinien für das Bau­budgetmanagement definieren

Nehmen Sie sich Zeit, um die Richtlinien für das Budgetmanagement anhand der folgenden Informationen festzulegen.

• Kennzahlen zur Kostenkontrolle: Verschiedene EVM-Metriken wie Kostenleistungsindex, Budgetabweichung und Kostenüberschreitungsprozentsatz helfen, die Gesundheit eines Bau­budgets zu überwachen.
• Änderungsmanagement-Prozess: Denken Sie an ein Change Control Board, also eine Gruppe, die über Änderungsanträge entscheidet. Wenn genehmigt, wird daraus ein Änderungsauftrag, der im Änderungsprotokoll erfasst wird. Ein Änderungsmanagement-Prozess ermöglicht es, Ressourcen neu zuzuweisen, um notwendige Änderungen umzusetzen.
• Tools zur Budgetverfolgung: Dazu gehören Stundenzettel, tägliche Baurapporte oder Projekt-Dashboards, um die Bau­budgetierung im Plan zu halten.

Fehler, die man bei der Bau­budgetierung vermeiden sollte

Einer der größten Fehler, den ein Projektmanager bei der Erstellung eines Bau­budgets machen kann, sind ungenaue Schätzungen. Dies wird noch problematischer, wenn kein klarer Projektzeitplan vorliegt, bevor die Budgetprognose erstellt wird.

Ein weiterer Fehler bei der Schätzung ist der Fokus allein auf die Gesamtkosten, was dazu führen kann, dass die niedrigsten Angebote von Generalunternehmern akzeptiert werden. Der niedrige Preis mag die Stakeholder anfangs erfreuen, doch wenn die Qualität der Arbeit mangelhaft ist, währt diese Freude nicht lange. Ihr Ruf kann darunter leiden, und langfristig entstehen höhere Kosten.

Ebenso wichtig wie der Bauzeitplan ist Ihr Bauplan. Wenn Sie sich nicht die Zeit für eine gründliche Planung nehmen, verlangsamt das langfristig Ihr Projekt. Abhängigkeiten, Designfehler und mehr können übersehen werden. Das verzögert den Bau und bringt Ihr Budget in Gefahr.

Um dies zu vermeiden, können Sie Bauzeitplanungssoftware mit leistungsstarken Projektplanungstools wie ProjectManager nutzen, sodass keine Diskrepanzen zwischen Bauplan, Zeitplan und Budget entstehen.

ProjectManager ist eine leistungsstarke Software für die Bau­budgetierung

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Kosten auf Gantt-Diagrammen planen und verfolgen

Der Projektplan ist die Blaupause für Ihr Budget. Darin sammeln Sie die Aufgaben, die erledigt werden müssen, sowie die Ressourcen, die dafür benötigt werden. Das interaktive Gantt-Diagramm von ProjectManager bietet alle Grundlagen wie das Verknüpfen von Abhängigkeiten und das Setzen von Meilensteinen. Anders als bei Mitbewerbern können Sie hier jedoch eine Baseline festlegen, um Ist-Ausgaben mit dem Plan zu vergleichen.

Das gesamte Team auf dem Laufenden halten

Sie erhalten nicht nur Echtzeitdaten, die Fortschritt und Leistung sofort zeigen, sondern jeder kann direkt auf Aufgabenebene Kommentare hinterlassen. E-Mail-Benachrichtigungen und In-App-Mitteilungen halten alle über Änderungen des Aufgabenstatus auf dem Laufenden. So kann Ihr Team auf der Baustelle nahtlos mit dem Team in der Zentrale kommunizieren.

Fortschritt mit Dashboards verfolgen

Für detailliertere Einblicke nutzen Sie das Live-Dashboard von ProjectManager. Daten werden automatisch gesammelt, berechnet und in Diagrammen dargestellt, die Kennzahlen wie Zeit und Kosten anzeigen. Berichte mit einem Klick liefern noch tiefere Einblicke, da sie filterbare Daten bereitstellen, die genau das anzeigen, was Sie benötigen. Außerdem lassen sie sich leicht mit Stakeholdern teilen, um deren Erwartungen zu steuern.

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