Was ist ein Leistungsumfang?

Ein Leistungsumfangs-Dokument ist eine Vereinbarung über die Arbeiten, die Sie im Rahmen des Projekts ausführen werden. Der Leistungsumfang im Projektmanagement umfasst die Lieferobjekte, einen Zeitplan, Meilensteine und Berichte. Im Folgenden sehen wir uns diese Elemente genauer an.

Was sollte in einem Leistungsumfangs-Dokument enthalten sein?

Nachfolgend finden Sie einen Überblick über die wichtigsten Bestandteile eines Leistungsumfangs. Sie können einige dieser Elemente hinzufügen oder entfernen, um sie besser an die Anforderungen Ihrer Projekt-Stakeholder anzupassen.

Projektergebnisse

Dies sind die Ergebnisse, die Ihr Projekt liefert. Ob Produkt oder Dienstleistung – sie sind der Grund, warum Sie das Projekt für Ihren Kunden, Stakeholder oder Sponsor durchführen. Unabhängig davon, worum es sich handelt – ein Dokument, Bericht, eine Software, ein Produkt oder ein Bauvorhaben – jedes Element sollte hier eindeutig definiert werden. Die Erstellung einer Arbeitsstrukturplanung kann in diesem Schritt hilfreich sein. Stellen Sie außerdem sicher, dass es Akzeptanzkriterien für die Projektergebnisse gibt, wie etwa Qualitätsstandards oder funktionale Anforderungen.

Projektzeitplan

Betrachten Sie einen Zeitplan als eine Straße, die vom Projektbeginn bis zum Abschluss führt. Dieser Abschnitt des Dokuments beschreibt die wichtigsten Phasen innerhalb der Projektdauer. Er sollte auch die Punkte markieren, an denen Ihre Lieferobjekte fertiggestellt werden. Wie Sie sich vorstellen können, ist es entscheidend, den Gesamtplan eines Projekts zu definieren. Dies wird am besten visuell dargestellt, beispielsweise als zusammengefasster Gantt-Plan, damit die Stakeholder den übergeordneten Zeitplan leicht erkennen können.

Projektmeilensteine

Projekte können lang und komplex sein. Deshalb werden sie über eine Zeitachse dargestellt und in handlichere Teile, sogenannte Aufgaben, unterteilt. Größere Phasen des Projekts werden durch sogenannte Meilensteine markiert. Sie helfen dabei, den Fortschritt des Projekts zu überwachen und sicherzustellen, dass der Zeitplan eingehalten wird. Definieren Sie im Leistungsumfangs-Dokument Ihre wichtigsten Meilensteine auf einer Projektzeitachse, einschließlich Projekt-Kickoffs, Meetings, Übergaben usw.

Projektberichte

Während des Projekts werden Sie regelmäßig Berichte erstellen, die entweder an Ihr Team, den Kunden, den Stakeholder oder den Sponsor geliefert werden. Diese können Statusberichte, Fortschrittsberichte, Abweichungsberichte und andere enthalten. Sie sind nicht nur ein formaler Nachweis des Projektfortschritts, sondern auch ein Kommunikationsmittel, das über die reine Terminverfolgung hinausgeht.

Je nachdem, wie Sie Ihre Berichte anpassen, können sie eine Vielzahl von Daten enthalten, die unterschiedlichen Zielgruppen dienen. Definieren Sie, wie Sie über das Projekt berichten werden, wann die Stakeholder mit diesen Berichten rechnen können und von wem sie erstellt werden.

Wie man einen Leistungsumfang erstellt

Nachdem wir die Bestandteile eines Leistungsumfangs-Dokuments aufgelistet haben, gehen wir nun den Schritt-für-Schritt-Prozess zur Erstellung durch. Diese Schritte helfen Ihnen, einen Leistungsumfang für verschiedene Branchen – wie Bauwesen oder Fertigung – zu erstellen.

1. Definieren Sie die Projektziele: Bevor Sie einen Leistungsumfang verfassen, sollten Sie festlegen, welche Projektziele durch die Durchführung der im Dokument enthaltenen Aufgaben erreicht werden sollen.
2. Verwenden Sie eine Arbeitsstrukturplanung, um Projektaufgaben zu identifizieren: Der erste Schritt beim Erstellen eines Leistungsumfangs besteht darin, alle Projektaufgaben zu identifizieren. Dies geschieht mithilfe einer Arbeitsstrukturplanung (Work Breakdown Structure, WBS), einem Projektmanagement-Tool, mit dem Projekte und Arbeitspakete in einzelne Aufgaben unterteilt werden können, um sie besser zu planen und zu terminieren.
3. Bestimmen Sie Ihre Projektergebnisse: Ein Projektergebnis ist ein greifbares oder nicht greifbares Ergebnis aus den Aufgaben. Sie sind ein wichtiger Bestandteil des Leistungsumfangs, da sie die Resultate des Projekts darstellen.
4. Definieren Sie die Abnahmekriterien für Ihre Projektergebnisse: Projektergebnisse müssen die vom Projektkunden festgelegten Abnahmekriterien erfüllen, wie z. B. Qualitätsstandards oder Funktionsanforderungen.
5. Verwenden Sie die CPM-Methode zur Erstellung eines Projektzeitplans: Die Critical-Path-Methode ist eine Projektplanungstechnik, die es Projektmanagern ermöglicht, einen Projektzeitplan zu erstellen und die Projektdauer zu schätzen, indem sie die längste Abfolge von Aufgaben identifizieren.
   Es ist wichtig, diese oder andere Projektplanungstechniken zu verwenden, um einen realistischen Zeitplan für Ihren Leistungsumfang zu erstellen.
6. Legen Sie Zahlungsbedingungen für das Projekt fest: Sie können die Zahlungsbedingungen als Abschnitt in Ihrem Leistungsumfangs-Dokument aufnehmen.
7. Definieren Sie Verfahren für die Projektberichterstattung: Die Kommunikation zwischen dem Projektteam und den Projekt-Stakeholdern ist sehr wichtig. Daher sollte Ihr Leistungsumfangs-Dokument einen Abschnitt enthalten, der erklärt, wie die Berichterstattung erfolgen wird.

Mit ProjectManager können Sie in Sekundenschnelle eine Arbeitsstrukturplanung (WBS) erstellen, Berichte entwerfen und einen Projektzeitplan mit unserem Online-Gantt-Diagramm-Tool entwickeln. Erfassen Sie Ihren Leistungsumfang, erstellen Sie ein Budget, weisen Sie Aufgaben zu, fügen Sie Abhängigkeiten hinzu und vieles mehr. Präsentieren Sie anschließend alles Ihrem Team und den Stakeholdern, um das Projekt erfolgreich zu starten. Testen Sie es noch heute kostenlos.

Beispiel für einen Leistungsumfang (Scope of Work)

Um den Zweck und die Bedeutung eines Leistungsumfangs im Projektmanagement zu verstehen, betrachten wir ein einfaches Beispiel für einen Leistungsumfang: die Planung einer Hochzeit. Eine Hochzeit ist ein Projekt, und je nach Braut (oder Bräutigam) kann sie größer und komplexer sein als der Bau einer Autobahn oder eines Flughafens.

Nehmen wir einen Aspekt dieses größeren Projekts – die Hochzeitseinladungen – und brechen ihn in einen Leistungsumfang auf. Wir werden die Lieferobjekte, den Zeitplan, die Meilensteine und die Berichte in diesem Beispiel für einen Leistungsumfang darlegen.

Lieferobjekte

• Einladungs­liste
• Adressen der Gäste
• Einladungen
• Adressierte Umschläge
• Briefmarken

Zeitplan

• 1. Januar: Entscheidung über die Einladungs­liste
• 1. Februar: Sammlung der Adressen der Gäste
• 1. März: Auswahl des Einladungstyps und Druck
• 1. April: Adressierung und Versand der Einladungen
• 1. Mai: Endgültige Gästeliste festlegen
• 1. Juni: Hochzeit

Meilensteine

• Auswahl der Gäste und Sammlung der Adressen
• Versand der Einladungen
• Endgültige Zählung der Teilnehmer

Berichte

• Überprüfung des Fortschritts bei der Adressensammlung
• Regelmäßiger Kontakt mit der Druckerei zum Status der Einladungen
• Abgleich der eingegangenen Zusagen (RSVPs) mit der Einladungsliste

Beispiel für einen Leistungsumfang im Bauwesen

Erstellen wir nun einen Leistungsumfang für ein kleines Bauprojekt – den Bau eines Hauses. Dieses Projekt umfasst viele Schritte, aber in diesem Beispiel konzentrieren wir uns auf einige der wichtigsten Lieferobjekte, Zeitpläne, Meilensteine und Berichte.

Projektergebnisse: Diese Projektergebnisse sind einzelne, greifbare Resultate aus verschiedenen Bauaktivitäten.

• Gelände­räumung
• Boden­nivellierung
• Fundamente
• Grundmauern
• Abwasserleitungen
• Holzrahmenkonstruktion
• Montage der Beplankung
• Installation des HVAC-Systems
• Installation von Elektroverteilungen und Verkabelung
• Dachmontage
• Einbau der Isolierung
• Trockenbauinstallation
• Innenanstrich, Geräte, Schränke und weitere Abschlussarbeiten

Projektzeitplan: Der Zeitplan des Leistungsumfangs hängt von der Komplexität des Bauentwurfs und der Vereinbarung zwischen dem Bauherrn und dem Generalunternehmer ab, der Subunternehmer beauftragt, um verschiedene Bauarbeiten auszuführen.

Projektmeilensteine: Die Meilensteine des Leistungsumfangs kennzeichnen wichtige Fortschritte im Projekt, während Aufgaben ausgeführt werden. Anstatt sich auf einzelne Projektergebnisse zu beziehen, beschreiben sie abgeschlossene Projektphasen. Als Projektmanager können Sie die Meilensteine auswählen, die für Ihr Projekt am bedeutendsten sind.

• Die Gebäudehülle wurde fertiggestellt
• Fundament-, Rahmen-, Sanitär- und Elektroabnahmen wurden bestanden
• Außenarbeiten wurden abgeschlossen
• Innenarbeiten wurden abgeschlossen
• Projekt wurde erfolgreich übergeben

Projektberichte: Die Berichte, die Sie zur Nachverfolgung des Leistungsumfangs verwenden, können variieren, doch diese sind für Bauprojekte unverzichtbar.

• Projektstatusberichte
• Tägliche Bauberichte
• Mängellisten (Punch List)

Warum ist es wichtig, einen Leistungsumfang zu erstellen?

Hier sind einige Gründe, warum das Erstellen eines Leistungsumfangs für Projekte vorteilhaft ist.

Definiert den Projektumfang

Der Hauptzweck eines Leistungsumfangs besteht darin, den Projektumfang zu definieren. Das bedeutet, festzulegen, welche Arbeiten durchgeführt werden, sowie welche Aktivitäten, Lieferobjekte oder Aufgaben nicht Teil des Projekts sind.

Verhindert Scope Creep

Scope Creep ist ein Risiko, das jedes Projekt betreffen kann. Es tritt auf, wenn während der Projektausführung zusätzliche Aufgaben in den ursprünglichen Projektumfang aufgenommen werden.

Diese ungeplanten Ergänzungen im Arbeitsplan verursachen zusätzliche Kosten und bringen den Projektzeitplan aus dem Gleichgewicht. Scope Creep kann vermieden werden, wenn ein klarer Leistungsumfang vorhanden ist, der festlegt, was durchgeführt wird und was nicht. Änderungen am Projektumfang können jedoch durch ein Änderungsantragsverfahren erfolgen – ein weiteres wichtiges Dokument im Projektmanagement.

Schafft klare Erwartungen für Projekt-Stakeholder

Ohne ein Leistungsumfangs-Dokument könnten Projekt-Stakeholder unrealistische Erwartungen an ein Projekt haben, etwa dass bestimmte Aufgaben und Lieferobjekte ausgeführt werden. Daher ist es für Projektmanager und Projektteams wichtig sicherzustellen, dass es einen Leistungsumfang gibt, der den Stakeholdern verdeutlicht, was sie erwarten können.

Beispielsweise ist der Leistungsumfang ein wichtiger Bestandteil eines Projektvorschlags – eines der Projektmanagement-Dokumente, mit dem Projektteams Stakeholdern wie Kunden oder Projektsponsoren erklären können, was sie von einem Projekt erwarten dürfen.

Tipps für den Leistungsumfang

Bevor Sie mit dem Schreiben beginnen, sollten Sie diese Tipps beachten.

1. Seien Sie spezifisch: Erklären Sie verwendete Begriffe klar und eindeutig.
2. Verwenden Sie visuelle Darstellungen: Ein Bild sagt mehr als tausend Worte.
3. Holen Sie Freigaben ein: Stellen Sie sicher, dass alle Verantwortlichen ihre Zustimmung geben.

Es ist nicht besonders schwierig, aber es muss gründlich sein – Sie möchten schließlich nicht während der heißen Projektphase mit der Dokumentation hinterherhinken.
Profi-Tipp: Der Leistungsumfang (SOW) ist ein wesentlicher Bestandteil des Projektplans und wird oft als Teil des gesamten Projektplans integriert. Allerdings kann das Schreiben zeitaufwendig sein. Wir haben Dutzende von Projektmanagement-Vorlagen erstellt, um Ihnen bei der Erstellung all Ihrer Projektdokumente zu helfen.

Wie Sie Ihren Leistungsumfang mit Projektmanagement-Software verwalten

Es kann überwältigend sein, so viele Aufgaben im Blick zu behalten – aber Projektmanagement-Software kann diesen Prozess erheblich vereinfachen. In ProjectManager können Sie Ihre Tabellenkalkulation importieren oder eine unserer branchenspezifischen Vorlagen verwenden, um sofort loszulegen.

Eine Aufgabenliste ist nur der Anfang. Um Ordnung ins Chaos zu bringen, sollten Sie die Dauer schätzen, indem Sie Start- und Enddaten hinzufügen. Wir platzieren Ihre Aufgaben dann automatisch auf einer Zeitachse in unserer Gantt-Diagramm-Ansicht, sodass Sie das gesamte Projekt an einem Ort sehen können. Bringen Sie zusätzliche Struktur hinein, indem Sie Aufgaben priorisieren, Abhängigkeiten verknüpfen, um spätere Engpässe zu vermeiden, und Meilensteine setzen, um das große Projekt in überschaubare Phasen zu unterteilen.

Aufgabenbasiert zusammenarbeiten

Aufgaben benötigen Menschen, die sie ausführen und das Projekt voranbringen. Sie haben Ihren Zeitplan – nun können Sie Ihr Team einbinden und mit der Zuweisung von Aufgaben beginnen. Dies ist in jeder unserer verschiedenen Projektansichten möglich. Wir bieten Kollaborationstools, die Teams produktiver machen und die Zusammenarbeit fördern. Sie können Anweisungen in Aufgabenbeschreibungen geben und Dateien an Aufgaben anhängen. Danach können Teammitglieder direkt auf Aufgabenebene kommentieren und miteinander kommunizieren; Benachrichtigungen werden per E-Mail versendet. Dies eignet sich sowohl für verteilte Teams als auch für solche, die im selben Raum arbeiten.

Fortschritt verfolgen, um pünktlich und im Budget zu bleiben

Gerade bei verteilten Teams stellt sich die Frage: Wie behalten Sie den Überblick über deren Fortschritt, wenn Sie nicht direkt nachfragen können? Wir lösen dieses Problem mit leistungsstarken Monitoring-Funktionen wie einem Echtzeit-Dashboard, das den Aufgabenfortschritt, Kosten und weitere wichtige Projektkennzahlen zeigt. Unsere Software sammelt Statusaktualisierungen automatisch und stellt sie in leicht lesbaren Diagrammen und Grafiken dar. Diese können Sie sogar in Stakeholder-Meetings präsentieren, um alle auf dem Laufenden zu halten.

Für detailliertere Daten bieten wir Ein-Klick-Berichte, die gefiltert werden können, um genau die Informationen anzuzeigen, die Sie benötigen. Berichte verfolgen Projektabweichungen, Arbeitsbelastung und vieles mehr. So können Sie Probleme frühzeitig erkennen und beheben, bevor sie das Projekt gefährden.

Wenn Sie möchten, dass Ihr Leistungsumfang der Beginn eines erfolgreichen Projekts ist, testen Sie ProjectManager 30 Tage lang kostenlos. Wenn Sie ein Tool benötigen, das Ihnen hilft, Ihren Leistungsumfang zu verwalten und zu verfolgen, melden Sie sich jetzt bei ProjectManager an.