Eine der Hauptaufgaben jedes Projektmanagers besteht darin, Projektressourcen zu verfolgen, damit sie bei Bedarf verfügbar sind. Dazu muss die Ressourcenauslastung gemessen werden. Durch die Berechnung der Ressourcenauslastung erhalten Projektmanager und Arbeitgeber ein besseres Verständnis dafür, wie Arbeitskräfte oder Geräte geplant werden können, um Kosten zu minimieren, die Produktivität zu steigern und die Kundennachfrage zu erfüllen.

Was ist Ressourcenauslastung?

Die Ressourcenauslastung ist eine Kennzahl der Ressourcenplanung, die den Auslastungsgrad von Ressourcen über einen bestimmten Zeitraum misst. Dadurch können Projektmanager unter- oder überbeanspruchte Projektressourcen identifizieren.

Es gibt verschiedene Methoden, um die Ressourcenauslastung zu messen. Die meisten Projektmanager nutzen jedoch Projektmanagement-Software wie ProjectManager, um diesen Prozess zu vereinfachen. ProjectManager verfügt über Gantt-Diagramme, Zeiterfassungsbögen, Arbeitsbelastungsdiagramme, Dashboards und andere Tools für das Ressourcenmanagement. Starten Sie noch heute kostenlos.

Mit dem Gantt-Diagramm von ProjectManager können Sie einen detaillierten Ressourcenplan für jedes Projekt erstellen. Visualisieren Sie Aufgaben in einer Zeitachse, weisen Sie Ressourcen zu, schätzen Sie Kosten ab und verfolgen Sie die Ressourcenauslastung mithilfe von Zeiterfassungsbögen, Arbeitsbelastungsdiagrammen, Dashboards und weiteren Tools. Starten Sie jetzt kostenlos mit ProjectManager.

Die Ressourcenauslastung wird oft mit der Ressourcenallokation verwechselt, doch dabei handelt es sich um zwei unterschiedliche Konzepte der Ressourcenplanung. So unterscheiden sie sich:

Ressourcenauslastung vs. Ressourcenallokation

Während die Ressourcenauslastung misst, wie Ressourcen genutzt werden, bezieht sich die Ressourcenallokation auf den Prozess, bei dem der Projektmanager die Ressourcenanforderungen für das Projekt festlegt, sein Team auswählt und Ressourcen für Aufgaben im gesamten Projektlebenszyklus zuteilt. Dazu gehören auch Neuzuweisungen und Anpassungen der Arbeitsbelastung des Teams, wenn sich die Anforderungen ändern.

Bedeutung der Überwachung der Ressourcenauslastung im Projektmanagement

Die Kenntnis der Ressourcenauslastung ist entscheidend für die Ressourcenplanung, die Kostenkontrolle und die Entscheidungsfindung – etwa bei Anpassungen des Projektplans, Budgets oder Zeitplans. Die Ressourcenauslastung sorgt außerdem für Transparenz im Projekt.

Je höher die Transparenz und je besser die Überwachung, desto geringer ist die Wahrscheinlichkeit, dass wichtige Schritte übersehen werden. So können Risiken frühzeitig erkannt werden, bevor sie zu Problemen werden, die das Projekt gefährden.

Dies führt zu einer höheren Kapitalrendite (ROI). Das Verständnis der Ressourcenkapazität stellt sicher, dass Ressourcen nicht überlastet oder überbeansprucht werden, was zu höherer Effizienz führt und die Wirtschaftlichkeit des Projekts unterstützt.

Darüber hinaus ist die Messung der Ressourcenauslastung ein wichtiger Bestandteil des gesamten Ressourcenmanagementprozesses, da sie für Ressourcenabgleich, Ressourcenplanung, Ressourcensteuerung und Ressourcenglättung erforderlich ist. Dafür ist es notwendig, die Auslastungsrate der Ressourcen zu kennen.

Was ist die Auslastungsrate?

Die Auslastungsrate ist eine Kennzahl, die den Prozentsatz der insgesamt verfügbaren Ressourcen angibt, die eine Organisation zu einem bestimmten Zeitpunkt nutzt. Dies gilt sowohl für menschliche als auch nicht-menschliche organisatorische Ressourcen wie Maschinen und andere Kapitalgüter. Ihre Nutzung kann in Arbeitsstunden gemessen werden, es gibt jedoch viele weitere Variablen, die berücksichtigt werden müssen und in der Regel in einem Ressourcenauslastungsbericht enthalten sind.

Was ist ein Ressourcenauslastungsbericht?

Ein Ressourcenauslastungsbericht zeigt die Auslastungsrate der Ressourcen, um festzustellen, welche Ressourcen derzeit verfügbar sind und ob ausreichend Kapazitäten vorhanden sind, um zukünftige Projektaufgaben auszuführen.

Es gibt kein standardisiertes Format für Ressourcenauslastungsberichte, aber hier sind einige Elemente, die enthalten sein können:

• Arbeitskosten: Eines der Hauptziele eines Ressourcenauslastungsberichts besteht darin, die Kosten zu dokumentieren, die mit den für die Projektausführung zugewiesenen Ressourcen verbunden sind.
• Ressourcenplan: Berichte sollten Informationen zur Ressourcenplanung enthalten, um anzugeben, wann und wie lange Ressourcen eingesetzt werden.
• Ressourcenkapazität: Organisationen müssen ihre aktuelle Ressourcenauslastung mit ihren Ressourcenprognosen und der gesamten Kapazität vergleichen, um festzustellen, ob sie weitere Projekte übernehmen können, ohne den laufenden Betrieb zu beeinträchtigen.
• Ressourcenverfügbarkeit: Ein Auslastungsbericht sollte die aktuelle Verfügbarkeit der Ressourcen eines Projekts oder einer Organisation dokumentieren sowie eventuelle Ressourceneinschränkungen, die sich ständig ändern, wenn Aufgaben abgeschlossen werden.

Welche Tools können verwendet werden, um die Ressourcenauslastung zu verfolgen?

Hier ist ein kurzer Überblick über einige der am häufigsten verwendeten Tools zur Verfolgung der Ressourcenauslastung in Projekten.

Gantt-Diagramme

Ein Gantt-Diagramm ist ein Projektplanungs-Tool, das zur Erstellung eines Ressourcenplans verwendet werden kann. Es besteht aus zwei Teilen: Auf der einen Seite befindet sich ein Raster mit Projektaufgaben, Informationen zur Ressourcenallokation, geschätzten Kosten, Fälligkeiten und Abhängigkeiten. Die andere Hälfte ist ein gestapeltes Balkendiagramm, das hilft, die Aufgaben im Ressourcenplan visuell darzustellen.

Diagramme zum Arbeitslastmanagement

Arbeitslastmanagement-Diagramme zeigen die Auslastungsraten der Mitarbeiter und verdeutlichen, welche über- oder unterlastet sind. So können Manager Aufgaben neu zuweisen, um die Arbeitslast ihres Teams auszugleichen.

Stundenzettel

Stundenzettel erfassen die Arbeitszeiten der Mitarbeiter zur Lohnabrechnung. Sie helfen Arbeitgebern und Arbeitnehmern, sich über die geleistete Arbeit und die entsprechende Vergütung zu verständigen – ein wichtiger Aspekt bei der Nachverfolgung von Projektbudgets.

Dashboards zur Ressourcenauslastung

Dashboards zur Ressourcenauslastung eignen sich ideal, um die tägliche Nutzung der Ressourcen eines Projekts oder einer Organisation zu überwachen. Idealerweise sollten Unternehmen Software mit einem Echtzeit-Daten-Dashboard verwenden, um den Fortschritt von Aufgaben, die Ressourcenauslastung, Zeitpläne und Kosten zu verfolgen.

Beispiel für Ressourcenauslastung

Um besser zu verstehen, wie die Verfolgung der Ressourcenauslastung funktioniert, betrachten wir ein reales Szenario. Stellen Sie sich vor, ein Hersteller bewertet Bestellungen, die kürzlich von potenziellen Kunden eingegangen sind.

Bevor der Hersteller diese Projekte übernimmt, muss er seine gesamte Ressourcenkapazität ermitteln und sie mit der aktuellen Ressourcenauslastung vergleichen, um festzustellen, wie hoch die derzeitige Ressourcenverfügbarkeit ist. Wenn genügend verfügbare Ressourcen vorhanden sind, könnte der Hersteller beschließen, diese Aufträge anzunehmen.

Das ist jedoch nicht der einzige Faktor, der in diese Entscheidung einfließt. Zahlreiche Ressourceneinschränkungen können die Verfügbarkeit von Ressourcen beeinflussen, wie Probleme in der Lieferkette, geplante Wartungsarbeiten, Maschinenausfälle oder Mitarbeiterfluktuation.

Wie man die Ressourcenauslastungsrate berechnet

Auch wenn es nur eine Definition der Ressourcenauslastung gibt, existieren verschiedene Auslastungsraten, die je nach Zweck der Ressourcenplanung verwendet werden können. Hier sind die wichtigsten Formeln zur Berechnung der Ressourcenauslastung.

Formel zur Berechnung der Auslastungsrate

Auslastungsrate = Gesamtzahl der abrechenbaren Stunden / Gesamtzahl der verfügbaren Stunden

Die Formel zur Berechnung der Auslastungsrate wird verwendet, wenn Projektmanager bewerten möchten, wie profitabel ihre Ressourcenauslastung ist. Dies geschieht, indem abrechenbare Stunden mit der Gesamtzahl der verfügbaren Arbeitsstunden eines Mitarbeiters verglichen werden.

Abrechenbare Stunden sind Arbeitsstunden, die einem Kunden in Rechnung gestellt werden, sobald die Arbeit abgeschlossen ist. In der Regel sollten Projektmanager eine Auslastungsrate von 0,8 oder 80 Prozent anstreben. Dies gewährleistet eine hohe abrechenbare Ressourcenauslastung, während gleichzeitig Raum für eine gesunde Work-Life-Balance bleibt.

Eine hohe nicht abrechenbare Auslastung hingegen zeigt an, dass das Team zu viel Zeit für nicht kritische Aufgaben aufwendet.

Formel zur Berechnung der Kapazitätsauslastungsrate

Kapazitätsauslastungsrate = Summe aller individuellen Auslastungsraten / Gesamtzahl der Mitarbeiter

Ermitteln Sie zunächst die individuelle Auslastungsrate für jedes Teammitglied und berechnen Sie anschließend die Ressourcenauslastungsrate für das gesamte Team. Verwenden Sie dazu die Formel für die Kapazitätsauslastung, die den aktuellen Durchschnitt der Team-Auslastungsrate angibt.

Formel für die optimale Auslastungsrate

Optimale Auslastungsrate = Ressourcenkosten + Gemeinkosten + Gewinnspanne / Kapazitätsauslastungsrate

Die Formel für die optimale Auslastungsrate gleicht Ressourcenkosten, Gemeinkosten und Gewinnspanne mit der Kapazitätsauslastungsrate aus.

Formel für die ideale Auslastungsrate

Ideale Auslastungsrate = Ressourcenkosten + Gemeinkosten + Gewinnspanne / Gesamtzahl der verfügbaren Stunden * Idealer Abrechnungssatz

Die Formel für die ideale Auslastungsrate stellt ein Gleichgewicht zwischen Ressourcenkosten, Gemeinkosten und Gewinnspanne her – in Kombination mit der Gesamtzahl der verfügbaren Stunden und dem idealen Abrechnungssatz, also dem Preis, der den Kunden berechnet wird.

Wie Sie die Ressourcenauslastung optimieren, um produktiver zu sein

Hier sind einige Tipps, um den Prozess der Ressourcenauslastung zu optimieren, damit das Projektteam mehr erreichen kann, ohne auszubrennen.

1. Definieren Sie abrechenbare und nicht abrechenbare Stunden

Der erste Schritt zur genauen Messung der Ressourcenauslastung besteht darin, die abrechenbaren und nicht abrechenbaren Aktivitäten des Projektteams festzulegen. Sobald diese definiert sind, berechnen Sie die gesamte Auslastung, die abrechenbare Auslastung und die nicht abrechenbare Auslastung.

2. Bestimmen Sie die verfügbaren Stunden jedes Teammitglieds

Ermitteln Sie die verfügbaren Stunden für jedes Teammitglied auf der Grundlage ihrer Verträge – ob Vollzeit, Teilzeit oder auf Basis von Leistungseinheiten. So wird die Aufgabenverteilung einfacher. Verwenden Sie Stundenzettel, Ressourcenkalender, Ressourcenhistogramme und andere Tools, um die Ressourcenauslastung zu verfolgen.

3. Verwenden Sie Stundenzettel zur Messung der Ressourcenauslastung

Stundenzettel sind ein unverzichtbares Werkzeug zur Messung der Ressourcenauslastung, da sie die Arbeitszeit des Teams dokumentieren, Ressourcenauslastungsformeln anwenden und die Gesamtauslastung messen.

4. Verwenden Sie die Ressourcenauslastungsformel

Nutzen Sie die oben genannten Formeln und messen Sie die Ressourcenauslastung basierend auf den Anforderungen des Projekts – ob abrechenbar, nicht abrechenbar oder strategisch.

5. Bestimmen Sie die Produktivität der Mitarbeiter

Basierend auf der Analyse der Ressourcenauslastung können Sie ermitteln, welche Mitarbeiter überlastet, unterlastet oder im Vergleich zu ihren Kollegen eine geringere Leistung zeigen – gemessen an den erzielten Ergebnissen und Lieferobjekten.

Vorteile des Managements der Ressourcenauslastung

Wie oben erläutert, ist die Überwachung und Verwaltung der Ressourcenauslastung sowohl für Unternehmen als auch für Projekte von entscheidender Bedeutung. Hier sind einige der wichtigsten Vorteile einer effektiven Kontrolle der Ressourcenauslastung:

• Klares Verständnis über Ressourcenverfügbarkeit und Ressourcenkapazität
• Erkennen, wer über- oder unterlastet ist, und Aufgaben gleichmäßiger verteilen
• Engpässe identifizieren und beseitigen, um die Produktivität des Teams zu steigern
• Burnout vermeiden, indem die Arbeit fair auf die Teammitglieder verteilt wird
• Profitabilität steigern, indem Sie sich auf abrechenbare Aufgaben konzentrieren
• Die Ressourcenauslastungsquote optimieren, um eine bessere Kapitalrendite (ROI) zu erzielen
• Ressourcen strategisch zuweisen, um Aufgaben schneller zu erledigen und die Produktionsleistung zu erhöhen

Wie ProjectManager die Ressourcenauslastung automatisch für Sie berechnet

Die Berechnung der Ressourcenauslastung mit verschiedenen Formeln kostet Zeit. Wäre es nicht großartig, wenn es ein Tool gäbe, das diese Berechnungen automatisch durchführt? ProjectManager ist eine preisgekrönte Projektmanagement-Software, die genau das tut.

Wir bieten eine vollständige Suite an Projektmanagement-Tools, die Daten gemeinsam nutzen und in einer einzigen Plattform integriert sind, um Ihr Projekt effizient zu steuern. Ein zentrales Feature ist unsere Ressourcenmanagement-Software, die Ressourcen zuweist, deren Kosten verfolgt und gleichzeitig Einblick in die Verfügbarkeit des Teams bietet – alles in einem Tool, das auch die Arbeitslast ausgleicht.

Echtzeitdaten

So funktioniert es: Da unsere Software online ist, sind Projektdaten immer aktuell, was eine Entscheidungsfindung auf Grundlage von Echtzeitinformationen ermöglicht. Sehen Sie auf unserer Teammanagement-Seite, wer woran arbeitet, und erhalten Sie eine Übersicht über Teammitglieder, Aufgaben, Fälligkeiten und Fortschritt.

Bevor Aufgaben zugewiesen werden, müssen Manager die Verfügbarkeit der Teammitglieder planen. Dies kann auf der Teammanagement-Seite erfolgen, auf der Arbeitszeiten, Feiertage und Urlaubszeiten definiert werden. Dies ist sowohl für vor Ort arbeitende Teams als auch für weltweit verteilte Teams mit unserer Funktion für globale Feiertage möglich.

Online-Gantt-Diagramme

Sobald die Verfügbarkeit des Teams festgelegt ist, können Sie die Ressourcen im Online-Gantt-Diagramm zuweisen. In dieser Projektansicht können Sie Teammitgliedern Aufgaben zuordnen, basierend darauf, wie viele Stunden sie zur Verfügung haben. Sehen Sie, ob sie über- oder unterlastet sind, und erhalten Sie sogar Schätzungen zu Ressourcenkosten.

Leistungsstarke Funktionen für das Ressourcenmanagement

Das Herzstück unserer Ressourcenauslastungssoftware ist die Arbeitslastseite. Verwenden Sie ein farbcodiertes Arbeitslastdiagramm, um zu prüfen, ob Teammitglieder zu viele oder zu wenige Aufgaben zugewiesen haben. Komplexe Berechnungen sind nicht nötig. Das Beste daran: Sie können die Arbeitslast direkt auf der Seite ausgleichen, um Produktivität zu steigern und Burnout zu vermeiden. Wenn Sie mehrere Projekte und Teams verwalten, können Sie die Ansicht nach Projekt, Team oder Datum filtern.

ProjectManager bietet noch viele weitere Funktionen, um die Effizienz Ihres Projekts zu steigern. Unsere Stundenzettel werden automatisch aktualisiert, sobald Teams an Aufgaben arbeiten, sodass Sie ihre Stunden in Echtzeit verfolgen können. Außerdem gibt es ein Live-Dashboard für den Gesamtüberblick und Ein-Klick-Berichte für tiefergehende Analysen. Planen, überwachen und berichten Sie mit nur einem Tool – und entdecken Sie, wie Sie produktiver werden, indem Sie jetzt den kostenlosen 30-Tage-Test starten.