Qu’est-ce Que La Gestion Du Changement ?

Une chose est certaine : le changement surviendra dans votre organisation ou votre projet. Pour bien planifier et réagir au changement, il faut d’abord comprendre clairement ce qu’est la gestion du changement.

La gestion du changement fait référence aux actions, outils et modèles mis en œuvre pour gérer différents types de changements, que ce soit à l’échelle d’un projet ou d’une organisation. Plusieurs stratégies de gestion du changement organisationnel peuvent être appliquées pour gérer le travail, les ressources, les processus métiers, les allocations budgétaires ainsi que les différents types de changements organisationnels.

Au niveau du projet, vous devrez mettre en place une stratégie ou un cadre de gestion du changement qui garantisse que toutes les modifications apportées au plan de projet soient correctement approuvées, mises en œuvre et suivies afin que le calendrier, le budget ou les ressources du projet ne soient pas affectés par des changements soudains apportés à la portée initiale, à l’échéancier ou au budget de référence.

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Qu’est-ce Qu’une Stratégie De Gestion Du Changement ?

Une stratégie de gestion du changement est un ensemble de procédures, de documents et de lignes directrices qu’une organisation utilise pour planifier et exécuter des changements. Les deux éléments les plus importants de toute stratégie de gestion du changement sont le plan de changement et le comité de contrôle des changements.

Le plan de changement, ou plan de gestion du changement, est un document qui décrit en détail la stratégie de gestion du changement. Le comité de contrôle des changements est un groupe d’employés clés et d’experts métier qui approuvent les demandes de changement dans une organisation ou un projet.

Principaux Types De Gestion Du Changement

Voici un aperçu des types de changement les plus courants auxquels les projets et les organisations sont confrontés.

• Gestion du changement de projet : En gestion de projet, les changements doivent être rigoureusement documentés et approuvés afin que les ressources et le temps puissent être alloués à leur mise en œuvre. Si des modifications sont apportées au plan de projet sans supervision, elles auront un impact sur le budget et le calendrier. Pour éviter cela, il est nécessaire de mettre en place un système permettant d’approuver les demandes de modification présentées par les membres de l’équipe projet ou les parties prenantes.
• Gestion du changement stratégique : Les organisations modifient souvent leur stratégie commerciale, par exemple en proposant de nouveaux produits ou services, en ciblant de nouveaux marchés ou en ouvrant de nouvelles unités commerciales. Ces changements stratégiques touchent généralement tous les niveaux de l’organisation et nécessitent un haut niveau de préparation au changement organisationnel.
• Gestion du changement structurel : La structure organisationnelle d’une entreprise, d’une organisation à but non lucratif ou d’une administration publique désigne la manière dont les employés et les équipes sont répartis hiérarchiquement pour permettre son fonctionnement. Il peut être nécessaire de modifier cette structure en ajoutant ou supprimant des services, en procédant à des licenciements ou en créant de nouveaux postes.
• Gestion du changement technologique : Certains secteurs comme l’industrie manufacturière adoptent en permanence de nouvelles technologies. Cependant, cela nécessite une stratégie de gestion du changement visant à minimiser la résistance au changement et à faciliter l’adoption de nouveaux outils.
• Gestion du changement culturel : Modifier certains aspects de la culture organisationnelle peut avoir un impact sur la rémunération, les conditions de travail ou la routine quotidienne des employés.

Quelle Est l’Importance de la Gestion Du Changement ?

Mettre en place un cadre de gestion du changement est l’une des choses les plus importantes à faire lors de la gestion d’un projet ou d’une organisation. Deux raisons principales expliquent cela. Premièrement, les organisations doivent changer pour s’adapter à des scénarios imprévus comme l’évolution constante des marchés, de l’économie et de la technologie.

Deuxièmement, les changements peuvent avoir un impact positif ou négatif sur les projets et les organisations, ils doivent donc toujours être soigneusement planifiés.

Exemples De Gestion Du Changement

Ces exemples réels issus de différents secteurs permettent d’illustrer les différents types de changement.

• Construction : Il est courant que les clients demandent aux entrepreneurs d’élargir le périmètre des travaux d’un projet de construction afin d’ajouter des fonctionnalités au fur et à mesure de l’avancement du projet. Dans ce cas, le maître d’ouvrage doit assumer des coûts supplémentaires et s’attendre à un retard dans la date d’achèvement, car ces tâches n’étaient pas incluses dans le plan de construction initial.
• Industrie manufacturière : À mesure que les entreprises manufacturières se développent et augmentent leur production, elles doivent acquérir de nouvelles machines de production, ce qui implique de réaménager l’atelier pour accueillir ces équipements. En plus du temps et des efforts requis pour planifier le transport et l’installation des machines, il est essentiel de former les employés à leur nouvel environnement de travail.
• Services professionnels : Mettre en place un nouvel emploi du temps exigeant des employés de faire des journées plus longues pour répondre à la demande des clients est fréquent, mais cela entraîne également une hausse des coûts de main-d’œuvre et du taux de rotation. Il est important d’utiliser des outils d’analyse de la charge de travail pour s’assurer que le travail est bien réparti et de mettre en place des programmes de rémunération pour récompenser les meilleurs éléments.
• Stratégie commerciale : Il est plus simple d’expliquer les changements stratégiques à travers des exemples. Blockbuster est un célèbre exemple d’échec à s’adapter au changement. L’entreprise n’a pas suffisamment modifié son modèle commercial pour faire face à l’arrivée de nouvelles marques offrant un service plus pratique pour les utilisateurs.

10 Principes De Gestion Du Changement

Utilisez ces 10 principes fondamentaux de gestion du changement pour gérer les changements dans un projet ou une organisation, quel que soit le modèle, le cadre ou la méthode de gestion du changement utilisé.

1. Chaque projet ou organisation a besoin d’une stratégie de gestion du changement
2. Comparez l’état actuel de votre organisation ou projet à l’état futur souhaité qui sera atteint grâce au changement
3. Communiquez clairement l’impact du changement à toutes les parties prenantes avant, pendant et après sa mise en œuvre
4. Divisez le changement en tâches et livrables pour en faciliter la gestion
5. Évaluez la capacité de l’organisation à accueillir le changement avant de le mettre en œuvre
6. Minimisez la résistance au changement en répondant aux préoccupations des parties prenantes
7. Utilisez un logiciel pour suivre l’avancement de la mise en œuvre du changement
8. Établissez des indicateurs pour mesurer le succès du changement
9. Assurez-vous que le changement proposé est aligné avec le plan stratégique de l’organisation
10. Créez une documentation de gestion du changement pour exécuter et maintenir les changements

Modèles, Cadres Et Méthodologies De Gestion Du Changement

Voici un aperçu rapide des différentes approches qui peuvent être utilisées pour planifier, exécuter et surveiller le changement.

L’utilisation de modèles de gestion du changement permet d’accompagner les équipes lors des transitions nécessaires à l’échelle d’un projet ou d’une organisation. Il peut être difficile de s’adapter à de nouveaux processus, mais lorsqu’un plan de gestion du changement est mis en place, cela peut apporter des avantages à votre organisation. Voici quelques modèles pour planifier et gérer le changement organisationnel.

Modèle de gestion du changement de Lewin

Kurt Lewin, un psychologue germano-américain, a développé un modèle qui divise le changement en trois phases : dégel, changement et regel. La première phase prépare au changement, la deuxième l’implémente et la troisième le solidifie.

Modèle des 7-S de McKinsey

Plus complexe que celui de Lewin, ce modèle repose sur sept éléments : stratégie, structure, systèmes, valeurs partagées, style, personnel et compétences. Contrairement au modèle de Lewin, il n’y a pas d’ordre spécifique. Chaque élément est analysé pour comprendre comment ils interagissent et pour identifier les points faibles.

Modèle de gestion du changement de Kotter

Le Dr John P. Kotter, professeur émérite à la Harvard Business School, est connu pour son processus en huit étapes pour mener le changement, devenu une référence en stratégie de gestion du changement.

1. Créer un sentiment d’urgence
2. Former une coalition puissante
3. Créer une vision du changement
4. Communiquer la vision
5. Supprimer les obstacles
6. Générer des victoires à court terme
7. Consolider les acquis et poursuivre le changement
8. Ancrer le changement dans la culture

Cette théorie de la gestion du changement repose sur quatre piliers fondamentaux : déterminer qu’un changement est nécessaire, le planifier, le mettre en œuvre, puis le maintenir dans le temps.

Modèle ADKAR

Cette méthode ascendante est centrée sur les individus qui subissent le changement. ADKAR est un acronyme pour conscience (awareness), désir (desire), connaissance (knowledge), capacité (ability) et renforcement (reinforcement). Ces éléments ne suivent pas un ordre précis, mais couvrent la prise de conscience du besoin de changement, l’implication, la connaissance de la démarche, les compétences nécessaires et la pérennisation du changement.

Modèle de Transition de Bridges

Ce modèle met l’accent sur les réactions émotionnelles face au changement. Il ne traite pas directement du changement en lui-même, mais des réponses humaines : la fin, la perte ou le lâcher-prise, la zone neutre après le changement, puis l’ouverture à un nouveau départ.

Cadre de gestion du changement de Kübler-Ross

Basé sur les cinq étapes du deuil, ce cadre reconnaît la réaction émotionnelle des individus face au changement. Ces cinq étapes sont : le déni, la colère, la négociation, la dépression et l’acceptation.

Modèle de changement de Satir

Ce modèle mesure l’état émotionnel des employés en suivant leur performance à travers cinq étapes : état stable initial, résistance, chaos, intégration et nouvel état stable. Il vise donc à préparer et accepter le changement plutôt qu’à l’identifier.

Modèle PDCA

Également appelé cycle de Deming, ce modèle repose sur quatre phases : planifier (plan), faire (do), vérifier (check) et agir (act). Il permet l’amélioration continue des processus en identifiant un problème, en mettant en place des solutions, en les surveillant puis en agissant en conséquence.

Théorie du Nudge

Comme son nom l’indique, cette théorie consiste à influencer indirectement et subtilement les employés pour encourager le changement. Pour réussir, il faut définir clairement le changement, prendre en compte leur point de vue, apporter des preuves, souligner que le changement reste un choix, écouter les retours, limiter les options et proposer des victoires rapides.

Processus de gestion du changement

La gestion du changement peut prendre de nombreuses formes. Des petits projets aux grandes organisations, nous devons tous faire face au changement et il n’existe pas d’approche unique. Cependant, voici quelques étapes à suivre pour vous guider tout au long du processus de gestion du changement.

1. Définir le changement

Il est d’abord essentiel de définir ce qu’est le changement et d’en rassembler les informations générales afin que vous et votre équipe sachiez comment procéder. Posez-vous des questions comme : s’agit-il d’un changement planifié ou imprévu ? Sera-t-il mis en œuvre progressivement ou rapidement ? Ces questions vous aideront à mieux comprendre le changement afin d’élaborer un plan de gestion du changement efficace. Utilisez des ordres de changement pour contrôler les modifications dans vos projets, programmes et portefeuilles.

2. Créer une vision du changement

Votre vision du changement est une description de ce à quoi ressemblera votre organisation une fois le changement mis en œuvre avec succès. Similaire à une analyse des écarts, elle décrit la différence entre l’état actuel et l’état futur souhaité ainsi que les bénéfices attendus pour le projet ou l’organisation.

3. Choisir un modèle de gestion du changement

Il existe plusieurs modèles de gestion du changement, chacun avec ses avantages et ses inconvénients selon les caractéristiques spécifiques de votre projet ou organisation.

4. Créer un plan de gestion du changement

Un plan de gestion du changement explique comment le changement sera géré, que ce soit au niveau du projet ou de l’organisation. Il décrit les rôles et responsabilités liés à la gestion du changement, qui fait partie du comité de contrôle des changements, comment fonctionne le processus de demande de changement, ainsi que tous les autres détails pertinents.

5. Constituer une équipe de gestion du changement

Votre plan de gestion du changement contient toutes les stratégies, directives et procédures que vous utiliserez pour gérer le changement. Il vous faut désormais une équipe pour les mettre en œuvre. Constituez une équipe interfonctionnelle afin de bénéficier de diverses perspectives pour analyser le changement.

6. Mettre en œuvre et suivre les changements

Le travail ne s’arrête pas une fois le changement mis en œuvre dans votre projet ou organisation. Il est important de faire un suivi et de mesurer l’impact des changements à l’aide de données et d’indicateurs de performance clés (KPI).

ProjectManager aide à la gestion du changement

Une fois que vous avez défini votre processus, décidez quels outils vous souhaitez utiliser pour gérer ce processus de contrôle du changement. De nombreuses équipes utilisent des modèles Excel simples pour répertorier les demandes de changement et suivre leur progression. En général, plusieurs données doivent être suivies dans un processus de contrôle du changement :

• Description de la demande de changement
• Demandeur
• Priorité de l’élément
• Responsable de la mise en œuvre du changement
• Date de mise en œuvre
• Remarques

C’est une manière simple de suivre l’ensemble du processus. Cependant, certains logiciels de gestion de projet vous permettent de gérer les changements dans le cadre même de votre projet. Par exemple, dans ProjectManager, vous pouvez suivre les changements ainsi que les risques et problèmes directement dans le logiciel.

L’avantage d’intégrer la gestion du changement à votre outil de gestion de projet est le suivant :

• Suivre les changements dans le cadre du projet
• Joindre les demandes de changement à des tâches spécifiques
• Recevoir des alertes par e-mail en cas de mise à jour
• Suivre les changements via un tableau de bord

Lorsque les changements sont liés à des projets spécifiques, il est utile d’utiliser des outils qui maintiennent le processus en mouvement grâce à l’automatisation et au suivi. Quel que soit l’outil utilisé, n’oubliez pas que le changement doit être dirigé. Le changement se produit, mais c’est la gestion du changement qui permet d’en garder le contrôle.

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Il y a beaucoup à apprendre pour maîtriser la discipline de la gestion de projet. C’est pourquoi nous avons créé des dizaines de blogs, modèles, livres numériques et autres ressources couvrant les concepts les plus importants de la gestion de projet. En voici quelques-uns.

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Le changement est inévitable, mais sans les bons outils pour le gérer, c’est lui qui dirigera le projet à votre place. Un processus de gestion du changement efficace nécessite un outil adapté. ProjectManager est un logiciel de gestion de projet en ligne qui vous fournit des données en temps réel pour identifier les changements dès qu’ils surviennent. Vous disposez ensuite des fonctionnalités nécessaires pour y faire face. Commencez gratuitement avec ProjectManager et gérez le changement dès aujourd’hui.