Les indicateurs clés de performance (KPI) fournissent une grande quantité de données aux projets. Mais pour savoir si ces KPI sont atteints, il ne suffit pas d’avoir une intuition. Il faut un moyen d’évaluer rapidement et efficacement si les objectifs du projet sont remplis. C’est précisément le rôle du statut RAG.
Le statut RAG commence par la compréhension de l’acronyme et de son utilisation en gestion de projet. Nous définirons ensuite la tolérance du statut RAG et présenterons les différents professionnels qui l’utilisent pour évaluer un projet. Enfin, nous expliquerons ce que signifie chacun des statuts RAG et comment y répondre pour mieux piloter un projet.
Qu’est-ce que le statut RAG en gestion de projet ?
Un statut RAG fonctionne comme un feu tricolore pour les KPI. L’acronyme RAG correspond à rouge (red), orange (amber) et vert (green). Comme un feu de signalisation, le rouge est une alerte, l’orange signale la prudence et le vert indique que tout est en ordre. Deux couleurs supplémentaires peuvent parfois s’ajouter : le bleu et le gris. Le bleu indique que l’activité est terminée, tandis que le gris signifie qu’un manque d’information empêche d’évaluer correctement le statut.
Le statut RAG est un moyen de communiquer rapidement et visuellement l’état de différents aspects d’un projet ou d’un portefeuille de projets. En codifiant les données par couleurs, la progression et la performance deviennent plus intuitives et sont transmises avec une plus grande efficacité. C’est une technique idéale pour que les chefs de projet obtiennent un aperçu rapide du projet, mais aussi pour les parties prenantes qui souhaitent une vue d’ensemble sans entrer dans les détails.
L’utilisation du statut RAG facilite une compréhension immédiate et, ce faisant, aide les gestionnaires et les parties prenantes à cibler les domaines nécessitant une attention selon la couleur attribuée. Le rouge, l’orange ou le vert permettent également de voir facilement ce qui est en bonne voie et là où des actions sont nécessaires pour redresser les zones en rouge.
Les logiciels de gestion de projet peuvent intégrer le statut RAG. ProjectManager est un logiciel primé de gestion de projets et de portefeuilles offrant plusieurs façons d’obtenir un aperçu rapide de la performance et de l’avancement du projet. Nous aborderons le statut RAG plus loin, mais commençons par le tableau de bord de projet et de portefeuille en temps réel, qui permet d’évaluer facilement les KPI tels que le temps, les coûts, la charge de travail et bien plus encore. Les graphiques et diagrammes colorés se mettent automatiquement à jour en temps réel pour fournir un rapport de statut dès que le gestionnaire en a besoin, sans la configuration longue et complexe requise par les outils alternatifs. Commencez gratuitement avec ProjectManager dès aujourd’hui.
Qu’est-ce que la tolérance du statut RAG ?
Lors de l’utilisation du statut RAG, il est important de savoir comment définir chaque couleur afin de pouvoir l’utiliser pour suivre vos projets. Quelles sont les plages de tolérance du statut RAG ? En général, elles suivent les critères suivants.
- Vert : égal ou supérieur à l’objectif du projet
- Orange : dans les 10 % de l’objectif du projet
- Rouge : en dessous de 10 % de l’objectif du projet
Il s’agit seulement d’une directive. Parfois, la plage de tolérance doit être ajustée pour mieux correspondre aux métriques de projet et aux KPI mesurés. Par exemple, le statut orange pourrait ne représenter que 5 % de l’objectif si les résultats sont très prévisibles ou s’il est crucial d’agir rapidement en cas de dérapage.
En revanche, le statut orange pourrait aller jusqu’à 20 % si le volume d’activité est faible ou si le chef de projet est moins familier avec celle-ci. Comme un plan de projet, la tolérance du statut RAG est une cible mobile et n’est pas gravée dans le marbre. Gardez cela à l’esprit lorsque vous définissez la tolérance du statut RAG.
Qui utilise le statut RAG pour suivre les KPI de projet ?
Nous avons mentionné les chefs de projet et les parties prenantes comme principaux utilisateurs du statut RAG, mais de nombreuses personnes impliquées dans le projet voudront utiliser cette technique. Ces personnes ont une certaine responsabilité dans la gestion du projet ou dans la prise de décisions. En voici la liste.
- Chefs de projet
- Directeurs de programme
- Gestionnaires de portefeuille de projets
- Bureau de gestion de projet (PMO)
- Dirigeants & conseil d’administration
- Responsables de département
- Décideurs opérationnels
Modèle gratuit de rapport d’état de projet
Le statut RAG est utilisé lors de la rédaction d’un rapport d’état ou de portefeuille. Il permet de s’orienter rapidement vers les détails à venir. Les utilisateurs peuvent l’intégrer à ce modèle gratuit de rapport d’état pour Excel, qui capture les informations clés du projet sur une période donnée. Cet outil de reporting aide les chefs de projet et tient les parties prenantes informées de l’avancement du projet.
Le modèle gratuit de rapport d’état capture tout ce qui est nécessaire pour obtenir un aperçu complet du projet. Il comprend un résumé du projet avec les principales réalisations, les travaux terminés et prévus, les jalons, les livrables et les actions à entreprendre. La section sur la santé du projet couvre le budget, le planning, la qualité et le périmètre. Il comprend même un aperçu de la gestion des risques.
Exemple de statut RAG
Examinons un exemple de statut RAG pour mieux comprendre ce concept et voir à quoi il ressemblerait dans un rapport de projet. Ci-dessous figure un rapport de portefeuille généré à partir de ProjectManager. En haut, un tableau liste les projets.
La liste des projets constitue la première des quatre colonnes. Les trois autres indiquent le temps, la charge de travail et les coûts. Pour chacun des projets listés dans le portefeuille, un statut RAG est affiché, à la fois en couleur et en pourcentage.
Placé en haut du rapport, le statut RAG permet aux parties prenantes d’évaluer d’un coup d’œil si les projets sont en bonne voie en termes de budget et de planning. Les chefs de projet disposent également de cette vue d’ensemble, mais peuvent défiler vers le bas pour obtenir des informations plus détaillées.
Que signifie le statut RAG rouge ?
Comme mentionné, le rouge dans le statut RAG est une alerte indiquant que les KPI n’atteignent pas l’objectif du projet. C’est un signal qui nécessite une attention immédiate, sous peine de s’écarter davantage de la trajectoire. Le problème peut être que le projet est en dépassement de budget, en retard sur le planning, qu’il présente des problèmes de périmètre, ou les trois à la fois. En d’autres termes, le projet est en difficulté.
Comment répondre à un statut RAG rouge ?
Ne paniquez pas. Le statut rouge est en réalité une bonne chose, car le chef de projet et les parties prenantes prennent conscience d’un problème et peuvent commencer à le résoudre. La première réaction consiste à analyser les données pour comprendre l’origine du problème, puis à trouver comment y remédier si possible.
Commencez par les problèmes prioritaires et soyez honnête avec le client. Rien ne sert de dissimuler un problème qui doit être traité rapidement. Élaborez un plan de reprise, qui pourrait impliquer des financements supplémentaires, une extension du planning ou l’ajout de ressources. Cependant, le projet peut être au-delà de toute réparation, auquel cas il n’y a aucun intérêt à y consacrer davantage de temps et d’argent. Clôturez le projet.
Que signifie le statut RAG orange ?
L’orange est un statut RAG indiquant que le projet nécessite de l’attention. Ce n’est pas aussi grave que le rouge, mais cela exige tout de même du chef de projet et de l’équipe d’analyser pourquoi le projet n’atteint pas ses objectifs. Le projet peut encore être livré dans les tolérances approuvées actuelles. Certains coûts peuvent dépasser le budget dans certains domaines, mais cela n’affectera pas négativement le budget global. Ou peut-être y a-t-il des retards, mais ils n’impacteront pas la date limite du projet.
Comment répondre à un statut RAG orange ?
Le statut orange n’implique pas nécessairement une action immédiate. C’est plutôt une approche attentiste. Le sponsor du projet devrait s’impliquer davantage, en vérifiant régulièrement et en offrant son aide si nécessaire. Le chef de projet voudra surveiller de près le statut du projet et maintenir un contact étroit avec l’équipe de projet, encore plus que d’habitude, pour détecter les problèmes plus rapidement. L’équipe devrait travailler sur les problèmes en cours pour remettre le projet sur les rails.
Que signifie le vert dans un statut RAG ?
Le vert signifie que le projet avance conformément au plan de projet. Il n’y a aucun problème à traiter pour le chef de projet. En d’autres termes, le projet est sous contrôle. Cela signifie que le projet respecte les objectifs budgétaires, est en bonne voie pour être livré comme prévu et qu’il n’y a pas de problèmes à résoudre.
Comment répondre à un statut RAG vert ?
Tout va bien avec le projet. Le chef de projet devra en faire la preuve aux parties prenantes en leur montrant des rapports et d’autres éléments attestant que les initiatives se déroulent comme prévu. Mais ne déclarez pas le projet vert s’il ne l’est pas. Tout problème implique un statut orange. Rien n’est gagné à l’ignorer.
Avantages de l’utilisation du statut RAG en gestion de projet
Le statut RAG est un moyen efficace de mesurer un projet par rapport à son plan, son planning et son budget, y compris pour les directeurs de programme et de portefeuille. L’un des principaux avantages, en dehors de ceux déjà mentionnés, est que le statut RAG permet de synthétiser tous les rapports de projet pour avoir une vue d’ensemble de l’avancement du projet, du programme ou du portefeuille.
La direction générale utilise souvent le statut RAG pour identifier rapidement les projets en difficulté qui ont besoin d’un soutien accru pour passer du rouge au vert. Mais cela ne fonctionne que si la tolérance du statut RAG a été définie et si le chef de projet attribue honnêtement le statut approprié.
Comment ProjectManager aide à mettre en œuvre le statut RAG
Le statut RAG fait partie du processus de reporting en gestion de projet. C’est simplement un moyen de comprendre facilement et rapidement où en est un projet à tout moment de son cycle de vie. Il est facilité par les logiciels de gestion de projet, dont l’une des fonctionnalités est le reporting sur les métriques de projet. ProjectManager est un logiciel primé de gestion de projets et de portefeuilles doté de puissantes capacités de reporting, faciles à utiliser et permettant de mesurer tous les aspects du projet.
Créer des rapports d’état de projet avec le statut RAG
Deux des rapports de projet les plus importants sont le rapport d’état pour la gestion d’un seul projet et le rapport de portefeuille pour la gestion de plusieurs projets. Nos rapports peuvent être créés en un seul clic et les résultats filtrés pour n’afficher que ce que le chef de projet ou les parties prenantes souhaitent voir. Ces rapports, incluant les écarts, les feuilles de temps, la charge de travail et bien plus encore, peuvent également être facilement partagés avec les parties prenantes pour les tenir informées. Le statut RAG est intégré aux rapports d’état et de portefeuille, incluant un statut bleu qui résume le rapport et aide à saisir rapidement si le projet est en bonne voie ou nécessite du soutien.
Gérer l’utilisation des ressources et suivre les coûts
Un domaine pouvant apparaître dans le statut RAG est celui des ressources de projet. Être capable de gérer ces ressources contribuera à maintenir le projet sur les rails. Que vous gériez un ou plusieurs projets, les chefs de projet peuvent se tourner vers les tableaux de bord en temps réel ou le graphique de charge de travail codé par couleurs pour s’assurer que leurs ressources sont optimalement utilisées. La page d’équipe offre une vue d’ensemble de tous les projets et membres de l’équipe, incluant leurs tâches et le pourcentage d’avancement. Le graphique de charge de travail permet de voir facilement qui est sursollicité, afin d’équilibrer la charge de travail et de maintenir la productivité à pleine capacité.
Contenu associé sur la gestion de projet
Le statut RAG est une petite partie du processus global de reporting en gestion de projet. Pour en savoir plus sur cet outil essentiel de suivi et de contrôle de l’exécution d’un projet, consultez les liens ci-dessous sur les rapports d’état, la performance de projet et bien plus encore.
- Rapports d’état de projet (exemple & modèle inclus)
- Modèles de rapports de projet gratuits
- Rapports de performance de projet : principaux rapports de performance
- Comment créer une base de référence de mesure de la performance
- Utilisation de la valeur acquise pour mesurer la performance d’un projet
- Estado RAG en la gestión de proyectos: importancia y beneficios
ProjectManager est un logiciel de gestion de projets et de portefeuilles en ligne qui connecte les équipes, qu’elles soient au bureau ou sur le terrain. Ils peuvent partager des fichiers, commenter au niveau des tâches et mettre à jour les statuts depuis n’importe quel appareil grâce à notre application mobile. De plus, tout le monde reste informé grâce aux notifications par e-mail et dans l’application. Commencez gratuitement avec ProjectManager dès aujourd’hui.