Les indicateurs clés de performance (KPI) fournissent beaucoup de données aux projets. Mais savoir si ces KPI sont conformes à l’objectif nécessite plus qu’un simple instinct. Vous avez besoin d’un moyen d’évaluer rapidement et avec expertise si les objectifs du projet sont atteints. C’est ce que fait un statut RAG.
Le statut RAG commence par la compréhension de l’acronyme et de la façon dont le statut RAG est utilisé en gestion de projet. Ensuite, nous définirons la tolérance du statut RAG et aborderons les différents professionnels du projet qui utilisent le statut RAG lors de l’évaluation d’un projet. Enfin, nous montrerons ce que signifie chacun des statuts RAG et comment y répondre pour mieux comprendre un projet.
Qu’est‑ce que le statut RAG en gestion de projet ?
Un statut RAG est comme un feu de circulation des KPI. Le sigle RAG signifie rouge, ambre et vert. Comme un feu de circulation, le rouge est une alerte, l’ambre (ou jaune) signale la prudence et le vert signifie que tout est clair. Parfois, deux autres couleurs sont ajoutées au statut RAG. Ce sont le bleu et le gris. Le bleu indique que l’activité est terminée et le gris signifie qu’il existe un manque d’informations qui empêche d’évaluer correctement le statut.
Le statut RAG est un moyen de communiquer rapidement et visuellement l’état de divers aspects d’un projet ou de plusieurs projets. En codant les données du projet par couleur, l’avancement et la performance du projet ou du portefeuille sont plus intuitifs et présentés avec plus d’efficacité. C’est une excellente technique pour les chefs de projet qui souhaitent obtenir un aperçu rapide du projet, mais elle sert également aux parties prenantes, qui veulent connaître la vue d’ensemble et ne s’intéressent pas aux détails.
L’utilisation d’un statut RAG facilite la compréhension rapide et, ce faisant, aide les gestionnaires et les parties prenantes à cibler les domaines qui nécessitent une attention selon la couleur qui leur est attribuée. Le rouge, l’ambre ou le vert permet également de voir facilement ce qui est sur la bonne voie et où des actions sont nécessaires pour remettre à niveau les domaines en rouge.
Les logiciels de gestion de projet peuvent intégrer le statut RAG. ProjectManager est un logiciel de gestion de projets et de portefeuilles primé qui offre plusieurs façons d’obtenir une vue d’ensemble rapide des performances et de l’avancement du projet. Nous aborderons le statut RAG plus tard, mais passons d’abord en revue le tableau de bord en temps réel du projet et du portefeuille, qui permet de mesurer rapidement et facilement des KPI tels que le temps, le coût, la charge de travail et plus encore. Les graphiques et tableaux colorés faciles à lire se mettent automatiquement à jour en temps réel pour fournir un rapport d’état chaque fois qu’un gestionnaire en souhaite un, sans la configuration longue et compliquée requise par des outils alternatifs légers. Commencez dès aujourd’hui avec ProjectManager gratuitement.
Qu’est‑ce que la tolérance du statut RAG ?
Lors de l’utilisation du statut RAG, il est d’abord important de savoir comment définir chaque couleur afin de pouvoir l’utiliser pour suivre vos projets. Autrement dit, quelles sont les plages de tolérance du statut RAG ? En général, la tolérance du statut RAG suit ces critères.
- Vert : à l’objectif ou au‑dessus pour le projet
- Ambre : dans les 10 pour cent de l’objectif pour le projet
- Rouge : moins de 10 pour cent de l’objectif pour le projet
Ce n’est qu’une ligne directrice. Parfois, la plage de tolérance du statut RAG doit être ajustée pour mieux s’adapter aux indicateurs du projet et aux KPI mesurés. Par exemple, le statut ambre pourrait n’être que de cinq pour cent de l’objectif du projet si les résultats sont hautement prévisibles ou s’il est essentiel d’agir rapidement si le projet déraille.
Toutefois, le statut ambre pourrait atteindre 20 pour cent s’il n’y a pas beaucoup de volume pour l’activité ou si le chef de projet n’est pas aussi familier avec l’activité. Tout comme un plan de projet, la tolérance du statut RAG est une cible mouvante et n’est pas gravée dans la pierre. Gardez cela à l’esprit lorsque vous définissez la tolérance du statut RAG.
Qui utilise les statuts RAG pour suivre les KPI du projet ?
Nous avons évoqué les chefs de projet et les parties prenantes comme principaux utilisateurs des statuts RAG, mais de nombreuses personnes impliquées dans le projet souhaiteront utiliser cette technique. Ces personnes auront une responsabilité pour gérer le projet ou prendre des décisions concernant le projet. Il s’agit des personnes suivantes.
- Chefs de projet
- Gestionnaires de programme
- Gestionnaires de portefeuille de projets
- Bureau de gestion de projet (PMO)
- Cadres et conseil d’administration
- Gestionnaires de département
- Décideurs d’entreprise
Modèle gratuit de rapport d’état de projet
Le statut RAG est utilisé lors de l’élaboration d’un rapport d’état ou de portefeuille. C’est un moyen de s’orienter par rapport aux détails à venir. Les utilisateurs peuvent l’ajouter à ce modèle gratuit de rapport d’état pour Excel, qui recueille des détails sur le projet pendant une période spécifique. Cet outil de reporting aide les chefs de projet et tient les parties prenantes informées de l’avancement du projet.
Le modèle de rapport d’état gratuit saisit tout ce qui est nécessaire pour obtenir un aperçu complet du projet. Il y a un résumé du projet avec les principales réalisations, le travail accompli et prévu, les jalons, les livrables et les éléments d’action. La section sur la santé du projet couvre le budget, le calendrier, la qualité et la portée. Il y a même un aperçu de la gestion des risques.
Que signifie un statut RAG rouge ?
Comme indiqué, le rouge dans le statut RAG est une alerte indiquant que les KPI ne répondent pas à l’objectif du projet. C’est une alerte indiquant qu’une attention est requise et doit être apportée rapidement, sinon on risque de dérailler encore davantage. Le problème pourrait être que le projet dépasse le budget, qu’il est en retard sur le calendrier, qu’il a des problèmes de portée ou les trois. En d’autres termes, le projet est en difficulté.
Comment répondre à un statut RAG rouge
Ne paniquez pas. Le statut rouge est une bonne chose en ce sens que le chef de projet et les parties prenantes sont désormais conscients d’un problème et peuvent commencer à y remédier et à le résoudre. La réaction immédiate consiste à approfondir les données pour déterminer quel est le problème, puis à trouver comment le résoudre, si possible.
Commencez par les questions prioritaires et soyez honnête avec le client. Rien ne sert de cacher qu’il y a un problème qui doit être traité rapidement. Élaborez un plan de redressement, qui pourrait signifier plus de financement, prolonger le calendrier ou ajouter des ressources. Toutefois, le projet peut être irrémédiablement compromis, auquel cas il ne sert à rien d’y consacrer du temps et de l’argent. Fermez le projet.
Que signifie un statut RAG ambre ?
L’ambre est un statut RAG qui indique que le projet nécessite une attention. Ce n’est pas aussi grave qu’un rouge, mais il oblige néanmoins le chef de projet et l’équipe à se demander pourquoi le projet n’atteint pas son objectif. Le projet peut encore être livré dans les tolérances actuellement approuvées. Il peut y avoir des coûts dépassant le budget dans certains domaines, mais cela n’affectera pas négativement le budget global. Ou peut‑être y a‑t‑il des retards, mais ils n’affecteront pas l’échéance du projet.
Comment répondre à un statut RAG ambre
Le statut ambre ne signifie pas nécessairement qu’il faut agir immédiatement. Il s’agit plutôt d’une approche attentiste. Le sponsor du projet devrait être plus impliqué, en contrôlant régulièrement et en offrant de l’aide au besoin. Le chef de projet voudra garder un œil attentif sur le statut du projet et rester en contact étroit avec l’équipe du projet, encore plus que d’habitude, afin de détecter les problèmes plus rapidement. L’équipe doit travailler sur les problèmes ouverts pour remettre le projet sur la bonne voie.
Que signifie le vert dans un statut RAG ?
Le vert signifie que le projet avance conformément au plan de projet. Il n’y a pas de préoccupations que le chef de projet doive traiter. En d’autres termes, le projet est sous contrôle. Cela signifie que le projet respecte les objectifs de budget, est en voie de livrer comme prévu et qu’il n’y a pas de problèmes à résoudre.
Comment répondre à un statut RAG vert
Tout va bien pour le projet. Le chef de projet devra bien sûr le prouver aux parties prenantes en leur montrant des rapports et d’autres preuves que les initiatives se déroulent comme prévu. Mais ne signalez pas le projet comme vert à moins que ce ne soit le cas. Tout problème signifie qu’il s’agit d’un statut ambre. Rien n’est gagné en l’ignorant.
Avantages de l’utilisation du statut RAG en gestion de projet
Le statut RAG est un moyen efficace de mesurer un projet par rapport à son plan, son calendrier et son budget, y compris pour les gestionnaires de programmes et de portefeuilles. L’un des principaux avantages en dehors de ce qui a été mentionné ci‑dessus est que le statut RAG est un moyen de résumer tous les rapports de projet pour obtenir une image de la mesure dans laquelle le projet, le programme ou le portefeuille est sur la bonne voie.
La haute direction utilise souvent le statut RAG pour identifier rapidement les projets qui sont en difficulté et qui ont besoin de plus de soutien pour les faire passer du rouge au vert. Mais cela ne fonctionne que lorsque la tolérance du statut RAG a été définie et que le chef de projet est honnête dans l’attribution du statut approprié.
Comment ProjectManager aide à mettre en œuvre le statut RAG dans votre organisation
Le statut RAG fait partie du processus de reporting en gestion de projet. C’est simplement un moyen de comprendre facilement et rapidement où un projet devrait se trouver à un moment donné de son cycle de vie. Par conséquent, il est facilité par un logiciel de gestion de projet, l’une de ses fonctionnalités étant de fournir des rapports sur les indicateurs du projet. ProjectManager est un logiciel de gestion de projets et de portefeuilles primé doté de puissantes fonctionnalités de reporting faciles à utiliser qui mesurent tous les aspects du projet.
Établir des rapports d’état de projet avec le statut RAG
Deux des rapports de projet les plus importants sont le rapport d’état pour gérer un projet ou le rapport de portefeuille lors de la gestion de plusieurs projets. Nos rapports peuvent être créés d’un simple appui sur une touche et les résultats filtrés pour ne montrer que ce que le chef de projet ou les parties prenantes veulent voir. Ces rapports, y compris la variance, les feuilles de temps, la charge de travail et plus encore, peuvent également être facilement partagés avec les parties prenantes pour les tenir informées. Le statut RAG est intégré dans les rapports d’état et de portefeuille, y compris un statut bleu, qui résume le rapport et aide à capturer rapidement si le projet est sur la bonne voie ou a besoin de soutien.
Gérer l’utilisation des ressources et suivre les coûts
Un domaine qui peut apparaître dans le statut RAG est celui des ressources du projet. Être capable de gérer ces ressources va aider à maintenir le projet sur la bonne voie. Qu’ils gèrent un ou plusieurs projets, les chefs de projet peuvent consulter les tableaux de bord en temps réel ou le graphique de charge de travail codé par couleur pour s’assurer que leurs ressources sont utilisées de manière optimale. La page de l’équipe donne un aperçu de tous les projets et des membres de l’équipe, y compris leurs tâches et leur pourcentage d’avancement. Le graphique de charge de travail permet de voir facilement qui est sur‑alloué afin que la charge de travail de l’équipe puisse être équilibrée pour les garder productifs et travaillant à pleine capacité.
Contenu connexe de gestion de projet
Le statut RAG est une petite partie du processus de reporting en gestion de projet. Pour en savoir plus sur cet outil essentiel permettant de surveiller et de contrôler l’exécution d’un projet dans de nombreux secteurs d’activité, suivez les liens ci‑dessous vers certains des articles consacrés aux rapports d’état, à la performance du projet et plus encore.
- Rapports d’état de projet (exemple et modèle inclus)
- Modèles gratuits de rapports de projet
- Rapport sur la performance du projet : rapports de performance clés
- Comment créer une base de mesure de la performance
- Utiliser la gestion de la valeur acquise pour mesurer la performance du projet
ProjectManager est un logiciel en ligne de gestion de projets et de portefeuilles qui connecte les équipes qu’elles soient au bureau ou sur le terrain. Elles peuvent partager des fichiers, commenter au niveau des tâches et mettre à jour les statuts sur n’importe quel appareil avec notre application mobile. De plus, tout le monde reste informé grâce aux notifications par e‑mail et dans l’application. Commencez dès aujourd’hui gratuitement avec ProjectManager.