Cada proyecto tiene sus problemas. Los problemas son situaciones que surgen durante la ejecución del proyecto. Aunque planifiques con gran detalle, seguirás encontrando inconvenientes, incluso si usas software de planificación de proyectos. Los problemas en un proyecto son inevitables y resolverlos en tiempo real mientras mantienes el avance del proyecto es un verdadero desafío.

Los riesgos son un poco diferentes; los riesgos son problemas que aún no han ocurrido. Al identificar los riesgos probables, puedes prepararte y tener una respuesta definida si llegan a presentarse en tu proyecto.

Pero una vez que el plan está definido y has detallado todos los riesgos que pueden surgir durante el ciclo de vida del proyecto, el siguiente paso es contar con un sistema para monitorear y hacer seguimiento de los riesgos potenciales y de los problemas reales. A esto se le conoce como gestión de riesgos o problemas. Sin embargo, puedes llevar esta gestión más lejos utilizando lo que se conoce como un registro RAID.

¿Qué es un registro RAID?

RAID es un acrónimo de Riesgos, Supuestos, Problemas y Decisiones.

• Los riesgos son los posibles problemas que pueden aparecer en tu proyecto. Normalmente se consideran negativos, pero también existen riesgos positivos.
• Los supuestos son condiciones que deben cumplirse para que el proyecto se ejecute según lo previsto.
• Los problemas son situaciones en las que algo va mal en el proyecto. Si un problema no se gestiona y resuelve, puede desviar el proyecto o incluso causar su fracaso.
• Las decisiones son las acciones elegidas para avanzar en el proyecto.

Un registro RAID, por lo tanto, es una herramienta de gestión de proyectos que permite registrar riesgos, acciones, problemas y decisiones. Es una forma sencilla de organizar esta información y resulta útil durante reuniones y auditorías del proyecto.

Usar un registro RAID es un buen comienzo, pero el software de gestión de proyectos es más completo. ProjectManager es un software premiado que incluye funciones de gestión de riesgos para ayudarte a identificar, rastrear y mitigar riesgos, problemas y cambios en tu proyecto. Crea riesgos o problemas igual que crearías una tarea. Puedes añadir etiquetas para facilitar la búsqueda mediante filtros y luego visualizar los riesgos en los modos de diagrama de Gantt, lista, tablero y calendario. Genera informes para seguir tu progreso y mucho más. Comienza con ProjectManager gratis hoy.

¿Cómo usar un registro RAID?

Un registro RAID es bastante sencillo de utilizar. Comienza completando la información de los cuatro temas mencionados antes: riesgos, supuestos, problemas y decisiones.

Riesgos

En la sección de riesgos, debes enumerar aquellos que podrían ocurrir durante el ciclo de vida del proyecto. Para cada riesgo, anota la probabilidad de que suceda. Luego describe las acciones previstas en caso de que aparezca y cómo dichas acciones lo resolverán.

Cada riesgo del proyecto debe asignarse a un responsable, quien se encargará de detectar el riesgo si se convierte en un problema y de ejecutar el plan para resolverlo. También puedes establecer fechas de revisión para monitorear el avance de la solución o verificar periódicamente si la probabilidad del riesgo ha aumentado o disminuido.

Supuestos

En la sección de supuestos, también debe haber un responsable. A esta persona se le asignará un elemento de acción por cada supuesto que hayas registrado y que deba ejecutarse. Tener un responsable garantiza que el supuesto se supervise, se verifique y no se pierda entre las múltiples tareas del proyecto.

Los supuestos, sean cuales sean, deben registrarse. Esto incluye anotar la fecha en la que se completan. Durante las reuniones del proyecto, consulta esta lista y marca las acciones concluidas para asegurar que se haya dado seguimiento.

Problemas

Los problemas surgirán en el proyecto y cada uno debe registrarse aquí. Anota el plan para abordar cada problema, quién liderará la gestión del problema, cuál será el calendario de revisión y cómo se marcará como resuelto una vez solucionado.

Decisiones

En cuanto a las decisiones, esta sección es simplemente una lista de las decisiones que se deben tomar a lo largo de la ejecución del proyecto. Considérala un registro del razonamiento del proyecto: qué decisiones se tomaron, quién las tomó y por qué.

Como ves, un registro RAID es solo un método para mantener toda esta información organizada y fácil de gestionar durante el proyecto. No es complicado de aprender, pero puede ser un pequeño reto al inicio. Sin embargo, cuando te acostumbras a documentar estos cuatro elementos, se vuelve un hábito natural y un recurso valioso.

Plantilla de registro RAID

Esta plantilla de registro RAID te permite enumerar los riesgos, supuestos, problemas y decisiones de tu proyecto. Además, puedes describir su impacto, las acciones de respuesta, la prioridad y quién es responsable de cada elemento.

¿Quién debería usar un registro RAID?

Los gestores de proyectos usan un registro RAID para supervisar factores que podrían afectar un proyecto, como riesgos, supuestos y dependencias. Esto les permite distribuir tareas de forma más eficiente, justificar decisiones y evaluar el éxito de su trabajo.

Los analistas de negocio utilizan un registro RAID para comprender los requisitos del negocio, evaluar riesgos e identificar problemas y dependencias. Un gestor de riesgos lo emplea para identificar, evaluar y priorizar riesgos, lo que ayuda a desarrollar mejores estrategias de mitigación.

Los líderes de equipo y supervisores pueden hacer seguimiento de las tareas, identificar posibles problemas y garantizar que los proyectos avanzan según lo previsto. Un registro RAID ayuda a organizar información para compartirla con el equipo y asegurar que todos entienden los objetivos y las estrategias del proyecto. Esto también aplica a los gerentes de departamentos funcionales, gerentes de operaciones e incluso ejecutivos.

¿Cuándo crear un registro RAID en la gestión de proyectos?

Un registro RAID se utiliza al gestionar proyectos complejos con múltiples variables que podrían afectar su éxito. También es útil para organizar proyectos ágiles, especialmente cuando se documentan elementos de acción o cuando los equipos de proyecto son grandes.

Durante las revisiones periódicas, un registro RAID se usa para evaluar el estado de cada factor y comprometer a los interesados en el proceso de revisión. El registro RAID es más completo que un registro de riesgos porque incluye supuestos o acciones, un registro de problemas y dependencias o decisiones, además de documentar riesgos. Pueden volverse complicados, lo que genera sobrecarga de información.

Ejemplo de registro RAID

Imaginemos un proyecto para lanzar una nueva plataforma digital de comercio electrónico. El equipo identifica que el proveedor de hosting podría sufrir interrupciones de servicio, lo que afectaría la disponibilidad del sistema, por ello contratan redundancia y monitoreo 24/7. También se asume que los usuarios adoptarán la plataforma rápidamente y que el presupuesto será suficiente, pero se preparan campañas de capacitación y un fondo de contingencia.

Durante las pruebas, el módulo de pago falló y el diseño UX fue rechazado, por lo que se aplican correcciones inmediatas. Existen dependencias clave como la integración con el sistema de inventario externo y la validación legal del contenido, que pueden retrasar el lanzamiento si no se gestionan a tiempo. Además, se identifican riesgos de ciberseguridad y pérdida de información, lo que impulsa la implementación de cifrado, protocolos robustos y respaldos automáticos. Todo queda documentado, asignado a responsables y actualizado continuamente en el registro RAID para anticipar problemas, minimizar retrasos y asegurar un lanzamiento exitoso.

Como puede verse en el registro RAID anterior, los riesgos potenciales identificados antes del inicio de la fase de ejecución se convirtieron en problemas que retrasaron el cronograma. Por ello, el equipo de gestión del proyecto de construcción decidió asignar recursos adicionales para acelerar la ejecución y entregar el proyecto a tiempo.

¿Cómo crear un registro RAID paso a paso?

A continuación se muestra una descripción más detallada de cada paso para crear y actualizar un registro RAID a lo largo del proyecto.

1. Identificar riesgos mediante una estructura de desglose de riesgos (EDR)

Una estructura de desglose de riesgos es un diagrama de proyecto que ayuda a los gestores de proyectos a identificar y organizar los riesgos. Enumera los riesgos según su probabilidad y severidad, y los agrupa por tipo. Esto facilita cubrir todos los riesgos del proyecto.

2. Analizar los riesgos potenciales con una matriz de riesgos

Una matriz de riesgos es una herramienta que permite analizar riesgos potenciales evaluando su probabilidad y gravedad durante la planificación. Comienza identificando riesgos, determinando su probabilidad, evaluando su impacto, asignando un nivel de riesgo y luego mapeándolos y priorizándolos.

3. Planificar estrategias de mitigación de riesgos

Una vez identificados los riesgos y registrada su probabilidad de ocurrencia y el impacto que tendrían en el proyecto, es momento de definir qué hacer si el riesgo se convierte en un problema real. Esto forma parte de un plan de mitigación de riesgos, y contar con uno antes de que el riesgo ocurra ayuda a que los equipos respondan de manera rápida y eficaz.

4. Redactar un plan de gestión de riesgos

Para mitigar un riesgo, se necesita un plan de gestión de riesgos. Este proceso incluye identificar los riesgos, evaluarlos y definir cómo mitigarlos. También consiste en asignar responsabilidades a los miembros del equipo encargados de ejecutar las acciones de mitigación. Posteriormente, se desarrollan planes de contingencia por si acaso. Es fundamental comunicar el plan, capacitar al personal para responder de forma efectiva y monitorear continuamente la aparición de nuevos riesgos.

5. Usar una matriz de decisiones para elegir la mejor solución a los problemas a medida que ocurren

Una matriz de decisiones enumera todas las opciones y los factores que se deben considerar al responder a un problema. Estos factores se analizan y ponderan según su importancia relativa. La suma de esas puntuaciones permite obtener un puntaje general para cada opción.

6. Crear un plan de acción para la mitigación de problemas

Una vez identificados los riesgos y definida la estrategia de mitigación, se crea un plan de acción. Este plan consiste en una serie de pasos o tareas que los miembros del equipo asignados deberán ejecutar para mitigar el riesgo. Los gerentes supervisarán su implementación para garantizar que se ejecute correctamente y en el tiempo adecuado.

7. Actualizar y monitorear el registro RAID durante todo el ciclo de vida del proyecto

Un registro RAID no se completa una sola vez; es un documento de gestión de proyectos vivo. Debe revisarse y actualizarse durante todo el ciclo de vida del proyecto. Cuanto más actualizada esté la información registrada en el RAID, más capacidad tendrá el proyecto para enfrentar los problemas a medida que surjan.

Ventajas y desventajas de usar un registro RAID

No existe una solución mágica que resuelva todos los problemas, y un registro RAID no es la excepción. Hay ventajas y desventajas al usar este gráfico de gestión de proyectos.

Ventajas

El beneficio más evidente es que un registro RAID te obliga a pensar de forma organizada y estratégica sobre un proyecto. Te ayuda a recopilar una gran cantidad de datos que sería prácticamente imposible mantener solo en la memoria sin un método para ordenarlos.

Considera el registro RAID como un atajo, y cualquier gestor de proyectos ocupado lo apreciará, ya que el tiempo es valioso cuando se gestiona un proyecto. También es un atajo de comunicación, porque la información recopilada no siempre es fácil de compartir con quienes necesitan conocerla.

Otro beneficio es que un registro RAID te ayuda a mantener control sobre el proyecto. La mayoría de las preguntas que pueda hacer un interesado tendrán respuesta en el registro RAID, lo que significa menos tiempo buscando información.

Básicamente, controlas los datos del proyecto para que sean accesibles. Siempre hay mucha información circulando en un proyecto, así que esto resulta muy útil. Además, cuando los riesgos se materializan y surgen problemas, tienes un sistema para controlarlos y monitorearlos, evitando que afecten al proyecto.

El registro RAID es una plantilla para capturar esos planes y, aún mejor, una referencia para medir qué tan eficazmente se están ejecutando. Al asignar un responsable para cada riesgo, tendrás nuevamente más control sobre el proyecto y sobre el proceso de gestión de riesgos.

Con un registro RAID, la toma de decisiones es más consistente. Un proyecto implica una gran cantidad de decisiones de planificación, incluso en un solo día, por lo que, aunque hay actas de reunión, el registro RAID documenta aquellas decisiones que se toman en entornos más informales. Ahora tú y los interesados tienen un registro detallado de todas las decisiones que ocurren a lo largo del ciclo de vida del proyecto, con el razonamiento de por qué se tomaron, cuándo y a causa de qué.

¿Qué supuestos se hicieron durante el proyecto? Son muchos, pero ahora no tienes que depender de la memoria de alguien para recordarlos. Aunque algunos pueden ser poco importantes, otros no lo son, y no siempre es evidente en el momento cuál es cuál.

Desventajas

En proyectos grandes, es posible que el registro RAID deba revisarse con frecuencia. La frecuencia de estas revisiones puede hacer que sientas que estás consultando el registro constantemente.

Por lo tanto, es fácil perderse en los detalles. La mejor manera de trabajar con un registro RAID es tener claro hasta qué punto deseas profundizar en cada uno de estos temas. Si profundizas demasiado, te bloquearás y pasarás por alto lo importante. Pero si lo haces de forma demasiado superficial, se pierde el propósito del registro RAID y prácticamente se vuelve inútil.

¿Qué es demasiada información y qué es muy poca? Eso suele ser más claro en retrospectiva, pero no tienes el lujo de gestionar un proyecto hacia atrás. Puedes priorizar los problemas como altos o bajos, lo cual es una forma de determinar cuánta información será necesaria.

Además, debes abordar cada sección del registro RAID con una mentalidad diferente. Los problemas no son iguales a los riesgos, por ejemplo. Quizá prefieras llevar varios registros RAID, uno para cada sección, en lugar de combinar las cuatro categorías en un solo documento.

ProjectManager ayuda a convertir desventajas en ventajas

Un registro RAID puede ser tan simple como una hoja de cálculo. Solo necesitas un lugar donde guardar los datos recopilados. Pero eso es lo mínimo; si tienes un software más dinámico, tendrás un registro RAID más dinámico. ProjectManager es un software de gestión de proyectos basado en la nube que ofrece datos en tiempo real para ayudarte a identificar, rastrear y mitigar riesgos, problemas y cambios a medida que ocurren.

Obtén una vista general con tableros en tiempo real

Nuestro software ayuda a los gestores de proyectos y sus equipos a trabajar de manera más eficiente y productiva, y esa misma tecnología puede aplicarse aquí para gestionar un registro RAID con mayor eficiencia. Nuestra herramienta rastrea riesgos, avances y cambios en tu proyecto mediante un tablero en tiempo real. No requiere configuraciones largas como ocurre con herramientas básicas. Está listo cuando tú lo estés, con gráficos claros que rastrean tiempo, costos y más en tiempo real y con mayor precisión que un registro RAID.

Profundiza en los datos con informes personalizables

Si necesitas más detalles de los que ofrece un tablero, contamos con muchos informes que pueden generarse con apenas unas teclas. Cada informe, desde informes de estado y de portafolio hasta los de variación, carga de trabajo, tiempo, costo y más, puede filtrarse para mostrar solo los datos que necesitas, incluso por etiquetas para rastrear riesgos, problemas y cambios en el proyecto. También puedes compartirlos fácilmente para mantener informados a los interesados.

Estas son solo algunas de las funciones disponibles. La gestión de riesgos requiere herramientas sólidas para la gestión de recursos. Nuestro software te permite conocer la disponibilidad del equipo y usar un gráfico de carga de trabajo codificado por colores para equilibrar su asignación y mantenerlos productivos. Ningún otro software ofrece tanto control con herramientas tan fáciles de usar.

ProjectManager puede hacer que el registro RAID sea aún más útil al facilitar el seguimiento de problemas, riesgos y más dentro del proyecto. Su software basado en la nube incluye funciones como un tablero en tiempo real y una plataforma colaborativa que permite al equipo actualizar su estado fácilmente, de modo que siempre tengas una visión actualizada del proyecto. Comienza con ProjectManager gratis hoy.