Identificas los riesgos, los registras, los monitoreas y los planificas: los riesgos son una parte inherente de todo proyecto. Algunos riesgos del proyecto seguramente se convertirán en áreas problemáticas, como ejecutar un proyecto durante los días festivos y tener que ajustar el cronograma del proyecto en función de ellos. Pero hay muchos riesgos en cualquier proyecto que, sin una evaluación de riesgos y estrategias de mitigación, pueden convertirse en sorpresas indeseadas para ti y tu equipo de gestión de proyectos.
Ahí es donde entra un plan de gestión de riesgos: para ayudarte a mitigar los riesgos antes de que se conviertan en problemas. Pero primero, ¿qué es la gestión de riesgos del proyecto?
¿Qué es un plan de gestión de riesgos?
Un plan de gestión de riesgos define cómo se ejecutará el proceso de gestión de riesgos del proyecto. Eso incluye el presupuesto, las herramientas y los enfoques que se utilizarán para llevar a cabo la identificación, evaluación, mitigación y monitoreo de riesgos.
Un plan de gestión de riesgos describe todas las actividades que se realizarán a lo largo del proceso de gestión de riesgos del proyecto, el cual se divide en cuatro fases principales:
- Identificación de riesgos: El primer paso para gestionar los riesgos del proyecto es identificarlos. El plan de gestión de riesgos explica las herramientas y fuentes de información, como datos de proyectos anteriores u opiniones de expertos, que se usarán para estimar todos los riesgos potenciales que pueden impactar el proyecto.
- Evaluación de riesgos: Una vez identificados los riesgos del proyecto, deben priorizarse según su probabilidad y nivel de impacto. En la mayoría de los casos, el plan de gestión de riesgos incluye una matriz de evaluación de riesgos para hacerlo.
- Mitigación de riesgos: Ahora es momento de crear un plan de contingencia con acciones de mitigación de riesgos para gestionar los riesgos. También debes definir qué miembros del equipo serán los dueños del riesgo, responsables de monitorear y controlar los riesgos.
- Monitoreo de riesgos: Los riesgos deben monitorearse a lo largo del ciclo de vida del proyecto para poder controlarlos. El plan de gestión de riesgos describe los procedimientos, herramientas y técnicas para monitorear la ocurrencia y la mitigación de los riesgos del proyecto.
Incluso un solo riesgo puede poner en peligro todo el plan del proyecto. Y normalmente no existe solo un riesgo por proyecto; hay muchas categorías de riesgo que requieren evaluación y discusión con los interesados. Por eso, la gestión de riesgos debe ser un proceso tanto proactivo como reactivo, constante durante todo el ciclo de vida del proyecto.
Gestiona riesgos y proyectos en línea con ProjectManager
Por ejemplo, es fácil crear un registro de riesgos usando un software de gestión de proyectos en línea. Usa la vista de lista de riesgos en ProjectManager para capturar todos los riesgos del proyecto, añadir su nivel de prioridad y asignar un miembro del equipo para identificarlos y resolverlos. Luego, gestiona esos riesgos junto con planes de proyecto detallados y datos exhaustivos.
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¿Qué debe incluir un plan de gestión de riesgos?
Crear un plan de gestión de riesgos es esencial para identificar, analizar y responder a los riesgos que podrían afectar el éxito de un proyecto. Para que un plan de gestión de riesgos sea efectivo, debe incluir ciertos componentes clave. Normalmente, un plan de gestión de riesgos incluye las siguientes secciones.
Metodología de gestión de riesgos
La metodología de gestión de riesgos es un enfoque sistemático para identificar, evaluar, gestionar y monitorear los riesgos dentro de un proyecto. Proporciona un marco estructurado para la toma de decisiones y ayuda a las organizaciones a minimizar los impactos negativos y maximizar las oportunidades. La metodología definirá las herramientas y enfoques que se utilizarán para realizar actividades de gestión de riesgos, como la evaluación, el análisis y las estrategias de mitigación de riesgos. Incluye lo siguiente:
- Gobernanza de riesgos: El marco y los procesos utilizados para identificar, evaluar, gestionar y comunicar los riesgos.
- Tolerancia al riesgo: El nivel de riesgo que una organización o proyecto está dispuesto a aceptar para alcanzar sus objetivos.
- Informes de riesgos: El proceso de comunicar información sobre los riesgos identificados, sus evaluaciones y el estado de las actividades de gestión de riesgos a los interesados.
- Métodos de evaluación de riesgos: Los métodos de evaluación de riesgos pueden clasificarse en enfoques cualitativos y cuantitativos. Los primeros incluyen una matriz de riesgos, análisis FODA, entrevistas, lluvia de ideas, etc. Los segundos incluyen evaluación de probabilidad e impacto, análisis de árbol de decisiones, análisis costo-beneficio, entre otros.
- Estrategia de mitigación de riesgos: Los planes y acciones establecidos para reducir la probabilidad o el impacto de los riesgos dentro de un proyecto.
Roles y responsabilidades
Los miembros del equipo de gestión de riesgos tienen responsabilidades como dueños del riesgo. Deben monitorear los riesgos del proyecto y supervisar sus acciones de respuesta.
Estos roles deben estar claramente definidos para lograr una identificación, evaluación y mitigación efectivas. Cada rol del equipo tendrá responsabilidades específicas, desde el director del proyecto hasta el equipo de gestión de riesgos, el dueño del riesgo, los interesados, los expertos en la materia, el equipo de finanzas y contabilidad, el equipo de aseguramiento de la calidad, la junta de control de cambios y el responsable de comunicaciones.
Plan de respuesta a los riesgos
Un plan de respuesta a los riesgos es un documento de gestión de proyectos que explica las estrategias de mitigación de riesgos que se emplearán.
Su propósito es minimizar la probabilidad e impacto de los riesgos negativos mientras maximiza las oportunidades. Es un plan de acción que detalla qué debe hacerse y quién será responsable de hacerlo.
Presupuesto de gestión de riesgos
Incluye una sección para identificar los fondos necesarios para realizar las actividades de gestión de riesgos.
Este plan financiero asignará recursos específicamente para identificar, evaluar y gestionar los riesgos dentro de un proyecto. El presupuesto asegura que haya suficiente financiación disponible para implementar estrategias de gestión de riesgos y mitigar los impactos negativos sobre los objetivos del proyecto.
Registro de riesgos
Un registro de riesgos es un gráfico para documentar la información de identificación de riesgos. Sirve como un repositorio centralizado que captura y realiza seguimiento de todos los riesgos identificados a lo largo del ciclo de vida del proyecto. Esto proporciona una vista integral, un seguimiento sistemático, la priorización de riesgos críticos, la participación de los interesados y más.
Estructura de desglose de riesgos
Es un gráfico que identifica las categorías de riesgo y la estructura jerárquica de los riesgos del proyecto. Proporciona una identificación estructurada de los riesgos, lo que facilita analizarlos y gestionarlos. La estructura de desglose de riesgos también ofrece definiciones y descripciones claras de los riesgos en distintos niveles, lo que ayuda al equipo a entender la naturaleza y el origen de cada riesgo. Además, permite priorizar los riesgos de manera más efectiva.
Matriz de evaluación de riesgos
Una matriz de evaluación de riesgos permite a los equipos analizar la probabilidad y el impacto de los riesgos del proyecto para poder priorizarlos.
Usar una matriz de evaluación de riesgos proporciona una representación visual de la relación entre la probabilidad de que ocurran los riesgos y su impacto potencial. Ayuda a los equipos a concentrarse en los riesgos críticos al categorizarlos en distintos niveles. La matriz de evaluación de riesgos también facilita la comunicación para asegurar que todos estén alineados en la priorización de riesgos.
¿Cómo hacer un plan de gestión de riesgos?
En todo proyecto de diseño web y desarrollo, proyecto de construcción o diseño de productos, habrá riesgos. Esa es la naturaleza de la gestión de proyectos. Pero por eso mismo, siempre es mejor anticiparse tanto como sea posible creando un plan de gestión de riesgos. A continuación, hemos descrito los pasos para elaborar un plan de gestión de riesgos.
1. Identificación de riesgos
La identificación de riesgos ocurre al inicio de la fase de planificación del proyecto y también a lo largo del ciclo de vida del proyecto. Aunque muchos riesgos se consideran “riesgos conocidos”, otros pueden requerir investigación adicional.
Crea una estructura de desglose de riesgos para identificar los riesgos del proyecto y clasificarlos en categorías de riesgo. Puedes hacerlo entrevistando a todos los interesados del proyecto y a expertos del sector. Muchos riesgos del proyecto pueden dividirse en categorías, como técnicas u organizacionales, y enumerarse mediante subcategorías específicas como tecnología, interfaces, rendimiento, logística, presupuesto, etc. Además, crea un registro de riesgos para compartir con todas las personas entrevistadas como un repositorio centralizado de todos los riesgos conocidos revelados durante la fase de identificación.
2. Evaluación de riesgos
En esta siguiente fase, revisa el impacto cualitativo y cuantitativo del riesgo —como la probabilidad de que ocurra frente al impacto que tendría en el proyecto— y represéntalo en una matriz de evaluación de riesgos.
Primero, asignarás a la probabilidad del riesgo una puntuación que vaya desde baja probabilidad hasta alta probabilidad. Luego, representa el impacto del riesgo de bajo a medio y alto, y asigna también una puntuación. Esto proporciona una idea de qué tan probable es que el riesgo afecte el éxito del proyecto y cuál será la urgencia de la respuesta.
Para que la matriz de evaluación de riesgos sea fácil de entender para todos los miembros del equipo de gestión de riesgos y los interesados, asigna una puntuación de riesgo total multiplicando la puntuación del nivel de impacto por la puntuación de la probabilidad del riesgo.
3. Crea un plan de respuesta a los riesgos
Una respuesta al riesgo es el plan de acción que se toma para mitigar los riesgos del proyecto cuando ocurren. El plan de respuesta a los riesgos incluye estrategias de mitigación para reducir el impacto de los riesgos del proyecto. Hacer esto normalmente tiene un costo, ya sea en tiempo o presupuesto. Por eso, es importante asignar recursos, tiempo y dinero para tus necesidades de gestión de riesgos antes de crear el plan de gestión de riesgos.
4. Asigna dueños del riesgo
A continuación, asigna un dueño del riesgo a cada riesgo del proyecto. Estos dueños del riesgo serán responsables de monitorear los riesgos que se les asignen y supervisar la ejecución de la respuesta al riesgo si es necesario.
Al crear el registro de riesgos y la matriz de evaluación de riesgos, incluye a los dueños del riesgo, de esta manera nadie tendrá dudas sobre quién debe implementar las estrategias de respuesta una vez que ocurran los riesgos del proyecto y cada dueño del riesgo podrá actuar de inmediato.
Asegúrate de registrar la respuesta exacta a cada riesgo del proyecto en el registro de riesgos y obtener la aprobación del plan de respuesta a los riesgos por parte de todos los interesados antes de la implementación. Así, habrá un registro del problema y de la solución para revisar una vez que el proyecto finalice.
5. Comprende tus disparadores
Esto puede suceder con o sin que un riesgo ya haya impactado el proyecto, especialmente durante los hitos del proyecto como medio para revisar su progreso. Si ya han ocurrido, considera reclasificar esos riesgos existentes.
Incluso si esos disparadores no se han cumplido, es mejor elaborar un plan de respaldo conforme avanza el proyecto. Quizás las condiciones para que ocurra cierto riesgo dejen de existir después de alcanzar un punto específico dentro del proyecto.
6. Crea un plan de respaldo
Considera tu registro de riesgos y tu matriz de evaluación de riesgos como documentos vivos. Los riesgos del proyecto pueden cambiar de clasificación en cualquier momento, y por esa razón, desarrolla un plan de contingencia como parte del proceso.
La planificación de contingencias incluye descubrir nuevos riesgos durante los hitos del proyecto y reevaluar los riesgos existentes para determinar si se han cumplido las condiciones de dichos riesgos. Cualquier reclasificación implica ajustar tu plan de contingencia.
7. Mide tu umbral de riesgo
Medir tu umbral de riesgo consiste en determinar qué riesgo es demasiado alto y consultar con los interesados del proyecto para decidir si vale la pena continuar con el proyecto —ya sea en términos de tiempo, dinero o alcance.
Así es como normalmente se determina el umbral de riesgo: considera los riesgos que tengan una puntuación “muy alta” o varios riesgos con puntuación “alta” y consulta con tu equipo directivo y los interesados para determinar si el proyecto corre riesgo de fracasar. Los riesgos del proyecto que requieren consulta adicional son riesgos que han superado el umbral de riesgo.
Para mantener una supervisión cercana de los riesgos a medida que generan problemas en el proyecto, utiliza un software de gestión de proyectos. ProjectManager tiene paneles en tiempo real integrados en la herramienta, a diferencia de otros software que requieren que los equipos los configuren manualmente. Calculamos automáticamente la salud de los proyectos, verificando si los equipos están a tiempo o retrasados. Obtén una vista de alto nivel sobre cuánto estás gastando, el progreso y más. Cuanto más rápido se identifique un riesgo, más rápido podrás resolverlo.
Mejores prácticas para mantener tu plan de gestión de riesgos
Los planes de gestión de riesgos solo fallan de unas pocas maneras: de forma incremental por un presupuesto insuficiente, debido a errores de modelado o por ignorar los riesgos por completo.
Tu plan de gestión de riesgos evoluciona constantemente a lo largo del ciclo de vida del proyecto, de principio a fin. Por eso, las mejores prácticas se centran en la fase de monitoreo del plan de gestión de riesgos. Continúa evaluando y reevaluando tus riesgos y sus puntuaciones, y aborda los riesgos en cada hito del proyecto.
Los paneles del proyecto y otras funciones de seguimiento de riesgos pueden ser un salvavidas para mantener tu plan de gestión de riesgos. Mira el video a continuación para ver lo importantes que pueden ser los paneles de gestión de proyectos, los datos en vivo y los informes del proyecto para mantener los proyectos encaminados y dentro del presupuesto.
Además del monitoreo rutinario de riesgos, en cada hito realiza otra ronda de entrevistas con la misma lista de verificación que usaste al inicio del proyecto, y vuelve a entrevistar a los interesados del proyecto, los miembros del equipo de gestión de riesgos, los clientes (si aplica) y los expertos del sector.
Registra sus respuestas, ajusta el registro de riesgos y la matriz de evaluación de riesgos si es necesario, y reporta todas las actualizaciones relevantes de tu plan de gestión de riesgos a los principales interesados del proyecto. Este proceso y nivel de transparencia ayudan a identificar nuevos riesgos que deban evaluarse y muestran si algunos riesgos anteriores ya han expirado.
Cómo puede ayudarte ProjectManager con tu plan de gestión de riesgos
Un plan de gestión de riesgos solo es tan eficaz como las funciones de gestión de riesgos que tengas para implementarlo y darle seguimiento. ProjectManager es un software de gestión de proyectos en línea que te permite ver los riesgos directamente en el menú del proyecto. Puedes etiquetar los riesgos como abiertos o cerrados e incluso crear una matriz de riesgos directamente en el software. Obtienes visibilidad sobre los riesgos y puedes darles seguimiento en tiempo real, compartiendo y consultando el historial de riesgos.
Seguimiento y monitoreo de riesgos en tiempo real
Gestionar riesgos es solo el comienzo. También debes monitorear los riesgos y darles seguimiento desde el momento en que los identificas. Los paneles en tiempo real proporcionan una vista de alto nivel del retraso, la carga de trabajo, el costo y más. Los informes personalizables pueden compartirse con los interesados y filtrarse para mostrar únicamente lo que necesitan ver. Nunca ha sido tan fácil hacer seguimiento de los riesgos.
Los riesgos ocurren en cualquier proyecto. Sin embargo, si cuentas con las herramientas adecuadas para navegar mejor el proceso de planificación de la gestión de riesgos, podrás mitigar errores con mayor eficacia. ProjectManager es un software de gestión de proyectos en línea que se actualiza en tiempo real, brindándote la información más reciente sobre tus riesgos, problemas y cambios. Comienza una prueba gratuita de 30 días y gestiona mejor tus riesgos.