Todos los proyectos tienen riesgos y suposiciones. La capacidad de registrar problemas a medida que surgen es esencial para la gestión de proyectos y la entrega exitosa. Nuestra plantilla de registro RAID para Excel es una herramienta gratuita que te ayuda a identificar y rastrear estos elementos para evitar que afecten negativamente al proyecto. Descarga hoy mismo tu plantilla de registro RAID para Excel.

Para descargar esta plantilla gratuita de registro RAID, haz clic en la imagen.

¿Qué es un registro RAID?

RAID es un acrónimo en inglés que significa riesgos, suposiciones, incidencias y decisiones. Se utiliza durante las fases de planificación y ejecución del proyecto para identificar y hacer seguimiento de estos elementos. Más adelante definiremos cada uno, pero lo importante es que se trata de una herramienta simple y eficaz para la gestión de proyectos.

En algunos casos, encontrarás variantes del término: hay quienes usan “acciones” en lugar de suposiciones y “dependencias” en vez de decisiones. En nuestro caso, tratamos las decisiones como cualquier acción que tomará el gerente del proyecto, y las suposiciones pueden incluir dependencias.

ProjectManager cuenta con registros RAID integrados para facilitar el seguimiento de riesgos, suposiciones, problemas, dependencias y cambios en tiempo real. Establezca prioridades, agregue etiquetas, edite la probabilidad y el impacto, y mucho más. Empiece a usar ProjectManager hoy mismo gratis.

¿Por qué usar una plantilla de registro RAID?

Una plantilla de registro RAID ayuda a gestionar los riesgos, suposiciones, incidencias y decisiones conforme surgen en el proyecto. Durante el proceso de toma de decisiones, esta plantilla permite mitigar o resolver estos elementos. Los gerentes de proyecto saben que no se pueden evitar estos factores, así que el registro RAID les permite identificarlos y gestionarlos para reducir su impacto.

Incluso si el gerente de proyecto decide ignorarlos, seguirán ocurriendo. Si no se hace una planificación adecuada, el proyecto se expone a retrasos costosos, incumplimiento de plazos y sobrecostos, lo que afectará al presupuesto. El registro RAID centraliza toda esta información necesaria para gestionar el proyecto de manera eficaz.

Además de rastrear riesgos, suposiciones, incidencias y decisiones, también sirve para analizar cómo los cambios afectan al proyecto. El cambio es inevitable, por lo tanto, debe ser planificado y gestionado. La plantilla de registro RAID optimiza este proceso, facilita la asignación de recursos y ayuda a obtener el respaldo de la dirección y las partes interesadas.

¿Cuándo se debe usar una plantilla de registro RAID?

Como se mencionó anteriormente, la plantilla de registro RAID debe utilizarse durante la planificación del proyecto y también en la fase de ejecución. Te puede ayudar a medir el progreso y documentar cómo responde el equipo ante los riesgos, suposiciones, incidencias y decisiones que surgen durante el proyecto.

Al finalizar el proyecto, el registro RAID debe archivarse. Así se convierte en una herramienta valiosa para proyectos futuros similares, ya que proporciona información histórica útil para la planificación de próximos trabajos.

De hecho, el registro RAID es un excelente recurso de consulta y puede utilizarse a lo largo de todo el ciclo de vida del proyecto. Incluso puede integrarse con otras metodologías. Por ejemplo, no sustituye las herramientas ágiles o lean, pero puede complementarlas para lograr un análisis más completo.

¿Quién debe usar una plantilla de registro RAID?

La plantilla de registro RAID suele ser completada por el gerente del proyecto. Esto se hace antes de iniciar el trabajo y se utiliza como referencia durante todo el ciclo de vida del proyecto. Esto se aplica a sectores tan diversos como la ingeniería, la construcción y las tecnologías de la información (TI), donde los registros RAID son ampliamente usados.

Como se redacta en la fase de planificación, el registro RAID se actualiza de manera continua a medida que avanza el proyecto. El gerente documenta acciones importantes, decisiones que deben tomarse, problemas que surgen, entre otros. Por lo tanto, aunque el gerente de proyecto sea el responsable, todo el equipo puede involucrarse en el proceso.

¿Cómo usar esta plantilla de registro RAID?

Una vez descargues la plantilla de registro RAID gratuita para Excel, puedes personalizarla con el logotipo de tu empresa y agregar o eliminar columnas según tus necesidades. Hemos creado un ejemplo para mostrarte cómo utilizarla, pero primero definamos qué significan los cuatro elementos RAID.

Riesgos

Un riesgo es algo inesperado que puede afectar el proyecto. No siempre son negativos; también existen riesgos positivos que pueden representar oportunidades. Una vez que un riesgo se materializa, deja de ser riesgo y se convierte en un problema o incidencia.

Suposiciones

Las suposiciones están relacionadas con las restricciones. Una suposición es algo que se da por cierto, mientras que una restricción es algo que se sabe con certeza. El objetivo es identificar las suposiciones para estar preparados si se cumplen. Si no se cumplen, no pasa nada; si sí se cumplen, el gerente del proyecto estará listo para mitigar cualquier impacto en alcance, tiempo o coste.

Incidencias

Una incidencia es un problema presente desde el inicio o que aparece durante la ejecución. Las incidencias deben ser identificadas y resueltas cuanto antes para evitar retrasos costosos o incluso el fracaso del proyecto.

Decisiones

Aquí se registran todas las decisiones del proyecto. Este registro sirve como guía para futuros equipos que enfrenten situaciones similares. Las decisiones deben incluir detalles como: quién la tomó, cuándo y por qué.

Ahora que conocemos los términos, revisemos el formato de la plantilla. En el extremo izquierdo de la hoja de cálculo encontrarás una columna con el ID de cada línea.

La siguiente columna es para describir el elemento registrado, seguida de otra para definir su impacto en el proyecto. Después, puedes indicar cuál será la respuesta para mitigar o aprovechar la situación. Las últimas columnas permiten establecer la prioridad, asignar un responsable y añadir notas adicionales.

Plantillas relacionadas de gestión de proyectos

La plantilla de registro RAID es solo una de las docenas de plantillas gratuitas de gestión de proyectos en Excel y Word que puedes descargar desde nuestro sitio. Tenemos plantillas para cada fase del proyecto, desde la iniciación hasta el cierre. Aquí te dejamos algunas plantillas gratuitas relacionadas con el registro RAID.

Plantilla de registro de riesgos

La plantilla gratuita de registro de riesgos para Excel es similar a la plantilla de registro RAID, pero está dedicada exclusivamente a identificar y dar seguimiento a los riesgos. También incluye campos para ID, descripción, impacto, respuesta e incorpora un nivel de riesgo para determinar cómo actuar.

Plantilla de registro de cambios

Algo que la plantilla de registro RAID no contempla son los cambios, que inevitablemente ocurren durante un proyecto. Nuestra plantilla gratuita de registro de cambios para Excel permite a los gerentes de proyecto gestionar los cambios sin que afecten negativamente al proyecto.

Plantilla de matriz RACI

RACI es otro acrónimo que significa responsable, aprobador, consultado e informado. Nuestra plantilla gratuita de matriz RACI en Excel sirve para identificar y definir los roles y responsabilidades del equipo asignando a cada miembro una R, A, C o I según su participación en el proyecto.

ProjectManager te ayuda a hacer seguimiento de tus proyectos

Las plantillas de gestión de proyectos son un buen punto de partida, pero la mayoría de los gerentes de proyecto encontrarán rápidamente las limitaciones de estos documentos estáticos. Ahí es cuando deciden dar el salto a un software de gestión de proyectos. ProjectManager es un software galardonado que permite hacer seguimiento de proyectos en tiempo real. Cada usuario puede elegir su vista preferida para planificar, gestionar y supervisar el proyecto: diagramas de Gantt, tableros kanban, listas de tareas, calendarios y más.

Gestiona riesgos, incidencias y cambios

Usa la plantilla de registro RAID como base para tu planificación de gestión de riesgos. Con nuestro software, puedes crear, editar y etiquetar tareas para identificar y hacer seguimiento de los riesgos, incidencias y cambios del proyecto. Al incluir etiquetas en los informes de estado, obtendrás datos relevantes sobre estos elementos. También puedes gestionarlos todos desde un solo panel centralizado, indicar el impacto y la probabilidad de ocurrencia, definir respuestas y mucho más. Todo esto es fácilmente accesible mediante nuestra búsqueda global.

Haz seguimiento con paneles en tiempo real

Nuestras funciones de informes te ofrecen detalles sobre riesgos, incidencias y cambios, entre otros aspectos, pero a veces necesitas una visión general del progreso y rendimiento del proyecto. Solo cambia a nuestro panel en tiempo real, que siempre se actualiza con datos en vivo y los muestra en gráficos y tablas fáciles de leer, incluyendo métricas de salud, tiempo, coste y más. A diferencia de otras herramientas más básicas, no necesitas configurarlo: está listo para usarse cuando lo necesites.

ProjectManager es un software de gestión de proyectos en línea que conecta a equipos en distintas áreas o ubicaciones para compartir archivos, comentar tareas y mucho más. Sus funciones de gestión de riesgos, tareas y recursos ofrecen a los gerentes un control total del proyecto. Además, sus herramientas de monitoreo y seguimiento ayudan a mantener el rumbo y a informar a los interesados. Únete a equipos como Avis, Nestlé y Siemens que ya usan nuestra solución. Empieza gratis con ProjectManager hoy mismo.