Tomar decisiones es una de las principales responsabilidades de un gerente. Puede crear un plan, programar tareas y recursos, elaborar un presupuesto y armar un equipo, pero una vez que el proyecto entra en ejecución, se ve inundado de decisiones. Nuestra plantilla de matriz de decisiones gratuita puede ayudarle a evaluar y priorizar sus opciones.
Para descargar esta plantilla gratuita de matriz de decisiones, haz clic en la imagen.
¿Qué es una matriz de decisiones?
Una matriz de decisiones es una herramienta que permite evaluar y priorizar una lista de opciones, utilizada por los gestores de proyectos y sus equipos para identificar, analizar y calificar información de manera sistemática. Es especialmente útil cuando se analiza un gran número de factores y se evalúa la importancia relativa de cada uno.
La herramienta funciona colocando una serie de valores en columnas y filas que permiten comparar cada solución posible, ponderando las variables según su importancia. Esto permite al gerente del proyecto y a su equipo elegir el mejor curso de acción, priorizar tareas y resolver problemas. Una matriz de decisiones ofrece una perspectiva lógica para seleccionar las mejores alternativas.
En cierto sentido, puedes ver nuestra plantilla de matriz de decisiones como una herramienta para eliminar la emoción del proceso de toma de decisiones y tomar decisiones más lógicas y menos impulsivas. Más adelante explicaremos cómo usar la plantilla, pero basta saber que funciona definiendo una lista de criterios que influyen en la situación y asignando un valor ponderado a cada uno para visualizar su importancia en relación con el problema o situación.
Usa nuestra plantilla de matriz de decisiones para Excel y tendrás una herramienta que te ayudará a tomar mejores decisiones al gestionar tu proyecto. Descarga la plantilla gratuita ahora y comienza a evaluar tus opciones y determinar qué hacer primero.
Por supuesto, una matriz de decisiones solo te ayuda a elegir qué hacer. No te ayuda a hacerlo. Para eso necesitarás un software de gestión de proyectos. ProjectManager es un software galardonado que te permite planificar, gestionar y dar seguimiento en tiempo real. Una vez que tomas una decisión, nuestros potentes diagramas de Gantt te ayudan a organizar tareas, recursos y costos en un cronograma visual para ver el panorama completo. Comienza hoy gratis con ProjectManager.
¿Por qué usar una plantilla de matriz de decisiones?
Se usa una plantilla de matriz de decisiones para tomar una decisión. A menudo es difícil determinar cuál es el mejor plan de acción. Generalmente hay muchos caminos posibles y, en medio de la gestión de un proyecto, puede ser complicado analizar el problema con objetividad. Eliminar el componente emocional de la toma de decisiones suele revelar la mejor opción.
En un proyecto es fácil seguir adelante sin detenerse a analizar, pero que sea fácil no significa que sea lo correcto. Usar nuestra plantilla gratuita de matriz de decisiones ofrece a los gestores de proyectos y a sus equipos la oportunidad de reflexionar y analizar las distintas opciones con menos sesgo del que normalmente tendrían.
¿Quién debería usar esta plantilla de matriz de decisiones?
Cualquiera que tenga que tomar una decisión puede beneficiarse del uso de nuestra plantilla de matriz de decisiones. Cuantas más opciones existan, mejor funcionará la matriz para reducirlas y evitar que la decisión resulte abrumadora.
Sin embargo, en la gestión de proyectos, la matriz de decisiones es una excelente herramienta para los gestores de proyectos y sus equipos. Los gestores pueden identificar, analizar y calificar las diversas opciones disponibles para determinar cuál es la más conveniente para el proyecto sin afectar negativamente el alcance, el tiempo o el costo.
El equipo del proyecto también puede encontrar valor en usar una matriz de decisiones. Puede servirles para determinar qué tareas tienen prioridad y deberían hacerse primero. Los equipos de sprint la utilizan para gestionar su backlog. De hecho, cualquier decisión puede pasarse por esta matriz para ayudar a tomar una decisión más lógica.
¿Cuándo deberías usar esta plantilla de matriz de decisiones?
Debe quedar claro que una plantilla de matriz de decisiones debe usarse siempre que haya un problema o múltiples opciones entre las que se deba elegir. Es ideal cuando existe una lista amplia de alternativas que debe reducirse a una sola.
Pero la plantilla de matriz de decisiones también es una gran herramienta cuando hay que tomar una decisión basada en varios criterios. Debido al diseño de la matriz, puedes listar tantos criterios como necesites para ayudarte a tomar mejores decisiones. Además, cada uno de los criterios para tomar una decisión tiene un peso distinto, que puede ser indicado bajo la columna de “ponderación“. De esta manera la persona que toma las decisiones puede no sólamente analizar distintas variables, sino también definir que tan importantes son a la hora de tomar una decisión.
La plantilla también es útil cuando ya has reducido una lista grande de opciones a un número manejable, pero aún necesitas reducirla más hasta quedarte con una sola elección. La matriz de decisiones puede ayudarte a lograrlo y eliminar cualquier sesgo inconsciente que puedas tener.
Cómo usar esta plantilla de matriz de decisiones para Excel
Cuando descargues nuestra plantilla de matriz de decisiones gratuita para Excel, verás que ya viene rellenada. Solo elimina las celdas que quieras dejar vacías. También puedes cambiar los criterios que aparecen en la columna izquierda de la matriz, y en la fila horizontal superior puedes añadir tus ideas, problemas o alternativas. Esa fila puede extenderse tanto como necesites, ya que la plantilla es totalmente personalizable.
A continuación se detallan los pasos que debes seguir para usar la matriz de decisiones. Cada paso está explicado para ayudarte a sacar el máximo provecho de la plantilla.
1. Identifica tus alternativas
Como la plantilla de matriz de decisiones ayuda a elegir entre alternativas similares, el primer paso es identificar cuáles son esas alternativas. Esto puede implicar elegir entre varios proveedores o servicios y determinar cuál es el mejor para ti analizando pros y contras. Estas alternativas se listan en la fila superior de la matriz.
2. Define tus criterios de toma de decisiones
Ahora que ya tienes tus opciones, es importante definir los criterios que usarás para tomar la decisión. Los criterios se listan verticalmente en la primera columna de la plantilla. Estos criterios pueden ser cualquier cosa: costos, calidad, tiempo, etc. Es en este punto donde decides cómo vas a reducir las opciones.
3. Añade una puntuación para tus alternativas
Debajo de cada alternativa debes añadir una puntuación. Ya hemos creado una escala para la plantilla, del uno al cinco: uno significa que no cumple el criterio y cinco que lo supera significativamente. Pero puedes personalizar esta escala si nuestras definiciones no se ajustan a tus necesidades.
4. Asigna un peso a tus criterios de decisión
Asignar un peso significa indicar que algunos criterios son más importantes que otros. Puedes usar la misma escala del uno al cinco, donde uno es lo menos importante y cinco lo más importante. Esto te permitirá ponderar la decisión según los criterios que más valoras.
5. Consulta los totales de cada alternativa
Cada alternativa tendrá un total al sumar las puntuaciones de cada criterio. Las columnas ponderadas y no ponderadas tendrán cada una su total. Luego, el total ponderado y el total regular se multiplican para esa alternativa. El número más alto indica la opción que debes elegir.
6. Comparte la plantilla de matriz de decisiones con tu equipo
Si eres un gestor de proyectos utilizando nuestra plantilla de matriz de decisiones gratuita, el último paso es comunicar la decisión al equipo. La decisión debe compartirse con todos para que pueda implementarse correctamente.
Plantillas relacionadas para la toma de decisiones
La plantilla de matriz de decisiones para Excel es solo una de las docenas de plantillas gratuitas disponibles en nuestro sitio para descarga inmediata. Hay plantillas de gestión de proyectos para Excel y Word que cubren cada fase del proyecto, desde la iniciación hasta el cierre. Aquí tienes algunas que están directamente relacionadas con la toma de decisiones y lo que ocurre después.
Plantilla de matriz de prioridades
Otra herramienta de toma de decisiones es nuestra matriz de priorización de proyectos. Puedes usarla para gestionar un portafolio y decidir cómo asignar recursos, o simplemente para determinar qué hacer ahora y qué dejar para después. Es una sencilla pero efectiva matriz de Eisenhower.
Plantilla de análisis costo-beneficio
Usa nuestra plantilla gratuita de análisis costo-beneficio para Excel para determinar si el proyecto o la decisión que estás por tomar vale la inversión. Evita perder tiempo y dinero evaluando los costos cuantitativos, beneficios cuantitativos y otros factores clave.
Plantilla de objetivos SMART
Los objetivos SMART son específicos, medibles, alcanzables, relevantes y con límite de tiempo. Nuestra plantilla gratuita de objetivos SMART para Excel te ayuda a determinar si los objetivos que deseas establecer cumplen estos criterios sin generar desperdicio innecesario.
Cómo ProjectManager te ayuda a dar seguimiento a tus proyectos
Todas estas plantillas te ayudarán a dirigir el rumbo de tu proyecto, pero el software de gestión de proyectos es el volante. ProjectManager es un software de gestión de proyectos galardonado que entra en acción cuando ya tomaste la decisión y ahora debes planificar, gestionar y dar seguimiento al trabajo para asegurarte de alcanzar las metas que te has propuesto. Ya mostramos cómo nuestro diagrama de Gantt ayuda a trazar el plan, pero no mencionamos que hay otras cuatro vistas de proyecto—tableros kanban, listas de tareas, hoja y calendario—que permiten al equipo ejecutar las tareas con las herramientas que les resultan más cómodas.
Haz seguimiento del progreso y el desempeño con paneles en tiempo real
Ejecutar las tareas es solo el comienzo. Debes cumplir los objetivos a tiempo y dentro del presupuesto. Para asegurarte de que el proyecto avance según lo previsto, usa nuestros paneles en tiempo real, que capturan datos actualizados del proyecto y los muestran en gráficos fáciles de interpretar. Puedes ver rápidamente costos, tiempo, carga de trabajo y mucho más. A diferencia de herramientas más limitadas, nuestro panel no requiere configuraciones extensas. Solo cambia de vista y obtén una perspectiva general del proyecto cuando la necesites.
Mantén la productividad con funciones de gestión de recursos
Nuestro software también te ayuda a gestionar recursos. Puedes asignarlos a tareas en el diagrama de Gantt y configurar la disponibilidad de tu equipo, incluyendo PTO, festivos globales, vacaciones y más, para facilitar las asignaciones. También contamos con un gráfico de carga de trabajo codificado por colores para ver de inmediato si algún miembro del equipo está sobrecargado. Si es así, redistribuye el trabajo directamente desde el gráfico. Mantén al equipo trabajando a capacidad y alcanzando los objetivos.
ProjectManager te ayuda a convertir decisiones en logros de proyecto
ProjectManager es un software de gestión de proyectos en línea que conecta equipos sin importar si están en la oficina, en obra o en cualquier parte del mundo. Puedes compartir archivos, comentar a nivel de tarea y mucho más. Más que una herramienta de colaboración, nuestro software cuenta con funciones de gestión de tareas que aumentan la productividad, herramientas de gestión de riesgos para anticipar problemas, flujos de trabajo automatizados, configuraciones de aprobación de tareas y mucho más. Comienza gratis con ProjectManager hoy.