Tener una gran idea es solo el comienzo: para hacerla realidad, necesitas un plan de ejecución del proyecto (PEP). Un plan de ejecución del proyecto es un documento para ejecutar proyectos que te ayuda a definir estrategias, establecer procesos de gestión de proyectos y ponerlo todo en acción.
Crear un plan de ejecución del proyecto forma parte de la fase de planificación y te permite materializar tu idea. Mientras que una idea puede ser aspiracional, el proceso de ejecución del proyecto es riguroso y práctico, e incluye todas las actividades clave. No hace falta decirlo: es un documento esencial en la gestión de proyectos.
¿Qué es un plan de ejecución del proyecto (PEP)?
Un plan de ejecución del proyecto es un documento que se utiliza para definir cómo se va a ejecutar un proyecto. Esto debería quedar claro por el nombre, pero también abarca la programación del proyecto, así como el seguimiento y control necesarios para entregar los entregables del proyecto.
El documento detalla todas las partes de la ejecución del proyecto y muestra cómo se van a gestionar. Debe cumplir con los requisitos del proyecto o del contrato entre las partes involucradas. El PEP también señala los objetivos del proyecto, junto con el cronograma y los recursos necesarios para ejecutar el proyecto.
Está claro, solo por estos elementos fundamentales, cuán importante es el plan de ejecución del proyecto. Pero, por supuesto, incluye mucho más. Una vez que hayas creado el plan de ejecución del proyecto, aún debes cumplir con los hitos, dependencias y asignaciones. Si realmente quieres cumplir con los plazos, querrás usar un software de gestión de proyectos.
ProjectManager es un software en la nube para gestionar proyectos y trabajos que organiza tareas con diagramas de Gantt interactivos para la planificación de la ejecución. Puedes colocar hitos en la línea de tiempo, vincular dependencias y filtrar la ruta crítica. Luego, configura una línea base y podrás hacer un seguimiento de la variación del proyecto mientras ejecutas tus tareas. Comienza gratis hoy con ProjectManager.
Elementos de un plan de ejecución del proyecto
Los planes de ejecución del proyecto combinan los elementos necesarios para una hoja de ruta definitiva y accionable de implementación del proyecto. Esto puede incluir la lista de los interesados del proyecto y la definición de todas las tareas del proyecto. Estos son los seis elementos básicos de un plan de ejecución del proyecto:
1. Alcance del proyecto
El alcance del proyecto es una visión general de los objetivos y una lista detallada de todos los elementos involucrados en el proyecto. Define el alcance identificando lo que se debe hacer. Hazlo en términos específicos. Esto ofrece a los interesados un resumen del propósito del proyecto y sus objetivos.
Algunos de los detalles que deberías incluir en tu alcance del proyecto son:
- Una declaración de trabajo para definir los roles y responsabilidades del equipo del proyecto
- Una lista de limitaciones y restricciones de los recursos disponibles
- Todos los posibles entregables, no solo el final
- Una lista de informes, productos, servicios o desarrollos de software relevantes
- A qué interesado o cliente se entregarán estos elementos
- Algunos criterios para medir el éxito del equipo del proyecto
2. Estándares de calidad
Ya conoces los resultados esperados, ahora es momento de definir la calidad que esperas de ellos. Tener una comprensión clara de las expectativas de calidad es clave para un proyecto exitoso. Para empezar, deberás definir qué significa calidad y asegurarte de que todo tu equipo esté de acuerdo con esa definición.
Además, establecer objetivos alcanzables mantendrá a tu equipo motivado. Si el trabajo parece inalcanzable, probablemente se afecte la moral. Para mantener el compromiso del equipo, solicita frecuentemente comentarios sobre qué es un objetivo realista y aplica esa retroalimentación al PEP.
3. Declaraciones de objetivos
Una declaración de objetivos describe lo que el equipo planea implementar y completar durante el proyecto. Algunos ejemplos pueden ser los entregables esperados, los hitos y el ciclo de vida de tareas de gran envergadura.
La declaración también puede reiterar el propósito del proyecto. Puede mostrar los beneficios que se espera que el proyecto aporte a la organización, a los interesados o a los clientes. También puede incluir la identificación de riesgos y desafíos, junto con detalles sobre cómo el equipo responderá a ellos.
4. Asignación de recursos para el plan de ejecución del proyecto
También necesitarás un plan de recursos para completar el proyecto. Los recursos—a diferencia del alcance, las especificaciones de calidad y los objetivos—son lo que tu equipo necesita para poner en marcha el plan. Aquí también se define el presupuesto del proyecto, ya que los recursos implican costos.
Un recurso en un proyecto puede ser capital, personas o materiales. De hecho, es cualquier cosa que se necesite para ejecutar las tareas en tu plan de ejecución. Contar con los recursos necesarios para cumplir con la capacidad del equipo es esencial para completar el proyecto a tiempo y con los niveles de calidad esperados.
5. Cronograma del proyecto
Aunque ya hayas creado una línea de tiempo e identificado hitos, se requiere un cronograma completo en el PEP. Esto implica usar una estructura de desglose del trabajo para listar, priorizar y establecer fechas límite para las tareas. Luego puedes asignarlas a los miembros del equipo.
Cambios en el suministro de materiales pueden afectar el cronograma, por lo que hay que gestionar las expectativas de posibles retrasos con los interesados y el equipo. El director del proyecto podría tener que hacer ajustes a la triple restricción de tiempo, costo y alcance para responder a esos cambios y mantener el proyecto en curso.
6. Componentes organizativos
Por último, el PEP debe considerar los aspectos operativos del proyecto. Esto significa listar al personal clave y sus roles y responsabilidades, y distribuir esta lista para que todos sepan quién es responsable de qué.
En esa misma línea, debes identificar quién tiene autoridad para tomar decisiones. Esto ayudará al equipo a trabajar mejor, ya que sabrán a quién acudir cuando se deba tomar una decisión. Estas figuras de autoridad también estarán disponibles para resolver dudas o inquietudes.
Deberías describir en el PEP los métodos que se usarán para los informes y la comunicación. Esto incluye cómo se va a monitorear y hacer seguimiento del progreso y rendimiento del proyecto. También cómo trabajará el equipo internamente y con otros equipos si hay interacción con otros departamentos.
¿Cómo crear un plan de ejecución del proyecto?
1. Reunión de inicio
Una reunión de inicio te permite comunicar la estrategia, el proceso y las acciones al equipo y a los interesados. Puedes responder preguntas y asegurarte de que todos comprendan el proyecto y estén comprometidos. No es una reunión diaria tipo stand-up, sino una visión completa de la implementación del proyecto. En este momento deberías compartir el plan del proyecto para que todos estén alineados. El software de planificación de proyectos puede facilitar este paso al integrar rápidamente al equipo, compartir el plan y asignar tareas.
2. Monitorear y controlar el plan de ejecución del proyecto
El proyecto avanzará normalmente a través de las etapas de ejecución, monitoreo y control. Aquí, el software de gestión de proyectos puede ayudarte a mantener el cronograma, el presupuesto y el alcance del proyecto. También deberás estar atento a los riesgos identificados en tu plan de gestión de riesgos y mantener equilibrada la carga de trabajo del equipo. Los interesados pueden ser clave para ayudarte a identificar riesgos antes de que se conviertan en problemas. Luego, deberás analizar tus datos para asegurarte de que estás cumpliendo con el progreso, los indicadores clave de desempeño (KPI) y los hitos de rendimiento.
3. Datos en tiempo real
Necesitarás un software de gestión de proyectos basado en la nube para saber si vas a tiempo y sin sobrecostos. Contar con una herramienta en tiempo real es esencial para monitorear un proyecto, pero también es excelente para facilitar la colaboración. Los gestores pueden supervisar y los equipos pueden comunicarse, estén trabajando juntos o distribuidos globalmente. Usar software en tiempo real garantiza que todos trabajen con los datos más actualizados y que los gestores tomen decisiones más acertadas.
4. Cierre y aprobación
Entregar los entregables a tiempo y dentro del presupuesto puede parecer el final del proyecto, pero no lo es. Aún queda documentación por completar. No es una formalidad innecesaria; es una parte clave del ciclo de vida del proyecto. Durante la fase de cierre del proyecto, deberás obtener aprobaciones de los interesados para asegurarte de que el producto o servicio haya cumplido con sus expectativas de calidad. También tendrás que pagar a proveedores o contratistas y liberar a tu equipo. Y no olvides celebrar. No solo es divertido y merecido, también mantiene alta la moral del equipo.
Usa ProjectManager para crear tu plan de ejecución del proyecto
Una plantilla es una gran herramienta, pero es estática. Si las plantillas te hacen perder tiempo y no son lo suficientemente precisas, entonces es hora de cambiar a ProjectManager, que automatiza gran parte del trabajo y te da visibilidad en tiempo real para gestionar mejor tu proyecto hasta su finalización exitosa.
Vistas múltiples para todos los equipos
Ya sea que trabajes en marketing, TI, servicios profesionales o cualquier otra industria, vas a tener muchos equipos colaborando. ProjectManager ofrece vistas múltiples para que cada equipo tenga las herramientas que necesita. Por ejemplo, el tablero kanban es una herramienta visual que permite a los equipos gestionar su backlog y planificar sprints juntos. También brinda visibilidad a los gestores para reasignar recursos cuando sea necesario y evitar bloqueos.
Gestiona fácilmente los recursos de tu equipo
Debes asegurarte de que tu equipo trabaje a plena capacidad. Aunque puedes ver sus tareas desde cualquiera de las vistas disponibles, como lista, hoja o calendario, ProjectManager cuenta con herramientas de gestión de recursos para equilibrar la carga de trabajo rápida y fácilmente. El gráfico de carga de trabajo está codificado por colores para que puedas visualizarlo de un vistazo y reasignar tareas desde la misma página.
Haz seguimiento de los cambios con paneles en vivo
La gestión del cambio implica saber cuándo ocurren los cambios. Eso requiere monitoreo en tiempo real con el panel en vivo de ProjectManager. Recoge automáticamente los datos del proyecto y calcula los números para mostrar métricas de tiempo, costo y más en gráficos y tablas fáciles de entender. Para más detalle, usa informes de un clic sobre el estado del proyecto, el portafolio, la variación, hojas de tiempo y más. Estos informes pueden filtrarse para mostrar solo lo que necesitas y compartirse fácilmente con los interesados.
ProjectManager puede ayudarte a crear tu plan de ejecución, compartirlo con el equipo del proyecto y monitorearlo y controlarlo a lo largo del ciclo de vida del proyecto. Recibe notificaciones por correo electrónico y alertas dentro de la aplicación en tiempo real para mantenerte siempre al tanto del progreso y colaborar con tu equipo.
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