Los gráficos de gestión de proyectos ayudan enormemente a los gerentes de proyecto a planificar, programar y hacer seguimiento al progreso de proyectos de todos los tamaños. Existen muchos tipos de diagrama de proyecto y cada uno corresponde a una fase del ciclo de vida del proyecto, como los gráficos de iniciación o de cierre de proyecto.
También hay gráficos, diagramas y matrices de planificación para cada una de las 10 áreas clave de la gestión de proyectos, como la gestión de costos, cronograma, recursos o interesados.
Por suerte para los gerentes de proyecto, existen muchas alternativas al momento de elegir un gráfico de gestión de proyectos que facilite los esfuerzos de planificación. De hecho, su uso suele ser una necesidad: necesitarás emplear un diagrama de Gantt o una estructura de desglose del trabajo para construir tu plan de proyecto, que constituye la base del mismo.
¿Qué son los diagramas de proyecto?
Los gráficos de gestión de proyectos son representaciones visuales de datos que convierten conceptos complejos en recursos fáciles de comprender. Se utilizan principalmente para la planificación del proyecto y adoptan diversas formas como diagramas de flujo, diagramas de red o gráficos de barras. Los diagramas de Gantt, PERT, CPM y EDT son excelentes ejemplos.
Estos gráficos son especialmente útiles al comunicar información compleja de planificación. Visualizan los datos y transforman conceptos difíciles como el cronograma o el alcance del proyecto en información comprensible para el equipo y los interesados.
Los datos de los gráficos de planificación son aún más valiosos cuando están vinculados a un software de gestión de proyectos en tiempo real como ProjectManager. Nuestro software convierte un gráfico estático en una herramienta dinámica para la planificación, ejecución y generación de informes. Por ejemplo, nuestro diagrama de Gantt es ideal para mostrar visualmente un plan, programar tareas, recursos y costos en una hoja de cálculo y una línea de tiempo. Además de mostrar todo el proyecto en una sola vista, permite vincular los cuatro tipos de dependencias de tareas para evitar retrasos y sobrecostos. Es fácil filtrar la ruta crítica e identificar las tareas esenciales. También puedes establecer una línea base para comparar el esfuerzo planificado con el real en tiempo real y mantener el proyecto encaminado. Comienza hoy gratis con ProjectManager.
15 Tipos de diagrama de proyecto
Antes de decidir cuál es el gráfico más adecuado, es importante determinar qué metodología de gestión de proyectos utilizarás, ya que existen diferencias entre la planificación tradicional y la ágil. También debes tener en cuenta que necesitarás varios gráficos, pues cada uno cumple un propósito diferente, como crear una línea de tiempo, asignar recursos o planificar el trabajo del proyecto.
A continuación, hemos seleccionado los mejores gráficos de gestión de proyectos para la planificación, de modo que puedas elegir los que mejor se adapten a tu proyecto.
1. Diagramas de Gantt
Los gerentes de proyecto con experiencia están familiarizados con el diagrama de Gantt. Es un gráfico de barras dinámico que muestra el cronograma del proyecto en una línea de tiempo. Aunque los diagramas de Gantt comenzaron como una herramienta básica, han evolucionado e incluyen funciones atractivas como las dependencias de tareas que indican cuándo una tarea está relacionada con otra. La principal virtud de los diagramas de Gantt es que pueden usarse para planear, programar y monitorear proyectos de principio a fin. Por estas y otras razones, este es el diagrama de proyecto más importante en la gestión de proyectos.
Los diagramas de Gantt son esenciales para la planificación y programación moderna, ya que permiten visualizar todas las actividades del proyecto en una línea de tiempo. También son útiles para supervisar el progreso una vez que inicia la fase de ejecución.
Con el poder informático actual, los diagramas de Gantt evolucionaron de un simple gráfico de barras a un diagrama de proyecto interactivo, esencial de gestión de proyectos que permite identificar la ruta crítica, asignar tareas, establecer dependencias, generar una línea de tiempo y mucho más. Por eso, la mayoría del software de planificación de proyectos moderno incluye diagramas de Gantt.
Una de las mayores ventajas de los diagramas de Gantt es que permiten crear hojas de ruta para visualizar las líneas de tiempo de múltiples proyectos dentro de un programa o portafolio.
Diagramas de Gantt en línea para mayor flexibilidad
No todos los diagramas de Gantt son iguales; otros programas de gestión de proyectos los incluyen, pero con funciones limitadas. ProjectManager ofrece características que la competencia aún no ha considerado.
Para empezar, ProjectManager puede importar tu lista de tareas y cronograma desde una hoja de cálculo estática. Si tu plan se desarrolló en Microsoft Project pero deseas trasladarlo en línea para compartirlo con tu equipo, ProjectManager facilita la importación de archivos de Microsoft Project.
Una vez que tengas tu plan en ProjectManager, nuestro diagrama de Gantt en línea es una herramienta de gestión de proyectos avanzada. Puedes vincular dependencias para evitar bloqueos entre tareas, asignarlas directamente desde la vista de Gantt, la cual es una línea de tiempo interactiva que puedes ajustar en tiempo real. Comenta a nivel de tarea y todas las actualizaciones se reflejan de inmediato en el diagrama, que alimenta un panel en tiempo real con métricas filtrables y compartibles.
2. Diagrama de estructura de desglose del trabajo (EDT)
Una parte fundamental de la planificación del proyecto es organizar las actividades, entregables y cronogramas. Ahí es donde resulta útil una estructura de desglose del trabajo (EDT). Este diagrama de proyecto ofrece una forma de dividir las tareas del equipo en secciones manejables.
La EDT es una descomposición jerárquica orientada a entregables del trabajo que debe ejecutar el equipo del proyecto. En otras palabras, es una excelente manera de visualizar las tareas necesarias para completar el proyecto. Proporciona una vista de mayor nivel que el diagrama de Gantt, lo que resulta útil para proyectos complejos. Una EDT puede representarse como una lista, un diagrama en árbol, una hoja de cálculo o una columna en un diagrama de Gantt.
Una vez que tengas esa información en nuestra plantilla de diagrama EDT, si deseas una herramienta más dinámica con más opciones, conéctala al software de estructura de desglose del trabajo de ProjectManager.
Al mover el diagrama EDT a ProjectManager, su contenido se refleja en las distintas vistas del software, incluyendo el diagrama de Gantt, la lista de tareas y el tablero kanban, una herramienta visual de flujo de trabajo. El diagrama de Gantt en línea convierte el diagrama EDT en una potente herramienta de planificación de proyectos.
3. Diagrama de flujo
Los diagramas de flujo son otra herramienta que los gerentes de proyecto deben tener en su caja de herramientas al planificar. Estos gráficos ayudan a visualizar procesos para mejorar la eficiencia del proyecto. El diagrama de flujo muestra gráficamente el objetivo del proyecto y ayuda a crear un orden lógico del trabajo necesario para alcanzar esa meta. La planificación se trata de control, y este diagrama de proyecto ofrece una herramienta para controlar tareas, recursos y tiempo. Esto significa que todos los procesos, incluidos la planificación y el monitoreo, hacen referencia al diagrama para aumentar la eficiencia.
Esta plantilla de diagrama de flujo incluye los símbolos básicos que necesitas para representar un proceso.
- Un óvalo indica el inicio o el fin del proceso
- Un rectángulo representa una actividad o paso del proceso
- Una flecha representa la dirección de un paso a otro
- Un rombo representa una decisión
El ejemplo siguiente muestra el proceso de creación de un plan de proyecto y su aprobación.
4. Diagrama de ruta crítica (CPM)
Otra herramienta visual de planificación es el diagrama de ruta crítica (basado en el método de la ruta crítica, o CPM). Se utiliza para mostrar las actividades necesarias para completar el proyecto. Este diagrama de proyecto ilustra la duración de cada actividad, su relación con la anterior y el desfase (el tiempo entre dos actividades).
El diagrama de ruta crítica ayuda a los gerentes de proyecto a desglosar un proyecto extenso en actividades necesarias para lograr un resultado exitoso. Estas actividades se representan como cuadros, y las líneas entre ellos muestran cómo se conectan e interrelacionan.
El propósito de usar un diagrama de ruta crítica es permitir a los gerentes de proyecto calcular la duración total del proyecto. La ruta crítica está compuesta por actividades críticas, pero también se muestran las no críticas. Estas últimas ofrecen mayor flexibilidad, ya que no tienen un impacto importante en el proyecto.
5. Matriz RACI
RACI es un acrónimo que significa responsable, aprobador, consultado e informado. Una matriz RACI es una tabla que ayuda a asignar responsabilidades en la gestión de proyectos. Esta herramienta permite identificar a los interesados y definir su nivel de participación, marcando junto a cada uno las iniciales R, A, C o I según su rol.
Por ejemplo, un responsable es quien ejecuta directamente la tarea. El aprobador delega y revisa el trabajo. El consultado es quien aporta comentarios o retroalimentación, mientras que el informado es quien necesita estar al tanto del progreso.
Esta herramienta es útil para asignar responsabilidades a los miembros del equipo, pero también para gestionar a los interesados. La matriz RACI ayuda al gerente de proyecto a determinar quién necesita ser informado, qué debe saber y con qué frecuencia debe actualizarse sobre el avance del proyecto.
6. Diagrama PERT
Este diagrama de proyecto es ideal para planificar tareas y cronogramas. PERT es un acrónimo de “Project (o Program) Evaluation and Review Technique”. Ofrece una vista gráfica de las tareas, el cronograma y las líneas de tiempo del proyecto.
Un diagrama PERT no es un diagrama de Gantt, aunque se asemejen. Los diagramas de Gantt son gráficos de barras, mientras que el PERT es más libre. Los diagramas PERT están compuestos por nodos, cuadros o círculos que representan hitos. Las flechas que los conectan muestran qué debe completarse entre los nodos y representan la duración de cada tarea.
Algunos diagramas de Gantt no muestran dependencias entre tareas, pero todos los diagramas PERT sí lo hacen. Utilizan flechas direccionales y concurrentes para indicar una serie de tareas que deben completarse en una secuencia específica. Las flechas divergentes indican trabajo que puede realizarse en paralelo.
7. Diagrama de flujo de trabajo
Los diagramas de flujo de trabajo muestran visualmente la estructura de un proceso, proyecto o tarea, representados como un diagrama de flujo. Se usan comúnmente para ilustrar procesos empresariales completos y flujos de información, ayudar a los empleados a comprender sus funciones y responsabilidades, identificar redundancias y cuellos de botella, y reducir riesgos.
Este gráfico de gestión de proyectos puede elaborarse con software o manualmente. En cualquier caso, el diagrama de flujo de trabajo aporta gran valor, mejora las operaciones y aumenta la eficiencia al optimizar el trabajo. Además, sirve como documentación para requisitos legales, de cumplimiento o auditoría.
Este diagrama de proyecto también es una excelente herramienta de comunicación dentro de la organización. Las representaciones visuales son más fáciles de comprender, independientemente del departamento que las analice. El diagrama de flujo de trabajo también refuerza la seguridad, ya que permite rastrear información de forma controlada y detectar posibles brechas.
8. Matriz de riesgos
Los riesgos pueden ser positivos o negativos, y los gerentes de proyecto buscan aprovechar oportunidades inesperadas o mitigar el impacto de los problemas. Una matriz de riesgos se utiliza en la planificación de proyectos para identificar y resolver riesgos conforme surgen.
La matriz de riesgos enumera los posibles riesgos según la experiencia y los datos históricos. Representa la probabilidad de que ocurra un riesgo y el impacto que tendría si se materializa. Los riesgos se clasifican según su probabilidad y gravedad.
Esta herramienta ayuda a los gerentes de proyecto en la gestión de riesgos, comunicando los posibles problemas al equipo y a los interesados. Así, los equipos pueden registrar y resolver rápidamente los riesgos que se convierten en incidencias.
9. Diagrama de hitos
El diagrama de hitos es una línea de tiempo visual que ayuda a los gerentes de proyecto a planificar los eventos más importantes del cronograma. Los hitos son momentos clave, como la entrega del plan del proyecto o la finalización de una fase y el inicio de la siguiente.
Cada línea vertical del diagrama representa un hito. A la izquierda se encuentra la descripción del hito y una escala temporal horizontal muestra el desarrollo completo del proyecto. Este diagrama de proyecto mantiene al equipo, a los interesados y a los clientes informados sobre los eventos más importantes.
Definir hitos en el cronograma y hacer seguimiento a lo largo del proyecto ayuda a mantenerlo dentro del plazo. Compartir el diagrama comunica los eventos principales y garantiza que todos los conozcan. Es como tener un aviso anticipado de los plazos importantes. Dado que el diagrama de hitos es una versión simplificada del cronograma, suele emplearse para reportar el progreso de múltiples proyectos dentro de un programa o portafolio de proyectos a los ejecutivos que necesitan una visión general.
10. Matriz de Eisenhower
Una matriz de Eisenhower es una tabla con cuatro cuadrantes que se usa para priorizar proyectos o tareas según su nivel de importancia y urgencia. Para entender cómo funciona este gráfico, es necesario definir ambos conceptos. En una matriz de Eisenhower, la importancia se refiere al impacto que tiene una tarea en el éxito del proyecto, mientras que la urgencia indica qué tan pronto debe completarse.
Al ubicar las tareas en los cuatro cuadrantes de la matriz, los gerentes de proyecto pueden comprender la relación entre estas variables. Según la importancia y urgencia, existen cuatro posibles acciones: completar la tarea de inmediato, posponerla, delegarla o eliminarla.
Una matriz de Eisenhower también puede utilizarse como herramienta de priorización de proyectos en las oficinas de gestión de proyectos (PMO) que necesitan decidir qué proyectos o programas ejecutar primero.
11. Tablero kanban
Un tablero kanban es un gráfico esencial de gestión de proyectos que muestra visualmente las fases por las que pasa una tarea. Las tareas se representan con tarjetas ubicadas en la columna “por hacer”, y a medida que avanzan, se mueven por las diferentes etapas definidas por el gerente de proyecto. Una de las principales ventajas del tablero kanban es que permite ajustar fácilmente las prioridades y los flujos de trabajo.
El objetivo del tablero kanban es maximizar la eficiencia y limitar el trabajo en progreso. Ofrece una visión compartida del estado del proyecto, lo que facilita la comunicación y el trabajo en equipo. Este diagrama de proyecto se usa en distintos entornos, desde el desarrollo de software hasta la gestión de proyectos y la organización personal. Es una herramienta sencilla pero poderosa para aumentar la productividad y alcanzar los objetivos.
12. Diagrama de decisiones
Un diagrama de decisiones es un ejemplo de gráfico de gestión de proyectos que ayuda a mapear una serie de decisiones y sus posibles resultados. Funciona como una hoja de ruta para el proceso de toma de decisiones, mostrando las distintas rutas según las opciones elegidas. Este diagrama incluye elementos clave como los símbolos de inicio/fin, los rombos de decisión, los cuadros de proceso y las flechas de conexión.
Entre los beneficios de usar un diagrama de decisiones están la claridad que ofrece al dividir decisiones complejas en pasos más manejables, la mejora del proceso de toma de decisiones y la facilidad para comunicar visualmente dicho proceso a otras personas.
13. Diagrama SIPOC
SIPOC significa proveedores, entradas, proceso, salidas y clientes. Al igual que otros gráficos de gestión de proyectos, es una herramienta visual que sirve para documentar y comprender un proceso, generalmente antes de iniciar esfuerzos de mejora. El objetivo principal de un diagrama SIPOC es ofrecer una visión general de alto nivel del proceso y sus límites. Ayuda a definir el alcance del proyecto, centrarse en el cliente, identificar oportunidades de mejora y lograr una comprensión compartida del funcionamiento del proceso.
Idealmente, los diagramas SIPOC se utilizan al comienzo de un proceso de mejora, especialmente al aplicar metodologías como Six Sigma o la gestión lean de proyectos.
14. Matriz de trazabilidad de requisitos
Una matriz de trazabilidad de requisitos (RTM, por sus siglas en inglés) ayuda a mapear y rastrear los requisitos del proyecto a lo largo de su ciclo de vida. Es similar a una tabla que vincula los requisitos con diferentes elementos como casos de prueba, documentos de diseño y riesgos. Por lo general, incluye requisitos, documentos de diseño, riesgos y casos de prueba. Funciona como una hoja de ruta que muestra cómo cada requisito se conecta con los demás elementos del proyecto.
Una RTM es importante porque ayuda a gestionar el aumento del alcance al vincular los requisitos con otros elementos y asegura que todos los requisitos se reflejen en los entregables del proyecto. También ayuda a los testers a comprender qué debe probarse y garantiza una comprensión compartida de los requisitos y sus relaciones.
15. Registro RAID
RAID significa riesgos, supuestos, incidencias y decisiones. Al igual que otros diagramas de proyectos mencionados, funciona como un repositorio central de información durante el ciclo de vida del proyecto, enfocado específicamente en los riesgos, supuestos, incidencias y decisiones. Se crea durante la fase de planificación y se actualiza regularmente a medida que avanza el proyecto.
El registro RAID se utiliza principalmente para gestionar los riesgos de manera proactiva mediante su identificación y documentación temprana. Esto permite al equipo desarrollar estrategias de mitigación y planes de contingencia. Además, sirve como herramienta de comunicación para mantener informados a los interesados sobre los posibles riesgos, los problemas en curso y las decisiones clave.
ProjectManager vs. diagramas de proyecto
Los gráficos de gestión de proyectos son excelentes herramientas visuales para establecer procedimientos, pero los documentos estáticos tienen limitaciones. Al planificar y ejecutar un proyecto, se necesita un software de gestión de proyectos que conecte equipos y optimice el trabajo. ProjectManager es un software premiado de gestión de proyectos y portafolios que se actualiza automáticamente con datos en tiempo real para ayudarte a gestionar mejor tu proyecto, programa o portafolio.
Gestiona recursos para aumentar la productividad
Los diagramas de Gantt en línea de ProjectManager son ideales para programar el trabajo y compartir planes con los equipos. Al incorporarlos, puedes definir su disponibilidad, como vacaciones, feriados globales o habilidades, para asignar la persona adecuada a la tarea correcta en el momento indicado. Luego, obtén una vista general de la asignación de recursos en el gráfico de carga de trabajo codificado por colores, que permite identificar rápidamente quién está sobreasignado o infrautilizado. Desde el mismo gráfico, equilibra la carga del equipo para mantener la productividad sin riesgo de agotamiento. También hay una página de equipo que muestra un resumen diario o semanal de las actividades de cada miembro, con filtros por prioridad, progreso y más.
Supervisa tiempo y costos con paneles en tiempo real
Con documentos estáticos, los datos deben actualizarse manualmente. ¿Quién tiene tiempo para eso? Nuestro software realiza ese trabajo automáticamente. Los paneles en tiempo real recopilan datos del proyecto, los procesan y muestran los resultados en gráficos. Estos seis indicadores incluyen tiempo, costo, carga de trabajo y más, todos actualizados en tiempo real para ofrecer una visión general en cualquier momento. Tampoco requieren configuración. ¿Quieres más detalles? Usa nuestros informes personalizables, que pueden filtrarse para mostrar los datos específicos que necesitas o proporcionar un resumen general para compartir con los interesados. Incluso las hojas de tiempo seguras agilizan la nómina y ayudan a controlar los costos laborales para evitar sobrepasar el presupuesto.
La planificación puede determinar el éxito o el fracaso de un proyecto, por lo que es esencial contar con las mejores herramientas. ProjectManager es un software en línea que te ayuda a planificar, ejecutar, supervisar y generar informes de todos tus proyectos. Funciona perfectamente con los gráficos de planificación descritos anteriormente y ofrece un sólido conjunto de herramientas para gestionar recursos, tiempo y costos. Descubre cómo puede ayudarte a planificar tu proyecto con esta prueba gratuita de 30 días hoy mismo.