En el mundo de la planificación, no faltan ofertas de software que te permiten planificar y ejecutar tu proyecto. Microsoft Planner, en particular, que está incluido en la plataforma Microsoft 365, es un actor importante en el espacio del software de planificación de proyectos y gestión de tareas.

Microsoft Planner es una herramienta que te ayuda a reunir los elementos de tu proyecto y crear un plan con inicio, desarrollo y cierre. MS Planner forma parte de la suite de herramientas que Microsoft ofrece a los gestores de proyectos y sus equipos.

Sin embargo, elegir una solución de gestión de proyectos puede ser un reto, y Microsoft Planner no es la excepción. Como la mayoría del software de gestión de proyectos, tiene desventajas como funcionalidad limitada, niveles de precios confusos, un conjunto de funciones en evolución y, sobre todo, la falta de compatibilidad con el formato de archivo de Microsoft Project (archivos MPP), lo que significa que no puedes verlos ni editarlos en Planner.

Entonces, ¿es Microsoft Planner el software adecuado para tus necesidades en comparación con Microsoft Project, otra herramienta de gestión de proyectos de Microsoft, o deberías buscar en otro lugar, como una alternativa a Microsoft Project? Antes de tomar decisiones sobre qué herramienta usar para gestionar tu próximo proyecto, veamos más de cerca qué funciona y qué no en Microsoft Planner.

¿Qué es Microsoft Planner?

Microsoft Planner es un software de gestión de tareas equipado con tableros kanban y listas de tareas pendientes. Microsoft Planner forma parte de la plataforma Microsoft 365 y funciona más como una aplicación de listas de tareas que como un verdadero software de planificación de proyectos, debido a su falta de funciones de gestión de proyectos. La interfaz de Microsoft Planner utiliza tarjetas de tareas en un tablero kanban. Es una aplicación ligera que puede usarse tanto en dispositivos móviles como en computadoras de escritorio.

Para una experiencia completa de gestión de proyectos, necesitas un software que ofrezca múltiples herramientas de gestión de tareas como diagramas de Gantt, tableros kanban, listas de tareas y calendarios que sean fáciles de usar y no cuesten demasiado. ProjectManager tiene estas y otras funciones para ayudarte a planificar, programar y dar seguimiento a tus proyectos.

Planes de precios de Microsoft Planner

Microsoft reestructuró recientemente sus ofertas de Planner, y los cambios entraron en vigor a principios de 2025. Lo que antes era una herramienta ligera de gestión de tareas incluida en Microsoft 365 ahora se ha ampliado a varios niveles, incluyendo Planner Basic, Planner Premium (también llamado Planner Plan 1) y los planes combinados Planner + Project.

Estas actualizaciones añaden funciones avanzadas como diagramas de Gantt, dependencias y vistas de portafolio, pero también han hecho que los precios y el acceso a funciones sean más complejos. Debido a que la nueva nomenclatura se superpone con licencias antiguas de Microsoft Project, los clientes pueden encontrar confusa la transición al comparar planes y costos.

Antes de revisar los planes de precios disponibles para Microsoft Planner, es importante entender que hay dos versiones principales de este software: Microsoft Planner Basic y Microsoft Planner Premium.

Planes de precios de Microsoft Planner Basic

La versión incluida en la mayoría de las suscripciones de Microsoft 365. Adecuada para la gestión ligera de tareas. Va desde $6 hasta $22 por usuario al mes, facturado anualmente. El precio varía según la suscripción de Microsoft 365.

• Microsoft 365 Business Basic: $6.00/usuario/mes, facturado anualmente
• Microsoft 365 Business Standard: $12.50/usuario/mes, facturado anualmente
• Microsoft 365 Business Premium: $22.00/usuario/mes, facturado anualmente
• Microsoft 365 Apps for Business: $8.25/usuario/mes, facturado anualmente

Planes de precios de Microsoft Planner Premium

El siguiente nivel, para usuarios o equipos que necesitan funciones más avanzadas de gestión de proyectos.

• Planner Plan 1: $10/usuario/mes, facturado anualmente
• Planner y Project Plan 3: $30/usuario/mes, facturado anualmente
• Planner y Project Plan 5: $55/usuario/mes, facturado anualmente

¿Qué es Microsoft Planner? Es una herramienta básica de gestión de tareas con vistas de cuadrícula, tablero, gráficos y calendario, además de creación y asignación de tareas, fechas de vencimiento, prioridades, cubos, etiquetas, listas de verificación y tareas recurrentes. Pero incluso con estas mejoras, la funcionalidad de gestión de proyectos, la personalización y los reportes de Microsoft Planner son limitados en comparación con ProjectManager.

Nuestro software ofrece múltiples vistas de proyectos, incluyendo diagrama de Gantt, lista, tablero, calendario y hoja, además de vinculación de tareas entre proyectos, campos personalizados, indicadores codificados por colores y gráficos de carga de trabajo de recursos en un solo lugar. Permite a los equipos gestionar costos, establecer líneas base, redistribuir recursos y obtener tableros en tiempo real sin cambiar entre aplicaciones. Combinado con AI Project Insights, los equipos pueden detectar riesgos, reasignar tareas y mantenerse en el cronograma. Empieza gratis con ProjectManager hoy mismo.

Es importante que los profesionales que buscan una herramienta potente de gestión de proyectos entiendan que existen más productos además de Microsoft Planner. Uno que hace todo lo que MS Planner hace y mejor es el galardonado software de gestión de proyectos y portafolios, ProjectManager.

Ahora que entendemos mejor lo que ofrecen todas las versiones actuales de Microsoft Planner, analicemos sus vistas y funciones con más detalle.

Vistas de Microsoft Planner

Para comprender el valor de Microsoft Planner, es importante revisar sus múltiples vistas. Estas vistas permiten a equipos e individuos gestionar tareas desde diferentes perspectivas, ayudándoles a mantenerse organizados y cumplir plazos. A continuación se muestra la lista completa de vistas de Microsoft Planner, junto con el plan necesario para acceder a ellas.

• Vista de tablero (Basic y Premium): Un diseño tipo kanban que organiza las tareas en cubos. Los usuarios pueden arrastrar y soltar tareas entre cubos para visualizar el progreso, lo que la hace popular en equipos ágiles.
• Vista de gráficos (Basic y Premium): Proporciona un desglose visual de tareas por estado, fecha de vencimiento y asignación. Ayuda a los equipos a evaluar rápidamente el progreso general e identificar posibles cuellos de botella.
• Vista de calendario (Basic y Premium): Muestra las tareas según sus fechas de vencimiento en un calendario. Esta vista ayuda a planificar cargas de trabajo alrededor de plazos y es útil para los interesados en seguir hitos.
• Vista mis tareas (Basic y Premium): Una vista personalizada que muestra todas las tareas asignadas a un usuario en varios planes. Se pueden ordenar y filtrar por fecha de vencimiento, progreso o prioridad.
• Vista de cuadrícula (Basic y Premium): Una tabla estilo hoja de cálculo que muestra los detalles de las tareas en columnas, facilitando la comparación de atributos como fechas de inicio, fechas de vencimiento y prioridades.
• Vista de cronograma (Premium / Plan 1 y superiores): Un gráfico tipo Gantt que muestra tareas en una línea de tiempo con fechas de inicio y fin. Esta vista admite dependencias, facilitando la visualización del calendario del proyecto. Aunque Microsoft Planner la llama “vista Gantt”, no es un diagrama de Gantt completo como el de ProjectManager.
• Vista de personas (Premium / Plan 1 y superiores): Agrupa tareas por miembro del equipo para que los gestores puedan evaluar la distribución de cargas de trabajo y reasignar tareas si es necesario.
• Vista de objetivos (Premium / Plan 1 y superiores): Se centra en objetivos e hitos, ayudando a los equipos a conectar tareas individuales con resultados más amplios del proyecto.
• Vista de portafolio (Project Plan 3 / 5): Ofrece visibilidad entre proyectos, permitiendo a los gestores supervisar líneas de tiempo, progreso y rendimiento en múltiples planes al mismo tiempo.
• Vistas de backlog y sprints (Premium / Plan 1 y superiores): Diseñadas para equipos ágiles, organizan el trabajo en backlogs y sprints para apoyar la entrega iterativa.
• Vista de historial de tareas (Premium / Plan 1 y superiores): Permite a los usuarios seguir los cambios realizados en las tareas a lo largo del tiempo, ofreciendo transparencia y responsabilidad en las actualizaciones del proyecto.

Funciones de Microsoft Planner

Microsoft Planner ofrece una amplia gama de funciones para que individuos y equipos gestionen tareas, colaboren y cumplan plazos. Algunas están disponibles en la versión Basic incluida en las suscripciones de Microsoft 365, mientras que otras requieren Premium o planes Project. Aquí está la lista completa:

• Seguimiento del progreso (Basic y Premium): Monitorear el estado de las tareas mediante gráficos, etiquetas de estado y fechas de vencimiento.
• Integración con Microsoft 365 (Basic y Premium): Funciona con otras herramientas de Microsoft como Teams, Outlook, SharePoint, OneDrive y To Do.
• Comunicación y colaboración (Basic y Premium): Agregar comentarios, compartir archivos y discutir directamente en las tareas, con integración mejorada en Teams.
• Agrupar y filtrar tareas (Basic y Premium): Filtrar tareas por fecha de vencimiento, etiqueta, prioridad o asignación para ver rápidamente lo más urgente.
• Gestión colaborativa de tareas (Basic y Premium): Ver todas las tareas asignadas con “Mis tareas”. Los miembros del equipo también pueden adjuntar archivos y agregar notas.
• Asignación múltiple (Basic y Premium): Asignar una misma tarea a varias personas para responsabilidad compartida.
• Acceso de invitados (Basic y Premium, con configuración de TI): Invitar a usuarios externos como contratistas o proveedores con acceso limitado, si se habilita el uso compartido de invitados en Microsoft 365.
• Integración con Outlook (Basic y Premium): Agregar planes de Planner a calendarios de Outlook mediante un feed iCalendar para sincronizar plazos.
• Notificaciones por correo (Basic y Premium): Alertas sobre actualizaciones de tareas, asignaciones y plazos próximos.
• Tareas recurrentes (Basic y Premium): Configurar tareas recurrentes para que se repitan en intervalos definidos y reducir el trabajo repetitivo.
• Adjuntos y etiquetas (Basic y Premium): Agregar documentos, imágenes y etiquetas codificadas por colores a las tareas para dar contexto y organización.
• Exportar y copiar planes (Basic y Premium): Exportar datos a Excel y copiar planes existentes para reutilizar estructuras.
• Campos personalizados (Premium / Plan 1 y superiores): Agregar campos de datos personalizados para adaptar Planner a las necesidades del proyecto.
• Dependencias y ruta crítica (Premium / Plan 1 y superiores): Vincular tareas, visualizar dependencias y resaltar tareas críticas en el calendario del proyecto.
• Hitos (Premium / Plan 1 y superiores): Marcar eventos o entregables clave para dar seguimiento al progreso.
• Backlogs y sprints (Premium / Plan 1 y superiores): Gestionar flujos de trabajo ágiles con tableros de backlog y sprint.
• Objetivos (Premium / Plan 1 y superiores): Alinear tareas con objetivos más amplios y dar seguimiento a metas del proyecto.
• Historial de tareas (Premium / Plan 1 y superiores): Revisar el historial de ediciones de las tareas para transparencia y control.
• Portafolios (Project Plan 3 / 5): Obtener visibilidad entre proyectos con tableros de reportes consolidados.
• Reportes avanzados (Project Plan 3 / 5): Acceso a análisis profundos, tableros y reportes personalizables para uno o varios proyectos.
• Gestión de recursos empresariales (Project Plan 5): Equilibrar cargas de trabajo en múltiples proyectos con herramientas avanzadas de asignación de recursos.

Aquí tienes una tabla detallada que muestra las funciones incluidas en cada uno de los planes de Microsoft Planner y sus precios.

¿Para qué se usa Microsoft Planner?

Desde la perspectiva de la gestión de proyectos, los tableros kanban de Microsoft Planner pueden ayudar a los gestores y sus equipos a planificar y asignar tareas. Además, hay una función de chat para fomentar la colaboración, así como gráficos básicos de seguimiento de tareas que muestran el progreso.

Piénsalo como una forma de organizar tu equipo y tareas, similar a apps como Slack y Trello. Microsoft ha posicionado esta herramienta de gestión de tareas para usuarios más casuales que tienen proyectos personales. Para gestores de proyectos profesionales, MS Planner puede verse como una puerta de entrada a Microsoft Project, Teams y SharePoint.

Ventajas y desventajas de usar Microsoft Planner

Aunque Microsoft Planner es adecuado para la gestión de tareas simples, tiene limitaciones importantes cuando se trata de gestión de proyectos. Al compararlo con otro software de gestión de proyectos, surgen problemas. Aquí tienes algunos pros y contras de Microsoft Planner.

Ventajas de Microsoft Planner

• Es fácil empezar gracias a su interfaz kanban sencilla, lo que facilita incorporar al equipo.
• Las notificaciones por correo en la app de Microsoft Planner te ayudan a mantenerte al día con tu lista de tareas y evitar sorpresas con los plazos.
• Toda la información necesaria para completar, gestionar y colaborar en tareas está en un solo lugar: tarjeta kanban, checklist, etiquetas y comentarios.
• La vista de calendario del proyecto permite definir plazos como prefieras.
• Microsoft Planner permite gestionar tareas recurrentes, lo que ahorra tiempo al gestionar proyectos, programas y portafolios.
• Ver todas las asignaciones del equipo ayuda a gestionar mejor la carga de trabajo y seguir el progreso.
• Cada plan tiene un correo único de Outlook para organizar mejor las comunicaciones del proyecto.
• La app de Microsoft Planner se integra totalmente con Office 365.

Desventajas de Microsoft Planner

• La ausencia de un diagrama de Gantt completo impide vincular tareas dependientes, definir hitos y ver todas las tareas en una línea de tiempo.
• No permite importar archivos MPP de Microsoft Project directamente. La única solución es abrir el archivo en MS Project y recrear o exportar tareas manualmente a Planner.
• No hay vista nativa de lista de tareas en Microsoft Planner, solo disponible mediante la integración con Microsoft To Do.
• Incluso en Premium, las dependencias son básicas comparadas con un software completo de gestión de proyectos.
• No tiene gestión de riesgos, lo que dificulta anticipar y manejar problemas.
• Los reportes de Planner Hub son básicos: solo gráficos de estados y fechas de vencimiento, sin reportes personalizables.
• No hay seguimiento de tiempo, lo que dificulta cumplir plazos y medir el progreso del equipo.
• No hay tableros disponibles fuera del equipo de proyecto, lo que limita la comunicación con los interesados.
• No hay múltiples checklists por tarea en la vista kanban.
• No se puede ver la carga de trabajo del equipo ni reasignar desde la misma página. Planner Premium sí tiene esta función, pero con costo adicional.
• No cuenta con gestión de portafolio, roadmaps o tableros de portafolio: solo se puede gestionar un proyecto a la vez.
• No hay manera de comprobar disponibilidad del equipo, lo que complica la asignación de tareas.
• Pocas opciones de personalización en Basic; los campos personalizados solo están en Premium.
• Los gestores no pueden comparar planificado vs. real ni en Basic ni en Premium (solo en Project Plans).

ProjectManager es la mejor alternativa a Microsoft Planner

Si buscas un software similar a Microsoft Planner pero con más funciones y herramientas de gestión de proyectos más completas, prueba ProjectManager. Ofrece toda la funcionalidad de Microsoft Planner con el beneficio añadido de potentes funciones de gestión de proyectos.

Más funciones de planificación y programación

Es como tomar el potente tablero kanban de Microsoft Planner y añadir diagramas de Gantt, tableros en tiempo real y herramientas de colaboración para una experiencia completa de gestión de proyectos. ProjectManager es un software online, por lo que el progreso se actualiza en tiempo real. Incluso admite grandes equipos remotos a un mejor precio.

Con una interfaz intuitiva y fácil de usar, no se requiere capacitación. Los planes Business y Enterprise incluyen tarifas de incorporación en el precio. ¡Podrás poner a tu equipo en marcha rápidamente! Además, tendrás acceso a un equipo de soporte de primera categoría.

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Herramientas sólidas de gestión de recursos

ProjectManager tiene funciones avanzadas de asignación de recursos que pueden usarse en múltiples proyectos. Incluye planificación de capacidad para que los gestores evalúen si su equipo puede asumir más trabajo. Al incorporar miembros, se configuran habilidades y disponibilidad (incluyendo vacaciones y festivos globales), lo que agiliza las asignaciones. Microsoft Planner ofrece un tablero de tareas, pero no se compara con los potentes diagramas de Gantt que permiten planificar, gestionar y hacer seguimiento de recursos en tiempo real.

Tableros y reportes de proyectos en tiempo real

Nuestras herramientas de seguimiento y reportes también superan a Microsoft Planner, que está más centrado en la gestión de tareas y reportes simples. Para quienes quieren ver el panorama completo, el tablero de proyectos y portafolio en tiempo real muestra métricas como tiempo, coste, carga de trabajo y más para uno o varios proyectos. Una vez definida la línea base en el Gantt, el tablero recopila automáticamente los datos en vivo. Para un análisis más profundo, los reportes personalizables ofrecen detalles para el equipo o una visión general para los interesados.

Preguntas frecuentes sobre Microsoft Planner

Elegir la herramienta adecuada de gestión de tareas es una decisión importante para gestores y líderes de equipo. Aquí algunas preguntas frecuentes sobre Microsoft Planner.

¿Se pueden importar archivos MPP en Microsoft Planner?

No, los archivos MPP no se pueden abrir, ver ni editar en Microsoft Planner. Para trabajar con MPP necesitarás Microsoft Project u otra herramienta compatible como ProjectManager antes de recrear tareas en Planner.

¿Microsoft Planner es gratuito?

Microsoft Planner no es gratuito. Forma parte de la plataforma Microsoft 365 y está disponible en suscripciones para negocios, educación y empresas.

¿Microsoft Planner es lo mismo que Microsoft Project?

Microsoft Planner y Microsoft Project suenan similares, pero son diferentes. Microsoft Planner se centra en la gestión de tareas y la planificación, mientras que Microsoft Project ofrece un rango más amplio de funciones de gestión de proyectos.

¿Microsoft Planner es una herramienta de gestión de proyectos?

Microsoft Planner es una herramienta básica de gestión de proyectos basada en tableros kanban y listas de tareas. Esa simplicidad puede ser adecuada para principiantes, pero carece de funciones para considerarse un software robusto de gestión de proyectos.

¿Microsoft Planner es una aplicación de escritorio?

Microsoft Planner es una aplicación web que forma parte de Microsoft 365. No existe una app de escritorio dedicada.

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