En el mundo de la planificación, hay una gran variedad de programas que te permiten planificar y ejecutar tu proyecto. Microsoft Planner, en particular, incluido en la plataforma Microsoft 365, es uno de los actores principales en el espacio del software de gestión de tareas y planificación de proyectos.

Microsoft Planner es una herramienta que te ayuda a reunir los elementos de tu proyecto y crear un plan con inicio, desarrollo y final. Forma parte del conjunto de herramientas que Microsoft ofrece a los gerentes de proyecto y sus equipos. Pero, ¿es Microsoft Planner el software adecuado para tus necesidades en comparación con Microsoft Project, otra herramienta de gestión de proyectos de Microsoft? ¿O deberías considerar una alternativa a Microsoft Project?

Antes de decidir qué herramienta usar para gestionar tu próximo proyecto, veamos más de cerca lo que funciona y lo que no con Microsoft Planner.

¿Qué es Microsoft Planner?

Microsoft Planner es un software de gestión de tareas que utiliza tableros kanban y listas de tareas. Forma parte de la plataforma Microsoft 365 y actúa más como una aplicación de listas de tareas que como un verdadero software de planificación de proyectos debido a su falta de funciones específicas para la gestión de proyectos. Su interfaz está basada en tarjetas de tareas dentro de un tablero kanban. Es una aplicación ligera que puede usarse tanto en dispositivos móviles como en computadoras de escritorio.

Para una experiencia completa de gestión de proyectos, necesitas un software que ofrezca múltiples herramientas de gestión de tareas como diagramas de Gantt, tableros kanban, listas de tareas y calendarios fáciles de usar y económicos. ProjectManager ofrece estas funciones y muchas más para ayudarte a planificar, programar y dar seguimiento a tus proyectos.

Vistas de Microsoft Planner

Para entender mejor el valor de Microsoft Planner, debemos examinar lo que ofrece a los usuarios. Uno de sus aspectos más atractivos son sus múltiples vistas. Aquí tienes una lista breve con una descripción de las vistas disponibles en Microsoft Planner.

• Vista de tablero: Este diseño estilo kanban organiza las tareas en columnas llamadas “cubos”. Los usuarios pueden arrastrar y soltar tareas entre cubos, lo que facilita visualizar el progreso y el estado. Es una función muy visual, ideal para entornos ágiles.
• Vista de gráficos: Muestra representaciones visuales del estado y avance de las tareas. Incluye gráficos por progreso, fechas de vencimiento y asignaciones, lo que ayuda a evaluar rápidamente la salud del proyecto al mostrarlo todo en un solo lugar.
• Vista de calendario: Esta vista muestra las tareas según sus fechas de entrega. Permite ver los plazos de un vistazo y facilita la planificación del trabajo. Su formato mensual es familiar para muchos, ya que imita un calendario anual. También es útil para que los interesados supervisen el progreso.
• Vista de mis tareas: Esta función personalizada muestra todas las tareas asignadas a un usuario, incluso si pertenecen a distintos planes. Se puede ordenar y filtrar por fecha, progreso o prioridad, e incluye seguimiento del avance y fechas de vencimiento.
• Vista de lista (a través de Microsoft To-Do): Esta vista clásica organiza las tareas en formato de lista tradicional. Permite ver fácilmente los detalles del trabajo asignado, como fechas de entrega, porcentajes de avance y más.

Funciones de Microsoft Planner

Tanto individuos como equipos usan MS Planner para tener visibilidad sobre sus proyectos, mantenerse al tanto de los plazos y filtrar tareas por grupos. Estas son solo algunas de las funciones disponibles; veamos un resumen de lo que ofrece Microsoft Planner.

• Seguimiento del progreso: Supervisa el estado de las tareas mediante indicadores visuales como gráficos de avance, etiquetas de estado y fechas de vencimiento.
• Integración con Microsoft 365: Funciona con otras aplicaciones de Microsoft como Teams, Outlook, SharePoint, OneDrive y más.
• Comunicación y colaboración: Los miembros del equipo pueden comentar, compartir actualizaciones y hacer preguntas con la integración de Teams.
• Agrupar y filtrar tareas: Filtra tareas por fecha límite y visualiza el trabajo próximo a vencerse.
• Gestión colaborativa de tareas: “Mis tareas” muestra todas tus tareas, y los miembros del equipo pueden comentar y adjuntar archivos en Outlook, Outlook Groups, Teams, etc.
• Asignar tareas a varios miembros: A diferencia de otras herramientas, permite asignar una tarea a más de una persona.
• Acceso para usuarios externos: Puedes invitar a proveedores, contratistas o interesados a ver el proyecto con acceso externo.
• Importar Planner en Outlook: Puedes agregar Microsoft Planner a Outlook mediante una fuente iCalendar, lo que facilita la programación y la gestión del tiempo.
• Notificaciones por correo electrónico: Las notificaciones ayudan a cumplir con los plazos alertando sobre tareas próximas a vencer.

Combinadas, estas funciones ayudan a planificar y ejecutar el proyecto, aunque no brindan el control que los gerentes de proyecto necesitan para gestionar recursos, presupuesto y más.

Planes y precios de Microsoft Planner

Como se mencionó antes, Microsoft Planner está disponible mediante suscripciones de pago como parte de la plataforma Microsoft 365. MS 365 es un conjunto premium de aplicaciones de Office, almacenamiento en la nube, seguridad avanzada y más. Funciona en varios dispositivos al mismo tiempo: Windows, macOS, iOS o Android.

Hay una prueba gratuita de 30 días, pero si deseas suscribirte a un plan empresarial, hay varios niveles disponibles.

• Microsoft 365 Business Basic: $7.20/usuario/mes con compromiso anual. Incluye Microsoft Teams, almacenamiento y las aplicaciones de Office en línea.
• Microsoft 365 Business Standard: $15.00/usuario/mes con compromiso anual. Incluye lo anterior, correo empresarial y aplicaciones premium de Office en todos los dispositivos.
• Microsoft 365 Business Premium: $26.40/usuario/mes con compromiso anual. Añade mayor seguridad contra amenazas cibernéticas y gestión de dispositivos.
• Microsoft 365 Apps for Business: $9.90/usuario/mes con compromiso anual. Incluye almacenamiento en la nube y aplicaciones de Office, pero sin Teams ni correo empresarial.

Microsoft Planner está disponible en todos los planes empresariales, planes educativos, planes Essentials y Business Premium de Microsoft 365.

¿Para qué se usa Microsoft Planner?

Desde una perspectiva de gestión de proyectos, los tableros kanban de Microsoft Planner pueden ayudar a los gerentes y sus equipos a planificar y asignar tareas. Además, cuenta con una función de chat para fomentar la colaboración, así como gráficos básicos de seguimiento de tareas que muestran el progreso.

Puedes pensar en Planner como una herramienta para organizar a tu equipo y sus tareas, similar a aplicaciones como Slack o Trello. Microsoft ha enfocado esta herramienta hacia usuarios más casuales con proyectos personales. Para gerentes de proyecto profesionales, MS Planner puede verse como una puerta de entrada a Microsoft Project, Teams y SharePoint.

Ventajas y desventajas de usar Microsoft Planner

Aunque Microsoft Planner es útil para gestionar tareas en proyectos simples, presenta importantes limitaciones para una gestión de proyectos más completa. Al compararlo con otro software de gestión de proyectos, surgen varios inconvenientes. Aquí te presentamos sus principales ventajas y desventajas.

Ventajas de Microsoft Planner

• Su interfaz kanban es fácil de usar y permite empezar rápidamente, facilitando la incorporación del equipo.
• Las notificaciones por correo ayudan a mantenerte al día y evitar plazos vencidos.
• Toda la información necesaria para gestionar y colaborar en tus tareas está en un solo lugar: tarjetas kanban, listas de verificación, etiquetas y comentarios.
• La vista de calendario del proyecto te permite definir fechas límite como prefieras.
• Desde el Planner Hub puedes generar informes sobre tareas, avances y más para mantener el control.
• Visualiza todas las asignaciones de tu equipo para gestionar mejor su carga de trabajo y conocer su progreso.
• Cada plan cuenta con un correo de Outlook único para organizar mejor la comunicación.
• La aplicación está completamente integrada con Office 365.

Desventajas de Microsoft Planner

• La falta de un diagrama de Gantt impide vincular tareas dependientes, establecer hitos y visualizar el proyecto en una línea de tiempo.
• No permite crear tareas recurrentes, lo que genera trabajo manual innecesario.
• No cuenta con funciones de gestión de riesgos, dificultando la detección y manejo de problemas.
• No tiene seguimiento de tiempo, lo que complica controlar el progreso y cumplir con los plazos.
• No hay notificaciones dentro de la app, por lo que debes salir de la herramienta para ver actualizaciones.
• No ofrece paneles de control accesibles fuera del equipo del proyecto, lo cual limita la actualización a interesados.
• No permite múltiples listas de verificación por tarea en la vista kanban.
• No puedes ver ni reasignar la carga de trabajo del equipo desde una misma página.
• Carece de gestión de portafolio, hojas de ruta o dashboards de portafolio, lo que limita la gestión a un solo proyecto a la vez.
• No se puede consultar la disponibilidad del equipo, dificultando la asignación de tareas porque los gerentes no saben quién está libre.

ProjectManager es la mejor alternativa a Microsoft Planner

Si estás buscando un software similar a Microsoft Planner pero con más funciones y herramientas sólidas de gestión de proyectos, prueba ProjectManager. Ofrece todas las funcionalidades de Microsoft Planner, con el valor añadido de características avanzadas para planificar, programar y dar seguimiento a proyectos.

Más funciones para planificación y programación

Es como tomar el tablero kanban de Microsoft Planner y añadirle diagramas de Gantt, paneles en tiempo real y herramientas colaborativas potentes para una experiencia completa de gestión de proyectos. ProjectManager es software en línea, por lo que el progreso se actualiza en tiempo real. Incluso admite equipos remotos grandes a un mejor precio.

Con una interfaz fácil de usar e intuitiva, no se necesita capacitación. Los planes Business y Enterprise incluyen tarifas de incorporación en el precio. Puedes tener a tu equipo listo para trabajar rápidamente. Además, tendrás acceso a un equipo de soporte al cliente de primer nivel.

Herramientas sólidas de gestión de recursos

ProjectManager cuenta con avanzadas funciones de asignación de recursos que pueden utilizarse en varios proyectos. Incluye planificación de capacidad para ayudar a los gerentes a evaluar si su equipo puede asumir más trabajo. Durante la incorporación, se definen habilidades y disponibilidad del equipo, incluyendo vacaciones, permisos y festivos globales, lo que facilita las asignaciones. Microsoft Planner solo ofrece un tablero de tareas, pero esto no se compara con los potentes diagramas de Gantt que permiten planificar, gestionar y rastrear recursos en tiempo real.

Paneles e informes en tiempo real

Nuestras herramientas de seguimiento e informes superan con creces las de Microsoft Planner, que se enfoca más en tareas y reportes básicos. Si quieres una vista general, puedes cambiar al panel de proyecto o portafolio en tiempo real. Una vez establecida la línea base en el Gantt, el panel recopila automáticamente datos en vivo sobre tiempo, costo, carga de trabajo y más, para uno o varios proyectos. Si necesitas más detalle, los informes personalizables permiten profundizar y también ofrecen vistas generales para compartir con interesados.

Preguntas frecuentes sobre Microsoft Planner

Elegir la herramienta de gestión de tareas adecuada para organizar el trabajo de tu equipo es una decisión importante. Aquí algunas preguntas frecuentes sobre Microsoft Planner para conocer mejor esta herramienta.

¿Microsoft Planner es gratuito?

No. Microsoft Planner forma parte de la plataforma Microsoft 365 y está disponible con suscripciones para empresas, educación y planes enterprise.

¿Microsoft Planner es lo mismo que Microsoft Project?

No. Aunque suenan similares, son diferentes. Microsoft Planner se enfoca en la gestión de tareas, mientras que Microsoft Project ofrece un conjunto más amplio de funciones para gestión de proyectos.

¿Microsoft Planner es una herramienta de gestión de proyectos?

Microsoft Planner es una herramienta básica de gestión que usa tableros kanban y listas de tareas. Puede funcionar para principiantes, pero carece de funciones suficientes para considerarse un software robusto de gestión de proyectos.

¿Microsoft Planner es una aplicación de escritorio?

No. Microsoft Planner es una aplicación web que forma parte de Microsoft 365. No existe una aplicación de escritorio dedicada.

ProjectManager ofrece mucho más para ayudarte a planificar cualquier proyecto, grande o pequeño. Es fácil de usar y muy potente, con herramientas que permiten gestionar un proyecto, un programa o un portafolio completo. Comienza hoy mismo a planificar tu próximo proyecto con esta prueba gratuita de 30 días.