Microsoft entiende que la gestión de proyectos es una función crítica en muchas organizaciones. Por eso existen tantas herramientas de software de gestión de proyectos de Microsoft. Pero, ¿cuál es la herramienta adecuada para tu organización? La pregunta puede parecer abrumadora.
No te preocupes, hemos probado las 10 mejores herramientas de gestión de proyectos de Microsoft para ayudarte a encontrar la más adecuada para tu organización y tus proyectos. Sin embargo, a pesar de que Microsoft es un nombre reconocido en este ámbito, su software de gestión de proyectos es notoriamente caro, difícil de usar y poco colaborativo, por lo que también te presentamos una alternativa.
¿Por Qué Existen Tantas Alternativas al Software de Gestión de Proyectos de Microsoft?
Microsoft es conocido por ofrecer opciones a sus usuarios, pero eso no siempre es algo positivo. Basta con mirar sus planes de suscripción: pueden darte dolor de cabeza. Lo mismo ocurre con la variedad de herramientas de gestión de proyectos de Microsoft que ofrece. Demasiadas opciones pueden paralizar.
Sin embargo, en defensa de Microsoft, sus productos abordan distintas necesidades y preferencias en diversas industrias. Cada una de las herramientas de gestión de proyectos de Microsoft que vamos a revisar tiene características, fortalezas y debilidades únicas.
El software de gestión de proyectos de Microsoft se adapta a distintos casos de uso, ya que las necesidades de gestión de proyectos pueden variar. También están diseñadas para integrarse entre sí dentro del ecosistema de productos Microsoft. Eso limita al usuario a herramientas de Microsoft, pero para muchos ya familiarizados con ellas, eso puede ser una ventaja.
Lamentablemente, tener que comprar suscripciones a varias herramientas de gestión de proyectos de Microsoft resulta caro. Cuantas más herramientas se adquieren, más sube el coste. ¿Por qué no elegir una herramienta todo en uno, fácil de usar y colaborativa en lugar de un ecosistema fragmentado?
ProjectManager es un software galardonado de gestión de proyectos y carteras que es más económico, fácil de usar y colaborativo que el software de Microsoft. En lugar de comprar varias herramientas, ProjectManager ofrece múltiples vistas de proyecto, como diagramas de Gantt que se actualizan automáticamente, enlazan los cuatro tipos de dependencias de tareas, filtran la ruta crítica y permiten establecer líneas base para seguir las desviaciones en tiempo real. Además, ofrece tableros kanban, calendarios, listas de tareas y más, accesibles desde cualquier dispositivo con conexión a internet, incluidos Mac y móviles iOS o Android. Microsoft no puede colaborar así. Empieza gratis con ProjectManager hoy.
Además, con ProjectManager puedes importar y exportar fácilmente archivos MPP, Excel y CSV. Es sencillo integrarlo con tu stack de herramientas de Microsoft.
10 Mejores Herramientas de Gestión de Proyectos de Microsoft
Antes de decidir cuál es la mejor alternativa a Microsoft Project, hay que revisar a fondo los pros y contras de las distintas herramientas de gestión de proyectos de Microsoft disponibles. Son muchas. Empecemos por una de las más populares.
1. Microsoft Project Standard
Microsoft Project Standard es un software de escritorio para la gestión de proyectos que incluye herramientas para planificar, ejecutar y hacer seguimiento de los proyectos. Es ideal para personas que gestionan proyectos o pequeños equipos. Entre sus funciones se incluyen los diagramas de Gantt y herramientas de gestión de recursos como asignación y nivelación de recursos. También tiene seguimiento de costes y líneas base para la gestión de presupuestos. Los usuarios pueden generar informes personalizados y se integra con Microsoft Office.
Este software de gestión de proyectos de Microsoft parece completo, pero tiene limitaciones. Solo está disponible como aplicación de escritorio, sin acceso desde la nube, lo que lo ata a la oficina. Por tanto, no es una herramienta colaborativa. Carece de funciones de colaboración y no ofrece actualizaciones en tiempo real, lo que dificulta la cooperación entre equipos y retrasa la toma de decisiones de los gestores.
2. Microsoft Project Professional
Microsoft Project Professional es una versión más avanzada que la Standard, pensada para gestores profesionales y equipos grandes. Además de las funciones anteriores, tiene herramientas colaborativas en tiempo real e integración con Project Server y Project Online. Permite gestionar recursos entre proyectos y ofrece informes avanzados y paneles visuales. Con Project Online, se puede acceder desde cualquier lugar.
Sí, esta herramienta es más potente, pero también mucho más cara. Tiene una curva de aprendizaje pronunciada. Su complejidad dificulta su uso tanto para novatos como para expertos. Aunque el acceso en línea es una ventaja, su acceso sin conexión es limitado. Incluso sus funciones presentan deficiencias: por ejemplo, el diagrama de Gantt no permite vincular los cuatro tipos de dependencias de tareas.
3. Microsoft Project for the Web
Otra variante del software de gestión de proyectos de Microsoft es Microsoft Project para la Web. A diferencia de Standard, esta es una herramienta en la nube. Forma parte de Microsoft 365 y ofrece funciones básicas de planificación, colaboración y seguimiento, más accesibles y fáciles de usar que otras herramientas de Microsoft. Incluye tableros de tareas y cronogramas. Al integrarse con Teams, Outlook, SharePoint y más, resulta práctica para los usuarios del ecosistema de Microsoft.
Sin embargo, su sencillez también es una debilidad: tiene funciones limitadas en comparación con la versión Professional. Carece de herramientas avanzadas como la gestión de recursos y opciones de informes. Además, hay menos opciones de personalización de vistas y reportes. A pesar de venderse como una herramienta más económica, requiere una suscripción a Microsoft 365, lo cual aumenta el coste total, especialmente si se necesitan múltiples licencias.
4. Microsoft Project Online
Microsoft Project Online es otra solución que busca ofrecer un software de gestión de proyectos de Microsoft con capacidades colaborativas. Esta herramienta de gestión de proyectos y portafolios forma parte del conjunto de aplicaciones de Microsoft 365, y se integra con Microsoft Project for the Web y Microsoft Project Professional. Las funciones de gestión de portafolios son la principal diferencia frente a otras herramientas de Microsoft. Permite priorizar y alinear proyectos con los objetivos organizacionales. Incluye un panel personalizable y herramientas para asignar recursos en varios proyectos, optimizar la utilización de recursos y seguir su disponibilidad.
Una vez más, las herramientas de gestión de proyectos de Microsoft no se destacan por su facilidad de uso. Lo mismo ocurre aquí. Las funciones avanzadas de seguimiento de proyectos vienen con tanta complejidad que incluso usuarios experimentados tienen dificultades para usarlas. Para quienes no están familiarizados con este tipo de software, es aún más complicado. Y luego está el coste. Los usuarios pagan una prima, y esto se multiplica por la cantidad de personas que necesitan una licencia. El precio se vuelve rápidamente prohibitivo, especialmente para equipos pequeños que no necesitan tantas funciones.
5. Microsoft Project Server
Uno de los problemas del software de gestión de proyectos de Microsoft es la variedad de opciones, lo que dificulta saber cuál es la adecuada para cada organización. Un ejemplo es Microsoft Project Server. Esta herramienta empresarial se integra con Project Professional y Project Online. Está diseñada para proyectos y portafolios a gran escala, con capacidades de gestión de recursos y coordinación a nivel organizacional. Puede instalarse localmente o en modelos híbridos, e integrarse con otras tecnologías de Microsoft.
Como era de esperarse, el coste de esta herramienta empresarial es elevado. No solo hay que pagar por la licencia, sino también por la infraestructura necesaria para implementarla y mantenerla. Una vez más, Microsoft no destaca por su facilidad de uso. Configurar y utilizar esta herramienta requiere formación extensa. Además, las organizaciones necesitan una infraestructura de TI robusta. Todo esto consume recursos. A eso se suma el acceso móvil limitado, lo que restringe la flexibilidad para el trabajo remoto.
6. Microsoft Planner
Más que una herramienta completa de gestión de proyectos, Microsoft Planner es una solución de gestión de tareas que forma parte de Microsoft 365. Ayuda a los equipos a organizar su trabajo, colaborar en tareas y hacer seguimiento del progreso, por lo que puede usarse en una gestión de proyectos básica. Incluye tableros donde se pueden crear, asignar y rastrear tareas. La colaboración se potencia con la integración con Microsoft Teams, permitiendo compartir tareas, archivos y comunicarse en tiempo real. También ofrece gráficos visuales para mostrar el progreso de las tareas y el estado general del proyecto. A diferencia de otras herramientas, es bastante fácil de usar.
Esa facilidad de uso tiene un coste: le faltan funciones avanzadas. No hay informes detallados ni gestión de recursos. Las opciones de personalización son limitadas, lo que no funciona en proyectos complejos. Los diagramas de Gantt no cumplen con las expectativas de los gestores de proyecto. Estas herramientas son fundamentales para planificar y seguir tareas, recursos, costes y más. Además, no hay seguimiento del tiempo y el soporte para dependencias entre tareas y programación de proyectos es limitado. En resumen, esta herramienta es adecuada para proyectos simples, pero queda muy por debajo para proyectos grandes o complejos.
7. Microsoft Teams
Microsoft Teams es más una pieza dentro del conjunto de herramientas de gestión de proyectos de Microsoft que una herramienta de gestión en sí. Es una aplicación de colaboración que facilita la comunicación dentro del equipo del proyecto. También forma parte de Microsoft 365 y ofrece un espacio centralizado para chat, reuniones en video y compartición de archivos. Es ideal para colaborar en proyectos e incluso gestionar tareas de forma básica gracias a su integración con Microsoft Planner y Microsoft To Do. Permite crear canales para organizar conversaciones por tema, proyecto, departamento, etc.
El problema es que, para gestionar proyectos, el usuario tiene que adquirir herramientas por separado. Esta herramienta es solo una parte de una solución completa, lo que puede resultar costoso. Puede gestionar tareas de manera básica, pero solo si se integra con otra herramienta de Microsoft. Además, lo que debería ser una aplicación sencilla resulta compleja. Pero estamos hablando de herramientas de Microsoft, así que es lo esperado. A eso se suman las notificaciones, que pueden volverse abrumadoras.
8. Microsoft To-Do
Para la gestión de tareas, Microsoft To-Do es una excelente herramienta de gestión de proyectos de Microsoft para organizar tanto el trabajo personal como profesional. Permite crear listas de tareas simples a las que se les puede agregar fechas de vencimiento y notas. Las listas se pueden personalizar y clasificar para una mejor organización. Se pueden establecer recordatorios para ayudar a los usuarios a mantenerse enfocados en sus tareas y fechas límite. También es una plataforma colaborativa, ya que permite compartir listas con otros miembros del equipo.
Es un software de gestión de proyectos de Microsoft fácil de usar, pero muy limitado. Sus funciones básicas son las de una herramienta de gestión de tareas, pero ni siquiera en eso ofrece características avanzadas como diagramas de Gantt, gestión de recursos o herramientas de informes. No es recomendable para tareas complejas o cronogramas de proyectos detallados. Aunque es colaborativo, también se queda corto en ese aspecto. Además, no cuenta con seguimiento de tiempo, por lo que los equipos que buscan una herramienta para gestionar proyectos pronto buscarán otra opción.
9. Microsoft Lists
Otra herramienta de gestión de proyectos de Microsoft para organizar, rastrear y administrar tareas es Microsoft Lists. Forma parte de Microsoft 365 y puede usarse para gestión de proyectos, seguimiento de inventario y seguimiento de incidencias. Permite crear listas personalizadas con distintos tipos de columnas. Hay plantillas que se pueden utilizar para planificación de proyectos y eventos, así como para gestión de activos. Los usuarios pueden filtrar y ordenar para organizar y administrar los datos de las listas. También se pueden automatizar tareas repetitivas y flujos de trabajo para mejorar la eficiencia. En cuanto a la colaboración, permite compartir listas y gestionar permisos de visualización o edición. Además, se pueden configurar alertas para notificar a los usuarios sobre cambios o actualizaciones en las tareas.
Llamar a esto software de gestión de proyectos de Microsoft es un poco exagerado. No cuenta con diagramas de Gantt, gestión de recursos ni funciones avanzadas de gestión de tareas, como dependencias entre tareas. No es adecuado para proyectos complejos, especialmente sin seguimiento de tiempo ni herramientas de informes o análisis. Uno pensaría que una herramienta básica como esta sería fácil de usar, pero tratándose de Microsoft, incluso las funciones avanzadas y las integraciones son complicadas y requieren tiempo para aprenderlas.
10. Microsoft Excel
Aunque la mayoría de los profesionales no considera Microsoft Excel como un software de gestión de proyectos de Microsoft, un número sorprendente de organizaciones utiliza plantillas de Excel para gestionar sus proyectos. Esta aplicación de hojas de cálculo permite realizar cálculos complejos, crear gráficos y organizar datos de forma eficiente. Por su flexibilidad, sus funciones y el hecho de que la mayoría de las empresas ya cuenta con una suscripción a Microsoft Office o Microsoft 365, no sorprende que se utilice como herramienta para la gestión de proyectos, aunque no esté diseñada específicamente para ello.
La mayoría de las empresas acaba migrando de Excel a un software de gestión de proyectos más adecuado cuando se enfrenta a las muchas limitaciones de las hojas de cálculo. Aunque Excel tiene funciones de colaboración, están lejos de igualar las que ofrece un software especializado. Por ejemplo, la colaboración en tiempo real y el control de versiones no son tan sólidos. También se ha criticado el riesgo de corrupción de datos, algo que ningún gestor de proyectos quiere enfrentar.
Además, Excel es una herramienta poco adecuada para manejar grandes volúmenes de datos, ya que puede volverse lenta o incluso fallar, lo que dificulta la gestión de proyectos grandes. Crear diagramas de Gantt en Excel es una tarea tediosa y limitada, ya que no permite incluir dependencias entre tareas ni gestión de recursos.
¿Cómo Abrir y Editar Archivos de Microsoft Project Usando ProjectManager?
Si tu equipo aún utiliza productos de gestión de proyectos de Microsoft, es posible que se sienta frustrado con sus limitaciones. Por suerte, existe una alternativa: puedes usar un software como ProjectManager para visualizar y editar archivos de Microsoft Project. Sigue esta guía para gestionar archivos MPP desde tu cuenta de ProjectManager.
1. Comienza una Prueba Gratuita
Asegúrate de registrarte para una prueba gratuita de 30 días, sin compromiso. En nuestra página de precios encontrarás todas las opciones, y todos los planes incluyen compatibilidad con archivos de Microsoft Project.
2. Importa Archivos MPP en ProjectManager Desde la Vista de Diagrama de Gantt
Una vez creada tu cuenta, cambia a la vista de diagrama de Gantt. En la parte superior de la cinta de Gantt, verás un icono de “Importar”.
3. Selecciona el Archivo MPP que Deseas Importar
Sigue la instrucción que aparece en la ventana emergente para seleccionar el archivo de Microsoft Project que deseas importar.
4. Elige tus Opciones de Importación del Archivo MPP
Otra ventana emergente te permitirá decidir si deseas importar los datos en un proyecto nuevo o existente.
5. Importa Todos los Datos o solo la Lista de Tareas
Selecciona en el siguiente menú emergente si deseas importar todos los datos del archivo MPP o solo las tareas.
6. Cierra el Mensaje de Éxito
Si aparece una nueva ventana indicando “Éxito”, habrás importado correctamente el archivo MPP a nuestro software de gestión de proyectos. Ahora puedes ver el proyecto en el diagrama de Gantt o usar otra vista de proyecto.
ProjectManager es el Mejor Software de Gestión de Proyectos
Las herramientas de gestión de proyectos de Microsoft tienen ventajas y desventajas. Pero los equipos que buscan una solución todo en uno, menos costosa y más sencilla seguramente se sentirán frustrados por la variedad de niveles de suscripción, el costo y la complejidad asociados a estas herramientas.
ProjectManager es un software premiado de gestión de proyectos y carteras que es la herramienta preferida por los gestores de proyectos y sus equipos. Incluso quienes están acostumbrados a usar las herramientas de Microsoft pueden utilizar nuestro software para importar y exportar archivos de Microsoft Project, ya sea para evitar la falta de colaboración, aprovechar nuestra app móvil o porque usan productos Apple, que Microsoft no admite pero nosotros sí. Y eso es solo el comienzo de los beneficios de cambiarse de Microsoft a nuestro software.
Funciones Sólidas de Planificación de Recursos
Como nuestra herramienta se conecta en tiempo real con los equipos y el progreso, los gestores de proyecto pueden planificar y hacer seguimiento de los recursos a lo largo del ciclo de vida del proyecto. Esto comienza al incorporar a los miembros del equipo, donde pueden establecerse disponibilidades como vacaciones, días festivos y permisos.
Esto facilita la asignación de tareas. Los recursos humanos y no humanos pueden planificarse en el diagrama de Gantt y luego monitorearse en la página del equipo o en el gráfico de carga de trabajo con códigos de color. Así, los gestores pueden ver rápidamente quién está sobrecargado o infrautilizado, y equilibrar la carga de trabajo desde esas páginas para mantener la productividad.
Datos en Tiempo Real Sobre Costos, Tiempo y Carga de Trabajo en Paneles de Control
Otras funciones permiten hacer seguimiento en tiempo real. Por ejemplo, las hojas de tiempo seguras agilizan el proceso de nómina, pero también brindan visibilidad sobre los costos laborales para mantener el presupuesto. Para una visión general de los indicadores clave de desempeño (KPI), se puede usar el panel de control del proyecto o del portafolio.
Este recopila datos en vivo y los presenta en gráficos fáciles de leer sobre costos, tiempo, carga de trabajo y más. Para mayor profundidad, hay informes personalizables sobre el estado del proyecto o del portafolio, las variaciones, la carga de trabajo y las hojas de tiempo, entre otros. Estos pueden filtrarse y compartirse con los interesados para mantenerlos informados.
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Microsoft Project es un software de gestión de proyectos complejo, por lo cual familiarizarse con el puede ser difícil. Especialmente considerando que hay muchas otras herramientas similares de Microsoft, que pueden hacer aún más confuso este proceso. Por esta razón, hemos creado blogs informativos para que puedas aprender sobre este software y decidir si es la mejor opción para tu equipo. Aquí hay algunos de ellos.
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ProjectManager es un software en línea de gestión de proyectos y carteras que conecta a los equipos, ya sea en oficina o en campo. Pueden compartir archivos, comentar a nivel de tarea y mantenerse al tanto con notificaciones por correo y dentro de la app. Únete a empresas como Avis, Nestlé y Siemens que usan nuestro software para lograr proyectos exitosos. Empieza hoy con ProjectManager gratis.